導(dǎo)語：在檔案管理現(xiàn)代化探究3篇的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了一篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。

檔案管理現(xiàn)代化探究篇1

1檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)狀

從傳統(tǒng)意義上來看檔案管理工作，屬于效勞性工作性質(zhì)，在開展具體工作期間，并沒有直接的經(jīng)濟效益，導(dǎo)致一直沒有充分重視檔案管理工作，檔案管理理念之后，管理方法也較傳統(tǒng)，從某種程度上講，對檔案管理工作的現(xiàn)代化開展帶來了極大不變的我。并且在現(xiàn)代化建設(shè)檔案管理期間，因為投入精力、財力較少，無法及時有效的更新根本設(shè)備，并且檔案管理的相關(guān)制度也并未完善、優(yōu)化，無法及時更新檔案管理系統(tǒng)，從而延緩現(xiàn)代化檔案管理的進程，和“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的發(fā)展速度并不匹配；另外，檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗的影響，缺少現(xiàn)代化檔案管理辦法，從整體上看檔案的分類，相對混亂，甚至還會出現(xiàn)檔案缺失情況，嚴重影響檔案的利用效果。尤其是某些檔案管理人員始終無法學會現(xiàn)代化操作，只會應(yīng)用一些淺顯的功能，對復(fù)雜的功能抱著能學就學，學不會就不學的態(tài)度，從而無法有效發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢，并且檔案管理人員的主動工作意識不強，這也影響檔案的開發(fā)及其利用。

2檔案信息資源開發(fā)利用的意義

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，有效實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，有利于充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。通過借助互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，將檔案資源信息化，可進一步加強對相關(guān)資源的共享與利用，進一步提高檔案的管理效率。針對當前日趨激烈的市場競爭環(huán)境，通過信息化、現(xiàn)代化等檔案管理方式，可對檔案進行深入利用，并進一步擴大檔案的使用范圍。應(yīng)在檔案信息整理存檔、保管妥善的基礎(chǔ)上，充分利用檔案資源，發(fā)揮資源的真正價值，借助信息技術(shù)使之促進更多行業(yè)的發(fā)展。因此，需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時代下，檔案資源的特性，做好管理及資源的開發(fā)、利用，借助現(xiàn)代化手段，提高檔案管理效率、發(fā)揮檔案資源價值。

3影響檔案信息資源管理的主要因素

3.1國家政策對檔案信息資源管理的影響1988年元月1日開始實施《中華人民共和國檔案法》以法律的形式，[1]對檔案信息資源的利用進行明確的規(guī)定，從此，檔案信息資源的管理與利用在黨和國家有關(guān)方針政策的指導(dǎo)下飛速發(fā)展。它規(guī)定檔案機構(gòu)的職責，規(guī)定檔案的基本管理方法，規(guī)定檔案的公開期限以及利用權(quán)利，它讓檔案信息資源開發(fā)利用工作真正的得到開展，讓檔案信息資源開發(fā)利用工作有規(guī)可循、得以發(fā)展。1992年7月1日，《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》開始實施；[2]2000年5月10日，《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》開始實施；2008年9月1日，《高等學校檔案管理辦法》開始實施；2019年1月1日，《機關(guān)檔案管理規(guī)定》開始實施。越來越多關(guān)于檔案管理等相關(guān)規(guī)定出現(xiàn)在人們的眼前。這些法律、法規(guī)，就像港口指引船只方向的“燈塔”、河邊擺渡他人過河的船家，指引著檔案信息資源開發(fā)利用這個領(lǐng)域發(fā)展、前進的方向，同時也是檔案資源管理的制度保障；

3.2思想觀念對檔案信息資源管理和利用的影響無論是檔案管理員，還是普羅大眾，對檔案資源的態(tài)度會影響檔案資源的管理與利用率。有的單位認為檔案資料就只是存放資料的一種手段，在實際開展檔案管理以及相關(guān)資源的利用時，缺乏一定的積極性，因此也使得實際的工作效率受到影響，沒有充分發(fā)揮信息資源的價值以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢。[3]在互聯(lián)網(wǎng)時代，要具備互聯(lián)網(wǎng)思維，這種思維并非簡單的將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，而是要實現(xiàn)檔案資源管理方式與內(nèi)容方面的轉(zhuǎn)型與升級。理念是行動的先導(dǎo)，只有樹立良好的理念，這樣才能對檔案管理予以更多的重視，并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時代的基本特征，為檔案資源的管理提供支持。

4檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)存的主要問題

4.1檔案信息資源開發(fā)利用意識不強雖然當前更加提倡信息化、現(xiàn)代化管理模式，但在開展實際工作時仍受到一些老舊思想的禁錮。當前對于檔案管理現(xiàn)代化模式，更多的還需先進技術(shù)提供支持，有些工作人員因為守舊思想，或?qū)π碌睦砟罱邮茌^慢，因此對現(xiàn)代化的管理方式不很積極，在實際工作的開展中，僅只接受，沒有任何的創(chuàng)新，沒有深入地去了解檔案信息資源到底是什么，更不用說主動參與管理和開發(fā)。歸根到底，對開發(fā)、利用檔案信息資源的意識不強。其實這是一種社會的常態(tài)。人們的思想觀念影響著人們的行為處事，在一個單位里，如僅把重要的事務(wù)記錄成檔案，檔案密封起來置之高閣，這種管理方式無法真正在信息時代下發(fā)揮檔案資源的價值；

4.2檔案信息資源管理難度大檔案有各種各樣的形式，很多行業(yè)都需檔案資源的支持。由此觀之，檔案的信息量非常龐大，而這就成為檔案信息資源管理的一個難題。在信息時代下，檔案信息量大、涉及的樣式多，越來越多、出現(xiàn)復(fù)雜的內(nèi)容，為檔案管理工作帶來更大的難度，需要針對互聯(lián)網(wǎng)時代所產(chǎn)生的巨量資源進行充分整理、管理和利用，是個比較現(xiàn)實的難題。比如在高校圖書館里，檔案信息資源的管理難度就非常大；比如在一所高校中，學生往往達數(shù)萬人，因此對于高校的檔案管理等工作的開展也帶來了較大的挑戰(zhàn)。在整理這些檔案時，需付出更多的時間。但可能由于其中缺乏專業(yè)人員參與，因此在檔案管理等相關(guān)工作中，無法真正提高工作效率，也無法將檔案中有價值的內(nèi)容充分發(fā)揮作用。[4]這又引申出另外的管理難題。圖書館內(nèi)管理檔案的人員不可能每個人都最專業(yè)，世界上高校那么多，專業(yè)的人員卻實實在在有限。檔案信息量大，整理、分類的工作困難，圖書館內(nèi)檔案數(shù)量不斷地增加，檔案信息的價值不能得到正確的評估；

4.3檔案管理人員素質(zhì)不高一般來說，對檔案的管理，最終本質(zhì)還是對人員的管理。在高速公路有限公司中就暴露出一些人員素質(zhì)不高的問題。管理人員的素質(zhì)在很大程度上影響相關(guān)工作的質(zhì)量。比如管理人員的年齡結(jié)構(gòu)上存在問題，大多數(shù)都是年齡較大的管理員，他們接受新理念的能力偏弱，雖然經(jīng)驗豐富，但在信息化技術(shù)被普遍應(yīng)用的今天，對新技術(shù)的使用能力不強，更多地存在求穩(wěn)的心態(tài)，在遇到一些問題時無法及時、準確地解決。從某種程度來說，檔案管理人員素養(yǎng)是制約檔案管理質(zhì)量的重要因素，因此需從相關(guān)人員的素養(yǎng)上著手，提升現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)型效率；

4.4檔案信息存在安全問題在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案信息的安全性受到一定的挑戰(zhàn)。由于網(wǎng)絡(luò)信息的共享性，導(dǎo)致一些信息資源在被分享、利用的過程中，可能被惡意篡改。一些對公司或單位至關(guān)重要的信息，在信息化的過程中，可能由于系統(tǒng)安全性問題導(dǎo)致資源泄密。近些年，在機關(guān)單位以及公司內(nèi)部，重要的信息資源泄露的問題數(shù)不勝數(shù)。出現(xiàn)這些問題的原因，和相關(guān)管理人員的安全意識淡薄有一定的關(guān)系、和系統(tǒng)的安全性也有很大關(guān)聯(lián)。如果缺乏對檔案資源安全性的重視、缺乏相關(guān)制度等方面的保障，會使和公司生存安全相關(guān)的檔案資源被泄露，在很大程度上影響單位的競爭力與正常發(fā)展。

5“互聯(lián)網(wǎng)+”的現(xiàn)代化檔案管理策略

5.1革新檔案管理理念革新相關(guān)從業(yè)人員的觀念，需讓其在新時代環(huán)境下，充分認識如何在相關(guān)制度下開展資源的有效利用，做好相關(guān)資源的利用，同時減少資源泄密等問題。對公司而言，應(yīng)盡可能保證檔案的安全性，建好一些涉密內(nèi)容的公開性。對行政單位來說，很多內(nèi)容都是涉密的，因此必須安排專業(yè)的人員管理科室的檔案，防止一些紙質(zhì)資源通過互聯(lián)網(wǎng)傳播，減少由于資源泄密為國家?guī)淼膿p失。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)進一步規(guī)范相關(guān)工作的標準，使檔案管理工作更具規(guī)范性和高效性。借助現(xiàn)代化手段，讓檔案資源的管理、利用界面更加整潔，也可實現(xiàn)相關(guān)資源的使用與共享，確保檔案的實時性，進一步提升檔案的規(guī)范化管理水平。[5]通過在行業(yè)內(nèi)形成較為完善的檔案管理標準，確保檔案資源文件可以通用，尤其是對一些具備宣傳價值、有教育意義的資源來說，可更好地發(fā)揮其作用，對全社會的進步都有積極的促進意義；

5.2引入現(xiàn)代化技術(shù)手段在信息時代，要進一步提升對信息資源的分析能力，能對海量的數(shù)據(jù)、資源進行挖掘，發(fā)現(xiàn)其中所蘊含的價值，同時可為自身提供更多資源支持。在單位或檔案館等建立云存儲平臺，借助云計算技術(shù)等有效地對龐雜的信息內(nèi)容進行挖掘，保證相關(guān)資源可被充分利用。需進一步推進檔案管理數(shù)字化進程，發(fā)揮科學技術(shù)，尤其信息技術(shù)的優(yōu)勢。[6]檔案信息化建設(shè)要完善管理的流程，需按國家技術(shù)標準規(guī)范操作。信息化的建設(shè)需借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需按標準規(guī)范進行細化各個細節(jié)。如掃描紙質(zhì)文檔時，需做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像和文本時，需嚴格按規(guī)范構(gòu)建目錄，在掃描過程中需做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性、也保持完整性和準確性，使電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致、高效可用。在新時期下，借助計算機、網(wǎng)絡(luò)等多種手段，讓檔案資源不再限于本地存儲，而是實現(xiàn)資源信息的有效共享，這樣除操作者外，也能讓其他需要的人獲取檔案資源，更好地發(fā)揮其內(nèi)在價值，通過在網(wǎng)站或平臺設(shè)置權(quán)限，可為訪問者提供更加便捷的操作體驗，提高工作效率，并在使用的過程中增強檔案資源的利用率；

5.3提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)、提高信息化水平檔案信息資源越多，在使用和管理中的難度就越大，需相關(guān)人員有更高素養(yǎng)，一望而知，最簡單、最有效的措施就是提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)、提高信息化水平。檔案信息的內(nèi)容龐雜，不僅對其進行管理，在對資源的維護以及資源的深入開發(fā)時，也需參與的工作人員具備更強的專業(yè)性。因此，針對這些工作，首要的就是提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，能使其在參與各種工作時，都能游刃有余。[7]對一個平臺或系統(tǒng)的研發(fā)過程，就要具備更強的專業(yè)性和可拓展性，這樣可方便后期對功能進行拓展，以及對相關(guān)檔案信息進行維護。在實際管理的過程中，可定期對管理人員開展培訓工作，開設(shè)講座、網(wǎng)上專題班等方式提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為提升資源信息管理工作質(zhì)量與效率賦能；

5.4維護電子檔案信息的真實性“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，既要做好檔案資源的有效利用，也應(yīng)維護電子檔案的真實性。電子檔案在利用的過程中也會產(chǎn)生一些對檔案真實性的威脅，因此，可從以下兩點做出相應(yīng)的措施。

5.4.1對訪問電子檔案的人員進行人員追蹤技術(shù)這是電子檔案的真實性在利用階段的最后一道優(yōu)化措施。在電子檔案的管理系統(tǒng)中，應(yīng)將檔案管理人員對電子檔案的任何操作都記錄下來，形成操作日志。只有電子檔案管理人員和被授權(quán)的訪問者有權(quán)查看操作日志的信息，但任何人都不能對操作日志進行更改，直到電子檔案不再具有任何的保存的價值時，才可對操作日志進行銷毀處理。[8]電子檔案追蹤的對象主要是查看電子檔案的人員?？赏ㄟ^計算機系統(tǒng)對訪問者的IP地址進行追蹤定位，這樣能在電子檔案利用的過程中，準確地知道每位訪問者的具體信息；

5.4.2及時復(fù)制備份在電子檔案的利用階段，為避免突發(fā)事件，例如：系統(tǒng)故障導(dǎo)致檔案的丟失，計算機死機等。檔案管理人員需定期對電子檔案進行備份處理，這樣才能有效地預(yù)防因軟件、硬件的故障所造成的檔案信息丟失。動態(tài)備份技術(shù)就是現(xiàn)今檔案館（室）需掌握的一項重要技術(shù)，它既能對電子檔案進行本地備份處理，還可對電子檔案進行異地備份。無論使用哪一種備份形式，都能有效地維護電子檔案信息的真實性，可以說維護電子檔案的真實性就是我們最終要達成的目標。[9]為這一目標的達成，檔案館（室）需選擇合適的、使用價值高的存儲媒介，選擇好的存儲載體是做電子檔案備份工作的關(guān)鍵因素。當前利用率較高的電子檔案備份載體主要有光盤、磁盤和云備份三種，其中云備份最受檔案館（室）的青睞。云備份可實現(xiàn)把本地數(shù)據(jù)備份到異地的數(shù)據(jù)中心，這樣做不僅幫助檔案館（室）節(jié)約、保存數(shù)據(jù)的成本，也能通過這種方式，盡量減少檔案館等地對海量資源存儲的壓力。我們生活中常用到的百度網(wǎng)盤、微盤、360安全云盤等，這一類的軟件都屬云備份；[10]另外，備份技術(shù)也需迎合時代發(fā)展的趨勢不斷地創(chuàng)新，這樣才能從根本上做好電子檔案的備份工作。

6結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案信息資源管理以及開發(fā)利用是個值得研究的領(lǐng)域，檔案信息資源開發(fā)、利用最主要的意義其實就是為實現(xiàn)檔案信息資源的價值，讓它能對社會有所用，社會能因此得到更好的發(fā)展。需充分認識互聯(lián)網(wǎng)時代對檔案管理所帶來的機遇與挑戰(zhàn)，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式與現(xiàn)代化的檔案管理模式相輔相成，為檔案管理工作有條不紊、高效率的開展提供基本保障。

作者:劉文琴 單位:江蘇寧杭高速公路有限公司

檔案管理現(xiàn)代化探究篇2

學校檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志,是學校各種評估工作的重要內(nèi)容。隨著我國教育事業(yè)的改革和發(fā)展，學校檔案工作也呈現(xiàn)出內(nèi)容龐大、收集困難、形式多樣等時代特點[1]。在新形勢下，學校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)至關(guān)重要，只有實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，才能保證學校檔案管理工作的有效性。本文以現(xiàn)階段學校檔案管理工作現(xiàn)狀為切入點，對學校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施進行簡單的探討和闡述。

一、現(xiàn)階段學校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏專業(yè)檔案管理人才?，F(xiàn)階段學校檔案管理工作已經(jīng)普遍實行了專人專崗，但是大多數(shù)是由“二線”的教師，或者因各種原因已經(jīng)不適應(yīng)教學工作的教師擔任。簡而言之，就是在表面上看做到了政教分家，實則是檔案管理工作的從業(yè)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓和學習處于“保管員”的工作狀態(tài)。

2.并未開發(fā)檔案的教學價值。學校的檔案中，不僅有人事檔案、黨政類資料，在上級管理部門對學校的檢查工作中，此類檔案的管理工作時常被列為重點檢查內(nèi)容，因此是檔案管理人員的工作重點。而筆者認為，在學校的檔案管理中，大量的教案及其他教學資料，能夠有效科學地管理，能夠在教學質(zhì)量和教學資源優(yōu)化上起到更加關(guān)鍵的作用。

3.管理模式老化嚴重制約工作效率。由于學校檔案管理人員、管理設(shè)備以及管理理念的滯后，直接導(dǎo)致學校檔案管理整體模式的老化狀態(tài)。所謂的老化體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案管理、手工查找、分類不詳?shù)确矫?。這樣的狀態(tài)下，會導(dǎo)致學校的管理工作處于緩慢狀態(tài)，與現(xiàn)今社會高效率的節(jié)奏不符。同時，陳舊的管理辦法也會導(dǎo)致大量的教學資源無法得到利用，而產(chǎn)生教學資源的嚴重浪費，導(dǎo)致學校教育的優(yōu)化過程受到制約。

二、學校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效措施

１.開展學校檔案管理人員的專業(yè)技能培訓如今社會和經(jīng)濟生活快速發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷發(fā)展形成，學校教育和管理也在不斷地進行全面改革，對學校檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)[2]。針對現(xiàn)在學校檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊的問題，筆者認為是有必要開展專業(yè)技能培訓的。通過專業(yè)的培訓，能夠讓檔案管理人員意識到管理工作的重要性，在思想意識上產(chǎn)生足夠的重視，從而提高檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。所謂的檔案管理技能，不能局限于檔案的管理認識和分類邏輯，還需要熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能運用信息技術(shù)靈活地開展檔案管理工作。

2.加強學校檔案管理分類細化工作學校檔案基本可以分為九大類，分別是：文書檔案、教學檔案、教師教學業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案以及會計檔案。在現(xiàn)階段的學校檔案管理中心，筆者認為一些基礎(chǔ)檔案管理工作已經(jīng)能夠做到及時歸檔、分類管理。但是在教學檔案和教師教學業(yè)務(wù)檔案的建立上，還需要學校和相關(guān)人員引起足夠的重視。追本溯源，學校的本職工作應(yīng)該以教學工作為重點，在檔案管理工作中的加強，才能為教學任務(wù)的順利開展提供有力的保障。學校檔案基礎(chǔ)的九種類別基礎(chǔ)上，每一項是需要細分的，以教學檔案為例，可以細化為教學業(yè)務(wù)管理檔案、考試核查檔案、學習管理檔案、學生活動檔案、教學計劃、教科研究計劃，以及教學總結(jié)檔案等。檔案管理的細化，是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)保障和必要前提。

3.加速學校檔案管理信息化進程前文在學校檔案管理人員的要求中，筆者曾提到要熟練掌握電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這項技能是為了能夠?qū)崿F(xiàn)利用計算機、信息技術(shù)等先進的科學手段進行學校檔案管理。信息化處理檔案管理工作，能夠避免人為操作中個體意識不同而導(dǎo)致分類不同的問題，同時也能大大提高檔案查找的效率，縮短檔案轉(zhuǎn)化為實際工作效能的時長。計算機管理的優(yōu)勢，主要集中在便捷性、高效性和安全性三個方面，能夠最大限度地減少人為因素給檔案管理工作帶來的干擾和制約，實現(xiàn)學校檔案工作的信息化、數(shù)字化，是加快學校檔案管理現(xiàn)代化進程的重要依托。毋庸置疑，學校檔案管理工作隨著社會的發(fā)展面臨著新的發(fā)展契機和挑戰(zhàn)，學校作為我國教育事業(yè)的主要載體，要首先具備科學的思想意識接受和認可新的事物和發(fā)展規(guī)律，在思想意識上提高對檔案管理的重視程度。發(fā)現(xiàn)并及時處理檔案管理中客觀存在的問題，并主動進行分析，尋求解決辦法，將學校檔案管理工作向現(xiàn)代化管理推進。在加強學校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，應(yīng)該從提高檔案管理科學意識、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、細分學校檔案類別，并運用科學的信息技術(shù)和數(shù)字化管理模式，進行細化，提高學校檔案管理效能，方能使檔案更好地服務(wù)于學校的建設(shè)與發(fā)展。

作者:費丹

檔案管理現(xiàn)代化探究篇3

在基層事業(yè)單位的日常檔案管理工作中，檔案管理人員需要對有效數(shù)據(jù)進行收集整理，并把整理好的大數(shù)據(jù)進行分類匯總，再及時錄入相關(guān)信息系統(tǒng)，以便在今后的數(shù)據(jù)調(diào)用工作中，高效快捷地找到相關(guān)數(shù)據(jù)，提高整體工作的效率和質(zhì)量。在檔案管理工作中充分應(yīng)用現(xiàn)代科學技術(shù)，不但可以提高相關(guān)數(shù)據(jù)的處理效率，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，還能有效降低數(shù)據(jù)處理錯誤率，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案管理工作的積極作用。

一、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）改善管理觀念在基層事業(yè)單位管理中，雖然已經(jīng)建立了基本的檔案提交、歸納以及收集的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，但仍舊存在現(xiàn)代化程度較低的問題。主要表現(xiàn)在事業(yè)單位內(nèi)部檔案仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為主，加上檔案管理人員的思想仍比較保守，沒有將智能化、現(xiàn)代化的先進技術(shù)引入到管理中，導(dǎo)致管理水平和管理效率均比較低。基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化意味著應(yīng)在管理思維、管理方式等方面都實現(xiàn)現(xiàn)代化，這對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，檔案管理人員必須正視自己的工作職責，端正自身的工作態(tài)度，注重增強自己的檔案工作能力，提高自身應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)的意識和能力。另外，基層事業(yè)單位要在現(xiàn)代化管理理念的基礎(chǔ)上制定契合的管理制度，將檔案程序化繁為簡，進一步壓縮檔案收集的時間，改善檔案管理流程，增加檔案管理的有效性和科學性。

（二）強化檔案預(yù)測和前瞻性作用在基層事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理呈現(xiàn)邊緣化趨勢。具體表現(xiàn)為，相較于財務(wù)部門和項目部門，檔案管理部門的地位處于弱勢，其話語權(quán)較弱，這使得其與每個部門之間在溝通和協(xié)調(diào)方面都很難，檔案管理工作逐漸成為其他部門的附屬品。對檔案管理邊緣化的原因進行分析，可以發(fā)現(xiàn)大多數(shù)檔案管理人員的檔案預(yù)測能力比較差。由于檔案是為基層事業(yè)單位內(nèi)部和外部服務(wù)的，其服務(wù)的主體很多，對檔案的需求種類也十分繁雜。在當前的基層事業(yè)單位，其使用的主要的檔案模式是“供給導(dǎo)向”服務(wù)，簡單點來說就是“檔案部門所提供的檔案，就是其內(nèi)部現(xiàn)有的檔案”。在基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，檔案作為一種有著重要的指導(dǎo)和借鑒意義的“數(shù)據(jù)資源”，檔案管理人員應(yīng)用“需求導(dǎo)向”服務(wù)模式來代替“供給導(dǎo)向”服務(wù)模式，對服務(wù)主體的需求進行準確的預(yù)測，提高檔案預(yù)測和前瞻性作用。

（三）提高檔案信息可靠性基層事業(yè)單位必須保護好公職人員的檔案信息，并做好檔案管理工作，對公職人員取得的工作成績以及事業(yè)單位的實際發(fā)展情況進行如實記錄。要做好檔案管理，就需加快對檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型，加快其進程，減輕基層事業(yè)單位人力資源檔案管理方面的壓力。檔案管理人員在開展檔案管理工作時應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫中所儲存的檔案信息一般不會有過高的冗余度，且具備有效的可共享功能，這將大幅提高檔案信息的可靠性。相反，如果檔案信息的可靠性無論如何都無法有效提高，事業(yè)單位的積極作用也就無法發(fā)揮出來，這就定會阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。

（四）保證檔案信息的全面性現(xiàn)階段的基層事業(yè)單位檔案管理要保證有關(guān)信息的全面性，就必須采用一系列現(xiàn)代化的手段。檔案管理工作中最難也最具有挑戰(zhàn)性的環(huán)節(jié)就是要清楚記錄下所有的信息。為了使檔案管理當中的信息更具可信性，就需全面管理檔案信息。要進行全面檔案管理就需要在同一個平臺對所有人的檔案信息進行管理，通過對檔案管理中發(fā)生變化的信息進行更新，來確保將檔案信息及時、準確地記錄到數(shù)據(jù)庫中，這樣無論何時調(diào)取檔案信息，檔案管理人員所看到的的信息都是最近更新的，其信息的可信性和全面性都能得到有效的保障。

二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的要求

（一）檔案管理無紙化傳統(tǒng)檔案管理工作中已經(jīng)滯后于現(xiàn)代社會的發(fā)展。在計算機、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度不斷加快的環(huán)境下，信息產(chǎn)品包括各種先進信息技術(shù)呈現(xiàn)出快速發(fā)展態(tài)勢，提供給基層事業(yè)單位檔案管理工作更豐富的存儲模式，促使將檔案管理的質(zhì)量、效率雙重提升。在進行檔案管理工作中，各類型的存儲介質(zhì)使得這項內(nèi)容更加便利，按照相應(yīng)的管理工作標準，能夠進行選取針對性的存儲、管理方案，在計算機、網(wǎng)絡(luò)平臺上面進行管理檔案、操作檔案內(nèi)容，促使檔案管理無紙化發(fā)展。采取先進的信息化平臺，促使將管理檔案的水平明顯提升，節(jié)約大量的時間和精力。

（二）檔案管理數(shù)字化檔案管理的數(shù)字化能夠凸顯出檔案管理的現(xiàn)代化的重要特征。數(shù)字壓縮、打包技術(shù)等，使得紙質(zhì)檔案中數(shù)據(jù)資料，比如圖像以及文字等，轉(zhuǎn)換為數(shù)字存儲的電子文檔，同時采取相應(yīng)的信息壓縮技術(shù)手段，有效轉(zhuǎn)化為僅使用很小的存儲空間就能涵蓋大量內(nèi)容的數(shù)字化電子文件。檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，能夠有效減少檔案管理的成本，明顯減少差錯問題，防止由于紙質(zhì)檔案破損、遺失或不及時更新修補等，導(dǎo)致管理檔案困難的情況出現(xiàn)。另外，管理人員可以隨時查閱檔案資料，盡快進行錄入，及時補充信息，進行靈活修改等操作，保障檔案準確、完善，將檔案的存儲期限明顯增加，提高檔案管理的質(zhì)量。

三、基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)化檔案管理較為普遍目前，基層事業(yè)單位檔案管理工作主要是以紙張為載體，對檔案進行準確記錄、合理保存、有效提取和及時調(diào)用。這種紙質(zhì)化檔案管理模式，給檔案管理工作人員帶來較大工作量，也難以將檔案數(shù)據(jù)處理的正確率穩(wěn)定在較高水平，增加了檔案管理工作的難度。同時紙質(zhì)檔案文件還占用了基層事業(yè)單位大量空間，還需要做好相應(yīng)的紙質(zhì)文件維護工作。

（二）檔案資料沒有得到有效利用大部分基層事業(yè)單位的檔案資料的利用率較低。檔案管理人員在耗費大量時間、精力對檔案進行整理保存后，在后期工作中，并沒有對這些檔案資料進行合理有效的利用，沒有充分發(fā)揮檔案資料的作用與價值，造成了社會資源的極大浪費。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的主要原因是檔案管理人員普遍對檔案價值的認識不足，同時基層事業(yè)單位的紙質(zhì)化檔案管理模式，使文件資料檢索工作進行的極為緩慢，檔案管理人員無法快速在大量紙質(zhì)文件中找到需要的文件，難以及時解決實際工作問題，不利于基層事業(yè)單位總體工作的進行。

四、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

（一）提高檔案工作人員檔案管理工作能力檔案是歷史記錄，是重要原始憑證，具有重要的參考價值。要充分認識到檔案管理工作的重要性，認真對待檔案管理工作，確保按期完成工作任務(wù)。同時基層事業(yè)單位要提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，相關(guān)科室人員要認真學習檔案管理辦法，全面掌握檔案管理工作各個流程、規(guī)范要求及操作步驟，提升業(yè)務(wù)水平，從而確保檔案收集、整理、歸檔工作的有序開展。通過正確劃分職責，有序推進基層事業(yè)單位檔案管理工作進行。在檔案的收集過程中，需要對各類資料進行全面梳理和整合，在整理資料工作完成后，把所有應(yīng)歸檔文件科學合理地分類、排列、編號，保證基層事業(yè)單位檔案的齊全、完整、準確。特別要重視重大決策的相關(guān)檔案的建立，有效維護基層事業(yè)單位和個人合法權(quán)益，通過把具有法律效力的工程建設(shè)、物資采購等重點檔案進行歸檔，保證基層事業(yè)單位的合法權(quán)益。與此同時，逐件仔細核對需要移交的檔案資料，查漏補缺，完善檔案資料。做到該收的檔案盡收，該歸的檔案盡歸，確保歸檔資料的完整性。

（二）樹立新型理念為了達到檔案管理信息化的目標，需要基層事業(yè)單位將傳統(tǒng)滯后的管理檔案理念進行轉(zhuǎn)變?；诟咚侔l(fā)展信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等環(huán)境下，基層事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)該將大數(shù)據(jù)優(yōu)勢切實發(fā)揮出來，明確發(fā)展目標就是服務(wù)群眾，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，使得準確、實時地記錄好檔案資料，對外檔案公開透明，讓現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理工作實現(xiàn)融合發(fā)展。

（三）引進先進設(shè)備基層機關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)現(xiàn)代化發(fā)展中，需要依賴于先進的、新型的信息化檔案管理服務(wù)系統(tǒng)技術(shù)，以此作為工作的支撐，進行相應(yīng)的管理任務(wù)，同時應(yīng)該運用新型的軟件以及硬件管理設(shè)備。事業(yè)單位檔案管理工作人員，要重視配備齊全的先進硬件技術(shù)設(shè)備，包括計算機、打印機、掃描儀等等，確?；A(chǔ)工作做好。同時采取先進的企業(yè)電子檔案辦公管理軟件、手機智能辦公軟件App等，使得事業(yè)單位工作人員可以對管理檔案隨時進行查詢以及移交操作，將單位檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

（四）完善管理制度在具備基礎(chǔ)的計算硬件、應(yīng)用軟件這些支撐條件以后，需要運用科學的檔案管理工作模式，重新提出標準的檔案管理制度以及管理標準。在檔案信息收集管理機制中，基層事業(yè)單位需要構(gòu)建起高標準的檔案收集信息庫，實現(xiàn)數(shù)字化存儲檔案。構(gòu)建科學合理的檔案管理工作責任制度。此項制度之中，需要對檔案管理人員應(yīng)該承擔的工作職責進行明確，防止產(chǎn)生責任推卸等問題，確保所有的員工都可以明晰崗位職責，明確自身的責任，在平時的工作中對行為進行規(guī)范。另外，制定檔案管理績效考核制度，有效監(jiān)督工作人員的工作狀態(tài)、工作效果，獎勵檔案管理中工作能力突出的人員，懲罰績效考核中效果較差的工作人員，增強工作人員的工作積極性。另外，還需要構(gòu)建起完善的檔案分類管理制度、培訓制度等。

（五）建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)建立一個功能齊全的檔案管理系統(tǒng)，是實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。擁有這樣一個完備的系統(tǒng)，檔案管理工作就會變得輕松很多。以信息化方式來處理各種數(shù)據(jù)，是實現(xiàn)現(xiàn)代化的一個重要標志。因此，要建立一個檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理人員需要加強對當前階段中每一個小型檔案管理系統(tǒng)的研究，充分發(fā)揮其中的優(yōu)勢所在，規(guī)避其劣勢和不足。如此才能建立起一個效用最佳的檔案管理系統(tǒng)，為實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化提供保障。

作者:張丹 單位:鞍山市退役軍人服務(wù)中心