時間：2022-11-12 02:11:44
導(dǎo)語：在會計檔案管理辦法的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
第一條 為了加強(qiáng)會計檔案管理，有效保護(hù)和利用會計檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。
第二條 國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機(jī)構(gòu)代為管理會計檔案。
第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：
(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;
(三)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;
(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條 單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
第八條 同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第十條 單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會計管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。
第十一條 當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條 單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第十七條 會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對;在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財務(wù)局、檔案局，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。
第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。
附表：1.企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表(略)
關(guān)于會計檔案管理辦法里的第五條規(guī)定
第五條
單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
(一)客體要件
本罪的客體是會計檔案管理制度。
會計檔案，是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案具有以下主要的特點：
(1)會計檔案并非是人為故意制造的，而是機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位等會計主體在會計活動過程申自然形成的，是具有合法地位的會計機(jī)構(gòu)和會計人員依法履行職務(wù)活動的產(chǎn)物。
(2)會計檔案產(chǎn)生的直接目的，不是為了故意形成會計檔案供人查閱，而是作為一種核算手段，為了處理會計事項的需要而產(chǎn)生的。
(3)會計檔案是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的史料，但又不同于一般的文獻(xiàn)資料，文獻(xiàn)資料通常是由特定的機(jī)構(gòu)組織制定的，而會計檔案是由會計人員和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的當(dāng)事人為體現(xiàn)，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項辦理會計手續(xù)所形成的。同時，會計檔案作為會計核算的專業(yè)材料、是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的客觀記錄和描述，沒有經(jīng)過人為的修飾，可以比較客觀地反映當(dāng)時的經(jīng)濟(jì)活動情況。
(4)會計檔案是按照一定的規(guī)律集中保存起來的、會計憑證、會計帳簿和財務(wù)會計報告等會計資料，不是隨意保留下來就自然形成會計檔案，而是必須按照一定的要求集中保存起來，才能形成會計檔案。
會計檔案具有以下主要的作用，(1)會計檔案既是國家檔案的重要組成部分，又是各單位的重要檔案，是記錄和反映國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要歷史資料和證據(jù)。通過會計檔案，可以反映出各單位開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理會計手續(xù)、進(jìn)行會計核算、執(zhí)行會計制度的情況
(2)會計檔案可以比較詳細(xì)地反映出一個單位會計基礎(chǔ)工作規(guī)范中的一些情況，如果一個單位存在會計帳目混亂、手續(xù)不清、資料散失等問題，可以清楚地從會計檔案中體現(xiàn)出來;同時，如果一個單位存在弄虛作假、違法亂紀(jì)等活動，也可以從會計檔案中反映和體現(xiàn)出來。
【關(guān)鍵詞】規(guī)范化；專業(yè)化；真實、準(zhǔn)確、完整；經(jīng)濟(jì)資源集體采集利用
《會計法》明確規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位），須依照本法辦理會計事務(wù)。”各單位必須依法設(shè)置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機(jī)構(gòu)、會計人員依照本法規(guī)定進(jìn)行會計核算、實行會計監(jiān)督。會計機(jī)構(gòu)、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務(wù)，也就是說，會計人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規(guī)范化和管理專業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進(jìn)行探討。
財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會計檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規(guī)范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進(jìn)行管理，也沒有配備兼職人員進(jìn)行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴(yán)重違反了會計檔案管理辦法。
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會計工作越來越重要。會計記錄的經(jīng)濟(jì)活動信息都?xì)w集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級政府經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)計基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負(fù)責(zé)人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動綜合的反映。
1.會計檔案管理的專業(yè)化
會計檔案管理的專業(yè)化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業(yè)化的隊伍承擔(dān)管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。
縣團(tuán)級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專職會計檔案管理人員。事業(yè)單位會計檔案管理人員應(yīng)給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會計檔案管理人員，應(yīng)從會計人員選拔產(chǎn)生?？h團(tuán)級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會計檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機(jī)結(jié)合，才能達(dá)到會計檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。
一個單位內(nèi)部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機(jī)構(gòu)或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會計核算、會計監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟(jì)信息資源永久沉淀，得不到及時開發(fā)和利用。
無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化知識的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強(qiáng)對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟(jì)利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業(yè)化水平的重要指標(biāo)之一；第三，對檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業(yè)性質(zhì)較強(qiáng)的會計檔案的管理缺乏一定的認(rèn)識，所以對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會計檔案的信息質(zhì)量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發(fā)與使用。
2.會計檔案管理的規(guī)范化
《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴(yán)禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時期經(jīng)濟(jì)信息資源及時采集利用，可能會對經(jīng)濟(jì)社會有極大地推動作用和促進(jìn)作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和社會工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟(jì)信息資源開發(fā)利用價值也就隨之終結(jié)。及時開發(fā)利用會計檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時代脈搏，需要不斷學(xué)習(xí)型人才，才能有效開發(fā)利用會計檔案經(jīng)濟(jì)信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。
會計檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進(jìn)行建設(shè)?！稌嫏n案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實施的細(xì)則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進(jìn)行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進(jìn)行制度建設(shè)，即建立起銷毀制度。
會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一，著重加大對會計檔案管理規(guī)范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據(jù)《會計檔案管理辦法》進(jìn)行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進(jìn)行整頓，限期改正；經(jīng)過整頓，仍沒有按管理制度執(zhí)行的，給予處罰。同時應(yīng)把會計檔案管理規(guī)范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、經(jīng)?；?。使用多種手段和措施，促進(jìn)各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創(chuàng)先爭優(yōu)活動；會計檔案管理知識有獎?chuàng)尨鹳惢顒?；開展會計檔案管理學(xué)術(shù)活動等等。依法促使本單位負(fù)責(zé)人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負(fù)責(zé)。
【摘要】本文根據(jù)會計電算化檔案的特點，分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題，提出了加強(qiáng)高校會計電算化檔案管理的對策。
【關(guān)鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理
會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料，具有不可再生的特點，它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績效評價的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測經(jīng)費開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息，會計檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源，具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時，不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理，是擺在我們面前的一個新課題，需要不斷深入地研究和總結(jié)。
一、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整
目前大部分高校雖已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化，但由于對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案，而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會計軟件的升級，而原有的會計軟件及資料卻未能及時進(jìn)行整理歸檔，隨著時間的推移，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用，但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會計電算化檔案的利用，更無法適應(yīng)會計電算化檔案的改革發(fā)展。
(二)會計電算化檔案自身存在的問題
1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等，但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會計憑證，內(nèi)容不完整，責(zé)任不明確。
2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機(jī)存儲，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會計電算化檔案保護(hù)措施;沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員
會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計算機(jī)知識。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn)，對檔案的管理不夠重視，有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案，遇有上級主管部門檢查時忙于應(yīng)付，檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門，讓財務(wù)部門的同志自己查閱會計檔案，有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱，既不符合會計檔案管理的要求，也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。
(四)會計電算化檔案管理制度有待完善
目前，國家關(guān)于會計電算化檔案管理的討論，大多是圍繞《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個文件，僅對會計電算化檔案的基本要求而談，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及，會計檔案的內(nèi)容增多了，對環(huán)境的要求提高了，而很多高校沒有認(rèn)識到這些變化，認(rèn)為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，沒有及時修訂學(xué)校的會計檔案管理制度，沒有及時制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員的崗位職責(zé)，也沒有及時采取相應(yīng)的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出，原有的管理方式陳舊，不能適應(yīng)會計電算化檔案管理的要求。
二、加強(qiáng)高校會計電算化檔案管理的對策
(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會計檔案的管理意識
各類檔案設(shè)備的購建，專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案
管理制度的出臺，都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此，會計人員一方面要大力宣傳國家的財經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章，增強(qiáng)大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面，積極主動地爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會計檔案管理意識，將會計電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經(jīng)費投入，完善硬件環(huán)境，不斷升級軟件，確保會計檔案管理工作順利進(jìn)行。
(二)提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，計算機(jī)技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會計檔案的關(guān)鍵，針對目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計檔案管理人才培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理人員隊伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，不斷提高會計檔案管理水平。
(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系
國家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會計電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制，在方法上指導(dǎo)各單位的會計電算化檔案管理工作，是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為，目前高?？筛鶕?jù)財政部的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規(guī)章，建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:
1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，并設(shè)立備份登記簿，登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份，并在存儲介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號，同時標(biāo)注與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。會計數(shù)據(jù)輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應(yīng)定期打印輸出，并由記賬人員、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內(nèi)，即對所有的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，貼上封簽，存放在兩個不同的地點，并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質(zhì)檔案，按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理，但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號及保存地址，以相互對照利用。
4.建立嚴(yán)格的會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱，必須有檔案管理人員在場監(jiān)督，根據(jù)調(diào)閱權(quán)限，在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等，不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調(diào)閱或復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)會計主管人員同意，由本單位財會人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來調(diào)閱或復(fù)制會計檔案，必須持有單位正式介紹信，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)后，由本單位財會人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下，使會計電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制
度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，在進(jìn)行管理時應(yīng)注意:對硬盤上的會計檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理，監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，防止越權(quán)使用。對于普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員會同會計機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時，由單位檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)和上級主管部門派員監(jiān)銷，并將實際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進(jìn)行準(zhǔn)確核對。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會計檔案，均不得銷毀。
7.建立會計電算化檔案的立卷制度?！稌嫏n案管理辦法》第六條規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性，沒有國家政策的調(diào)整，一般不予變更。
8.建立會計電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責(zé)任落實到個人。
9.建立會計電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
農(nóng)村信用社會計檔案是農(nóng)村信用社歷年各項業(yè)務(wù)和財務(wù)活動的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動的重要資料，在一定時期內(nèi)起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴(yán)重制約了農(nóng)村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學(xué)的會計檔案管理方法，夯實會計檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。
一、當(dāng)前農(nóng)村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會計檔案管理制度主要執(zhí)行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發(fā)[20xx]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實施細(xì)則，沒有統(tǒng)一管理會計檔案的標(biāo)準(zhǔn)。許多農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)現(xiàn)存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應(yīng)的管理辦法，多數(shù)應(yīng)歸檔的會計數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農(nóng)村信用社電子化建設(shè)日新月異，會計電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實行會計電算化后，由計算機(jī)生成的會計資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲蓄業(yè)務(wù)為例，每個網(wǎng)點每年跟儲蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由于農(nóng)村信用社點多面廣，尤其是多級法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會計軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級機(jī)構(gòu)對淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費，給今后的會計核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機(jī)構(gòu)管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認(rèn)識不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機(jī)構(gòu)上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。
4、重視會計數(shù)據(jù)的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應(yīng)是會計人員工作調(diào)動和網(wǎng)點合并等業(yè)務(wù)交接的一項重要內(nèi)容，但在實際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點會計人員辦理業(yè)務(wù)交接時，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網(wǎng)點合并的會計檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責(zé)。
5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經(jīng)超過保管期限且無保管必要的會計檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟(jì)活動十分頻繁，會計檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農(nóng)村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。
二、規(guī)范農(nóng)村信用社會計檔案管理的幾點建議
1、加快制訂科學(xué)規(guī)范的會計檔案管理辦法并組織實施，確保會計檔案管理有 章可依、職責(zé)分明。農(nóng)村信用社財務(wù)部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會計檔案管理要求。會計檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。
2、加強(qiáng)會計檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務(wù)部門要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會計檔案完整、規(guī)范，使新增會計檔案有科學(xué)管理的起點。其次，財務(wù)部門要抓好會計人員調(diào)動和網(wǎng)點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負(fù)責(zé)清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會計檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質(zhì)會計檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。
3、加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。無論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務(wù)部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務(wù)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運用會計電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實現(xiàn)資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。
銷毀檔案請示一尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：
根據(jù)《傳染病疫情檔案管理制度》相關(guān)規(guī)定，傳染病報告卡資料保管期限為3年，到期應(yīng)銷毀?，F(xiàn)已將超過保管年限并確無繼續(xù)保存價值的20XX-20XX傳染病卡整理出來，予以銷毀。請審批。
申請人：
審批人：
20XX年3月21日
銷毀檔案請示二××主任：
根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，我們已將超過保管年限并確無繼續(xù)保存價值的會計檔案整理出來，經(jīng)過會計人員和檔案管理人員共同復(fù)核鑒定，編制了《會計檔案銷毀清冊》(附后)現(xiàn)隨文報上，請審批。
附：會計檔案銷毀清單(略)
××××分公司(蓋章)
××××年×月×日
銷毀檔案請示三*****：
根據(jù)《會計法》第二章第二十三條、《會計檔案管理辦法》第八、十、十一條的相關(guān)規(guī)定，會計憑證、會計賬簿保管期限為20xx年，到期會計檔案應(yīng)銷毀?，F(xiàn)已將超過保管年限并確無繼續(xù)保存價值的憑證和賬簿檔案整理出來，予以銷毀。
請審批。
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機(jī)形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只強(qiáng)調(diào)會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
二要加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員崗前培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán) 管理 部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務(wù)集中制”。
1）“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負(fù)責(zé)人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2）“財務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機(jī)構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政 管理 權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：
1）委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理 方式卻發(fā)生了變化。各村的財務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。
2）會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案 管理 辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案 管理 仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：
1）有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。
2）紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機(jī)形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理?！比欢鴮嶋H工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
3）會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。
4）財政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
5）會計檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。
針對會計 管理 體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：
1）加強(qiáng)會計檔案 管理 ，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
2）加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案 管理 及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
一、基層人民銀行會計檔案管理現(xiàn)狀分析
自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。
當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關(guān)會計資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門，實現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進(jìn)行及時的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對于個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實施異地的存放等管理模式。
對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應(yīng)會計業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會計檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會計檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會計檔案的登記、審批等制度，實現(xiàn)有關(guān)會計檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理，其次，對于會計檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會計檔案，沒有進(jìn)行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當(dāng)前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對于人民銀行實施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散，統(tǒng)一管理流于形式
當(dāng)前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督，盡管實施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風(fēng)險；二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關(guān)會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理條件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。
與此同時，由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用。
關(guān)鍵詞：會計檔案；會計電算化；完善制度；專業(yè)人員；提高利用率
所謂的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、財務(wù)軟件和會計數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)及其他會計核算專業(yè)資料（指合同、養(yǎng)老金繳納清冊、工資冊、會計檔案保管清冊、原始始票據(jù)存檔等）所形成的資料，是一個單位收入、支出的重要憑證。
事業(yè)單位是指國家以社會公益為目的，由國家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的社會服務(wù)組織。事業(yè)單位成立目的不是為了生產(chǎn)經(jīng)營獲取利潤，而是提供公共服務(wù)，是社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺的一部分。事業(yè)單位的財務(wù)檔案要想滿足人民群眾日益增長的物質(zhì)和文化生活和公益服務(wù)的需求，就必需有一套完整的制度、強(qiáng)硬的賬務(wù)隊伍和可行的實施辦法。
一、目前，事業(yè)單位財務(wù)管理存在幾個問題
（一）制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。
（二）正規(guī)的、專業(yè)的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現(xiàn)任的會計檔案人員大多由負(fù)責(zé)財務(wù)的人員兼管，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識；其次，沒有專門的會計檔案庫房，所謂的會計檔案只是一摞摞裝入箱子的會計憑證，從而導(dǎo)致會計檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)檔案不移交、缺失等問題。
（三）會計電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優(yōu)勢，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當(dāng)，通過計算機(jī)技術(shù)手段的違法行為具有更強(qiáng)的隱蔽性和更大的破壞性。
（四）單位從上到下對財務(wù)檔案管理工作認(rèn)識不足，重視不夠，在實際的經(jīng)濟(jì)活動中，財務(wù)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。
二、針對財務(wù)檔案中存在的幾個問題，提出如下建議
（一）建立健全完善的事業(yè)單位會計檔案制度。《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務(wù)管理制度的重要法律依據(jù)，首先單位應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想意識入手，充分認(rèn)識財務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作對本單位發(fā)展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計檔案管理制度，進(jìn)而達(dá)到會計檔案管理步入正規(guī)化管理。
（二）指定專業(yè)的高素質(zhì)的會計檔案管理人員。邀請檔案專業(yè)人員，依據(jù)《檔案法》、《會計檔案管理辦法》對財務(wù)檔案人員進(jìn)行技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員應(yīng)該是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要掌握檔案管理知識，又要精通財務(wù)知識，更要有過硬的法律意識，還要能熟練的應(yīng)用計算機(jī)。
（三）對于會計電算化下形成的數(shù)據(jù)信息，要及時備份進(jìn)行保存，防止會計數(shù)據(jù)信息的丟失；以紙介質(zhì)形式連同其它會計檔案、電腦磁盤一同保管；同時要做好網(wǎng)絡(luò)的安全管理、計算機(jī)系統(tǒng)的安全管理，并指定專業(yè)的、固定的網(wǎng)絡(luò)安全人員對財務(wù)系統(tǒng)定期進(jìn)行安全維護(hù)，防止惡意破壞網(wǎng)絡(luò)、篡改數(shù)據(jù)信息。
（四）提高會計檔案的利用率，由于歷史的原因，人為的對會計檔案蒙上了一層神秘有面紗，認(rèn)為會計賬務(wù)有不可公開的保密性，以至于在檔案使用中遇到阻礙，從而導(dǎo)致會計檔案成為一堆死資料，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。這就要求單位領(lǐng)導(dǎo)指定專門財務(wù)檔案管理人員，明確崗位責(zé)任制，實行責(zé)任追究。這樣才不至于讓檔案于檔案僅僅作為檔案保存，更能在單位的發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。