時間：2023-05-17 15:34:10
導(dǎo)語：在電子檔案管理要求的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；電子檔案；效率
檔案是各類企業(yè)、機構(gòu)、社會組織團體的重要信息資源，能夠為企業(yè)、機構(gòu)、社會組織團體開展管理工作提供真實的參考依據(jù)。傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)檔案，其管理程度復(fù)雜，管理難度大。而且紙質(zhì)檔案容易發(fā)生損毀和丟失，給檔案所有人帶來不必要損失。計算機技術(shù)及電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理工作帶來了極大的便利，大大減輕了工作難度，提高工作人人員的工作效率。在信息化時代，計算機技術(shù)應(yīng)用于電子檔案管理是時展的必然要求。
1計算機技術(shù)在電子檔案管理中的作用
1.1便于系統(tǒng)化管理電子檔案。
檔案的種類繁多，數(shù)量巨大，手工管理紙質(zhì)檔案的效率極其低下。員工往往為尋找一份檔案而花費大量時間，檔案還容易因保管不善而損毀、丟失。而將計算機技術(shù)用于電子檔案管理可以極大的簡化檔案管理工作[1]。利用計算機技術(shù)建立信息管理系統(tǒng)，將電子檔案放入管理系統(tǒng)平臺分類管理。工作人員還可為電子檔案設(shè)置權(quán)限，僅讓特定對象獲取電子檔案。計算機技術(shù)還能讓檔案以視頻、圖像、文字等多種不同方式呈現(xiàn)，或綜合多種方式呈現(xiàn)檔案。信息管理系統(tǒng)還提供了強大的檢索功能、自動入庫排架功能，提升檔案管理效率。
1.2為檔案管理提供技術(shù)支持。
隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用也越來越深。尤其隨著計算機處理技術(shù)和存儲技術(shù)的發(fā)展，它不僅方便了檔案存儲、檢索、分類等更仍，分布式計算機系統(tǒng)開發(fā)也為集成化管理電子檔案提供了強大的技術(shù)支持，極大地提升了電子檔案管理系統(tǒng)的集成服務(wù)性能。計算機外延設(shè)備技術(shù)的出現(xiàn)，也為傳統(tǒng)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變提供了技術(shù)支撐。最后，計算機技術(shù)的應(yīng)用有效地融合了檔案管理和現(xiàn)代管理，為機關(guān)單位、企業(yè)以及其它社會團體組織向現(xiàn)代換管理轉(zhuǎn)變提供了重要的基礎(chǔ)支持。
2計算機技術(shù)在電子檔案管理中的具體應(yīng)用
檔案管理工作的重點在于存儲、檢索使用以及維護三個主要內(nèi)容，結(jié)合檔案管理工作的重點內(nèi)容，計算機技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用主要表現(xiàn)為以下幾種計算機技術(shù)的應(yīng)用
2.1存儲技術(shù)。
傳統(tǒng)手工檔案均采用具體紙質(zhì)文件或其它材質(zhì)文件的形式存儲在檔案管室內(nèi)，隨著時間的積累，檔案數(shù)量也越來越多，各種紙質(zhì)或其它實物檔案將占用的空間也越來越多，檔案管理工作難度也越來越大。而計算機技術(shù)具有強大的存儲功能，電子檔案的內(nèi)存也相對較小。利用電子檔案將相關(guān)資料錄入系統(tǒng)文件內(nèi)，在存儲于計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，檔案資料占用的存儲空間也更小，計算機存儲功能可為檔案管理提供更為“廣闊”的存儲空間。
2.2查詢技術(shù)。
在發(fā)展過程中，通常需要對以往多個不同年份的、不同類型的檔案資料進行對比分析，用于制定未來發(fā)展戰(zhàn)略。如果檔案為紙質(zhì)文件，查找工作量極大，使用時也極為不便。而計算機的查詢技術(shù)可極大的簡化查找工作[2]。管理人員只需輸入電子檔案的關(guān)鍵詞匯，即可從計算機數(shù)據(jù)庫內(nèi)調(diào)取所需的數(shù)據(jù)資料。這種做法減少了人力，也減少了查詢時間，大大地提高工作效率。
2.3監(jiān)測技術(shù)。
傳統(tǒng)檔案管理方式存在丟失的風(fēng)險，給檔案所有者帶來巨大的經(jīng)濟損失。而電子檔案可降低檔案丟失幾率，減少檔案丟失帶來的損失。首先，計算機可提供監(jiān)視功能，監(jiān)控是否無權(quán)限人員調(diào)用、復(fù)制重要檔案。一旦重要檔案出現(xiàn)非法操作，系統(tǒng)將自動報警，及時告知管理人員。同時，計算機技術(shù)可對電子檔案進行加密管理，非特定人員不具備獲取或瀏覽檔案資料權(quán)限，以免重要檔案資料被他人非法獲取。及時被他人獲取后，也無法瀏覽檔案內(nèi)容。
3計算機技術(shù)在電子檔案管理中存在的問題及解決對策
3.1存在的問題。
雖然計算機技術(shù)為電子檔案管理帶來了極大的便利，檔案管理工作也逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理。但是，在實際應(yīng)用中仍存在不少問題，主要表現(xiàn)在以下兩個方面。一是計算機技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用深度不足。許多檔案管均建立了信息化管理系統(tǒng)，但是檔案管理工作仍以手工管理為核心，只將計算機技術(shù)作為檔案管理的輔助手段。檔案管理對象依舊以紙質(zhì)檔案資料為主，而非以多媒體電子檔案數(shù)據(jù)管理為主[3]。以手工管理為核心的檔案管理無法充分發(fā)揮計算機技術(shù)的優(yōu)勢。相反，計算機技術(shù)也對檔案管理工作帶來障礙，導(dǎo)致管理人員做重復(fù)性工作，降低檔案管理工作的效率。二是檔案管理人員的能力不符合計算機技術(shù)下電子檔案管理工作。傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變也對管理人員提出了更高的要求，管理人員應(yīng)適應(yīng)計算機技術(shù)支持下的管理思維和管理能力，熟練掌握計算機操作方式、現(xiàn)代化檔案管理思維、電子檔案安全管理意識等。而檔案管理人員受手工檔案管理思想影響極深，且計算機知識儲備不足，學(xué)習(xí)新技術(shù)的能力也相對較弱，以致于計算技術(shù)無法深入應(yīng)用于電子檔案管理。
3.2深入應(yīng)用計算技術(shù)在電子檔案管理中的對策。
針對計算機技術(shù)在電子檔案管理中的問題，應(yīng)首先轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識，重視計算機技術(shù)的應(yīng)用。同時加強技術(shù)和設(shè)備投入，提升計算機設(shè)備軟件和硬件水平，引入現(xiàn)代化管理模式，全方面提升計算機技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用。優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，制定使用計算機技術(shù)的檔案管理制度，使管理制度更適合應(yīng)用計算機技術(shù)，保障電子檔案管理工作有序進行[4]。其次，加強檔案管理人員培訓(xùn)，改變檔案管理人員對新技術(shù)的認(rèn)知，同時提升檔案管理人員操作計算機技術(shù)的能力，解決技術(shù)瓶頸。如聘請專業(yè)計算機技術(shù)人員對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高日常維護和管理電子檔案系統(tǒng)的能力。
結(jié)束語
計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是信息時展的必然趨勢，檔案管理人員需要順應(yīng)時展潮流，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，自上而下地推動計算機技術(shù)在電子檔案管理中應(yīng)用。同時，深入分析計算機技術(shù)用于電子檔案管理的相關(guān)要求，為計算機技術(shù)管理電子檔案營造良好的“環(huán)境”，提升現(xiàn)代化管理電子檔案的水平。
參考文獻
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[3]王晶晶.論計算機通信技術(shù)在人事檔案管理工作中的運用[J].信息通信,2015,9:309-310.
當(dāng)前電子檔案存在的問題
（一）管理思想落后，管理方式陳舊
基層檔案管理人員對電子檔案的管理思想落后，管理方式陳舊。他們沒有意識到電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在工作環(huán)境和工作對象上的區(qū)別，在對電子檔案管理上仍采用傳統(tǒng)電子檔案管理方法，不重視電子檔案管理上的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，對計算機等先進的使用設(shè)備不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使電子檔案管理電子化，信息化建設(shè)受阻。
（二）電子檔案信息安全問題
電子文件是儲存在計算機中，它的不固定性、載體的可變性及信息的開放性使得電子檔案很容易被刪改、竊取和銷毀，且不被發(fā)現(xiàn)。當(dāng)今社會電腦病毒和黑客對電子檔案也存在極大的威脅，一旦計算機感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丟失，若原件保存不當(dāng)，重建整個檔案系統(tǒng)將是個繁重的工作。
（三）電子檔案的原始性、真實性
檔案文件在被制作成電子文件時，不再存在如紙質(zhì)文件一樣的特定字跡、親筆簽名，甚至連文件蓋章都是電子編寫形成的，這就無法證明其真實性和權(quán)威性。而且，電子檔案在存檔的過程中，要定期進行復(fù)制和轉(zhuǎn)換載體，以防信息的損失，所以電子文件的原始性無法判斷。
（四）電子檔案的長期可讀性問題
電子檔案是保存在磁性材料和光盤載體上，人們必須使用一定的技術(shù)和設(shè)備才能識別它的信息，這就決定了電子檔案對一定技術(shù)和設(shè)備的依賴性，閱讀電子檔案必修借助計算機將信息和載體結(jié)合在一起。而計算機的日新月異使得其硬件環(huán)境對某些較為落后的載體具有不可兼容性，造成電子檔案信息的不可讀，這對需要長期保存的文件來說是個“致命傷”，可能多年后，就難以找到能與之載體相配的電子設(shè)備。
解決電子檔案管理問題的措施
（一）建立健全電子檔案管理制度
管理電子檔案的主演任務(wù)是對各類電子文件進行分類、編目并制作備份，方便查詢和使用。在整理電子文件的同時，還應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，結(jié)合電子檔案管理的特點，建立健全電子檔案管理制度，制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范加強和規(guī)范電子檔案管理。主要應(yīng)做到對電子檔案的每一步動態(tài)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確定責(zé)任制度，明確電子檔案各工作環(huán)節(jié)的責(zé)任，提高工作人員的責(zé)任感。加強工作流程管理，提高對電子檔案的動態(tài)管理。如，在高校電子檔案管理中，應(yīng)針對學(xué)生檔案管理和教職工檔案管理的不同特點，制定不同的管理辦法，對學(xué)生在學(xué)校內(nèi)的各類表現(xiàn)詳細(xì)記載，學(xué)生的每一步動態(tài)都要記載再案，加強動態(tài)管理。
（二）培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才
新時代對檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求熟悉檔案業(yè)務(wù)，更要求精通計算機專業(yè)知識。加強對檔案管理人員的計算機知識培訓(xùn)刻不容緩，同時也要培養(yǎng)他們的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)他們對檔案業(yè)務(wù)的熱情，提高其職業(yè)道德素質(zhì)。
（三）加強信息保護
信息安全技術(shù)對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。對電子檔案信息的保護要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護信息安全的技術(shù)方法，在確保電子文件的真實性和權(quán)威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對電子文件的惡意刪改起到了關(guān)鍵的作用，不斷改進信息安全技術(shù)，是加強信息保護的重要措施。除了在信息技術(shù)上對電子文件進行保護外，還要做到多途徑、多方式的做好電子文檔的安全和存儲工作。如，一些高校的各部門在做好電子檔案管理的同時，還會建立紙質(zhì)檔案，采取電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”，為檔案文件的安全提供“雙保險”。
（四）重視數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、互相兼容的檔案管理軟件
研制開發(fā)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的軟件，是長期保存電子檔案的有效措施。完成這一工作，必須得到國家的支持、規(guī)范和推廣，應(yīng)該在全國范圍內(nèi)，由國家檔案局主持，地區(qū)各級檔案管理所共同努力完成。
論文關(guān)鍵詞 電子檔案 管理現(xiàn)狀 實際應(yīng)用與普及
電子檔案是隨著時展，應(yīng)運而生的產(chǎn)物。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案存在形式是以紙質(zhì)為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時代的發(fā)展和社會各項工作的進行，檔案管理工作面對著龐大的信息量和紛繁復(fù)雜的檔案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)這樣的現(xiàn)狀。電子檔案應(yīng)運而生，它的產(chǎn)生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統(tǒng)的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。本文就電子檔案管理的現(xiàn)狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應(yīng)用等方面做出以下分析。
一、電子檔案的管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年電子檔案的發(fā)展情況，各類單位的檔案數(shù)量急劇增加。以全國各大學(xué)高校為例，大學(xué)生總體規(guī)模不斷增加，相關(guān)資料顯示，2008年大學(xué)生數(shù)量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學(xué)教職工人數(shù)也增加了十萬左右，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所。高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢的同時，各項相關(guān)檔案也是急劇增長，面對與日俱增的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前的形式。
檔案管理工作并不是許多人認(rèn)為的那樣，并非簡單的填寫數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認(rèn)真仔細(xì)的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時，要迅速的調(diào)去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復(fù)雜的過程，面對現(xiàn)如今各類檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。
雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項工作的重要性決定了不能出錯的要求。檔案工作對于一個單位是十分重要的，急需應(yīng)用電子檔案的管理形式來適應(yīng)當(dāng)前的嚴(yán)峻形式。電子檔案已經(jīng)成為大多數(shù)單位檔案管理工作必須應(yīng)用的形式，但是由于電子檔案的專業(yè)性和技術(shù)性較強，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理信息化程度低，不能適應(yīng)工作需要。面對這樣的形式，電子檔案的普及應(yīng)用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實現(xiàn)的。
二、檔案信息電子化的利弊
（一）電子檔案的優(yōu)越性
電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時間久了，會發(fā)霉發(fā)潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計算機的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優(yōu)點就是電子檔案在交接時不會出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調(diào)取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認(rèn)識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風(fēng)險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。
（二）電子檔案的缺陷
電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關(guān)檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡?，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認(rèn)識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設(shè)備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質(zhì)檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。
三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用
1．積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機制。應(yīng)當(dāng)自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對電子檔案加強管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章。基層檔案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。
2．與時俱進，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強對檔案管理工作的認(rèn)識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。
3．遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進標(biāo)準(zhǔn)，加強法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法極其有害。僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，雖然也很有成效，但通用性不好，無法讓更多的人高效率地使用，必須淘汰。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)（制度）的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如檔案的標(biāo)準(zhǔn)，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復(fù)雜課題，應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化的立“法”工作要加強完善，這是檔案管理健康發(fā)展的根本保證。
眾所周知，在辦公管理中，工作人員的檔案管理是十分重要的一部分，通過檔案管理信息不僅能夠在工作過程中提供及時有效的幫助，并且還可以為辦公提供一個有效的依據(jù)。除此之外，在一些突況下，檔案管理信息還可以對司法、保險以及公安部門等提供一些法律根據(jù)?，F(xiàn)階段，在社會經(jīng)濟高速發(fā)展的同時，人們的精神文化水平也獲得了極大的提高，人們的自我保護意識、法律意識以及保險意識較以前也得到增強。人們加強了對自身檔案管理信息的真實性以及完整性的重視，意味著人們對辦公的檔案管理信息的要求變得更高。特別是近年來，隨著國家《檔案法》的頒布及實施，更是為辦公檔案管理檔案的規(guī)范化管理進行了嚴(yán)格控制，要求辦公提高對檔案管理檔案的管理意識，改善檔案管理的方法，進而對工作人員的自身情況進行科學(xué)合理地存儲。在這何種情況下，電子檔案管理的應(yīng)用成為解決辦公檔案管理困難的有效途徑。所謂的電子檔案管理，就是利用計算機技術(shù)，將工作人員的自身情況和相關(guān)資料進行保存，或者刻成光盤進行保存以及復(fù)制到電腦的硬盤中進行保存，之后將檔案給辦公的有關(guān)管理部門進行統(tǒng)一管理。這樣不僅能夠節(jié)約大量的儲存空間，還可以降低工作難度，提高辦公效率?？傊?，電子檔案管理檔案在辦公中的應(yīng)用已經(jīng)成為未來的一個必然趨勢。
二、文書類檔案在辦公中的具體應(yīng)用
目前，在我國的各大辦公中，對于工作人員的文書類檔案的管理，辦公的相關(guān)檔案管理部門通過電子管理軟件，將整個檔案管理分為收集登錄、輔助立卷、檔案檢索以及目錄打印等部分。這樣，在進行工作人員檔案管理檔案的查閱時，能夠提高檔案的查閱速度，同時還可以對檔案管理進行科學(xué)合理地統(tǒng)計，這對于提高辦公的檔案管理具有極其重要的作用。就目前的發(fā)展階段來說，雖然電子檔案管理技術(shù)還處于初始階段，但是如果我們將其有效運用到辦公的自動化辦公系統(tǒng)中，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，就能夠有效地實現(xiàn)電子檔案的管理。與此同時，實行電子檔案管理，在建立相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之后，還可以在網(wǎng)上進行借閱，有助于各個辦公之間進行交流。最后，電子檔案管理檔案還可以延長工作人員的保存時間以及保存價值。
三、推進電子檔案管理檔案應(yīng)用的對策
1.建立完善的備份機制
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)獲得了飛速進步，但同時，一些違背計算機使用道德的不法分子也隨之增多。對于電子檔案管理來說，極其容易受到黑客以及病毒的攻擊。此外，在有些情況下，機器出現(xiàn)故障，這些因素都會導(dǎo)致計算機中的檔案信息丟失，從而給辦公的檔案管理造成極大阻礙。為解決這一難題，必須建立健全完善的備份機制，對電子檔案管理進行及時備份，減小由于不良攻擊或者機器故障造成檔案信息丟失而帶來的危害。除此之外，還應(yīng)該安裝相應(yīng)的安全軟件以及設(shè)備，防止黑客的攻擊以及病毒的侵犯，保證整個電子檔案管理檔案的安全性。
2.提高檔案管理管理人員的素質(zhì)
要加強電子檔案管理檔案在辦公檔案管理中的應(yīng)用，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。對于檔案管理人員來說，不僅要求他們具有深厚的檔案管理專業(yè)知識和檔案管理能力，能夠熟練運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進電子檔案管理在辦公中的應(yīng)用。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，可以在招聘時引進一批知識深厚、檔案管理能力強以及計算機技術(shù)熟練地復(fù)合型人才。另外，可以對專業(yè)人員進行相關(guān)培訓(xùn)，對他們的辦公知識、檔案管理管理能力以及計算機技術(shù)進行統(tǒng)一培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批檔案管理能力強、計算機技術(shù)熟練的復(fù)合型人才。此外，檔案管理人員還應(yīng)該通過各種有效途徑學(xué)習(xí)新理論、新知識以及新技能，提高自身的業(yè)務(wù)能力和管理水平）對于各個辦公之間，可以加強辦公之間的交流，通過頻繁的檔案交流進行取長補短，完善自身技術(shù)，彌補管理中的不足，從整體上提高辦公檔案管理管理人員的素質(zhì)。
3.及時修補管理軟件的安全漏洞
為了及時修補管理軟件的安全漏洞，可以及時對計算機上的防火墻以及殺毒軟件進行升級，保證檔案管理在上傳、查閱以及借閱時的安全性。除此之外，還要對電子檔案管理檔案的使用環(huán)境以及計算機設(shè)備進行完善，強化整個防磁化設(shè)施，減少因為管理軟件出現(xiàn)安全漏洞而造成的電子檔案管理檔案的管理問題。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：電子檔案管理；高職學(xué)校；檔案管理
前言
隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷進步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來對高職學(xué)校學(xué)生的檔案實行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲存庫，通過這個數(shù)據(jù)儲存庫來記錄存儲學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時代背景下對教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學(xué)校的良好發(fā)展。
一、電子檔案的優(yōu)點
（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時，在反復(fù)翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當(dāng)今時代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國的社會經(jīng)濟以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會進步發(fā)展的一個必然趨勢，計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實現(xiàn)了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法實現(xiàn)永久保存，但是這一目標(biāo)隨著電子檔案管理的到來得以實現(xiàn)。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來歸類以及儲存學(xué)生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現(xiàn)快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現(xiàn)，并且能夠使學(xué)生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學(xué)校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會的快速發(fā)展，國家越來越注重職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展，從而將高職學(xué)校招收學(xué)生的人數(shù)擴大。因此，高職學(xué)校中的學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)一個逐年攀升的趨勢。學(xué)生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對學(xué)生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學(xué)校在檔案管理的工作中應(yīng)用電子檔案。當(dāng)電子檔案管理的方式逐漸在高職學(xué)校的檔案管理工作中展開以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學(xué)校學(xué)生的檔案信息進行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國當(dāng)前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學(xué)校的檔案管理保存以及儲存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學(xué)、合理的調(diào)整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應(yīng)的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構(gòu)建出高職學(xué)校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學(xué)校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關(guān)制度不夠健全。例如，檔案定位準(zhǔn)確度不高，相關(guān)管理人員的權(quán)限以及責(zé)任分配明確性不足。在大部分高職學(xué)校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關(guān)不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學(xué)校造成較為嚴(yán)重的損失。在一定程度上降低了高職學(xué)校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。
（二）電子檔案對計算機設(shè)備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)對學(xué)生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關(guān)檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達(dá)到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學(xué)校的檔案管理工作中普及應(yīng)用，相關(guān)的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應(yīng)用得到落實，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認(rèn)知以及了解。除此之外，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應(yīng)用，加大對高職學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使高職學(xué)校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認(rèn)知。同時，高職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過這樣的方式來提升高職學(xué)校檔案管理人員對高職學(xué)校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認(rèn)知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關(guān)知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認(rèn)知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學(xué)校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關(guān)理論知識以及技能知識，并且主動參加相關(guān)的培訓(xùn)，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學(xué)校必須將電子檔案在學(xué)校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學(xué)校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個正確的認(rèn)識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。
（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項信息技術(shù)，從而也將面臨著黑客技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅。因此，高職學(xué)校必須高度重視學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在建設(shè)電子檔案的過程中，對計算網(wǎng)絡(luò)的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學(xué)校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監(jiān)測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設(shè)施以及軟件程序。最后，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應(yīng)對各種突況的準(zhǔn)備，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問題。對自身的電子檔案設(shè)備開展定期的檢查以及維護工作，使設(shè)施中存在的隱患以及故障得到及時的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時，必須要求高職學(xué)校檔案管理中負(fù)責(zé)電子檔案技術(shù)的工作人員對電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，提高自身的技術(shù)水平，從而對電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復(fù)工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險得到一定程度的降低。除此之外，相關(guān)的電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對電子檔案的相關(guān)管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應(yīng)用能夠更加符合高職學(xué)校的需求。高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極對電子檔案管理的硬件設(shè)施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴(yán)重的設(shè)施淘汰，積極購入與現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展相符合的新型設(shè)施，使電子檔案管理的設(shè)施能夠達(dá)到電子檔案運行系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，繼而實現(xiàn)電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理工作中的實施應(yīng)用。
（四）健全檔案管理機制對于高職學(xué)校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進學(xué)校高效發(fā)展的一項至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學(xué)校的檔案管理人員必須結(jié)合電子檔案的相關(guān)特點來健全電子檔案的相關(guān)管理機制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)規(guī)定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質(zhì)量進行嚴(yán)格的審查檢驗，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)當(dāng)立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學(xué)校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認(rèn)知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機制以及相關(guān)的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學(xué)校必須嚴(yán)格地監(jiān)督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學(xué)校的電子檔案管理工作。
（五）優(yōu)化管理團隊電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構(gòu)成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養(yǎng)、專業(yè)知識以及技能、綜合素質(zhì)等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質(zhì)量以及管理效率的關(guān)鍵因素。所以，高職學(xué)校必須優(yōu)化自身的檔案管理隊伍，將管理隊伍中的成員的基礎(chǔ)理論知識以及專業(yè)技能提高，為高職學(xué)校順利開展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。第一，當(dāng)高職學(xué)校的在對檔案管理人員進行選擇的時候，應(yīng)當(dāng)以學(xué)習(xí)能力、道德品質(zhì)、思想意識、專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)為篩選指標(biāo)[4]，確保其專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等方面達(dá)到現(xiàn)階段中信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第二，高職學(xué)校必須加大對檔案管理隊伍的建設(shè)力度，積極從社會中招賢納士，將電子檔案管理隊伍不斷地優(yōu)化、擴大，從而實現(xiàn)高職學(xué)校電子檔案管理的品質(zhì)化、高效化；第三，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極定期組織一些相關(guān)的技能培訓(xùn)大會以及道德培訓(xùn)大會，讓檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)相關(guān)的計算機知識以及技術(shù)，并且培養(yǎng)其良好的道德素養(yǎng)、政治素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，避免發(fā)生學(xué)校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現(xiàn)象，從而對學(xué)校的安全管理造成不利影響。
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準(zhǔn)地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達(dá)到檔案使用價值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
三、結(jié)語
相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻：
機構(gòu)自行分散管理模式機構(gòu)自行分散管理模式是指由檔案的形成機構(gòu)自行保管具有保存價值的電子檔案，電子檔案的長久保存不一定像傳統(tǒng)檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機關(guān)自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點，將文件到檔案整個過程的幾個階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個連續(xù)的過程中。機構(gòu)自行分散管理模式是建立在文件連續(xù)體思想之上的管理模式，主張對電子檔案的管理從現(xiàn)行工作領(lǐng)域入手，在電子檔案的形成階段通過建立登記制度、職能分類制度來建立對電子檔案的處置控制措施，從而識別和保護電子檔案的原始結(jié)構(gòu)，以信息技術(shù)比較發(fā)達(dá)的日本為例，多數(shù)機構(gòu)選擇了機構(gòu)自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。
我國電子檔案管理模式
我國目前電子檔案管理模式從應(yīng)用類別上劃分為機構(gòu)分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應(yīng)用范圍上劃分，仍然以機構(gòu)分散管理模式為主，機構(gòu)管理模式主要在廣大企業(yè)中應(yīng)用，機構(gòu)分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機關(guān)和事業(yè)單位中應(yīng)用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規(guī)，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價值和文化價值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實際電子檔案管理應(yīng)用中，在檔案信息載體方面，實行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質(zhì)載體和數(shù)字載體，紙質(zhì)載體主要指原始紙質(zhì)檔案文檔，數(shù)字載體主要指計算機硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質(zhì)載體和數(shù)字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機構(gòu)分散式管理模式中，主要以紙質(zhì)載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔[6]。
結(jié)論
關(guān)鍵詞：新時期；電子檔案管理；存在的問題；應(yīng)對措施
一、新時期電子檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
在信息化的時代背景之下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已然不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求，因此需要對其進行創(chuàng)新和改革。電子檔案管理就是在這種大環(huán)境下發(fā)展起來的，電子檔案管理是基于計算機和數(shù)字化來對檔案進行生成和管理，在設(shè)備之中以數(shù)碼作為媒介來進行存儲和轉(zhuǎn)移。在紙質(zhì)檔案管理時期，經(jīng)常會出現(xiàn)由于環(huán)境和人為等因素的影響造成的檔案丟失和缺失。自電子檔案使用以來，這種問題得到了較好的降低，然而在使用的過程中，電子檔案的問題和矛盾也不斷的暴露和顯示出來，為了能夠更好的推動我國的電子檔案信息化發(fā)展，我們需要通過實踐和研究，探尋出科學(xué)有效的解決對策，從而推動電子檔案的發(fā)展。
二、電子檔案管理存在的問題
隨著電子檔案管理方式的不斷發(fā)展，其弊端和問題也在不斷的顯現(xiàn)，如果想要保障電子檔案管理能夠取得較好的發(fā)展，就需要正視這些問題。本人就目前電子檔案管理中存在的問題進行簡單的論述。首先是電子檔案的完整性問題。在我國電子檔案管理發(fā)展中，各大企業(yè)都尚未建立起其良好的管理體系，因此電子檔案管理存在真實性、完整性的問題，使得檔案的原本價值受損。對于電子檔案而言，其獨立性和變化性是其重要的特點，而電子檔案并不是固定不變的，管理人員可以隨著事情的變化進行檔案的修改，然而在修改之后其缺乏校驗工作的保障，因此使得電子檔案的真實性和準(zhǔn)確性存在嚴(yán)重的缺失。有些時候，檔案管理人員由于沒有根據(jù)要求，嚴(yán)格進行電子檔案的校驗和審核，因此導(dǎo)致電子檔案中存在很多的問題得不到及時的發(fā)現(xiàn)和修正，除此之外，因為現(xiàn)代電子檔案的系統(tǒng)安全系數(shù)較低，因此很容易被篡改。其次是管理軟件缺乏統(tǒng)一性。我國的計算機軟件的研制速度比較慢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上硬件的發(fā)展速度，因此電子檔案的管理中常常會出現(xiàn)檔案無法存儲的問題。尤其是在檔案共享建設(shè)方面，因為地區(qū)之間的檔案軟件不同，使得檔案在共享上存在著較多的阻礙。因為電子檔案的生成都是在電腦上進行操作，所以在其形成的過程中不會留下痕跡，而且現(xiàn)代企業(yè)中缺乏對檔案的真實性管理，這就導(dǎo)致了電子檔案的權(quán)威性和真實性存在很大的問題。。第三缺乏了良好的保密性。由于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的開放性比較高，因此當(dāng)文件在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中進行存儲以后，就能夠在任意終端設(shè)備中進行索取，這樣就嚴(yán)重的威脅到了電子檔案的安全性能。第四檔案的保管問題。很多企業(yè)的電子檔案保管均以計算機和網(wǎng)絡(luò)作為存儲工具，雖然實現(xiàn)了無紙化的操作，也讓檔案的資料能夠更加便捷的被獲取，正是這樣的檔案管理很容易受到外界的影響，例如病毒、黑客、網(wǎng)絡(luò)癱瘓等問題，都會導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)問題，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。
三、新時期加強電子檔案管理的措施
1.不斷更新企業(yè)的檔案管理理念。電子檔案管理部門要大力發(fā)展和宣傳電子檔案管理理念，讓人們對電子檔案的理解有所改善。以往紙質(zhì)電子檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的需求，隨著科技的發(fā)展，電子檔案管理得到了越來越廣泛的應(yīng)用，已經(jīng)成為最新形式的檔案管理模式。一些企業(yè)的電子檔案員工尚未完全了解電子檔案的應(yīng)用理念和流程，因此在實際的工作中缺少對電子檔案管理的使用，為了改善這一問題，就必須大力宣傳，使企業(yè)檔案管理人員了解到電子檔案的重要性和優(yōu)越性，從而建立現(xiàn)代管理理念，促進電子檔案管理的順利發(fā)展。2.加強檔案管理人員的管理能力。檔案管理要求在新時代不斷的上升，文件管理員除了熟悉文件業(yè)務(wù)外，還需要掌握了一定程度的計算機專業(yè)知識。因此，要加強對檔案工作者的培養(yǎng)，其中包括培養(yǎng)計算機專業(yè)知識和培養(yǎng)專業(yè)管理素質(zhì)，并提高檔案工作人員的職業(yè)道德和工作積極性。在培養(yǎng)計算機知識的時候，可以通過招聘或?qū)W習(xí)等方式進行開展，通過選拔優(yōu)秀的電腦管理人員，并對其進行檔案管理知識傳授，使他們精通電腦的同時能夠得心應(yīng)手的應(yīng)對檔案工作。3.完善企業(yè)的電子檔案管理政策。在文件內(nèi)容的形成，處理，歸檔，管理和使用電子文檔的各個方面可能會發(fā)生變化和丟失，因此需要管理人員具備熟練的操作技術(shù)，并嚴(yán)格的根據(jù)相關(guān)的管理措施進行操作，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。為了保障電子檔案的真實性就需要建立嚴(yán)格的制度來予以保障，通過制度要求和規(guī)范，使得電子檔案管理人員能夠嚴(yán)格的按照管理要求進行操作，減少真實性缺失問題。4.確保電子記錄管理的完整性。使用現(xiàn)代技術(shù)措施對電子檔案管理的真實性，原創(chuàng)性和完整性的進行保護，使其信譽得到提高。管理人員可以通過背景信息和元數(shù)據(jù)等方式來驗證電子檔案管理的真實性，原創(chuàng)性和完整性，或采用存儲用戶的相關(guān)信息進行認(rèn)證以及消息認(rèn)證。如果使用信息，則必須通過認(rèn)證才能獲取信息；使用數(shù)字簽名，光筆簽名等簽名技術(shù)。還可以使用防火墻技術(shù)在組織與其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間建立障礙，避免檔案管理系統(tǒng)被非法訪問或盜竊。做好電子檔案備份以及對電子檔案加密技術(shù)等等。使用這些措施將有助于電子檔案管理的真實性，原創(chuàng)性和完整性的維護，提高人們對電子檔案管理的信心，使更多的企業(yè)和機構(gòu)能夠更放心的使用。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，電子文件管理的核心是信息存儲的安全。文件歸檔管理存儲專用文件管理室，手動對文件進行管理和保護，使文件的安全性受到保護。而電子文件管理是利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸和共享數(shù)據(jù)，因此，電子文件管理的安全性考慮到單臺計算機對數(shù)據(jù)存儲的安全性，還要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的特點設(shè)計和使用分布式數(shù)據(jù)存儲技術(shù)。根據(jù)一定的策略和算法分配存儲在遠(yuǎn)程位置的電子文件數(shù)據(jù)，還可以對所有的數(shù)據(jù)進行備份，使電子文件在被損壞之后，能夠快速的恢復(fù)。
四、結(jié)語
隨著現(xiàn)代信息的快速發(fā)展，電子檔案管理必然會取代傳統(tǒng)檔案管理方法，成為目前檔案管理的“新寵”。對于電子檔案管理，其優(yōu)勢無可厚非，但是在實際的操作過程中，其存在的問題還需要我們給予充分的重視。對于企業(yè)而言，要從制度建設(shè)入手，來保障電子檔案管理的良好開展。對于檔案管理人員而言，要主動的對電子檔案管理的重要性進行認(rèn)識，從而提高檔案管理的能力，保障檔案管理的可靠性和安全性。我相信，未來電子檔案管理一定會為我國的檔案管理帶來新的生機。
參考文獻：
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[3]王靜.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策分析[J].經(jīng)營管理者,2016,(11):275.
1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點
檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現(xiàn)代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需要，因為紙質(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設(shè)備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統(tǒng)一進入到電子檔案進行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時隨地都可以進行，而紙質(zhì)檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規(guī)范化問題。我國目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設(shè)備遺失，就會造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢，才能提高事業(yè)單位工作的效率。
上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設(shè)備，及時維護檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當(dāng)今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會如何應(yīng)用好電子設(shè)備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。
提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務(wù)來重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設(shè)備的時效性。要經(jīng)常及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時和有效。