時(shí)間：2023-06-08 15:16:18
導(dǎo)語：在檔案管理工作現(xiàn)狀的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的問題
（一）系統(tǒng)老化，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建不全面。近年來，各大學(xué)校的檔案管理都呈現(xiàn)出了系統(tǒng)老化、無法滿足現(xiàn)代化管理要求的趨勢，究其根本原因，是缺乏先進(jìn)管理軟件而導(dǎo)致的。許多學(xué)校檔案管理軟件還處于較為初級階段，使得檔案信息的錄入和調(diào)取等工作較為繁瑣，且無完整的系統(tǒng)審批程序，極大降低了工作效率，不利于學(xué)校的現(xiàn)代化建設(shè)。就目前情況而言，我國只有高校建立了“學(xué)信網(wǎng)”，使高校在校生能夠在網(wǎng)上查詢到自身資料。而其它學(xué)校沒有在這方面作出規(guī)劃，學(xué)生在檔案調(diào)取過程中還需專門找校檔案管理員查尋，這使得許多外地學(xué)生在調(diào)取檔案的過程中費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，不符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對檔案管理工作的需求。
（二）檔案管理制度缺陷。我國在2014年出臺(tái)了最新檔案管理?xiàng)l例。其中對人事單位、尤其是學(xué)校這類事業(yè)單位進(jìn)行了重點(diǎn)要求。要求指出，在無批文的情況下任何人不得隨意調(diào)閱檔案；學(xué)校檔案管理員只有錄入權(quán)利、不具取出權(quán)；檔案管理員必須嚴(yán)格保證所經(jīng)手的檔案信息不泄露。但就這幾點(diǎn)上來看，我國當(dāng)前雖已推行了檔案信息管理系統(tǒng)，但許多學(xué)校仍然存在諸如檔案隨意調(diào)取等問題，沒有完整、系統(tǒng)的檔案管理制度，使得檔案管理?xiàng)l例形同虛設(shè)。
（三）管理人員素質(zhì)參差不齊。除高校外，當(dāng)前很多學(xué)校沒有設(shè)定專職的檔案管理崗位，一些學(xué)校的檔案管理人員不是臨時(shí)配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，且沒有接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，有些甚至連基本的信息錄入培訓(xùn)都沒有接受過，更不具備服務(wù)意識(shí)及保密思想，這些均易導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)疏漏，嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。高校的檔案管理人員也存在一些問題，如對國家相關(guān)法律法規(guī)了解不足、工作積極性不夠等現(xiàn)象也隨處可見，所以管理人員素質(zhì)問題也是當(dāng)前學(xué)校檔案管理的一個(gè)重要問題。
二、完善學(xué)校檔案管理工作的具體措施
（一）增強(qiáng)信息化建設(shè)。新時(shí)期，學(xué)校檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段來進(jìn)行檔案管理工作，以適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校發(fā)展的要求。信息化檔案管理已經(jīng)在我國實(shí)行多年，最初的系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入方式過于復(fù)雜，但經(jīng)過多年的開發(fā)，當(dāng)前的信息化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)有了較為全面的發(fā)展。如我校當(dāng)前使用的“人事達(dá)”，在最大程度上解決了之前信息錄入工作繁瑣的問題，且增強(qiáng)了管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)了信息化檔案管理。隨著科技的進(jìn)步，學(xué)校檔案管理的信息化、辦公自動(dòng)化的普及已經(jīng)是時(shí)代需求。學(xué)校檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，依托現(xiàn)有的信息化建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)、有重點(diǎn)、分步驟地對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用，將檔案的收集、錄入、存儲(chǔ)、傳播及審批程序等納入到系統(tǒng)管理之中，改變當(dāng)前學(xué)校檔案管理技術(shù)落后的局面。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)高校外學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，為學(xué)校和社會(huì)提供更快捷、到位的檔案信息化管理服務(wù)。
（二）專員管理，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)。需要設(shè)置專門的檔案管理人員，因檔案管理最終行為是靠人來進(jìn)行，所以該人員必須有較高的思想政治素質(zhì)、具備專業(yè)的職業(yè)道德，且對檔案管理業(yè)務(wù)工作熟悉、精通。學(xué)校要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行檔案專業(yè)理論知識(shí)培訓(xùn)。學(xué)校要在做好檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管等工作基礎(chǔ)上，形成一套完整的檔案體系，并改善服務(wù)手段，如檔案外借、檔案閱讀服務(wù)及外借服務(wù)等，將死檔案變成活檔案，提高檔案信息資源的利用率，以此促進(jìn)學(xué)校各方面工作的發(fā)展與進(jìn)步。
關(guān)鍵詞 醫(yī)保 檔案管理 現(xiàn)狀及對策
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作是醫(yī)保機(jī)構(gòu)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它貫穿于醫(yī)療保險(xiǎn)參保人員登記、醫(yī)?；鹫骼U、個(gè)人帳戶管理、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)（藥店）資格確定、參保人員住院、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院醫(yī)療費(fèi)用審核及報(bào)銷等項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程，體現(xiàn)著醫(yī)保機(jī)構(gòu)的管理水平，代表著醫(yī)療保險(xiǎn)部門的服務(wù)質(zhì)量，關(guān)系著廣大群眾的切身利益。因此，認(rèn)真分析當(dāng)前醫(yī)保檔案管理工作的現(xiàn)狀，充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理工作的重要性，不僅是檔案管理工作的必然要求，而且是提高醫(yī)保機(jī)構(gòu)科學(xué)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的重要途徑。
一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀
1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)淡薄。就醫(yī)保檔案管理工作而言，雖然各級醫(yī)保機(jī)構(gòu)都加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，提高了認(rèn)識(shí)，配備了專（兼）管理人員，加大了投入，但由于對檔案工作認(rèn)識(shí)不高、宣傳力度不夠等原因，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)存在著重業(yè)務(wù)工作、輕檔案管理工作的傾向，在思想上仍然覺得檔案管理是檔案部門和檔案管理人員的事情；加之不少工作人員檔案法規(guī)知之甚少，檔案管理整體意識(shí)仍然薄弱，以致在日常檔案工作中，普遍存在檔案資料殘缺、行文不規(guī)范、收檔不及時(shí)、紙張大小不一、電子文檔儲(chǔ)存方式雜亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，也嚴(yán)重制約著醫(yī)保事業(yè)的健康發(fā)展。
2、資料收集不及時(shí)，歸檔不齊全。由于醫(yī)保工作專業(yè)性強(qiáng)，特別是自覺不自覺地形成的條塊分割的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，使日常醫(yī)保檔案管理工作往往存在著各自為陣、獨(dú)自存留的現(xiàn)象，致使檔案資料收集不及時(shí)，入檔不齊全，甚至還有一些有價(jià)值的必須歸檔的檔案資料被遺漏或遺失。例如，因?yàn)榱鲃?dòng)人口參保檔案未及時(shí)建檔或歸檔不夠及時(shí)，直接造成了跨年度移交歸檔和查閱困難的問題；還有為了查詢方便，個(gè)別業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不及時(shí)移交資料，致使這些有利用價(jià)值的資料常常散存在各業(yè)務(wù)承辦部門，有的甚至流落到個(gè)人手中，造成了部分檔案空缺或散失，影響著檔案的完整性，影響了檔案的利用，更影響著提高醫(yī)保的社會(huì)化服務(wù)水平。
3、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，管理不規(guī)范。近年來，雖然各地醫(yī)保機(jī)構(gòu)按照上級部門的有關(guān)要求，配備了專（兼）職檔案員，形成了較為完整統(tǒng)一的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。但在實(shí)際工作中，不少檔案管理人員沒有受過檔案專業(yè)教育，往往是只經(jīng)過短期檔案培訓(xùn)或未培訓(xùn)的非專業(yè)人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。這些人員檔案知識(shí)貧乏，管理水平有限，有的甚至連哪些資料應(yīng)該及時(shí)收集歸檔、整理檔案資料有什么要求也不清楚，更談不上規(guī)范管理。
4、管理手段落后，管理方式陳舊。在科技快速發(fā)展的今天，仍有不少醫(yī)保機(jī)構(gòu)還在運(yùn)用手工抄寫的檔案立卷歸檔工作，重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案的現(xiàn)象依然存在。在日常發(fā)文收文、收集整理、立卷歸檔、保管利用等方面仍沿用傳統(tǒng)的陳舊管理方式，既耗時(shí)費(fèi)力，又影響著檔案工作的達(dá)標(biāo)升級和科學(xué)規(guī)范。
5、環(huán)境較差，硬件設(shè)施不齊全。主要表現(xiàn)為檔案室環(huán)境條件較差，個(gè)別醫(yī)保機(jī)構(gòu)沒有專用檔案室，有的醫(yī)保機(jī)構(gòu)雖有檔案室，但簡陋狹窄，“六防”設(shè)備不配套，現(xiàn)代化設(shè)備少，難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。
6、檔案管理軟件系統(tǒng)不配套。近年來，隨著醫(yī)保范圍的不斷擴(kuò)大，醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案急劇增加，但由于醫(yī)保機(jī)構(gòu)檔案管理軟件落后或不配套，出現(xiàn)了電子檔案與手工紙質(zhì)檔案并存，且手工重復(fù)抄寫、超負(fù)荷勞動(dòng)高于計(jì)算機(jī)處理信息的現(xiàn)象。如在辦理新參保人員登記手續(xù)時(shí)，業(yè)務(wù)人員要憑借紙介質(zhì)參保資料，一字一筆地將每個(gè)參保者的基本信息錄入計(jì)算機(jī)生成參保人員的基本信息；在整理歸檔時(shí)，又要按照檔案管理電子目錄的要求再重新錄入形成檔案資料，這種繁重的手工操作不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且阻礙著檔案管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展。
二、加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的對策
1、大力宣傳檔案法規(guī)，不斷提高檔案意識(shí)。一要領(lǐng)導(dǎo)重視，真正將醫(yī)保檔案管理工作放在重要地位，納入日常工作規(guī)劃，列入年度目標(biāo)管理考核之中，做到經(jīng)常檢查、定期考核、獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)；二要加大宣傳，大力宣傳檔案工作的重要性，不斷提高廣大干部的檔案意識(shí)。三要積極動(dòng)員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對日常檔案資料的收集、保管、整理和歸檔工作。
2、建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配齊配足檔案管理人員。要建立由一名領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，使醫(yī)保檔案工作做到橫向有人抓，件件有人做，確保各項(xiàng)檔案工作任務(wù)的完成。同時(shí)要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要，配齊配足責(zé)任強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的管理隊(duì)伍。
3、完善各項(xiàng)規(guī)章制度，打好檔案工作基礎(chǔ)。在抓好組織領(lǐng)導(dǎo)、配備人員和業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，要高度重視檔案工作的制度建設(shè)，進(jìn)一步完善諸如《醫(yī)保檔案工作崗位責(zé)任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案資料保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》等，并強(qiáng)化檢查落實(shí)，把各項(xiàng)工作落到實(shí)處。
4、制定切實(shí)可行目標(biāo)，實(shí)施統(tǒng)一管理。醫(yī)保機(jī)構(gòu)要因地制宜，制定檔案達(dá)標(biāo)升級規(guī)劃和具體措施，加大對檔案工作的管理力度，實(shí)現(xiàn)對各種門類和載體形式的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，做到各種檔案資料集中保管，統(tǒng)一規(guī)范管理。
5、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在醫(yī)保檔案管理工作中，要努力做到硬件和軟件同步發(fā)展，配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜等設(shè)施，即使檔案盒、資料袋等也要在尺寸、規(guī)格、材質(zhì)等方面符合檔案行政管理部門的規(guī)定要求，使檔案管理工作達(dá)標(biāo)不升級，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
6、提高檔案利用率，增強(qiáng)檔案的社會(huì)服務(wù)功能。檔案的利用是形成檔案的終極目的，醫(yī)保檔案更是如此。因此，要充分利用方便快捷的自動(dòng)化檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、科學(xué)論證、糾正偏差、動(dòng)態(tài)調(diào)整、參保帳戶查詢、費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)等方面的作用，不斷擴(kuò)大服務(wù)面，提高醫(yī)保檔案的利用率。
總之，醫(yī)保檔案管理工作只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度，科學(xué)管理，服務(wù)社會(huì)，積極適應(yīng)時(shí)展的要求，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，才能推動(dòng)醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：新時(shí)期；城建檔案；管理
一、城建檔案管理現(xiàn)狀及問題
（一）城建檔案管理工作從無到有、由小到大，為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展作出了重要貢獻(xiàn)
城市建設(shè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，總體上是令人滿意的。城建檔案管理人員在工程建設(shè)檔案資料的采集、整理、儲(chǔ)存、利用等方面作了大量卓有成效的工作。為城市規(guī)劃、城市建設(shè)和城市安全提供了較為詳實(shí)的原始資料作為參考和保障。但我國的城建檔案管理工作起步較晚，發(fā)展歷程不長，雖經(jīng)實(shí)踐摸索、博采眾長、快馬加鞭，取得了較大成績，但與發(fā)達(dá)國家和地區(qū)比，還有許多亟待加強(qiáng)和完善的地方。
（二）依法建檔、依法治檔的法律法規(guī)、體制機(jī)制需要完善，有效監(jiān)督及執(zhí)行的力度有待進(jìn)一步加強(qiáng)
城市建設(shè)的實(shí)踐證明，無論是房屋、道路、橋梁，還是水利、電力、燃?xì)獾瘸鞘谢A(chǔ)工程建設(shè)，它們的質(zhì)量問題都涉及人民群眾的健康和生命財(cái)產(chǎn)安全。如何做到事前、事中、事后的科學(xué)、有效監(jiān)管，依法實(shí)行全過程的城建檔案管理是重中之重。但目前城建檔案管理的法律依存度和強(qiáng)制力都不足，對工程建設(shè)部門和包括城建檔案管理人員在內(nèi)的城建監(jiān)管服務(wù)部門的約束力都不夠。重點(diǎn)體現(xiàn)在法律法規(guī)的不夠完善，法律法規(guī)、文件規(guī)定等的宣傳、解釋、執(zhí)行力度還不夠。
（三）對城建檔案管理的重視力度不夠，檔案管理的人才不足，人員的業(yè)務(wù)能力亟待提高
城建檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要一定數(shù)量的專業(yè)人才去完成。城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及檔案的整理、保管、利用和對外服務(wù)都需要足夠的人手去完成。從對城建檔案管理的調(diào)研情況看，地市級建設(shè)部門對城建檔案管理工作重視程度比較高，但是縣區(qū)在一定程度上還存在著重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象。特別是對城建檔案的價(jià)值判斷不清，對城建檔案管理對城市發(fā)展的長遠(yuǎn)作用和重大意義認(rèn)識(shí)不足。具體表現(xiàn)在：部分縣區(qū)在城建檔案管理方面的組織機(jī)構(gòu)不健全，城建檔案館掛靠某個(gè)政府部門或者事業(yè)單位，不是單獨(dú)的機(jī)構(gòu)，沒有專職的管理人員，經(jīng)費(fèi)也沒有單獨(dú)納入縣級財(cái)政編制。很多檔案管理部門雖然掛了牌子，但是一直與相關(guān)單位合并辦公。有的縣區(qū)城建檔案由建設(shè)主管部門內(nèi)設(shè)的檔案室監(jiān)管，很多城建檔案資料零散地保存在檔案室內(nèi)。由于沒有完善的保管環(huán)境和設(shè)施，大量的城建檔案得不到系統(tǒng)規(guī)范的整理、儲(chǔ)存和利用。
（四）城建檔案管理所需資金不足做好任何一項(xiàng)工作都離不開資金的支持和投入。在目前城建檔案管理的體制機(jī)制下，城建檔案管理部門的檔案保證金和技術(shù)服務(wù)費(fèi)被政府主管部門強(qiáng)制取消。政府此舉為企業(yè)減負(fù)，對城建檔案管理部門更好地發(fā)揮服務(wù)職能具有重要意義。城建檔案管理所需資金都由財(cái)政撥付，財(cái)政撥付資金內(nèi)還包括人員工資，這樣用于投入城建檔案的建設(shè)、管理和使用所需的資金捉襟見肘，就需要加大財(cái)政的支持和投入力度。
二、解決城建檔案管理工作問題的辦法及對策
（一）依法授權(quán)、依法履責(zé)、依法治檔，城建檔案工作要做到有法可依、有規(guī)可循、違法必究
法制是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的內(nèi)在要求，是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)建立和完善的基礎(chǔ)和保障。沒有健全的法制，就沒有完善的市場經(jīng)濟(jì)，更不會(huì)有完善的城建檔案管理。應(yīng)從城市建設(shè)為民利民、造福一方的戰(zhàn)略高度入手，想方設(shè)法做好城建檔案管理法律法規(guī)的制定和完善工作。千方百計(jì)多渠道做好法律法規(guī)、文件精神的宣傳、解釋和落實(shí)工作。使城建檔案管理的法律法規(guī)、文件規(guī)定等在城市管理、城市規(guī)劃和城市建造等部門中家喻戶曉，深入人心。特別是通過大力宣傳，為依法治檔營造良好的輿論氛圍。應(yīng)從法律法規(guī)制定和體制機(jī)制完善入手，賦予城建檔案管理人員依法建檔、依法歸檔的權(quán)力，并履行相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)。在城建工程的招投標(biāo)、開工、建設(shè)、驗(yàn)收、交付等方面，實(shí)行全過程的依法建檔、依法歸檔。建檔要采用文字、圖紙、聲像等多種科學(xué)、規(guī)范、準(zhǔn)確的手段進(jìn)行。既要有原始資料，又要建電子信息資料，二者具有同等法律效力。工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要有工程負(fù)責(zé)人和城建檔案管理人簽字，并依法履行工程披露義務(wù)，承擔(dān)工程質(zhì)量責(zé)任，使城建規(guī)劃有圖可循，城建質(zhì)量有法可依，城建安全有責(zé)可究。
（二）從健全完善體制機(jī)制入手，充實(shí)城建檔案管理人員力量，全面提升城建檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)一支德能兼?zhèn)涞某墙n案管理人才隊(duì)伍
隨著新時(shí)期城市建設(shè)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異的飛速發(fā)展，要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化的需要，必須加強(qiáng)檔案管理人才的選用和培養(yǎng)。應(yīng)從全面建成小康社會(huì)、提升人民群眾幸福指數(shù)、保障城市建設(shè)質(zhì)量和安全的高度，增強(qiáng)對城建檔案管理工作的重視力度，解決制約城建檔案管理工作的核心問題:人員不足及人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的問題。在組織機(jī)構(gòu)上，單獨(dú)設(shè)立縣級城建檔案管理部門，單獨(dú)劃定機(jī)構(gòu)和人員編制，單獨(dú)設(shè)立辦公處所，辦公處所要滿足城建檔案的整理、儲(chǔ)存和使用的需要。在上級主管部門的指導(dǎo)下，獨(dú)立開展城建檔案的監(jiān)管和服務(wù)?？h級城建檔案管理部門，應(yīng)配備至少3到5名專職人員，實(shí)行逢進(jìn)必考。面向社會(huì)，本著公開、公平、公正的原則招考熱心檔案管理事業(yè)、有檔案管理專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)的人才進(jìn)入城建檔案管理部門。對檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行法律法規(guī)、業(yè)務(wù)理論和技能等方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。建立健全考核、評價(jià)、獎(jiǎng)罰、晉升、流轉(zhuǎn)等激勵(lì)約束機(jī)制。充分調(diào)動(dòng)城建檔案管理人員學(xué)習(xí)、工作的積極性和主動(dòng)性。
（三）政府應(yīng)加大對城建檔案管理工作的財(cái)政支持力度，解決制約城建檔案管理工作開展所需的資金問題，做好資金使用方面的監(jiān)管
資金不足是制約城建檔案管理工作有效開展的又一重要因素。政府應(yīng)加大對城建檔案管理工作的財(cái)政投入力度，解決城建檔案的采集、整理、儲(chǔ)存、使用等方面所需費(fèi)用問題，解決城建檔案管理人員在學(xué)習(xí)、工作中發(fā)生的合理性支出。財(cái)政主管部門在加大財(cái)政支持力度的同時(shí)，也要加強(qiáng)對資金使用的監(jiān)管，定期對財(cái)政資金的使用情況進(jìn)行科學(xué)有效的檢查。確保財(cái)政的每一筆錢都能得到合法、合理地使用。對于濫用資金、濫發(fā)獎(jiǎng)金等情況要聯(lián)合政府相關(guān)部門采取限制財(cái)政資金撥付等辦法嚴(yán)肅追究、嚴(yán)肅查處。城建檔案管理部門更要自覺做到對資金的合理使用，開展經(jīng)常性的自查自糾，確保每一筆財(cái)政資金都能用之所需，落到實(shí)處。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞 聲像檔案；電視臺(tái)；記錄
中圖分類號(hào)G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào) 1674-6708（2011）48-0063-02
聲像檔案可以很方便地收集、存貯、整理、傳遞信息，以其生動(dòng)、活潑的動(dòng)態(tài)展現(xiàn)在人滿面前深受人們的喜愛，在電視臺(tái)中更是節(jié)目記錄的重要載體，是電視專題、新聞背景的資料組成部分。如《開國將帥》就是使用了大量的珍貴的歷史鏡頭，聲情并茂的回憶了當(dāng)時(shí)的真實(shí)情景，全面，客觀，真實(shí)的展現(xiàn)了一代開國將帥的一生豐功偉績。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案管理存在混亂的現(xiàn)象，諸多問題也隨之產(chǎn)生，影響了聲像檔案的價(jià)值。因此，有必要加強(qiáng)聲像檔案的管理，特別是對于電視臺(tái)來說，具有更重要的意義。
1 聲像檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)
對檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)是引起檔案管理混亂的主要原因， 聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，但是大部分單位都不重視檔案管理，對聲像檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的整理和歸檔，檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致很多重要的聲像檔案資料丟失。據(jù)相關(guān)調(diào)查，從錄音、錄像帶的歸檔狀況來看，相當(dāng)一部分單位都存在同一盤磁帶（碟）反復(fù)使用的情況，原始錄音（像）并未保存下來。檔案意識(shí)模糊，聲像檔案難以及時(shí)、完整歸檔。
1.2 設(shè)備陳舊，聲像檔案保管差
如今科學(xué)技術(shù)已經(jīng)飛速發(fā)展，多媒體技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在聲像領(lǐng)域，例如數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備越來越多地運(yùn)用到我們的實(shí)際工作中，但是實(shí)際工作中還是存在用老方法進(jìn)行聲像檔案管理，僅有少數(shù)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余單位普遍現(xiàn)象是將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，導(dǎo)致聲像檔案難以長久保存。
1.3 管理手段落后
對于電視臺(tái)的檔案管理，音像資料必須緊跟形勢需要，圍繞社會(huì)重大事件、重大活動(dòng)，以音像資料為媒體，主動(dòng)為電視宣傳提供服務(wù)。但是管理水平落后會(huì)制約聲像檔案的保存，在聲像檔案管理中存在各個(gè)單位之間的管理水平各異，有的單位沒有聲像檔案設(shè)備配置、專職人員隊(duì)伍建設(shè)，或者有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案未能集中統(tǒng)一管理。
1.4 聲像檔案管理制度不健全
對于部分單位而言，管理制度不健全，沒有進(jìn)行集中的管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施，形成隨時(shí)移交的現(xiàn)象，科室分散保管或個(gè)人保存，各科室一年一次移交檔案室，或是存在無歸檔的現(xiàn)象，聲像檔案的管理有的單位處于無章可循的自由形成、處理狀態(tài)。
2 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的思考
2.1 加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)人員的檔案意識(shí)
聲像檔案管理的工作要要對涉及產(chǎn)生聲像檔案部門的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，做到認(rèn)識(shí)到位，責(zé)任明確，工作落實(shí)，加強(qiáng)有關(guān)人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)干部的宣傳，爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營造出良好的檔案工作氛圍，對于電視臺(tái)的管理意識(shí)，要加強(qiáng)人員進(jìn)行音像資料管理的書籍及報(bào)紙、雜志方面的新信息的學(xué)習(xí)，發(fā)揮文化優(yōu)勢，加強(qiáng)同行交流，結(jié)合各個(gè)臺(tái)的特色，開展多種形式的交流，并以音像資料為媒介，體現(xiàn)電視臺(tái)自身的風(fēng)韻，展現(xiàn)電視宣傳的勃勃生機(jī)。
2.2 加強(qiáng)聲像檔案資料的保管
要加強(qiáng)聲像檔案的管理就首先就要對檔案資料進(jìn)行妥善保管，要設(shè)立專門檔案室、陳列柜，對聲像檔案進(jìn)行接收、分類、整理、編目、保管和提供利用。音像資料通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)制作而成，各單位應(yīng)設(shè)置專門的聲像檔案室，配備聲像檔案消磁柜、電腦、光盤刻錄機(jī)、防潮柜、倒帶機(jī)等，使聲像檔案達(dá)到控濕、恒溫、防磁和防震、防光、防火的保存要求。結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，以使其達(dá)到能夠長期保存。電視臺(tái)聲像資料的來源大概可分為自辦新聞、新聞專題播出帶、自攝資料帶、收錄資料帶等，可根據(jù)出品地進(jìn)行編目，還可根據(jù)劇名字?jǐn)?shù)編目，根據(jù)電視劇開頭一個(gè)字的拼音字母分類，如a、《愛又如何》，b、《包青天》，d《大上海》，隨時(shí)為本臺(tái)制作重大新聞和新聞專題提供可用的歷史資料。聲像檔案的保管中的錄音（像）帶要采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，盡量延長聲像檔案的壽命。
2.3 實(shí)行集中統(tǒng)一管理
聲像檔案要提高管理水平，首先積極培育提高聲像資料工作者整體素質(zhì)的支撐點(diǎn)?，F(xiàn)代化的管理手段只有與具備現(xiàn)代化管理思想和現(xiàn)代科學(xué)技能的管理人才相結(jié)合，才能發(fā)揮出它的最大優(yōu)勢。管理人員要定時(shí)或不定時(shí)的對聲像檔案形成部門的相應(yīng)工作進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)，加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度。電視臺(tái)的聲像檔案管理，要著眼于樹立形象，形成特色，提高電視臺(tái)本身的知名度進(jìn)行專題素材的開發(fā)，音像資料室通過對音像資料的收集整理，可更好地滿足制作部門的需要，為他們提供所需要的專題素材，使節(jié)目更具有縱深感和歷史感。對于歸檔的音像成品，要進(jìn)行系統(tǒng)整理，制定有效的配套措施，按照分類方案科學(xué)規(guī)范地排列檔案。針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。
2.4 建立健全聲像檔案管理機(jī)制
要改變聲像檔案管理混亂的情況要建立健全聲像檔案管理制度，上級領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)出臺(tái)相關(guān)政策，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定出一套嚴(yán)格的制度，強(qiáng)化規(guī)范管理。并要求在此基礎(chǔ)上進(jìn)行落實(shí)，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，防止分散流失，杜絕歸為己有，電視臺(tái)要將每天播出的新聞按內(nèi)容分成工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通運(yùn)輸、城市建設(shè)等類別，各臺(tái)再根據(jù)實(shí)際建立一個(gè)規(guī)范實(shí)用的數(shù)據(jù)庫，確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
3 結(jié)論
聲像檔案是單位記錄歷史的重要文件，是今后工作研究的重要依據(jù)，我們一定要加強(qiáng)聲像檔案的管理工作，確保檔案的齊全完整。
參考文獻(xiàn)
一、中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）學(xué)校對于中學(xué)檔案管理工作不夠重視，檔案利用率過低。雖說國家對學(xué)校的檔案管理的工作設(shè)置了相關(guān)的法律法規(guī)，但是中學(xué)自身對于該項(xiàng)工作并不重視，同時(shí)也導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作崗位缺乏人手，相關(guān)的工作人員的工作意識(shí)也比較淡薄，大家都沒有深刻認(rèn)識(shí)到中學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性。
（二）中學(xué)檔案管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，工作開展起來有難度。因?yàn)橹袑W(xué)學(xué)校對于檔案管理工作的忽視，因此，很多學(xué)校在檔案管理工作崗位配備的相關(guān)管理人員普遍業(yè)務(wù)素質(zhì)都不高，對該項(xiàng)工作也不了解，不用心，沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，另外，學(xué)校也沒有對這些工作人員進(jìn)行檔案管理工作的系統(tǒng)培訓(xùn)；要么就是中學(xué)臨時(shí)在該崗位配備一個(gè)兼職教師或是臨時(shí)工作人員對學(xué)校檔案進(jìn)行管理。由于相關(guān)的工作人員對中學(xué)檔案管理工作都不了解，因此，工作人員都缺乏經(jīng)驗(yàn)和檔案管理專業(yè)知識(shí)以及手段，檔案管理的工作就很難開展起來。
（三）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案資料不完整。中學(xué)的檔案起到幫助中學(xué)客觀公正真實(shí)地記錄學(xué)校發(fā)展建設(shè)的歷程的作用。但是我們發(fā)現(xiàn)很多中學(xué)的對于檔案管理的硬件設(shè)施都比較缺乏或者是不達(dá)標(biāo)，都不能真正有效地?l揮保存管理中學(xué)檔案的作用。另外，很多中學(xué)對于檔案進(jìn)行管理存儲(chǔ)的空間設(shè)施，都不具備通風(fēng)換氣、防潮、防霉、防火、防盜的功能，檔案在這樣的環(huán)境下存儲(chǔ)很容易被損壞。還有就是，若中學(xué)檔案管理的設(shè)備沒有及時(shí)更新?lián)Q代，就不能滿足當(dāng)前檔案需要按照多樣化的方式進(jìn)行分類歸納，檔案也容易被放錯(cuò)、歸類錯(cuò)、出現(xiàn)存檔隨意、資料不完整等問題，這也加大了中學(xué)檔案管理工作的難度。
二、改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀的對策
（一）加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的意識(shí)，完善中學(xué)檔案管理工作體系。首先是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作的意識(shí)，在各個(gè)方面都設(shè)立起完善的規(guī)章制度。校領(lǐng)導(dǎo)可以充分利用中學(xué)的櫥窗、宣傳黑板、校報(bào)、廣播、校園網(wǎng)等一系列校宣傳工具和手段來向大家普及中學(xué)檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定、規(guī)章制度及其意義，充分增強(qiáng)學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和教職員工還有學(xué)生們的檔案意識(shí)。建立以校長作為組長，各個(gè)科室為成員的檔案管理小組，全部積極參與到檔案管理工作中去，養(yǎng)成自覺維護(hù)檔案的安全性和完整性的意識(shí)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還要按照《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案工作管理規(guī)定》《檔案利用制度》等相關(guān)工作管理規(guī)定制定本校的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)造一個(gè)學(xué)校中人人關(guān)心檔案管理、人人參與檔案管理的良好氛圍，完善本校的檔案管理工作體系。
（二）設(shè)置專員管理，強(qiáng)化中學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)。中學(xué)要將檔案管理工作列入各個(gè)部門的日常工作，需要選取優(yōu)秀的檔案管理相關(guān)專業(yè)人才來從事本校的檔案管理工作，其不僅要具備較高的專業(yè)能力，思想覺悟、職業(yè)道德方面也要通過檢驗(yàn)才能夠錄用。錄取人才本身要足夠優(yōu)秀，學(xué)校也要定期地對這些檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和成果驗(yàn)收，督促檔案管理人員不斷提高自身能力和素質(zhì)，積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。檔案管理人員要按照中學(xué)自身的特色和相關(guān)的規(guī)章制度，分工合作，齊心協(xié)力，共同努力，有序開展檔案管理工作，為學(xué)校的檔案管理工作貢獻(xiàn)出卓越的力量，幫助學(xué)校健康穩(wěn)步發(fā)展。
（三）更新硬件設(shè)施，保證中學(xué)檔案管理的質(zhì)量和現(xiàn)代化。設(shè)置專門進(jìn)行檔案管理的檔案室，該檔案室必須保證能夠正常通風(fēng)、防潮、防霉、防光、防蟲、防盜等條件。同時(shí)學(xué)校還需要不斷與其他學(xué)校交流，分享和借鑒彼此的經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。另外還要投入一定資金去引進(jìn)購置檔案管理的設(shè)備，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備也要及時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)用戶搜索檔案資料的自動(dòng)化、高效化，保證檔案管理的安全、便捷， 打開中學(xué)檔案管理工作的新局面。
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；電子檔案；管理平臺(tái)
反映學(xué)校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作的教學(xué)檔案是學(xué)校管理工作的重要組成部分。教學(xué)檔案管理者必須結(jié)合本校教學(xué)實(shí)際情況，把教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)過程中形成的能反映教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)的全過程以及對學(xué)校今后開展教學(xué)工作具有參考價(jià)值和憑證作用的文件材料及時(shí)收集、歸檔。高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)保證質(zhì)量和規(guī)范的同時(shí)，具有靈活創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)的特色。在檔案管理工作中要重視檔案材料的收集、整理和保管，同時(shí)把檔案信息資源開發(fā)出來，提高檔案利用率，為學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)改革與建設(shè)發(fā)揮重要的作用。但是，目前高校教學(xué)檔案管理工作在不斷發(fā)展的同時(shí)仍然還存在著不少問題，需要檔案管理者在日常工作實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而改進(jìn)檔案管理工作。
一、目前高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的一些問題
1.從檔案管理模式上來說，我國高校檔案管理方面逐步走上規(guī)范化道路
隨著眾多高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)層次逐步提升，大部分高校已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的分級管理和分類管理。一方面在校級檔案部門下，設(shè)立各院系教學(xué)檔案分管部門，形成教學(xué)檔案的校、院兩級管理，使檔案管理更加系統(tǒng)化；另一方面將教學(xué)檔案分類進(jìn)行管理，比如，項(xiàng)目檔案、科研成果檔案等，便于查閱參考，更好地體現(xiàn)檔案收集工作的價(jià)值。雖然大部分高校檔案管理模式已經(jīng)實(shí)現(xiàn)分級管理和分類管理，但在實(shí)際管理過程中仍然存在不少問題。
（1）檔案分級管理體系松散
在分級管理模式中，由于高校教學(xué)活動(dòng)眾多繁雜，其相應(yīng)產(chǎn)生的教學(xué)檔案資料可能出現(xiàn)沒有及時(shí)歸檔、整理匯編的情況，從而造成院系級教學(xué)檔案人員歸檔不全、材料質(zhì)量不高等現(xiàn)象發(fā)生，
使校級檔案管理出現(xiàn)錯(cuò)誤及遺漏。在分類管理模式中，由于各級管理部門檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使檔案類別混雜，不利于上下級之間的檔案統(tǒng)一管理以及查閱使用。
（2）檔案管理制度不健全
如，在查閱、借閱檔案時(shí)，登記措施不完善，出現(xiàn)借閱使用期間不妥善保管、用后不及時(shí)歸還等情況，造成重要檔案時(shí)有流失。
2.從檔案管理技術(shù)手段上來說，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的應(yīng)用極大地革新了教學(xué)檔案管理工作
隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，教學(xué)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。近年來高校通過引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的科學(xué)管理。然而在教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程中，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的依賴也逐漸突顯出一些問題，值得我們重視和思考。
（1）電子檔案的數(shù)據(jù)兼容性
隨著眾多檔案管理系統(tǒng)的不斷引進(jìn)，很多高校忽視了各類信息管理系統(tǒng)的兼容性問題。高校各部門各自引進(jìn)不同的檔案管理系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一管理平臺(tái)，造成資源浪費(fèi)，重復(fù)勞動(dòng)，不能實(shí)現(xiàn)信息共享，束縛著檔案信息化的發(fā)展。
（2）電子檔案的安全性
目前網(wǎng)絡(luò)信息安全問題是全世界關(guān)注的熱點(diǎn)問題之一。檔案管理日益依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，電子檔案信息的保密問題值得我們重視。當(dāng)電子檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞時(shí)，在管理者和用戶在方便地利用檔案信息的同時(shí)，應(yīng)避免檔案信息泄密。存儲(chǔ)于服務(wù)器上的檔案信息如何防止其發(fā)生不確定變化甚至丟失等是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理以后需要重點(diǎn)考慮并及時(shí)解決的問題。
（3）電子檔案的利用率
隨著電子檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，使大量檔案信息可以充分得到有效利用，不再是堆積成山的死板紙質(zhì)文檔，而是可以隨時(shí)調(diào)用及時(shí)呈現(xiàn)的活躍知識(shí)庫。然而，目前面對如此豐富的電子檔案，大多數(shù)檔案管理者對其利用率并不是很高。多數(shù)院系對教學(xué)檔案的利用局限于應(yīng)付各種評估和檢查，沒有根據(jù)教學(xué)研究需要對檔案進(jìn)行有效收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化成不同形式的科研成果，因此，對檔案的有效利用亟待開發(fā)。
二、如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理
1.健全教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，貫徹分級管理和分類管理模式，建立完善的監(jiān)督管理和考核制度
（1）按照《檔案法》等文件制定出符合實(shí)際的管理規(guī)章制度， 指導(dǎo)檔案建設(shè)、運(yùn)行和管理工作
高校各個(gè)部門應(yīng)貫徹分級、分類管理模式，確定各教學(xué)管理部門、各學(xué)院、教研室的歸檔范圍，把檔案工作納入教學(xué)計(jì)劃，提出明確的歸檔要求，將崗位職責(zé)劃分到位，杜絕檔案管理工作中的拖沓、疏漏。
（2）建立完善的監(jiān)督和考核制度
學(xué)校定期檢查各部門教學(xué)檔案管理工作，并且將其列入年度考核，優(yōu)獎(jiǎng)劣罰，實(shí)行年度檢查評比制度，確保教學(xué)檔案管理工作不斷得到提高，保證教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量，使教學(xué)檔案的管理工作向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。
2.實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建設(shè)統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)
（1）電子檔案的建設(shè)要注重?cái)?shù)據(jù)的兼容性
形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案格式，使其不受操作平臺(tái)、軟件系統(tǒng)的影響而能被識(shí)讀，方便導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行研究分析。
（2）建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)
實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部的連接以及與互聯(lián)網(wǎng)的連接，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使師生方便迅速地查詢所需的檔案信息資料，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)，保證檔案資源的高效利用。只有在共同的檔案管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，才能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案信息從收集、整理、歸檔到開發(fā)利用的無縫銜接，最終體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。
3.拓展檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案的利用率
傳統(tǒng)的檔案管理工作的主要內(nèi)容是進(jìn)行檔案信息的收集、整理、歸檔等工作，由于管理技術(shù)限制，對龐大的紙質(zhì)文案資料不能進(jìn)行很好的全局統(tǒng)籌分析。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，各類教學(xué)檔案不斷更新，使檔案管理者擁有大量及時(shí)有效的一線教學(xué)數(shù)據(jù)，這些檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容區(qū)別于以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可以通過軟件快捷地進(jìn)行調(diào)取，篩選，統(tǒng)計(jì)分析，因此，檔案管理者可以根據(jù)教學(xué)、研究需要對文檔文件進(jìn)行分類收集、篩選、加工，編制資料，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，為教學(xué)管理研究提供大量的支撐材料，使檔案管理工作更加豐富，實(shí)現(xiàn)檔案利用率最大化，服務(wù)教學(xué)第一線，進(jìn)一步提升檔案管理的內(nèi)涵價(jià)值。
4.加強(qiáng)電子檔案的信息安全管理，紙質(zhì)檔案和電子檔案管理相結(jié)合
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境越來越復(fù)雜的信息時(shí)代，檔案管理工作中對電子檔案信息系統(tǒng)的依賴越來越大，因此，檔案管理的信息安全性問題得到了普遍關(guān)注和重視。一方面由于電子文件采用電子編碼技術(shù)，內(nèi)容可以任意修改且不留痕跡，使文件的原始性和真實(shí)性受到挑戰(zhàn)；另一方面由于網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中可能由于病毒侵害等原因造成檔案信息的變化甚至丟失，因此，加強(qiáng)電子檔案管理的信息安全建設(shè)是檔案管理新時(shí)期的重要挑戰(zhàn)。
（1）加強(qiáng)電子檔案安全性管理
電子檔案在形成過程中應(yīng)利用高科技手段防止攻擊和入侵，特別注意隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證和加密保護(hù)，避免檔案在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。
（2）在不斷完善電子檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，不能忽視傳統(tǒng)檔案的管理工作，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的管理模式
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)和保障作用是電子檔案系統(tǒng)發(fā)展的重要保證；電子檔案系統(tǒng)則可以通過視頻、圖片等不同文檔格式，做到紙質(zhì)檔案難以企及的多視角、多方位的綜合豐富的檔案內(nèi)容收集。
5.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理角色變化，從單純的收集者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚摺⒀芯空?/p>
不管是實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫，形成統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，還是進(jìn)行創(chuàng)新思維，與時(shí)俱進(jìn)地提高檔案利用率，都需要檔案管理者腳踏實(shí)地地在實(shí)踐中完成，因此，高校教學(xué)檔案管理工作對檔案管理人員的知識(shí)素質(zhì)提出了更高的要求，除了必須具備一定的專業(yè)理論知識(shí)，還應(yīng)具有多學(xué)科的知識(shí)體系結(jié)構(gòu)。檔案員應(yīng)努力提高自身的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)檔案的專業(yè)知識(shí)和管理技能，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新思維模式，從傳統(tǒng)的資料收集者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚吆脱芯空摺?/p>
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理作用、現(xiàn)狀、建議
中圖分類號(hào)：K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
學(xué)校檔案是學(xué)校的教職員工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中生成的具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，它反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，分析利用學(xué)校檔案，能有效幫助提高教育教學(xué)管理水平。做好學(xué)校的檔案管理，對于學(xué)校的工作有著十分重要的作用。
一、學(xué)校檔案管理工作的重要作用
1、學(xué)校檔案作為歷史的記錄，分為干部人事檔案、文書檔案、教育教學(xué)檔案、教科研檔案、學(xué)籍檔案、聲像檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，記載著全體教職員工的德、能、勤、績，匯集著最原始、最可靠的大量信息。對學(xué)校具有重要的推進(jìn)作用，學(xué)校檔案是學(xué)校重要的信息資源，
2、學(xué)校檔案匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的知識(shí)成果，是學(xué)校發(fā)展和努力的歷史沉淀，具有很大的開發(fā)利用價(jià)值。對學(xué)校檔案進(jìn)行綜合分析，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，為新的時(shí)期學(xué)校工作提供歷史借鑒和依據(jù)，推動(dòng)學(xué)校自身工作的發(fā)展。
二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
《青島市中小學(xué)檔案管理辦法》中規(guī)定，“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校管理工作的組成部分，也是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。”在工作中，學(xué)校已經(jīng)把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程。但實(shí)際情況是，仍然存在不夠重視檔案工作，檔案管理資源不足和管理手段不高等問題，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：
1、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，利用率不高。
雖然人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，但是在具體工作中如何合理的利用檔案仍有不足，管理工作得不到重視是一個(gè)重要原因。
2、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開展難度大。
一般學(xué)校沒有設(shè)定專職檔案管理崗位，或有的學(xué)校的檔案管理人員雖有專人，卻是兼職。另外，這些檔案管理人員多數(shù)不是檔案專業(yè)出身或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理手段落后，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。
3、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案資料不全。
一是受學(xué)校的校舍環(huán)境所限，有的檔案室的設(shè)立不太符合檔案管理的要求。或庫房面積過小，或分散保存，有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。
二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。由于歷史原因，有些時(shí)期的檔案缺失，造成資料不全的現(xiàn)象，也使得學(xué)校檔案管理工作的開展進(jìn)一步加大難度。
三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的一點(diǎn)建議
學(xué)校檔案工作由各級教育行政部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受國家各級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
1.領(lǐng)導(dǎo)重視，完善檔案管理工作體系。
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，要確定一名校長分管檔案工作，并定期研究和及時(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問題。各科室派出專人參與檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善的檔案管理工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。
2、專人管理，強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)。
學(xué)校各部門要安排一名專(兼)職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。實(shí)行文書處理部門立卷制度。
專業(yè)的檔案人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，做到精通業(yè)務(wù)。要加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動(dòng)化步伐。
3、全員參與，增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。
近些年，隨著各項(xiàng)工作的細(xì)致開展，檔案材料廣泛應(yīng)用于安全檢查、督導(dǎo)檢查等學(xué)校工作中。以此為契機(jī)向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，來提高教職工的檔案意識(shí)，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科(組、處)室設(shè)兼職檔案員，積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。
4、硬件支持，保證檔案管理工作質(zhì)量。
硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。學(xué)校要有專用檔案庫房，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理。檔案庫房必須符合檔案管理要求，做到防盜、防火、防光、防高溫、防塵、防潮、防蟲鼠。確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
5、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域 。
隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理正走向現(xiàn)代化、信息化。一方面利用電腦、掃描儀等現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和各相關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案工作。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識(shí)缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識(shí)特別是對基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識(shí)不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號(hào)較亂，有沒有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的；請示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時(shí)也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí)，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻(xiàn)]
一、檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）缺乏完善的制度。當(dāng)前，很多檔案人員工作不夠認(rèn)真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關(guān)職責(zé)未明確下來，造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯(cuò)位、越位和缺位的情況。因?yàn)槿狈ψ銐虻娜藛T，導(dǎo)致檔案的分類、歸檔及管理不規(guī)范，從而影響了檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。
（二）硬件設(shè)施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當(dāng)前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經(jīng)常造成資料丟失并出現(xiàn)損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進(jìn)行。甚至有很多單位還沒有配置計(jì)算機(jī)等設(shè)備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。
（三）檔案查閱方式落后。對于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規(guī)范，如未能及時(shí)立卷與歸檔，也沒有按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據(jù)庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導(dǎo)致一些珍貴的文件、案卷在反復(fù)調(diào)閱的過程中，將難以避免出現(xiàn)損壞。此外，很多單位對檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為僅僅需要將紙質(zhì)信息輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。
（四）人員素質(zhì)有待提升。當(dāng)前，檔案管理人員素質(zhì)還需要進(jìn)一步提升。對于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現(xiàn)有人員基本上是兼職的，很難將全部時(shí)間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業(yè)務(wù)能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題。
二、檔案管理工作的對策
（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，工作任務(wù)重，專業(yè)性較強(qiáng)，需要按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，與實(shí)際情況結(jié)合起來，盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內(nèi)容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時(shí)也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時(shí)、制度落實(shí)到位的部門或個(gè)人，應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，而對疏忽大意，不履行自身職責(zé)的部門或個(gè)人，應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的意義，而單位要規(guī)范檔案管理體制，并把這項(xiàng)工作納入議事日程，并制定相關(guān)規(guī)定，加大對相關(guān)工作人員的監(jiān)管力度，督促他們履職盡責(zé)，能夠不斷規(guī)范自己的行為。
（二）增加投入，購置設(shè)備。要充分考慮到實(shí)際情況，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，并配置掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、防磁柜等設(shè)備。在當(dāng)前信息時(shí)代下，以往人工操作的模式已經(jīng)逐步被淘汰，要加大對先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用，加快檔案管理軟件的開發(fā)，確保檔案的立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及借閱等可以正常開展。要轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以有效提升信息儲(chǔ)存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)入權(quán)限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網(wǎng)，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，安排專人管理，將專用箱柜等基礎(chǔ)設(shè)施配置完善。明確保管期限。對于已經(jīng)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，
（三）主動(dòng)提供檔案服務(wù)。第一，對檔案實(shí)行精細(xì)化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規(guī)范、高效。第二，充分發(fā)揮先進(jìn)設(shè)備的作用，如利用計(jì)算機(jī)、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺(tái)階。第三，要有正確的檔案服務(wù)意識(shí)，改變以往被動(dòng)的狀態(tài)；要主動(dòng)了解檔案利用者的需求，（下轉(zhuǎn)第162頁）（上接第135頁）以便提供相應(yīng)的服務(wù)。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎(chǔ)上，認(rèn)真開展分析工作，全面掌握各方對檔案的需求情況，確保能夠?qū)⒂袃r(jià)值的檔案資料準(zhǔn)確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據(jù)相關(guān)流程與規(guī)范，將檔案資料及時(shí)收集起來，防止出現(xiàn)混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創(chuàng)造條件。
（四）加強(qiáng)檔案信息化管理。在社會(huì)發(fā)展與變革的過程中，檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機(jī)遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學(xué)合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進(jìn)設(shè)備用好，發(fā)揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進(jìn)行。還要將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)利用起來，在檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)檢索，確保利用者可以準(zhǔn)確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運(yùn)用正規(guī)的信息管理平臺(tái)，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。
（五）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時(shí)展步伐，掌握更多先進(jìn)的知識(shí)與技術(shù)，如檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí)要不斷拓寬知識(shí)面，懂得檔案的標(biāo)引、檢索、編研等業(yè)務(wù)，并能夠自覺落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度。此外，也要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感，能夠主動(dòng)完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，避免檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等問題。要精通業(yè)務(wù)，做好檔案服務(wù)工作。