時間：2023-06-11 08:58:34
導(dǎo)語：在紙質(zhì)檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
“檔案”對于任何一個國家、任何一個單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會使原始檔案遭到損壞，同時也有可能泄露該國家或該單位的機密，對檔案主體的發(fā)展造成威脅。但是由于紙質(zhì)檔案的存在符合人們生活和工作的習(xí)慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無紙化辦公”已經(jīng)開始好多年了，“紙質(zhì)檔案”仍然存在于每一個機構(gòu)。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質(zhì)的形式進行保存并加以管理。
二、紙質(zhì)檔案管理工作存在的問題
所有的紙質(zhì)文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質(zhì)檔案可以保存多長時間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態(tài)度、單位的檔案管理條件以及外界借閱人員的愛護程度、一些突發(fā)事故有關(guān)了。
首先，從管理人員的工作態(tài)度及檔案管理條件來看。當(dāng)前紙質(zhì)檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料――檔案除塵、除蟲――檔案歸檔、入庫――檔案管理。但是，能夠嚴格的按照流程進行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統(tǒng)”，能夠仔細的根據(jù)檔案室內(nèi)環(huán)境的變化進行溫濕度調(diào)節(jié)的工作人員，可以說幾乎是沒有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計算機管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。這些都對紙質(zhì)檔案資料的管理保護工作不利。
其次，從檔案借閱者來看，有部分借閱者缺乏保護意識，在查閱檔案資料時，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對檔案資料的損壞、翻閱資料時也不小心、也不注意資料的借閱期限，對紙質(zhì)檔案資料造成了很大的破壞。
再次，從預(yù)防突發(fā)事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區(qū)，受自然災(zāi)害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒有嚴格的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，即時有，也很少進行演習(xí)。
三、解決對策
首先，要做好檔案保護宣傳工作，明確懲治規(guī)則，提高檔案管理人員及紙質(zhì)檔案資料借閱者的責(zé)任意識。檔案管理人員要明確自己的工作職責(zé)，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內(nèi)。同時，管理人員要及時提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規(guī)則及懲治條款，對于資料的借閱狀況要及時錄入計算機系統(tǒng)中去。對于珍貴的紙質(zhì)資料，能利用復(fù)印件的一定不要隨意使用原件，避免對原件的損壞。一旦發(fā)現(xiàn)損壞資料的現(xiàn)象，一定要懲，還要及時修補破損資料。此外，要保證密封殺蟲消毒工作的正常有效開展。由于計算機管理系統(tǒng)的引入，不僅方便紙質(zhì)檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計算機管理系統(tǒng)，集合本單位的具體工作內(nèi)容，制定出一套適合自己的管理規(guī)則。
其次，要提高對于突發(fā)事件的重視程度。首先，對于各地各單位的紙質(zhì)檔案管理機構(gòu)而言，紙質(zhì)檔案不像電子檔案一樣，它具有獨一無二的特征，特別是對于一些珍貴的原始資料來件，更是不可替代。所以針對突發(fā)事件，各單位一定要提前制定好不同事件的應(yīng)急預(yù)案，從上之下貫徹落實，一定要提起相關(guān)工作人員的重視。一切以保護資料為原則。此外，相關(guān)的應(yīng)急預(yù)案，也要不定期的進行演習(xí)，同時，還要對員工開展災(zāi)害預(yù)防及應(yīng)急措施培訓(xùn)，提高其突發(fā)事件的處理能力及應(yīng)變能力。為了能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理室周圍環(huán)境的變化，各單位最好可以指定出相關(guān)的規(guī)定，對于可以及時發(fā)出預(yù)警信號的同志進行一定的激勵或者獎勵；對于故意制造時間的人員進行嚴懲。使得同志們在日常的資料管理工作中能夠做到發(fā)現(xiàn)安全隱患及時上報，降低突發(fā)事件對紙質(zhì)檔案管理室的破壞。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；紙質(zhì)檔案管理；管理人員素質(zhì)；防護措施
檔案管理是醫(yī)院日常管理工作中不可忽視的內(nèi)容，對改進服務(wù)質(zhì)量，推動醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。紙質(zhì)檔案是重要的檔案形式，對病例、人事、財物等信息有詳細和全面的記錄，方便檔案資料查閱，也為各項工作有效開展提供參考和依據(jù)。因此，為促進紙質(zhì)檔案作用的充分發(fā)揮，健全完善管理規(guī)章制度，提高紙質(zhì)檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，責(zé)任心不強，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升，對醫(yī)院各項工作的開展也產(chǎn)生不利影響。為轉(zhuǎn)變這種情況，管理人員應(yīng)該結(jié)合新形勢和新情況，健全制度措施，明確相關(guān)人員職責(zé)，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平不斷提升。
1 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的意義
紙質(zhì)檔案記錄著各種有效的信息，包括病例、人事、財務(wù)等內(nèi)容，對醫(yī)院各項工作的有效開展具有積極作用。作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該充分認識紙質(zhì)檔案管理的重要作用，結(jié)合新時期和新需要，將相關(guān)規(guī)范要求嚴格落實到位，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平提升，也為醫(yī)院各項工作順利開展提供保障。
1.1 滿足使用需要
結(jié)合醫(yī)院新時期和新情況，采取措施加強紙質(zhì)檔案管理工作，能夠滿足使用者的需要。使用過程中，應(yīng)該由管理人員對紙質(zhì)檔案進行編號和處理，做好歸檔管理工作，并將檔案資料存儲于檔案室。在使用過程中根據(jù)需要進行查詢，滿足檔案管理需要，對推動醫(yī)院各項工作發(fā)展具有積極作用。
1.2 延長使用壽命
紙質(zhì)檔案管理需要做好防水和防火災(zāi)工作，并且重視防止鼠害的發(fā)生，保證檔案材料完整，質(zhì)量狀況良好，延長使用壽命，為檔案資料使用創(chuàng)造條件。具體來說，在管理過程中，醫(yī)院應(yīng)該加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善存儲柜和檔案室的各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保室內(nèi)溫度和濕度適宜。并重視醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防潮、防水和防鼠害工作，促進紙質(zhì)檔案使用壽命延長，為各項工作開展創(chuàng)造便利。
1.3 提高管理水平
增強紙質(zhì)檔案管理水平是不可忽視的工作，也是醫(yī)院檔案管理部門不可忽視的內(nèi)容。具體來說，在醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理過程中，要合理配備工作人員，明確他們的職責(zé)。加強紙質(zhì)檔案資料存儲工作，為各項活動順利開展創(chuàng)造便利。同時還可以及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，彌補管理工作存在的缺陷，促進醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理效果提升。
2 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的不足
雖然加強紙質(zhì)檔案管理工作具有重要作用，但在醫(yī)院檔案管理的具體活動中，一些工作人員責(zé)任心不強，沒有嚴格落實紙質(zhì)檔案管理的規(guī)章制度和相應(yīng)的措施，影響紙質(zhì)檔案管理水平提升和作用的充分發(fā)揮。具體來說，新時期醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理存在以下方面的缺陷。
2.1 檔案保護意識淡薄
忽視對紙質(zhì)檔案采取有效的防范措施，日常管理和巡視不到位，難以提升紙質(zhì)檔案管理工作效率。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對紙質(zhì)檔案的重視程度不足，未能在制度、資金、技術(shù)等方面采取完善措施，不利于提升醫(yī)院紙質(zhì)n案管理效果。
2.2 管理人員素質(zhì)較低
很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡老化，結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)技能偏低。在對紙質(zhì)檔案進行管理的過程中，沿用傳統(tǒng)方式方法進行，難以全面提升管理工作效率?；蛘邔n案管理人員的管理和培訓(xùn)存在不足，有效的教育學(xué)習(xí)活動缺乏，影響檔案管理綜合技能提升。
2.3 檔案防護措施不足
在利用檔案的過程中，忽視采取措施對紙質(zhì)檔案進行防護。翻閱和復(fù)印檔案資料時忽視加強管理，對紙質(zhì)檔案造成一定損害，也容易降低紙質(zhì)檔案的使用壽命。
2.4 紙質(zhì)檔案防災(zāi)不足
醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防災(zāi)措施不到位，包括火災(zāi)、鼠害等內(nèi)容，要結(jié)合管理需要健全相關(guān)制度，推動紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作效率提升。一些醫(yī)院缺乏紙質(zhì)檔案管理的應(yīng)急機制，一旦發(fā)生危害也難以及時處理，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升。
3 新時期加強醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的對策
為有效應(yīng)對實際工作存在的不足，提升醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平，結(jié)合新時期和新形勢，讓紙質(zhì)檔案更好為醫(yī)院的各項工作服務(wù)，可以采取以下改進和完善措施。
3.1 提高紙質(zhì)檔案保護意識
整個醫(yī)院范圍內(nèi)要重視檔案管理宣傳工作，營造良好氛圍，激發(fā)管理人員熱情，讓他們有效融入檔案管理的各項工作當(dāng)中。管理人員是開展紙質(zhì)檔案管理的首要因素，必須調(diào)動他們的主動性，滿懷熱情開展紙質(zhì)檔案管理的各項工作。醫(yī)院在日常工作中要增進相互交流，明確紙質(zhì)檔案管理的重要性，潛移默化增強檔案管理人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，增強檔案管理的責(zé)任意識，有效規(guī)范檔案管理各項工作。
3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)
醫(yī)院要注重引進專業(yè)基礎(chǔ)扎實、綜合水平高、檔案管理技能強的管理人員，充實醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理工作隊伍，有效規(guī)范各項活動。構(gòu)建完善的紙質(zhì)檔案管理人員培訓(xùn)制度，采用現(xiàn)場授課、相互交流與合作等形式，提高教育培訓(xùn)活動的實效性。進而增進相互聯(lián)系，激發(fā)檔案管理人員的主動學(xué)習(xí)意識，增強責(zé)任心和管理技能，有效適應(yīng)紙質(zhì)檔案管理工作需要，也為醫(yī)院各項工作的有效開展創(chuàng)造條件。
3.3 落實紙質(zhì)檔案防護措施
管理人員要加強紙質(zhì)檔案的防護工作，確保紙質(zhì)檔案綜合性能良好。重視庫房清潔和消毒工作，確保庫房處于適宜的溫度和濕度，并且?guī)旆窟€要具有良好的關(guān)照和通風(fēng)條件，確保紙質(zhì)檔案存放環(huán)境良好，延長紙質(zhì)檔案使用壽命，最大限度降低紙質(zhì)檔案發(fā)生病害的可能，促進紙質(zhì)檔案管理的安全性和完整性提升。庫房采取避光措施，防止陽光直射，重視庫房日常清潔和消毒工作，并且對出現(xiàn)的問題及時清除和處理，有效提升紙質(zhì)檔案管理水平。
3.4 注重紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作
增強管理人員有效應(yīng)對紙質(zhì)檔案管理突發(fā)事件的能力，重視紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作，促進工作水平提升。根據(jù)醫(yī)院檔案管理需要，嚴格落實各項規(guī)定和制度措施，建立安全事故應(yīng)急處理機制，提高紙質(zhì)檔案防火、防潮、防鼠害、防地質(zhì)災(zāi)害等各項工作技能。重視實現(xiàn)演戲和訓(xùn)練，定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動，促進工作人員綜合技能提升。這樣即使當(dāng)突發(fā)事件來臨時，管理人員能夠明確自己應(yīng)該怎樣做，有效撤離和保護紙質(zhì)檔案，盡量避免不必要的損失出現(xiàn)。
4 結(jié)束語
醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理是不可忽視的內(nèi)容，也是管理人員必須重視的問題。作為醫(yī)院檔案管理人員，日常工作中應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案管理需要，認識加強紙質(zhì)檔案管理的重要意義，明確存在的不足。然后有針對性的采取完善措施。從而更好約束和規(guī)范醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理的各項工作，進一步提升紙質(zhì)檔案管理水平，為醫(yī)院各項工作有效開展創(chuàng)造便利。
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】電子檔案管理； 紙質(zhì)檔案管理； 安全管理； 措施
隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當(dāng)前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護技術(shù)還不是很完善。為了很好地應(yīng)對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護技術(shù)差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異
（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設(shè)備，沒有引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。
（二）保存壽命的差異。紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結(jié)合，它的識別也需要通過計算機。
（三）保護措施的差異。當(dāng)前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環(huán)境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護。
（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。
1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖?，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應(yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當(dāng)處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對紙質(zhì)檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。
2.灰塵影響的差異?；覊m給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。
3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質(zhì)檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強度決定著信息的記錄和讀取。當(dāng)磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。
（五）管理人員素質(zhì)要求的差異。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術(shù)、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。
二、 電子檔案的安全管理策略
（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：
1.加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。當(dāng)前，電子檔案管理需要相對復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規(guī)定。
2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關(guān)信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。
3.加強對電子檔案管理知識的培訓(xùn)。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應(yīng)時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該加強自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)。同時，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長補短，促進好的經(jīng)驗推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。
（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：
1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對性的策略。要想實現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機構(gòu)負責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。
2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。
3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現(xiàn)電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國務(wù)院信息化辦公室向中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書，電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。
三、結(jié)語
要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會上出現(xiàn)大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質(zhì)檔案管理，合理、科學(xué)地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還將促進電子檔案時代檔案事業(yè)的發(fā)展。
【參考文獻】
【關(guān)鍵詞】電子檔案；公園檔案管理；價值探究
公園檔案作為國家檔案的一個重要組成部分，不僅能夠反映公園工作人員各方面的工作情況，還能反映出公園的建設(shè)和經(jīng)營情況。當(dāng)前公園檔案管理中還存在缺少相應(yīng)人才、社會支持以及理論依據(jù)的問題，而電子檔案的應(yīng)用，能夠有效改善公園檔案管理現(xiàn)狀，提高公園檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，公園管理人員應(yīng)當(dāng)加強利用，將其優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。
一、公園檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）公園檔案在管理方面缺少相應(yīng)的人才。公園檔案管理工作不僅具有針對性，還具有廣泛性。公園檔案管理不僅需要必要的硬件條件，還要配備專業(yè)管理人員。有些公園檔案具有一定機密性，因此管理人員除了要有較高的管理專業(yè)水平，還要有較強的責(zé)任意識。除此之外，我國目前高等院校也沒有關(guān)于公園檔案管理這方面的教育內(nèi)容，因此在公園檔案管理方面缺少相應(yīng)的管理人才。
（二）公園檔案在管理方面缺少社會的支持。在公園文體活動中，人們的注意力一般都集中在娛樂設(shè)施上面，人們的日常文娛活動都需要使用這些設(shè)備。公園的檔案管理作為一個隱形項目，不被人們重視，得不到人們?nèi)罕娪行У闹С?，也就沒有足夠的資源和動力，因此當(dāng)前公園檔案在管理中存在滯后的現(xiàn)象。
（三）公園檔案在管理方面缺少相關(guān)理論依據(jù)。公園是一個民生工程，是給人們提供休閑和娛樂的場所，因此產(chǎn)生經(jīng)濟效益較少，所以不受上級機構(gòu)的重視。檔案管理是一項專業(yè)性的工作，要有相關(guān)的理論依據(jù)支持，但是由于不受關(guān)注，所以都是按照其他行業(yè)的檔案管理制度和思路進行管理，導(dǎo)致在管理中出現(xiàn)問題。
二、電子檔案在公園檔案管理中的價值探究
（一）電子檔案有利于公園檔案的保密性。公園檔案具有一定私密性，因此要做好保密工作，而電子檔案則能夠有效加強公園檔案的保密性管理。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，人們在尋找某一文檔的時候需要翻閱整個檔案的資料袋，并且在查閱的同時可能還需要旁人協(xié)助，這個過程難免會造成一些保密性文件的信息泄露。而電子文檔則不同，公園管理人員或者其他信息使用者如果要使用檔案信息，必須要進入電子檔案管理系統(tǒng)，而登陸這個系統(tǒng)需要輸入相關(guān)的用戶名和密碼，并且在信息查詢的過程中，不需要其他人進行協(xié)助，這樣就有效保證了公園檔案信息的保密性。
（二）電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，無論是在信息查詢還是在信息的錄入方面，都耗時耗力，尤其是在信息的錄入方面，很多信息錄入都要靠管理人員個人的理解。電子檔案在信息的統(tǒng)計、整理和分類方面有著統(tǒng)一和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就能夠有效提高公園檔案信息的客觀性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。電子檔案則能夠有效改善工作效率低的狀況，公園檔案管理人員可以借助計算機上的檔案管理軟件進行檔案管理，有效節(jié)約了人力物力，提高了檔案的管理效率。除此之外，錄入到檔案中的信息經(jīng)常面臨著修改的問題，隨著公園的發(fā)展，資源信息也發(fā)生著相關(guān)的變動，可能需要增添新信息，也可能需要對原信息進行修改，以往的過程需要耗費大量的人力物力，而電子文檔也不一樣，無論是修改原信息，還是在原信息基礎(chǔ)上增加新的信息，操作起來都是極其方便的，而且電子檔案還能在查缺補漏方面發(fā)揮有效作用。
（三）電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的應(yīng)用在提升公園檔案管理工作質(zhì)量方面有著重要意義。最近幾年，為了落實相關(guān)法律法規(guī)，并且提升當(dāng)前的企事業(yè)單位檔案管理水平，湖北省出臺了《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評審辦法》，其中就講到了相關(guān)企事業(yè)單位需要依據(jù)原本的考評方法所獲取的“AAA級”“AA級”“A級”，依次對應(yīng)最新考評方法的“省特級”“省一級”“省二級”，如果考評對象是建筑工程相關(guān)的單位，還需要關(guān)注相關(guān)檔案的可追溯性，所以說公園必須提升相應(yīng)的檔案管理工作質(zhì)量。對公園檔案進行有效管理，可以方便后續(xù)階段相關(guān)人員對信息的查詢，因此，加強公園檔案的管理，實際上就是為了給信息使用者提供更好的服務(wù)質(zhì)量。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息的電子化。大量的信息被存儲在計算機介質(zhì)中，不僅能夠方便信息使用者進行查詢，而且還能通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，實現(xiàn)資源信息的地域移動和共享，并且電子文檔能夠讓信息使用者能夠在海量信息中快速找到自己所需要的信息資源，有效提高了公園檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。通過這種形式，游客可以快速檢索公園歷史信息以及游覽線路。
三、結(jié)語
綜上所述，電子檔案是當(dāng)前信息時代的產(chǎn)物，其優(yōu)勢一目了然。公園檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極使用這種新型的檔案，將其應(yīng)用到工作之中，不僅能夠提高公園檔案管理工作的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，還能保證公園檔案信息的保密性，為我國和諧社會的構(gòu)建作出重要的貢獻。
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞：檔案理念 檔案工作 關(guān)系
隨著我國改革開放的深入和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案不斷地得到應(yīng)用。特別是高校隨著五年一次評估的深入，“幕后英雄”――檔案更是發(fā)揮著極其重要的作用。但由于多種原因，目前檔案理念仍然較為淡薄的現(xiàn)象在高校依舊存在，檔案理念問題已成為制約高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵問題。
一、檔案理念與檔案工作的區(qū)別
檔案理念，是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，也就是人們對檔案的性質(zhì)和價值的認識，對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識。既包括社會上人們對檔案和檔案工作的認識，也包括檔案工作者對檔案和檔案工作的認識。
檔案工作，是指管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務(wù)的一項業(yè)務(wù)系統(tǒng)，是檔案室和檔案館對檔案信息資源的管理與開發(fā)工作，也就是通常所說的檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統(tǒng)計等項工作。
二、檔案理念與檔案工作相互影響、相互制約。有著不可分割的密切關(guān)系
首先。強化檔案理念對檔案工作有著巨大的推動作用。有檔案理念，才能以檔案的眼光去看待、對待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件時注意符合檔案要求，方便存檔立卷等。也就是說，檔案理念越強，越有利于檔案材料的有效收集，越能使形成的檔案材料具備及時、準(zhǔn)確、完整的特點，從而最大限度地滿足利用者的需求。其次，檔案工作又反作用于檔案理念。做好檔案服務(wù)工作，搞好檔案各方面事業(yè)建設(shè)，是增強人們檔案理念的關(guān)鍵。如：高校檔案，是指高等院校在從事教學(xué)、科研及管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案等。高校檔案工作是高校各項工作中不可缺少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是衡量教學(xué)、科研、管理和其他各項工作水平的重要標(biāo)志之一。做好檔案管理工作，對于總結(jié)、探索和改革學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作的規(guī)律，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平，具有十分重要的意義。誠如有些論者所言：“可以毫不夸張地說。一所學(xué)校的檔案文化就是這所學(xué)校整體文化的基石?！币蚨龊酶咝５臋n案管理工作就必須加強教職員工和檔案管理工作者的檔案理念。
三、檔案理念與檔案工作應(yīng)協(xié)調(diào)發(fā)展
由于多種原因，目前高校檔案理念較為淡薄的現(xiàn)象仍然存在，特別是院(系)二級檔案保管單位在檔案管理方面還存在著許多問題：第一，一些院(系)領(lǐng)導(dǎo)檔案理念薄弱以致沒有完整的行文制度，沒有檔案文件的傳閱制度?？赐晡募缶头诺阶约菏掷?，不能及時歸檔，有時隨手亂放，造成文件的丟失。第二，檔案管理人員基本是兼職，由院(系)辦公室人員負責(zé)。由于辦公室工作頭緒多、繁雜，不可能進行系統(tǒng)的管理，而這些人員往往又未受過檔案管理工作培訓(xùn)，檔案理念又較為薄弱，不夠注重檔案的及時收集、整理、歸檔，特別是科研檔案和教學(xué)檔案更是如此。第三，整理不力。在檔案分類上，采用實用性存放，沒有根據(jù)檔案的性質(zhì)進行規(guī)范分類整理，而是自己覺得有用就留下來，無用的就丟掉，造成檔案材料收集不齊全。第四，不注意檔案及時移交，致使某些檔案材料缺乏連續(xù)性。由于人事的變動，造成檔案的缺檔現(xiàn)象嚴重。第五，不注意對檔案材料的妥善保存，致使原始的紀(jì)錄在一段時間之后紙質(zhì)變黃發(fā)脆。字跡模糊無法辨認，變成一堆廢紙。特別是五年一次的本科教學(xué)評估更需要檔案的完整性、規(guī)范性。針對這些問題，要想盡快改變現(xiàn)狀，筆者認為應(yīng)從以下幾個方面著手：
1 加強宣傳力度
檔案的宣傳介紹是社會公民認識檔案的基礎(chǔ)，因此高校應(yīng)增強院(系)教職員工和檔案管理人員的檔案理念，特別是加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。高校還應(yīng)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)國家有關(guān)法令，學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》，認識到檔案工作的重要性，把檔案工作納入日常的工作中。
2 完善制度
改變過去那種沒有行政管理制度和傳閱制度的狀況，完善制度，使檔案管理工作有據(jù)可查、有法可依，有規(guī)范的指導(dǎo)，從而使檔案文件及時、完整、有序地歸檔。
3 加強培訓(xùn)
檔案工作者是檔案專業(yè)人員，也是檔案管理的主體。增強檔案工作者的檔案理念是強化全社會檔案理念的核心，也是搞好檔案工作的保證。因此，必須對檔案工作人員加強培訓(xùn)、以提高素質(zhì)。
(1)甘于奉獻。檔案部門特別是院(系)檔案管理人員，人員少，任務(wù)繁重，工作瑣碎，又有很多是兼職，如果不具備奉獻精神，是不能搞好檔案工作的。所以，一個檔案工作者，首先要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，熱愛本職工作。具有奉獻精神。
(2)具有高度的責(zé)任感、業(yè)務(wù)能力和計算機能力。文件轉(zhuǎn)化為檔案是一個專業(yè)性極強，而且程序極為復(fù)雜的過程。它直接影響檔案工作的質(zhì)量。每一卷檔案的收集、分類、裝訂、編目、管理都有非常嚴格的要求，這就要求檔案工作者不僅要熟悉案卷的整理流程，還要掌握一定的檔案管理和保護技術(shù)。過去院(系)檔案工作紊亂很大程度上是由于檔案管理人員檔案理念淡薄，對檔案工作不甚了解，不知如何進行收集、整理、分類、歸檔，對于檔案的檢索與服務(wù)更是不甚了解，因而我們必須對他們進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。如：《檔案學(xué)概論》、《科技檔案》、《檔案管理學(xué)》、《保護技術(shù)學(xué)》、《文書學(xué)》等進行系統(tǒng)的培訓(xùn)。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息技術(shù)的更加廣泛的應(yīng)用，許多新型載體的檔案出現(xiàn)了，也正如錢學(xué)森同志指出的：“現(xiàn)在圖書館、檔案館、情報單位的工作人員應(yīng)當(dāng)是信息專家或信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設(shè)者，也是信息使用的向?qū)д吆皖檰?。”這正是強調(diào)了檔案管理工作者應(yīng)加強學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)水平，成為適應(yīng)新形勢下合適的檔案工作者的重要性。
4 利用現(xiàn)代化手段管理檔案
早已有論者指出：“隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)還將發(fā)生新的變化?！崩矛F(xiàn)代化手段管理檔案，既是檔案工作發(fā)展的必然，又是提高檔案管理水平和工作效率的一項重要措施，院(系)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極為檔案管理工作創(chuàng)造條件，購置先進設(shè)備，使檔案管理工作的現(xiàn)代化水平和效率提高到一個新層次。
5 搞好檔案的開發(fā)利用
紙質(zhì)檔案在其本身的含義上就是以筆與紙的形式對社會上的組織與個人在生活中直接影響而形成的各種記錄性的文字與圖表等不同信息的合集。電子檔案在現(xiàn)實生活中的應(yīng)用雖然具有快速性與高效性的特點，并且在生活之中的應(yīng)用范圍也在漸漸的占領(lǐng)高地，有著不可阻擋的趨勢。但是與此同時，電子檔案的可靠性與真實性卻總是不如人意。因此，在電子檔案得到大力推廣的今天，必須要將紙質(zhì)檔案的重要性進行突出的保護。
關(guān)鍵詞：
檔案信息化；紙質(zhì)檔案；電子檔案；重要性
檔案上的信息化本身體現(xiàn)出來的是檔案管理在信息時代的一種必然的趨勢。在檔案的管理上，同樣是我檔案事業(yè)的“十二五”規(guī)劃的中的一項重要的內(nèi)容關(guān)于紙質(zhì)檔案的去與留，一直都是專家學(xué)者們經(jīng)常探討的一個熱點。所以基于此，現(xiàn)在必須要做的是對信息化背景下紙質(zhì)檔案的定位與重要性進行一個充分的認識，盡量在紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合互補中尋求一個關(guān)鍵點，讓檔案的信息化管理走上科學(xué)化與規(guī)范化的正軌。
1紙質(zhì)檔案擁有非常明顯的比較優(yōu)勢
紙質(zhì)檔案就是以筆和紙的形式對社會組織和個人在工作生活中直接形成的各種文字、圖表等不同形式的信息進行記錄與保存的檔案形式。這種把紙張作為信息記錄載體的檔案有著一些非常突出的優(yōu)勢：
1.1信息與載體的依附性較強。載體與信息的統(tǒng)一就使原始記錄性這一屬性得以形成。其在檔案信息的原始真實性與存儲介質(zhì)的原始依附性兩個方面都有所體現(xiàn)。因為信息與載體密不可分屬于傳統(tǒng)介質(zhì)的特點，當(dāng)信息與載體達到充分地結(jié)合，將其進行分離就非常難。不僅如此，人們只有借助于依附在紙張等載體上的文字、圖形，才能夠?qū)ζ渌休d的信息有所了解。
1.2充分體現(xiàn)檔案信息的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的形成是由文件直接轉(zhuǎn)化過來的，對過去的歷史情況客觀地記錄，其憑證功能令人信服。作為管理檔案信息的載體，也是在特定的條件下通過特定的責(zé)任人制作來形成的實體材料。
2紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性日益凸現(xiàn)
檔案信息化管理就是通過信息技術(shù)等高科技手段來促使檔案由實體保管實現(xiàn)以數(shù)字化信息為載體，向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變。在檔案信息化管理過程中，紙質(zhì)檔案有著極其重要的作用，主要體現(xiàn)在：
2.1發(fā)揮紙質(zhì)檔案原始憑證作用可確保檔案的真實性。檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，但是，對于電子檔案的法律地位國家尚且沒有相關(guān)法律法規(guī)能夠?qū)Υ诉M行明確.但對于管理完善的紙質(zhì)檔案來說，其真實性是確定無疑的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所體現(xiàn)的是“內(nèi)容的原始性”和“形式的原始性”的有機統(tǒng)一，其唯一性表現(xiàn)在其文件資料的字體、字跡、圖像、印章以及紙張載體均不可能被替換掉，若存在被篡改和復(fù)制的內(nèi)容也很難達到與原件完全一致的程度。因此，目前的技術(shù)條件就決定了紙質(zhì)檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。
2.2發(fā)揮紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性作用?？纱_保檔案信息安全性。因為計算機軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進行信息安全防護。所以很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。
3發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的途徑
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著電子檔案無法替代的一些絕對的優(yōu)勢，其安全性和隱患性在檔案信息化得到了充分的體現(xiàn)，與此同時，紙質(zhì)上的檔案管理被許多的機構(gòu)認可，具有很強的法律效力與權(quán)威性，這是電子檔案無法取代的。所以，要從以下幾個方面入手。
3.1促進檔案管理人員的觀念更新。紙質(zhì)檔案與管理人員的位置關(guān)系是檔案屬于管理人員的客體，在傳統(tǒng)對紙質(zhì)檔案管理上的辦法已經(jīng)讓管理人員適應(yīng)了，所以在紙質(zhì)檔案與電子檔案上的共存模式組合上讓許多的工作人員感到吃力，這樣的趨勢要求檔案的管理人員需要盡快的將自身思想觀念給進行及時的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的管理模式，以全面型檔案管理人才上的標(biāo)準(zhǔn)對自己進行要求，跟上時代的腳步，科學(xué)的對檔案進行管理。在知識的學(xué)習(xí)上，檔案的管理人員一定要積極學(xué)習(xí)新的的知識，對自己的知識體系進行完善，以現(xiàn)代的科技手段對自己的職業(yè)上的素養(yǎng)進行豐富。對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行熟練的掌握以后，也要與時俱進的將網(wǎng)絡(luò)檔案管理上的技術(shù)手段進行學(xué)習(xí)，熟練的將電腦上的知識進行掌握，其中包括數(shù)據(jù)庫上的信息存儲。進而成為一個在檔案管理上的全能型人才。從工作的重心到服務(wù)手段的各個方面都進行全面的改革，將傳統(tǒng)在檔案管理模式上的局限都進行及時的提升與改進，在對自己綜合素質(zhì)進行提升的基礎(chǔ)上，也進一步的將自我在創(chuàng)新能力上的實力進行拔高的處理，樹立一個現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。
3.2對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行完善。想要檔案盡快實現(xiàn)信息化，這樣的轉(zhuǎn)變離不開與計算機技術(shù)的結(jié)合，數(shù)據(jù)上的質(zhì)量會對檔案起到?jīng)Q定性的作用，合格的數(shù)據(jù)上的格式必須要有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與健全的制度，于此同時，還要將新型檔案上的信息進行載體儲備格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)上的項目進行積極的推進。因此，必須將完善的檔案管理上的標(biāo)準(zhǔn)進行及時的建立，進一步的將電子檔案與紙質(zhì)檔案工作進行規(guī)范。
3.3改進與調(diào)整檔案保管設(shè)施。只有將電子檔案與紙質(zhì)檔案上的結(jié)合工作給進行妥善的處才能將最佳的效果進行實現(xiàn)。加上這兩者的運行支柱都是一定的物質(zhì)支持而存在的，所以在安全性上與完整性都離不開一定的實施與條件來進行保證。紙質(zhì)檔案在信息的存儲上不如電子檔案的多，所以在長期的積累的案卷面前，檔案存儲在庫房需求上很大，這給庫房的壓力也很大。電子檔案的出現(xiàn)就將這個問題進行了完美的解決。光盤在信息的存儲上的擁有很大的優(yōu)勢，并且占據(jù)的空間也很小，不會讓人工資源造成浪費。
4結(jié)論
對于檔案上的管理人員來說，一定要對紙質(zhì)檔案的真實性與安全性進行充分的認識，并理解這些特性的重要作用，想要實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的模式上來，就必須將兩種模式上所要面對的融合進行充分的準(zhǔn)備，做好兩者之間的在優(yōu)勢上的互補，進而有力的將現(xiàn)代檔案事業(yè)上的工作得到健康與科學(xué)的運行，只有兩者能夠做到優(yōu)勢上的互補，才能將檔案儲存上的管理進行進一步的優(yōu)化。
作者：劉欣欣 單位：大慶市龍鳳區(qū)人才交流服務(wù)站
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［關(guān)鍵詞］知識管理；高校檔案管理
高校檔案管理是指高校在從事學(xué)校事務(wù)管理的各項活動中所形成的有利用價值的不同形式的歷史記錄，包括文字、圖表、音像等信息資料，是記錄和反映學(xué)校歷史變革的載體。學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作，是學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要管理工作。因而，如何在院校體制改革不斷深化的背景下進一步搞好檔案管理工作，是亟待解決的問題。筆者認為，在知識經(jīng)濟時代，應(yīng)用知識管理的理念進行檔案管理是高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
一、知識管理的方法概述
知識管理是在知識經(jīng)濟浪潮中，管理領(lǐng)域發(fā)生的一次新的革命。知識管理是通過對企業(yè)知識資源的開發(fā)和有效利用以提高企業(yè)創(chuàng)新能力，從而提高企業(yè)創(chuàng)造價值能力的管理活動。［1］知識管理的目標(biāo)就是力圖能夠?qū)⒆钋‘?dāng)?shù)闹R給最恰當(dāng)?shù)娜艘员闶顾麄兡軌蜃龀鲎顑?yōu)的決策。西方學(xué)者對于知識及知識管理的研究始于20世紀(jì)50年代，90年代中期知識管理開始為信息系統(tǒng)研究者所關(guān)注，并持續(xù)至今，目前已進入理論深化和實證應(yīng)用階段．而我國直到2000年后，該領(lǐng)域的研究才開始逐漸增多，并在近幾年得到了迅速發(fā)展。［2］知識管理的應(yīng)用主要集中在3個方面：企業(yè)知識管理、圖書情報知識管理和知識管理的度量。
將知識管理方法應(yīng)用于高校檔案管理既可以看作是知識管理應(yīng)用的一種嘗試，也可以看作是圖書情報知識管理的延伸。在知識經(jīng)濟時代，應(yīng)用知識管理的理念對檔案工作進行管理是高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
二、高校檔案管理工作中存在的問題
高校檔案是高校中的重要信息資源，是高校進行經(jīng)驗總結(jié)、改進管理、制訂建設(shè)發(fā)展計劃的重要依據(jù)。目前，高校檔案管理工作已經(jīng)取得了一些成效，但仍然存在諸多問題。
第一，檔案信息載體形式多種多樣。隨著高校信息化建設(shè)的進一步開展，高校檔案的保存也逐漸呈現(xiàn)出多種形式，不僅有傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文檔，更多的是電子文檔。如果不對各種形式的檔案進行梳理整合，很容易造成原始資料流失。檔案信息載體形式多種多樣對高校檔案的管理工作提出了新的課題——如何將這些不同形式的載體進行有效管理。高校檔案管理工作者對此進行了大量的嘗試，但是目前看來，效果并不是非常理想。
第二，檔案信息服務(wù)效率低下。一方面，檔案信息服務(wù)的對象比較單一，基本上局限于校領(lǐng)導(dǎo)和管理層，為廣大教職員工及學(xué)生提供的服務(wù)較少，這在一定程度上阻礙了校務(wù)公開環(huán)境的建設(shè)。由于目前高校檔案管理主要依靠手工查檔，在管理人員有限的情況下，一旦查詢數(shù)量增加幾倍，管理人員就很難應(yīng)付。所以檔案工作只為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。另一方面，檔案工作僅僅局限在歸檔留存層面上，對檔案信息的二次開發(fā)利用較少，因而查閱檔案所得到的僅僅是原始的信息，檔案利用率低下。
第三，檔案管理意識不強。目前，高校的檔案管理工作大多局限于材料的簡單歸檔，甚至存在因歸檔不及時造成資料的積壓甚至丟失的現(xiàn)象。檔案管理工作得不到足夠重視。隨著校務(wù)辦公自動化的實施，檔案管理工作者必須做好思想上及技術(shù)上的準(zhǔn)備，將電子文件及多媒體信息完整歸檔。很多應(yīng)該歸檔的檔案并沒有按照制度的要求進行存檔。同時，由于存檔制度不建全，造成珍貴歷史資料的流失。
三、對高校檔案實施知識管理的意義
第一，從深度與廣度上擴展檔案管理的范圍。在檔案管理工作中實施知識管理，使得檔案管理不僅僅局限于歷史文件的管理，而是對檔案中所包含的信息及知識進行管理。知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構(gòu)一個整體的知識資源體系。
第二，提高檔案信息服務(wù)效率。按照知識管理的理念與方法，將檔案信息進行去粗取精，并進一步挖掘其中有價值的信息資源，進而進行有效的調(diào)動、開發(fā)與組合，能夠幫助決策者提高決策質(zhì)量與水平，從而提高了檔案信息的服務(wù)效率。
四、用知識管理理念進行檔案管理的對策
第一，轉(zhuǎn)變觀念，樹立檔案管理新意識。為了更好地進行檔案管理，必須樹立正確的觀念。只有在思想上認識到實施知識管理的必要性，才能使檔案管理工作邁上新臺階。因此，檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，由對歷史資料的簡單匯總與整理轉(zhuǎn)變?yōu)槊鞔_責(zé)任、積極干預(yù)和整合。將顯性的檔案信息知識與隱性的檔案業(yè)務(wù)知識融合，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。
關(guān)鍵詞：監(jiān)督檔案；規(guī)范化；信息化
工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是指在工程質(zhì)量監(jiān)督實施過程中形成的文字、表格及音像資料，是工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)和監(jiān)督人員從事監(jiān)督管理工作的原始記錄和重要憑證，也是上級建設(shè)行政主管部門對監(jiān)督機構(gòu)和人員開展考核的重要依據(jù)。加強工程質(zhì)量監(jiān)督檔案收集、整理、歸檔的規(guī)范化管理，對于促進工程質(zhì)量監(jiān)督管理水平進一步提升，體現(xiàn)質(zhì)量監(jiān)督管理工作的科學(xué)性、公正性和權(quán)威性有積極作用。因此，做好工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作意義重大。
一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理中存在的問題
（一）工程質(zhì)量監(jiān)督檔案標(biāo)準(zhǔn)不明確，材料內(nèi)容參差不齊。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部第5號令《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理規(guī)定》要求質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)需建立工程質(zhì)量監(jiān)督檔案，但未對工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的具體內(nèi)容進行明確。具體到地方，以湖北省為例，《湖北省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法》（鄂建[2011]79號）明確了工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的立檔時間要求及保管期限，但也未對監(jiān)督檔案具體內(nèi)容提出意見。內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)的不明確，造成各地質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)在形成監(jiān)督檔案時隨意性較大。有的監(jiān)督檔案資料浩繁，有的卻寥寥數(shù)頁；有的把施工、監(jiān)理等單位的技術(shù)資料甚至工程圖紙均收集存檔，真正反映監(jiān)督工作開展的記錄卻難覓蹤影，材料內(nèi)容不符合要求。（二）囿于實際困難，監(jiān)督檔案資料不同步，不連續(xù)。質(zhì)量監(jiān)督工作主要在現(xiàn)場展開，在現(xiàn)有的條件下，監(jiān)督檢查記錄一般由監(jiān)督人員在檢查結(jié)束后回到辦公室予以補記，監(jiān)督記錄的同步性較差。同時，隨著市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模的日益擴大，監(jiān)督人員的監(jiān)管任務(wù)屢創(chuàng)新高。在一名監(jiān)督人員同時監(jiān)管數(shù)十項工程的前提下，完全將監(jiān)督抽查與監(jiān)督計劃逐一對應(yīng)且同步記錄還有一定的實際困難，監(jiān)督檔案資料的連續(xù)性存在差距。（三）重視程度不夠，監(jiān)督檔案資料不規(guī)范、不交圈。部分監(jiān)督人員重實際檢查、輕文字記錄，往往出現(xiàn)監(jiān)督記錄字跡潦草、內(nèi)容簡單、簽證不全等問題。有的監(jiān)督檔案中有針對質(zhì)量問題的整改通知，卻無責(zé)任單位的回復(fù)報告及現(xiàn)場復(fù)查記錄；有的在監(jiān)督記錄中提出了監(jiān)督意見，而后續(xù)的檢查記錄中沒有相關(guān)的落實情況。（四）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程特殊性造成工程質(zhì)量監(jiān)督檔案歸檔難。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程戰(zhàn)線長、斷面多，有的甚至邊拆邊建，造成大多市政基礎(chǔ)設(shè)施工程履行基本建設(shè)程序不足，無證施工、先施工后辦理注冊登記手續(xù)、未經(jīng)竣工驗收備案即投入使用的情況比較普遍。建設(shè)行為的不規(guī)范給工程質(zhì)量監(jiān)督檔案收集整理造成很大困擾。有的工程介入監(jiān)管時已經(jīng)開始施工，前期相關(guān)資料難以收集；有的工程已經(jīng)投入使用但遲遲不辦理竣工驗收手續(xù)，工程檔案資料長期滯留在監(jiān)督人員手中難以移交，隨著時間推移難免出現(xiàn)遺失、損毀等情況。
二、加強質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的建議
隨著我國經(jīng)濟水平和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多高職院校采用會計電算化的方式進行日常工作，會計檔案的內(nèi)涵和外延都產(chǎn)生了深刻的變化，而新的會計檔案形式仍然沒有規(guī)范的管理方法和處理措施，這是促成高職院校會計檔案管理混亂的原因之一。而我國現(xiàn)階段高職院校多數(shù)由中專學(xué)校升格合并，多校合并時沒有對需要銷毀的會計檔案進行清理，也極易造成管理不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。
會計核算專業(yè)資料具體包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類和其他類會計核算資料，而這四大類資料就構(gòu)成了會計檔案的全部范圍。眾所周知，會計檔案不僅僅是會計活動的產(chǎn)物，同時也是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)。所以，保管好會計檔案可以方便在必要的時候進行查閱和審計。而在高職院校當(dāng)中的會計檔案有以下幾類：
會計憑證：是一種記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)和明確經(jīng)濟責(zé)任，并且按一定格式編制的據(jù)以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)最初發(fā)生時就馬上填寫的書面證明，包括如飛機票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發(fā)放明細表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據(jù)，作為記入賬簿內(nèi)各個分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。
會計賬簿：會計賬簿具有一定格式并且由相互聯(lián)系賬頁所組成，是通過序時、分類等方式全面的記錄一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的會計檔案。連接會計憑證和會計報表的中間環(huán)節(jié)就是設(shè)置和登記會計賬簿，做好會計賬簿的工作對于加強經(jīng)濟管理具有非常重要的意義。
財務(wù)會計報告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財務(wù)狀況的書面文件。包括資產(chǎn)負債表、收入支出表、財政補助收入支出表和附注等。
其他：包括上級主管部門下發(fā)的有關(guān)財會文件，高職院校內(nèi)部制定的有關(guān)財會部門的制度文件和銀行存款對賬單、y行存款余額調(diào)整表、國庫統(tǒng)一支付對賬單、會計檔案移交清單和會計系統(tǒng)支持軟件及密碼等。其他類會計檔案也是高職院校會計檔案的重要組成部分，而這部分會計檔案也常常與文書檔案相混淆。
會計檔案的重要性
會計檔案是單位總結(jié)經(jīng)驗、確定責(zé)任事故、分析和判斷事故原因、打擊經(jīng)濟犯罪的重要依據(jù)之一。單位可以通過會計檔案所提供的過去經(jīng)濟活動史料。對本單位進行經(jīng)濟前景預(yù)測，并由此預(yù)測作出實際經(jīng)營決策，進一步編制相關(guān)財務(wù)、成本計劃。鑒于會計檔案的重要性，《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和。
會計檔案管理問題
對會計檔案的重要性認識不夠。有領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對會計檔案的管理不重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導(dǎo)致會計檔案管理混亂的首要原因。領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應(yīng)的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。
會計檔案的鑒定銷毀不及時。目前，全國高職院校所存放的會計檔案大多數(shù)都已經(jīng)超過法律規(guī)定的存放年限，應(yīng)給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當(dāng)大的儲存空間。造成該現(xiàn)狀的原因有以下幾點：責(zé)任意識缺失和執(zhí)行力度的不強，大部分高職院校在會計檔案的管理過程中不愿意銷毀到達存放期限的會計檔案，擔(dān)心承擔(dān)相關(guān)責(zé)任；現(xiàn)階段大多高職院校由中專學(xué)校升格合并而成，但在合并時大量會計檔案沒有進行及時的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財務(wù)部門缺乏相應(yīng)的監(jiān)督，致使會計檔案銷毀工作不能如期進行；高職院校領(lǐng)導(dǎo)和財會人員對會計檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計檔案不僅要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，也需要消耗大量人力物力財力，而有點領(lǐng)導(dǎo)會認為不能銷毀上個領(lǐng)導(dǎo)任期所產(chǎn)生的會計檔案，避免承擔(dān)責(zé)任耗時耗力。
會計檔案管理問題的解決措施
會計檔案管理人員方面：會計檔案管理人員平時應(yīng)積極主動宣傳相關(guān)會計檔案管理法規(guī)，通過潛移默化的宣傳加強財務(wù)工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理的重視度，盡早將會計檔案管理工作納入工作指標(biāo)當(dāng)中。同時會計檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)積極提升自身職業(yè)修養(yǎng)素質(zhì)，參與培訓(xùn)，做好對會計檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。
高職院校單位方面：不僅僅是會計檔案管理人員，從全單位和領(lǐng)導(dǎo)的角度上來看，也應(yīng)當(dāng)自上而下的加強對會計檔案的管理重視，設(shè)置專門管理會計檔案的崗位，劃撥固定的會計檔案室，做好檔案室的設(shè)施工作，包括防潮防蟲等。
加強對會計檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學(xué)習(xí)提升財務(wù)人員對會計檔案重要性的理解和認識。多舉辦培訓(xùn)班，提升會計檔案管理人員素質(zhì)和財務(wù)人員職業(yè)能力，確保會計檔案的正確管理。
完善相關(guān)管理制度和責(zé)任辦法，明文列出會計檔案銷毀的責(zé)任歸屬，明確各會計人員的職權(quán)范圍，定期銷毀會計檔案。