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關鍵詞：電子商務檔案管理；智能化；發(fā)展
中圖分類號：F71336文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）03-0193-02
隨著電子商務的不斷發(fā)展，以往電子商務檔案的管理模式滿足不了電子商務的需求。目前，電子商務檔案的內(nèi)容具有多樣化、復雜化的特點，具體表現(xiàn)形式有電子郵件、電子收支款項、電子賬單等。[1]為了將這些復雜、大量的電子商務檔案更加條理化、系統(tǒng)化，那么相應的管理模式需要智能化。因此，客觀角度上，電子商務產(chǎn)業(yè)取得的重大成就推進了電子商務檔案管理向智能化方向發(fā)展。
一、電子商務檔案的特點
第一，電子商務檔案具有虛擬性。因為電子商務產(chǎn)業(yè)的進行使處于網(wǎng)絡環(huán)境中，它具有同網(wǎng)絡一樣的虛擬性質。那么，電子商務檔案也同樣具備虛擬的特征。具體表現(xiàn)為，電子商務活動和交易都是在網(wǎng)絡平臺上完成的，這些活動或交易所產(chǎn)生的一切信息都是虛擬的，包括交易的內(nèi)容、物質信息，另外，交易時買賣雙方采用的支付手段是網(wǎng)上銀行或其他的金融服務，這些信息也同樣具備虛擬性的特征。
第二，電子商務檔案具有復雜性的特征。電子商務的一切活動和行為的存儲方式都是通過數(shù)字技術來存儲，這些信息的獲取需要通過編碼解譯，并不能直觀獲取到這些信息，因此，電子商務檔案也愈加復雜化。
第三，電子商務檔案具有集成性。和傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子商務檔案在信息存儲上具有集成性的特點。目前的電子商務檔案不僅存儲的有文字等單一性的信息，還包括一些圖像、視頻信息，電子商務檔案存儲的信息多元化，較紙質檔案更為方便。
二、電子商務檔案智能化管理的發(fā)展趨勢
（一）電子商務檔案存儲的智能化發(fā)展
電子商務檔案的管理有三項具體內(nèi)容，分別是存儲、信息檢索和應用。整個電子商務產(chǎn)業(yè)是在計算機和網(wǎng)絡平臺上進行的，而且檔案信息的存儲也同樣需要依靠計算機。因此，電子商務檔案存儲的智能化發(fā)展必須依靠計算機來完成。
電子商務檔案存儲的智能化，是指通過計算機的運算和控制功能應用到存儲設備上，也就是說讓存儲電子商務檔案的設備本身擁有等同于計算機存儲系統(tǒng)的運算控制功能，讓存儲設備智能化，讓存儲設備能夠自發(fā)存儲電子商務檔案。并且在此基礎上，對電子商務檔案進行備份，保證電子商務檔案的安全性，對電子商務檔案進行分級存儲。如果電子商務檔案采用智能存儲的方式，具有非常明顯的效果，對比原來的存儲方式，智能存儲在信息安全和保密兩方面上有著更大的優(yōu)勢。具體來說，智能存儲更加全面具體地監(jiān)控信息存儲設備的內(nèi)部情況，包括文件數(shù)據(jù)的讀取、寫入。此外，在發(fā)現(xiàn)存儲系統(tǒng)問題和故障上，智能存儲技術可以及時發(fā)現(xiàn)并采取相應的措施來解決問題，保證存儲信息的安全完整以及存儲設備的繼續(xù)使用。電子商務檔案智能存儲除了軟件上的智能化，也就是存儲管理管理的智能化之外，還需要硬件上的智能化。對于電子商務檔案的安全性來講，智能存儲可以保證檔案信息的完整性和安全性，另外，智能存儲中的信息備份管理可以避免信息丟失帶來的麻煩和困擾。而且，當電子商務檔案存儲系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，可以進行修復，給電子商務檔案的管理提供了有利條件。[2]
（二）電子商務檔案信息檢索的智能化發(fā)展
科技的發(fā)展給人類的生活和工作帶來了翻天覆地的發(fā)展，電子商務檔案信息檢索智能化應運而生，是不可逆轉的發(fā)展趨勢。計算機技術的發(fā)展已經(jīng)取得了很多的成就，其中在信息檢索方面，發(fā)明了圖文信息智能檢索，計算機信息檢索技術的發(fā)展為電子商務檔案信息檢索智能化提供了一定的幫助。
電子商務檔案存儲的信息具有復雜性和集成性：信息存儲形式和格式多樣化，信息的表現(xiàn)方式多樣化，信息的加密情況不一樣，包括存儲信息的設備不同，面對復雜的信息，對信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息檢索智能化具有非常深遠的影響力和意義。
將商業(yè)、客戶信息等內(nèi)容和搜索詞的關聯(lián)度作為基礎，以包含信息的重要性作為考察指標，對這些包含的信息進行排序，提高搜索的效率。而且，產(chǎn)業(yè)的進步必然會帶來更多更復雜的交易信息和客戶信息，傳統(tǒng)的信息搜索方式只會加大用戶搜索的困難度和工作量，而為了方便用戶更加快速地搜索到自己想要查詢的商業(yè)信息等內(nèi)容，就必須智能搜索信息。
現(xiàn)階段的人工智能技術取得較大程度的進步和發(fā)展，技術上的成熟為智能信息搜索提供了便利條件。[3]而且，依托快速發(fā)展的人工智能技術，智能化信息檢索越趨于高級階段發(fā)展。
（三）電子商務檔案應用的智能化發(fā)展
企業(yè)需要將檔案所包含的信息作為依據(jù)預測商情、設計營銷方案、處理客戶關系。目前，對檔案信息的應用已經(jīng)成為推動電商產(chǎn)業(yè)進步的一項重要途徑。為了實現(xiàn)最優(yōu)目標，研究如何實現(xiàn)檔案應用的智能化成為現(xiàn)階段電子商務研究的主要內(nèi)容。
企業(yè)對電子商務檔案的應用主要在預測商情、設計營銷方案和處理客戶關系三個領域。檔案存儲的信息包含客戶檔案。在電子商務活動開展過程中，企業(yè)和客戶之間的交流方式和以往的傳統(tǒng)交易模式有很大的區(qū)別，因此，客觀上要求企業(yè)經(jīng)營管理者必須正確處理新型的客戶關系。當前階段將客戶作為中心、重視客戶的商業(yè)模式要求，必須管理新型客戶關系，而且管理新型客戶關系是企業(yè)樹立以客戶為中心理念的重要實踐。企業(yè)將客戶關系管理系統(tǒng)進行智能化，形成新型的客戶關系管理系統(tǒng)，企業(yè)通過這種管理系統(tǒng)來加強和客戶之間的聯(lián)系，更好地服務客戶，增添客戶對企業(yè)工作的滿意度，達成企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭力提升的目的。此外，企業(yè)還可以通過管理系統(tǒng)深入了解客戶的需求，研究電商產(chǎn)品的市場需求以及完善度，發(fā)現(xiàn)并解決企業(yè)在管理上存在的問題，吸引更多優(yōu)質的客戶，將利潤最大化，從而實現(xiàn)提高企業(yè)的競爭力，優(yōu)化企業(yè)管理能力的目的。
針對企業(yè)的商情預測需要智能化發(fā)展。隨著電子商務的發(fā)展，電子商務檔案存儲的客戶信息、商業(yè)信息是非常復雜且多樣，面對如此復雜和多樣的電子商務檔案信息系統(tǒng)，是需要一個智能化的數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)來進行高度的分析和處理。[4]而智能化的商情預測系統(tǒng)，它所依據(jù)的思想和技巧分別是數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)倉庫管理，采用的營銷策略是一對一的方式，并且采用個性化的售后服務，在此基礎上滿足客戶的需求。以此實現(xiàn)企業(yè)的盈利。另外，智能化的商情預測系統(tǒng)除了滿足現(xiàn)有的市場需求之外，還需要不斷的發(fā)展和更新，以適應不斷發(fā)展的市場，滿足不斷變化的客戶需求。
三、電子商務檔案管理智能化發(fā)展方式
電子商務檔案管理實現(xiàn)智能化需要通過兩個方面來完成。第一，硬件上，管理檔案必須依靠先進的計算機技術，這是電子商務檔案管理實現(xiàn)智能化的基礎和客觀要求?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)在硬件上的落后嚴重阻礙了智能化管理的前進路程，因此，在未來的發(fā)展中，企業(yè)必須對硬件的更新投入資金和精力上的支持，實現(xiàn)硬件和存儲設備的匹配，再匹配相應的軟件，使之具備實現(xiàn)智能管理檔案的前提條件。
第二，智能管理檔案的實現(xiàn)除了依托技術因素之外，還需要人為因素的支撐。因此，企業(yè)需要提升相關工作人員的知識和技術水平，引進先進的全面型人才，開發(fā)智能化電子商務檔案管理系統(tǒng)，讓員工能夠準確地掌握管理檔案的職能和技術。另外，電子商務檔案管理系統(tǒng)需要保證信息的準確性和安全性，對此，相應的管理系統(tǒng)可以通過設置權限，不同職位員工的操作權限不盡相同，相互制約，為電子商務檔案的準確性和安全性提供保障。
四、結語
網(wǎng)絡時代的到來帶來了信息爆炸，電子商務的不斷發(fā)展必然會產(chǎn)生多樣且復雜的交易信息和商業(yè)信息，對于存儲信息的電子商務檔案的管理必須智能化，才能保證電子商務檔案的完整性、準確性和安全性，才能為企業(yè)在開展電子商務活動和交易時掌握準確完整的信息來進行商情預測、設計營銷方案和處理客戶關系，成為企業(yè)發(fā)展的有力支撐，為企業(yè)在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢地位做出貢獻。
參考文獻：
[1]張冬青.電子商務檔案管理的智能化趨勢[J].檔案學研究，2011（06）：70-73.
[2]孫萬彤.電子商務檔案的特點及智能化發(fā)展趨勢探討[J].黑龍江史志，2014（20）：102.
【關鍵詞】醫(yī)院 智能化 人事檔案管理
當下的時代以信息技術的大發(fā)展和廣泛應用為基本特征，各個領域都已經(jīng)或正在向著信息
1.人事檔案管理發(fā)展概況
1.1國外研究及發(fā)展
人事檔案管理在國外，尤其是歐美發(fā)達國家發(fā)展較早，與之相近的管理領域還包括人事記錄和人事文件。這三個概念在國外研究和應用中經(jīng)常出現(xiàn)混用，但實際上，人事檔案與一般單位的人事文件是不同的。在國外對人事檔案進行定義的相關法律規(guī)定中，最流行的一種就是美國的密歇根州州法典對其進行的概括。該法典稱人事檔案記錄了企業(yè)職工整個工作生涯過程中所有的工作行為，這些行為保存在某些機構當中，能夠對職工的就業(yè)、升職、薪酬福利等工作的方方面面形成很大程度的影響。人事文件是保密性的，可以不被公開，而人事檔案有法律作為保障，企業(yè)員工可以要求企業(yè)對其公開人事檔案，否則就違背了法律的相關規(guī)定，應受到相應的制裁。
1.2國內(nèi)研究及發(fā)展
在我國，對人事檔案的定義也是多種多樣的，最為流行的解釋是人事檔案是國家和社會的組織機構以文字、表格或其他形式對個人的經(jīng)歷、業(yè)績、才能等進行記錄，并反映在個人的具體生活當中。由此可見，人事檔案由三部分要素構成，包括國家或社會層面的組織機構，檔案保存在個人的社會信息單元中，檔案記錄必須是真實的、客觀的。
從上述國內(nèi)外對人事檔案的定義和理解來看，人事檔案是在個人參加社會工作，由企業(yè)或社會機構進行人事管理過程中形成的，并以個人社會信息的形式進行整理收集，以備隨時對個人的工作信息進行考察。
2.醫(yī)院的人事檔案管理現(xiàn)狀
目前，由于我國的醫(yī)院現(xiàn)代化管理剛剛起步，許多醫(yī)院的管理水平還停留在上世紀八十年代左右，早已不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的需要，醫(yī)院的人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，其混亂現(xiàn)狀尤為嚴重。
2.1內(nèi)容模糊
人事檔案管理最重要的原則就是記錄內(nèi)容的清晰、真實，而這一點在目前的醫(yī)院管理缺陷尤為嚴重。其人員構成受到歷史環(huán)境的影響非常復雜，這就導致在實際的人事檔案管理工作中，人員信息內(nèi)容模糊，甚至造價的情況嚴重。更為嚴重的一個問題是，在醫(yī)院的人事檔案信息中，大部分都是個人工作生涯中所取得的各種各樣的成績，而對其所犯錯誤、工作失誤等不利信息則比重就輕，甚至直接省去。最重要的原因是人事檔案管理部門和領導者沒有端正責任態(tài)度，對發(fā)現(xiàn)的問題沒有及時進行糾正，甚至與相關人員一同造價，以謀取某些個人的私利。
2.2管理部門混亂
人事檔案管理應由醫(yī)院的人事管理部門負責，但在實際情況中，許多醫(yī)院或由于組織機構設置局限，或由于根本就沒有現(xiàn)代人事管理理念，沒有設置自己的人事管理部門，這就使得人事檔案的管理在實際操作中的管理非?；靵y，沒有一個直接負責的部門。這種“政出多門”的現(xiàn)象有著深刻的社會歷史因素的影響，在我國傳統(tǒng)的醫(yī)院管理工作中，由于受制于“檔隨人走”觀念的束縛，造成個人人事檔案的管理不斷的變換主管部門，而隨著市場經(jīng)濟和現(xiàn)代化企業(yè)管理理念的不斷發(fā)展，許多醫(yī)院開始意識到這一問題的嚴重性，但受到利益分配等現(xiàn)實因素的影響，使得目前的醫(yī)院人事檔案管理還在一定程度上存在著主管部門混亂的現(xiàn)象。
2.3檔案利用效率低
隨著我國經(jīng)濟市場化程度的不斷加深，對人事檔案利用效率的要求也越來越高，但在目前的醫(yī)院管理工作當中，人事檔案的利用效率非常低下，這又是受傳統(tǒng)觀念和檔案管理模式的不良影響。人事檔案的利用應擴展到社會經(jīng)濟的各種組織形式，充分利用人事檔案的信息優(yōu)勢，給社會經(jīng)濟的人事管理帶來活力。
3.醫(yī)院人事檔案管理的智能化發(fā)展
實現(xiàn)智能化發(fā)展的基礎是信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中得到大規(guī)模的推廣應用，事實上，信息化管理也是整個管理模式大的發(fā)展方向。具體的發(fā)展措施可以從以下幾個方面著手：
3.1打造信息化管理基礎
通過在醫(yī)院日常管理中全面應用網(wǎng)絡和信息技術，使信息化管理成為醫(yī)院各項管理工作的常態(tài)。涉及到人事檔案管理，通過建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，將各種人事檔案信息以電子文件的形式存儲在醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫中，為人事檔案管理的智能化發(fā)展提供牢靠的數(shù)據(jù)和信息支持。
3.2建立人事檔案信息管理局域網(wǎng)
在龐大的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫基礎上，醫(yī)院可通過建立內(nèi)部人事檔案管理局域網(wǎng)，使醫(yī)院職工可以通過局域網(wǎng)的平臺充分參與到人事檔案管理當中，形成智能化管理前提下的人人參與局面。
3.3建立統(tǒng)一的信息化管理標準
在建立了人事檔案管理的數(shù)據(jù)基礎和基本管理形式的前提下，通過建立統(tǒng)一的信息化管理標準，能夠對醫(yī)院人事檔案管理的智能化、標準化起到非常關鍵的標尺作用。
3.4運用信息化管理手段
現(xiàn)代社會是信息化社會，醫(yī)院人事檔案管理要想緊跟時代步伐，就必須采用信息化管理手段，具體來講就是要盡可能的多運用當代最新的科技成果和管理手段，同時還在很大程度上提高了檔案人事管理效率和水平，因此實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理是大勢所趨，是時展的必然趨勢。
4.結語
總之，通過現(xiàn)代化的信息手段對人事檔案進行智能化的管理，才是新時代背景下我國醫(yī)院人事檔案管理工作的主要發(fā)展方向。
參考文獻：
[1] 魏慶紅. 淺談醫(yī)院人事檔案信息化建設[J]. 科技檔案， 2012（2）
[2] 杜娟. 信息時代人事檔案管理的發(fā)展方向[J]. 辦公室業(yè)務，2012（10）
1 事業(yè)單位內(nèi)部管理之檔案管理的重要性分析
檔案管理在工作實踐之中不僅具有當前的、現(xiàn)實的重要意義，同時也兼具著長遠的歷史內(nèi)涵。具體檔案管理重要作用分析如下。
其一，促進工作效率的提高。檔案管理工作實現(xiàn)信息化處理的轉變后，將過去的集中立卷改變?yōu)殡S時整理文件歸檔，將集中的工作量化為分散的工作量，同時隨時拾遺補漏，確保檔案資料不會形成存積，不僅能完成檔案管理工作及時歸檔，還極大提升了信息檢索的便利。此外，信息網(wǎng)絡管理的推廣與應用讓新增文檔資料的插入設置十分方便，檔案管理員只需簡單幾步鍵盤操作，輔以修改檔案目錄即可完成項目增設。
其二，確保檔案的原始性。用掃描儀和數(shù)碼相機等電子設備將原資料文件直接掃描，檔案完整進駐管理系統(tǒng)，便可以直接查看檔案的電子格式文檔，又能夠直觀地將原文無損呈現(xiàn)。
其三，提升檔案整理與使用率。采取模糊檢索、高級檢索等細化輔助功能，能讓檔案管理與利用頻率在保持高質量、高精度的基礎上得到極大地提高。此外，借助網(wǎng)絡設置專用VPN通道，還能夠對異地檔案進行遠程管理與查閱，將檔案管理功用覆蓋直徑無限擴大。
其四，增加信息保密等級。通過對檔案管理將檔案按照內(nèi)容涉獵面的敏感程度、機密程度等進行明確的等級劃定，將檔案有針對性地建立防護墻，能夠讓保密檔案得到一一相對的有效保護。同時，對每一查閱涉密檔案的情況記錄在案亦有利于事后跟蹤追查責任歸屬。
2 新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)化路徑
（1）加大檔案管理業(yè)務建設力度。檔案管理工作的存在對于問題決策至關重要，在每一個事業(yè)單位中都應有舉足輕重的地位。檔案作為記錄事業(yè)單位中珍貴歷史的載體，加大對檔案管理工作的建設力度，不僅可以記錄下事業(yè)單位在不同時期所發(fā)生的變化，還可以為今后事業(yè)單位的建設提供前車之鑒。為了不斷提高檔案管理的水平，事業(yè)單位首先應要求相關管理人員在選擇歸檔文件材料上，慎重辨識來源的可靠性，盡可能收集可靠且全面的資源信息。其次，管理人員自身必須嚴守管理制度，嚴格按照檔案管理的標準進行整理歸檔，確保檔案類別清晰規(guī)范，符合調(diào)閱習慣。最后，管理人員載明檔案的具體情況應該做到記錄完整，字跡規(guī)范。
（2）增強管理層人員自身認知能力。新時期優(yōu)化我國事業(yè)單位檔案管理工作，首先需要強化管理層從業(yè)人員對本職工作的認知能力及業(yè)務能力。其次，檔案管理需要健全管理制度，即應加大法律法規(guī)的宣傳力度，適時舉辦專業(yè)知識以及相關法規(guī)的培訓活動，使得管理人員清晰明確各自職責，強化工作責任感以及管理意識。需要注意的是，在管理層人員的培訓指導活動中可以適當穿插檔案管理的發(fā)展歷史，向其強調(diào)檔案管理工作的重要性，使其意識到檔案作為其他部門工作得以順利開展的基礎，是單位可持續(xù)發(fā)展的根基所在，從而調(diào)動檔案管理層人員的工作積極性以及自豪感，繼而推動管理工作取得實質進步。
（3）提高工作人員全面素質技能。素質技能是對從業(yè)人員具備多方面綜合條件的能力體現(xiàn)，對于事業(yè)單位檔案管理人員來說，素質技能的優(yōu)劣常常會對檔案管理工作的效率和水平產(chǎn)生影響。由此，為了更好地提高管理人員的工作進度，事業(yè)單位可以適時舉辦一些相關的進修活動以及宣傳講座，以達到不斷提高工作人員素質技能的目的。該研究者者建議可以將檔案管理人員的學習拆分為以下四個方面作為培訓重點。
第一，事業(yè)單位應全面推廣普及檔案管理法律、法規(guī)宣傳。比如通過講座以及小組會議的模式，對與此相關的法律法規(guī)進行正面宣傳，加深事業(yè)單位中檔案管理人員的法律意識，防止檔案管理人員作風不當，觸犯法律底線，同時也鞭策管理人員努力做好自身工作。
第二，事業(yè)單位應積極做好觀念糾正工作，讓廣大員工領導體會檔案在單位各部組成中的重要地位，以提高檔案管理人員檔案意識，也使其認識到檔案管理的重要性及其可能產(chǎn)生的巨大價值，確保檔案管理工作能夠依時、依事高效完成。
第三，事業(yè)單位應注重培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代技術操作能力，使得工作人員可以使用先進的計算機技術準確快速地處理檔案管理工作中遇到的問題，節(jié)省檔案管理工作的時間。
第四，事業(yè)單位還應注重檔案管理人員業(yè)務能力和思想政治水平的考察工作。通過對管理人員的工作跟蹤、考評以及理論知識的培訓，挑選出合格的檔案管理人員，在進行思想培訓以及業(yè)務鍛煉之后，篩選既具備檔案管理工作相關的理論知識，又擁有廣闊的知識面的人員留用檔案管理崗。
1.1康復醫(yī)療檔案管理基礎不高
部分康復醫(yī)療檔案管理者還存在缺乏專業(yè)素質和檔案管理能力的實際現(xiàn)象，造成康復醫(yī)療檔案制作、利用過程中出現(xiàn)各類隱患?？祻歪t(yī)療檔案信息的增加和傳統(tǒng)檔案管理工作也出現(xiàn)結構矛盾，一些康復醫(yī)療機構甚至出現(xiàn)縮短保存期限、擅自銷毀康復醫(yī)療檔案的問題，給康復醫(yī)療檔案管理帶來基礎性的影響。
1.2康復醫(yī)療檔案質量不高
康復醫(yī)療檔案的質量與管理工作的效率和質量密不可分，當前康復醫(yī)療檔案的形成過程中存在著嚴重的質量問題，例如：康復醫(yī)療檔案的書寫質量不高，缺少必要的環(huán)節(jié)和部分，造成康復醫(yī)療檔案信息的不完整和不準確，給康復醫(yī)療檔案管理帶來嚴重的基礎性影響。還有些康復醫(yī)療人員在制作檔案過程中不能根據(jù)相關的要求進行工作，出現(xiàn)字跡潦草、語言使用不規(guī)范、專業(yè)名詞錯誤，大大地影響了康復醫(yī)療檔案的正規(guī)性，導致康復醫(yī)療檔案的法律效力降低，難于確保康復醫(yī)療檔案管理工作的質量。
1.3康復醫(yī)療檔案管理規(guī)范化不高
規(guī)范化是康復醫(yī)療檔案管理工作開展的前提，而當前康復醫(yī)療檔案管理工作存在各自為戰(zhàn)的實際問題，部門分割和行業(yè)封閉現(xiàn)象明顯，使康復醫(yī)療檔案管理失去規(guī)范化的引導，出現(xiàn)康復醫(yī)療檔案管理工作信息交換不足、康復醫(yī)療檔案管理工作目光狹小的問題，既不能全面發(fā)揮康復醫(yī)療檔案的重要價值，也不能為康復醫(yī)療的現(xiàn)代化和信息化建設提供基礎。
2康復醫(yī)療檔案管理智能化的發(fā)展對策
2.1提高對康復醫(yī)療檔案管理的重視
康復醫(yī)療的領導者要對檔案管理工作有超前的意識，要敢于打破陳舊觀念的束縛，給予康復醫(yī)療檔案管理更多的指導，使康復醫(yī)療檔案管理從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化的智能化管理邁進。
2.2加強康復醫(yī)療檔案的專業(yè)建設
康復醫(yī)療組織應該成立康復醫(yī)療檔案室和信息科，要重點組織康復醫(yī)療檔案工作人員進行檔案學、信息學和計算機技術的全面學習，以適應康復醫(yī)療檔案管理智能化的發(fā)展方向。
2.3提高康復醫(yī)療檔案基礎環(huán)節(jié)質量
要建立康復醫(yī)療檔案質量獎評考核制度，嚴格執(zhí)行三級醫(yī)師查房制度，嚴格診療規(guī)程，材料形成過程既要實事求是，又要符合規(guī)范，要常檢查，常反饋，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。
3結語
關鍵詞：物聯(lián)網(wǎng) 檔案管理 檔案數(shù)字化 技術應用
中圖分類號：TN915 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）11-0211-01
隨著全球一體化，工業(yè)自動化和信息化進程的不斷推進，科技水平的進步正在改變著我們的生活與工作方式。物聯(lián)網(wǎng)（The Internet of things）作為一種集合了計算機科學、無線通信技術、數(shù)字電路等多種學科知識的先進技術手段，已經(jīng)從日常起居、辦公、商業(yè)活動，到軍事領域等多方面滲透到我們的生活與工作中?；诖耍P者結合工作實踐體會，就物聯(lián)網(wǎng)技術在檔案數(shù)字化管理中的應用問題作以下探討與分析。
1 物聯(lián)網(wǎng)技術概念及主要特征分析
從目前已有研究來看，對物聯(lián)網(wǎng)的定義缺乏統(tǒng)一的表述。但從該技術的應用特點來看，普遍認為：物聯(lián)網(wǎng)是指把所有物品通過射頻識別等信息傳感設備與網(wǎng)絡連接起來，實現(xiàn)智能化識別和管理，實現(xiàn)人類社會與物理系統(tǒng)的整合[1]。在實踐應用中物聯(lián)網(wǎng)表現(xiàn)出以下三個方面的主要特征：
首先，物聯(lián)網(wǎng)的廣泛性和時效性。廣泛性是指物聯(lián)網(wǎng)無線自動聯(lián)網(wǎng)技術的傳感范圍具有廣泛性特點，同時也指物聯(lián)網(wǎng)應用領域十分廣泛，比如目前的檔案管理、教育、醫(yī)療、交通等各領域都已不同程度應用物聯(lián)網(wǎng)技術。而時效性是指在應用物聯(lián)網(wǎng)技術時獲得的傳遞速度的快捷和感知的時效性。
第二，物聯(lián)網(wǎng)的智能性和自動性。智能化是指應用物聯(lián)網(wǎng)時可以對物品進行智能識別傳遞和控制，從而實現(xiàn)了信息處理效率的提高。自動性是從應用物聯(lián)網(wǎng)技術對檔案管理模式的改變，比如實現(xiàn)無需人員操作，全天24小時運轉。
第三，物聯(lián)網(wǎng)的包容性和創(chuàng)新性。物聯(lián)網(wǎng)技術系統(tǒng)所包含的關鍵技術節(jié)點很多，比如射頻識別技術、信號處理技術以及網(wǎng)絡通信協(xié)議等，在網(wǎng)絡載體方面也是多種多樣，因而物聯(lián)網(wǎng)將多領域、多行業(yè)技術融合到一起，體現(xiàn)了物聯(lián)網(wǎng)的包容性發(fā)展。同時，物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用為我們提供了一種全新的思維方式，實現(xiàn)了虛擬世界和現(xiàn)實世界的融合，并將繼續(xù)引領信息時代的創(chuàng)新和變革的步伐。
2 物聯(lián)網(wǎng)技術在檔案數(shù)字化管理中的應用
在信息化時代，檔案數(shù)字化建設已成為必然的趨勢。在實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術是當前被廣泛采用的主流技術之一。物聯(lián)網(wǎng)技術在檔案數(shù)字化管理中的應用，促使了檔案管理工作的一體化、智能化、自動化水平的提高。
2.1 物聯(lián)網(wǎng)技術促使檔數(shù)字化管理的一體化
這里提到的檔案數(shù)字化管理一體化指包含了文檔一體化管理和檔案信息資源體系構建兩個方面。物聯(lián)網(wǎng)技術應用于檔案工作領域能夠為這兩方面的工作創(chuàng)造更多的條件支持。
（1）物聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)了檔案文檔管理的一體化；物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)可以實現(xiàn)人與物、物與物之間的通信，實現(xiàn)文件生命周期全程管理。同時，物聯(lián)網(wǎng)能夠有效促進檔案室與檔案館的對接，實現(xiàn)檔案的指向管理。通過物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)的檔案指向管理有利于最大限度的發(fā)揮檔案價值，從而促進了檔案數(shù)字化建設水平的提高，化解了檔案形成與移交等環(huán)節(jié)的矛盾。
（2）RFID技術對檔案信息資源整合的作用；電子標簽信息容量大、使用壽命長，可重復使用，隨著技術的完善與成熟，RFID標簽將成為保存檔案信息的優(yōu)質載體。物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)自動采集的檔案信息及人工錄入的標引信息存貯于電子標簽，并與電子文件系統(tǒng)相聯(lián)系，便能夠實現(xiàn)異構檔案信息的整合。同時，電子標簽標引實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化有利于避免數(shù)字化對檔案實體造成的機械磨損和人為破壞。
2.2 物聯(lián)網(wǎng)技術推動檔案數(shù)字化管理工作智能化
物聯(lián)網(wǎng)的智能化表現(xiàn)在物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)具有智能識別的功能，能夠物聯(lián)網(wǎng)可實現(xiàn)對物體的智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理。能夠有效地對檔案信息進行快速識別，其主要表現(xiàn)在檔案檢索與檔案清點以及門禁系統(tǒng)等領域的應用。
（1）檔案數(shù)字化管理中RFID技術的應用；在檔案檢索過程中，RFID設備可以通過閱讀器同檔案實體中的電子標簽進行對話，快速批量讀取檔案標引信息，并通過檔案檢索系統(tǒng)實現(xiàn)主題檢索。RFID閱讀器可以通過與柜架中的電子標簽進行對話，幫助利用者快速找到所需檔案。此外，物聯(lián)網(wǎng)技術還可應用于檔案清點工作，從而實現(xiàn)檔案管理的智能化。
（2）物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的智能識別功能及自助服務的可能性；在檔案利用中，物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)還能夠通過對數(shù)據(jù)庫中信息需求與檔案標簽中的利用信息進行匹配，智能識別可供利用檔案，以便更好地滿足用戶需求。其智能識別功能可以同檢索系統(tǒng)中的專家系統(tǒng)相連接，門禁系統(tǒng)對用戶身份進行識別，智能分析出利用權限，進而在自助服務系統(tǒng)中為其提供相應權限的檢索服務，使之實現(xiàn)自助檔案利用。
2.3 物聯(lián)網(wǎng)技術促進檔案數(shù)字化管理的自動化
物聯(lián)網(wǎng)技術應用帶來的檔案數(shù)字化管理的自動化包括檔案的自動形成和檔案自動化管理兩個方面。這種技術變革極大地解放了業(yè)務人員和檔案工作人員，同時這種技術的應用還帶來了檔案載體的變革。
（1）物聯(lián)網(wǎng)與檔案形成的自動化；通過物聯(lián)網(wǎng)的傳感器終端，可以直接生成檔案，而電子標簽，將成為一種新型的檔案載體記錄與存儲檔案信息，并具有即時性與動態(tài)性的特點。物聯(lián)網(wǎng)技術通過電子標簽生成的檔案對存貯環(huán)境要求極低，因此，電子標簽作為一種優(yōu)良的檔案載體將在檔案工作，尤其是科技檔案信息采集工作中將得到廣泛的應用，提高檔案工作的自動化水平。
（2）物聯(lián)網(wǎng)對檔案數(shù)字化管理自動化水平的提高；物聯(lián)網(wǎng)感知層在檔案管理中實時收集與反饋信息，與應用層系的交互，自動傳遞系統(tǒng)指令并處理信息[2]。其傳感器節(jié)點可自動獲取檔案庫房信息，并通過網(wǎng)絡層與信息處理系統(tǒng)對話，如監(jiān)測溫濕度信息，通過信息的采集和反饋，再由系統(tǒng)向空調(diào)等溫濕度調(diào)節(jié)設備發(fā)出指令，調(diào)控溫濕度，這一系列的活動都是有物聯(lián)網(wǎng)自動運行完成的，不需要人為的干預。
3 結語
綜上所述，隨著科學技術水平的不斷發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)技術作為一種新興技術，其應用將對檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生深遠影響。目前受諸多主、客觀因素的影響，檔案數(shù)字化管理中應用物聯(lián)網(wǎng)技術還處于探索階段，相信在不遠的未來，物聯(lián)網(wǎng)技術必將促使檔案數(shù)字化管理工作的全面提高。
參考文獻
【關鍵詞】計算機；檔案管理；影響因素；控制措施
計算機是工業(yè)化時代和信息化時代的一種必然產(chǎn)物，在企業(yè)檔案管理過程中具有重要作用，檔案管理的效率提高離不開對于信息化時代的計算機管理方式的合理應用，受限于多種影響因素，計算機檔案管理依然顯得有些混亂，因此筆者的主要目的就是提供計算機檔案管理的理論基礎，實現(xiàn)新的技術條件下人們對于計算機檔案管理的重新認識，并且提高其管理效率，使得大量的檔案管理工作變得相對簡單，保證檔案的完整性，這樣才能為人力資源的管理等工作起到積極的促進作用。
1計算機檔案管理的基本功能
1.1推動檔案信息的數(shù)字化
在傳統(tǒng)的紙質檔案中，由于數(shù)量巨大，而且管理十分復雜，無論是在整理、收集上都是十分艱巨的任務，在最后的歸檔階段成為最大的麻煩，復雜且容易出現(xiàn)錯誤。對于日后的查詢也不是特別的方便，隨著計算機的出現(xiàn)，計算機電子檔案管理法成為一種必然，在保存上、收集上都更加方便。電子檔案可以隨時修改，但這一點既是優(yōu)勢，也是劣勢。在人力資源錄入上，存在錯誤可以及時修改，但也可能被不良人員進行暗箱操作?？傊?，計算機檔案管理方式實現(xiàn)了管理的數(shù)字化和信息化，最大限度的提高了檔案的使用效率，并且降低了成本支出，可以滿足更多的要求，因此從整體上具有更多的優(yōu)勢。
1.2推動檔案管理智能化
隨著計算機管理的出現(xiàn)，檔案管理過程中的大量信息得以快速處理，檔案管理涉及多個方面，只有智能化的計算機管理才能推動檔案管理。檔案管理在各方面的需求也不斷增加，采用不同的信息管理軟件，只通過一次錄入就可以完成檔案的保存等工作，也使得大量的信息檔案得以進一步的開發(fā)。智能化是檔案管理的一種重要手段，也是計算機出現(xiàn)的一種必然現(xiàn)象。未來，我們要將人工管理和智能化管理結合起來，這樣才能發(fā)揮其最大的作用。最后，通過智能化的建設可以實現(xiàn)檔案信息的共享化，推動檔案信息共享化。目前的檔案管理水平已經(jīng)實現(xiàn)了信息檢索網(wǎng)絡化。計算機管理融合了現(xiàn)今網(wǎng)絡的特點，將物聯(lián)網(wǎng)技術和智能終端等技術結合起來，使得其功能更加強大，使用范圍更加廣泛，現(xiàn)今的計算機檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了單機檢驗和在線檢索等基本功能，資源共享更深一種簡單的技術。
2影響計算機檔案管理的主要因素
2.1數(shù)字檔案的準確性受到挑戰(zhàn)
計算機電子檔案雖然存在一個優(yōu)勢，就是對于錯誤的檔案可以隨時修改，但由于檔案通過一定的方式可被其他人所見，這使得正確的檔案也可能被修改，出現(xiàn)一些檔案失準的現(xiàn)象。并且這一現(xiàn)象對于當事人和對于管理人都是一種負擔。同時，在計算機檔案管理過程中，需要大量的人工錄入、傳輸，目前狀態(tài)下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出現(xiàn)錯誤。在這一過程中，也很容易受到來自網(wǎng)絡的計算機病毒的侵蝕。一旦信息丟失，就很難再找回，這是電子檔案丟失的主要原因，雖然檔案的保存更加方便，但丟失也是一種不可避免的事情。檔案的管理受到網(wǎng)絡安全的挑戰(zhàn)，如何能夠確保計算機檔案管理的安全性，使信息更加準確，則成為這一時期檔案管理的主要問題。
2.2檔案管理人員綜合素質影響
檔案管理是一項復雜的過程，并且管理人員的薪資待遇并不高，這項工作的發(fā)展空間小，因此其受歡迎程度不高。在具體的工作中，就會表現(xiàn)為管理不認真，管理過程散漫，存在人為的檔案錯誤，對檔案的保護也不夠。使得我國檔案管理雖然已經(jīng)進行了多年，但管理效果并不盡如人意，而且管理觀念上更新也較慢，部分管理人員缺少有檔案文件缺乏“保存”和“歸檔”意識，還沒有正確區(qū)分電子檔案和紙質檔案的真正區(qū)別，沒有重視到如何來保存電子檔案，也沒有對其進行正式的歸檔與保存，導致信息很輕易的就被其他人獲取。在原始檔案和電子檔案的保存上，認為原始檔案需要保護，但電子檔案只需要錄入就算完成任務，這恰恰給檔案管理帶來了災難。另一方面，在正確的輸入下，可以很方便的調(diào)出需要的檔案，但由于錄入人員不認真，導致信息有誤，這樣比紙質檔案更難找到。理念上的落后就會造成查找不方便等問題，因此計算機檔案管理的影響因素就會成為電子信息時代檔案管理的一種阻礙。
2.3檔案管理標準不統(tǒng)一
近年來，計算機檔案管理效率已經(jīng)得到提高，并且還在快速的發(fā)展，憑借這一發(fā)展勢頭，計算機檔案將成為一種全新的管理方案。但事實上，我國各個地方的檔案管理并為采用統(tǒng)一的手段，缺乏統(tǒng)一的標準，對應的檔案管理問題也是不斷的出現(xiàn)。在檔案開發(fā)上，就存在一個較為突出的問題，那就是檔案管理部門不能提供統(tǒng)一的標準，在很大程度上，管理的數(shù)據(jù)庫結構存在差異，檔案數(shù)據(jù)格式不兼容因此很難實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，一定程度上降低了管理效率。所謂的國家管理并未出臺，也缺少相關的指導意見。檔案管理的核心就是資源共享，不能實現(xiàn)資源共享就會使得其檢索受到影響，數(shù)據(jù)交換乃至建立全國性計算機檔案管理網(wǎng)絡的制約瓶頸。
3計算機檔案管理的控制措施
3.1強化數(shù)字檔案的信息基礎設施建設
基礎管理的加強是計算機檔案管理的前提，也是目前需求解決的問題之一。加強基礎管理才能確保檔案信息的準確性、完整性和可靠性。也是未來計算機智能化和數(shù)字化的重要條件，管理理念上，要重視電子檔案的管理，與紙質檔案一樣需要進一步的加強。相關部門應加大對于檔案管理的重視程度，加強對于檔案管理人員的培訓，投入人力的同時也要投入財力，使管理人們認可檔案管理。通過手工錄入、掃描錄入等形式，實現(xiàn)紙質檔案向電子檔案的轉變，這樣可以確保其準確性，并且減少工作人員的壓力，為工作效率的提高奠定了基礎。
3.2推進計算機檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設與管理
要確保計算機檔案管理的規(guī)范化，就要加大管理力度。全面整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源總量增加，質量提高，并且實現(xiàn)結構優(yōu)化。另外，還需要加強對于電子檔案共享平臺的建立，建立多種的平臺供管理者參考，推進服務機制創(chuàng)新，建立長效的管理機制，使檔案管理能夠提上日程，在這一管理方案下，我國電子檔案的管理水平才會穩(wěn)步上升。最后，根據(jù)檔案管理需求，應遵守標準統(tǒng)一，并且正式管理的方式，從而推進傳統(tǒng)的載體檔案的數(shù)字化和電子化進程。對于網(wǎng)絡管理中存在的具體的問題，還要根據(jù)互聯(lián)互通的方式將紙質檔案和電子檔案之間的結合更加緊密，建立與完善當下計算機管理的數(shù)據(jù)庫，不要忽視紙質檔案的作用，而是要發(fā)揮其在電子檔案轉化中的作用。
3.3完善計算機檔案管理制度
針對我國目前檔案管理意識上存在的問題，應進一步的完善的計算機管理的工作的規(guī)章制度，包括計算機的相關資料。文檔和數(shù)據(jù)上的基本數(shù)據(jù)，在計算機上的整理合歸檔備案。對計算機檔案管理人員進行考核與評價，禁止檔案管理人員泄露機房內(nèi)的數(shù)據(jù)和資料，不得以任何一種方式將信息以及相關的有效文件隨意傳播。在涉及到網(wǎng)絡問題上，還應該做到妥善存放，尤其是針對非本市戶口人員的檔案，要確保其真實性，還要進行正確的查閱。實現(xiàn)完全的制度化的管理方案，才能確保檔案管理的高效性。
3.4強化計算機檔案管理人才建設
由于計算機檔案管理也是一項具有復雜性和專業(yè)性的工作，因此需要一只專業(yè)性的隊伍。從學歷上來看，檔案管理人員的學習可以滿足工作需求，但在相關的技能培訓和理念轉變培訓上依然缺乏。應從信息技術發(fā)展角度要求管理人員，使其信息技術的掌握能力得到增強。增加檔案管理人員的薪資水平，并且增加社會對這一職業(yè)的認識程度，引入更多的年輕人來加入這一行列，更好的促進檔案管理的高效性。并且對相關人員進行必要的培訓，使其技術水平上得到提高。也可以考慮結合本地區(qū)和外部地區(qū)的人才，形成一種團體優(yōu)勢，解決人才匱乏的問題。提出檔案管理中的共性問題，實現(xiàn)共同解決。針對檔案管理人才的培養(yǎng)上，還可以從高校內(nèi)部建立檔案管理等相關專業(yè)，或者開設相關的培訓班，培養(yǎng)一批專門負責此類工作的人員，可以使檔案管理工作與部門其它更有發(fā)展的工作聯(lián)系在一起，給與員工更大的發(fā)展空間，使其從主觀上喜歡上這份工作。
4總結
檔案信息是信息系統(tǒng)管理中不可缺少的部分，在社會發(fā)展中占據(jù)主要的地位。在管理過程中，需要正確認識檔案管理的作用，并且要關注其管理流程，提高管理技術和管理重視程度，減少電子檔案管理中的問題，確保其高效性。對于管理部門來說，應致力于分析影響計算機檔案的因素，并且通過各種途徑來解決問題，采用計算機檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃，建立完善的管理制度，并且要強化計算機檔案管理人才，總之要不斷的改進計算機檔案管理水平。
參考文獻
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一、高校檔案管理現(xiàn)狀
根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數(shù)據(jù)進行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。
二、檔案數(shù)字化管理的特點
過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。
四、檔案數(shù)字化管理的重要作用
檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變?yōu)閿?shù)字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時進行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質記載信息需要大量的人工進行統(tǒng)計和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統(tǒng)計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數(shù)字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數(shù)字化的管理過程當中，對相關的信息進行數(shù)字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔心這些問題?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統(tǒng)計這個環(huán)節(jié)當中，主要依靠高科技產(chǎn)品進行自動化的統(tǒng)計，可以節(jié)約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統(tǒng)比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。
五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理
在檔案數(shù)字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個很復雜的產(chǎn)物，如果操作不當就會對學?；蛘邔W生造成很大的損失，所以在進行數(shù)字化的信息管理的時候，要嚴格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學校內(nèi)部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內(nèi)部管理，對學校內(nèi)部工作人員進行定期的培訓，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進行數(shù)字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網(wǎng)絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進行升級管理，請專業(yè)的維修人員進行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進行。
（二）規(guī)范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網(wǎng)絡的安全，加強防范意識。
（三）對資料管理人員進行培訓，加強工作的嚴謹性
1.檔案管理將實現(xiàn)無紙化、虛擬化
隨著計算機技術的普及和網(wǎng)絡的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實，傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。
2.檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術和數(shù)碼影像技術的應用，為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數(shù)碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
3、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化
當今社會是一個信息社會，計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機關到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發(fā)展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。
網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化的目標已為期不遠。
4.檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
5.檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化
其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。
其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。
一、檔案管理將實現(xiàn)無紙化、虛擬化
隨著計算機技術的普及和網(wǎng)絡的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實，傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革，無紙化辦公和自動化已成為當今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。
二、檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術和數(shù)碼影像技術的應用，為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件?？s微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數(shù)碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
三、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化
當今社會是一個信息社會，計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機關到企事業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發(fā)展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。 網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化的目標已為期不遠。
四、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
五、檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化
其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。