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[關鍵詞]電力物資采購；合同管理；采購合同風險；應對措施
中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0066-01
1 電力物資采購合同風險的分析
電力物資采購合同管理的各個環(huán)節(jié)都存在風險，筆者認為可以將其歸納為如下幾個方面（見表1）。
2 電力物資采購合同風險的應對措施
2.1 構建完善的電力物資采購合同管理內控制度
第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設置和相關人員的職責進行界定，在組建內部組織機構時考慮必要的控制措施，從而使組織設置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則：一方面是不相容職務分離，即授權與執(zhí)行分離、執(zhí)行與審核分離、執(zhí)行與記錄分離等；另一方面是組織機構相互牽制，即部門在授權范圍內職權不受外界干預、合同需經不同部門會簽并保證在有關部門進行相互檢杳等。
第二，電力物資采購合同管理的授權批準控制。在電力物資采購活動發(fā)生前，電力公司要根據相關標準和規(guī)定，對相關部門及人員處理業(yè)務的權限進行控制，對采購合同的合法性及合規(guī)性進行審批，從而確保各項活動的發(fā)生都經過正當授權，促使合同管理活動的合法及有效。
第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關人員素質考核的控制，貫穿于人員招收、培訓以及使用的過程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務相適應（包括主管機構及人員、合同承辦及管理人員、相關法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。
2.2 發(fā)揮內部審計作用來促使合同管理內部控制的完善
第一，制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法，對合同管理工作的合法性、規(guī)范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關的內控制度的建立健全及有效性進行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督過程中，電力公司要高效執(zhí)行合同管理審計監(jiān)督辦法，結合電力物資采購合同管理的實踐活動來及時發(fā)現合同條款中存在的不嚴密、不規(guī)范及其他問題，為電力物資采購合同管理有效實施過程控制提供依據。
第二，事前、事中和事后審計的緊密結合。內部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點，以事后審計為落腳點，采用合適的審計方法，從需求計劃、供貨商資質、合同簽訂、合同履行、合同終結等環(huán)節(jié)進行全過程的審計監(jiān)督，從而對采購過程合同管理狀況提出審計意見。
第三，開展專項審計。對重點項目或電力物資采購金額較大的項目，內部審計部門要組織實施合同管理方面的專項審計，針對合同管理的授權控制、組織控制、責任控制、目標控制、流程控制以及法紀控制制度進行測試和評價，對不健全或已過時的控制制度，提醒相關管理部門進行及時制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。
2.3 構建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理
電力物資采購合同管理屬于動態(tài)管理，從合同簽訂前的準備工作到履行終結，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環(huán)境之中。為此電力公司要根據在內部審計及日常工作中發(fā)現的問題，根據電力物資采購合同管理及內控管理的相關對應，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執(zhí)行、合同變更、合同付款、合同結算、合同履行、合同歸檔分析等納入統(tǒng)一管理，建立嚴謹完善的合同管理業(yè)務流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門職責明確，合同管理相關的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執(zhí)行、統(tǒng)計、分析等過程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態(tài)，從而切實提高電力物資采購合同管理的規(guī)范性和效率。
2.4 其他措施
第一，加強電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強電力物資采購合同的履約管理，嚴格按照電力物資采購合同約定的設備生產工期和質量標準等履行合同，同時在電力物資采購合同履行過程中，做好相關資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設備的生產進度、質量以及付款狀況進行認真系統(tǒng)的積累和管理，遇到有糾紛發(fā)生的情況，也可以在協(xié)商不能解決的條件下，為準確及時運用法律解決問題提供證據材料。
第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質。一方面，電力物資管理部門應定期聘請相關法律人員、財務人員及電力技術人員等舉辦諸如合同法規(guī)、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓，對電力物資采購合同管理部門的相關領導及合同經辦人員進行重點培訓，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎（只有促進各級管理人員增強風險意識，才能有效防范電力物資采購合同風險）；另一方面，電力公司要通過重點培訓以及培養(yǎng)，造就一支具備相應專業(yè)背景，熟悉電力物資采購合同管理環(huán)節(jié)、掌握企業(yè)管理流程、具備合同相關管理知識的合同管理和合同經辦人員隊伍，并保持其隊伍的相對穩(wěn)定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進行合同管理相關知識的培訓，促進合同管理和合同經辦人員隊伍的相對穩(wěn)定性，防止合同管理及經辦人員隨時指派的情況發(fā)生。
3 結語
市場經濟條件下加強電力物資采購合同的風險應對，對于電力公司防范經濟風險、促進自身的法制化、科學化及規(guī)范化具有重要意義。筆者認為，電力公司只要從構建完善的電力物資采購合同管理內控制度、發(fā)揮內部審計作用來促使合同管理內部控制的完善、構建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理、強電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質等方面入手，就可以有效應對電力物資采購合同中發(fā)生的各種風險，切實提高自身的風險控制和管理能力。
參考文獻
[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風險管理研究[J].經濟視野，2013（24）.
[2] 董付梅.電力物資采購合同管理流程探討[J].中國電力教育，2012（33）.
一、財務內控管理內容
1.健全內控組織構架內控管理首先是要建立和完善組織構架，明確運行機制，并對組織人員進行權利和責任的劃分，科學合理的權責分配，避免出現崗位職能之間有交叉、空缺或權力和職責過于集中的問題，要形成相互配合、各司其職、相互監(jiān)督的工作機制。同時應當制定符合本企業(yè)的組織結構圖、合理的業(yè)務流程圖、準確且全面的崗（職）位說明書等內部管理制度或相關指導性文件，使每位員工熟知自己的崗位職責，以及了解自己在組織關系中的位置，確保在合理的授權范圍內從事工作，正確履行職責。2.完善內控制度建設內部財務管理制度是內控管理不可或缺的重要組成部分。它是以國家法律、法規(guī)以及財經制度為基礎，根據企業(yè)自身經營范圍、經營特點和經營模式制定的財務管理制度，是公司管理層為更好地管理企業(yè)而制定的基礎性文件，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎。內部財務管理制度涵蓋了企業(yè)財務管理的各個方面，主要包含會計基礎工作的管理、資產的管理和處置、資金的使用和分配，票據的管理、籌資投資的管理、稅務的籌劃與管理、成本費用的管理、薪酬福利的管理等。如果企業(yè)缺失管理制度，很可能會導致缺失管理的部分出現漏洞、潛在經營風險，從而會嚴重影響管理成果，直接影響會計信息的質量，導致管理者做出錯誤的判斷。3.實施程序剛性約束制度的制定和實施，對每個崗位及崗位上的工作人員有制約作用。梳理出內控制度的重要崗位，對其職能進行合理劃分，對關鍵崗位的職責與其他崗位的職責進行有效分離，分離的措施主要體現在授權與執(zhí)行，執(zhí)行與審查，執(zhí)行與記錄，保管與記錄，保管與使用，執(zhí)行與監(jiān)督等方面。為了能更有效實施內控管理，財務人員應熟悉本崗位以及企業(yè)整體的管理制度，認真學習和落實對本崗位的職責要求，互相監(jiān)督配合。對于違反財務紀律，違背管理制度，違反法律規(guī)定的事項，必須堅決拒絕執(zhí)行，并有責任和義務向相關部門和領導反映，發(fā)揮實施措施及執(zhí)行程序的剛性約束作用。4.推進授權審批管理授權審批管理要求本崗位的人員熟悉自己的辦事權限范圍，掌握審批的流程和相關負責人的責任。所有的授權權利人行使職權必須經過合法、合理的授權，只有在有效的權限內才能執(zhí)行審批流程，沒有授權、超越授權的審批都是無效的。單位的任何授權都應以法律、行政法規(guī)和企業(yè)的相關制度為基礎，進行書面闡述，下發(fā)通知到涉及流程的每個崗位。相關人員行使職權應當在授權的范圍內進行，對于超越授權范圍的審批事項，經辦人有權拒絕辦理，并如實向上級授權部門反映。5.強化內控監(jiān)督管理內控的監(jiān)督管理是內控管理的重要組成部分，是提高財務管理的有效手段。積極推進內控監(jiān)督的事前、事中和事后管理，事前預判和防范，事中加強過程處置及糾正偏差的能力，事后加強免疫和管理能力的建設。同時注重日常監(jiān)督和專項監(jiān)督相結合，監(jiān)督檢查是監(jiān)督管理的必要手段，可以在日常進行常規(guī)性檢查，也可以每年進行一次或兩次的專項監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內容應從內控制度的完整性、有效性，崗位職責的可操作性，相關管理流程的完整和合規(guī)性，票據和附件等資料的完整性等方面進行有根據的檢查，并提出整改意見，事后根據反饋的整改結果進行驗收，以改促進、形成閉環(huán)管理。
二、內控管理常見問題及解決措施
內控管理的重中之重是對可能發(fā)生的問題進行梳理，然后針對具體問題提出解決和預防措施，使企業(yè)少走彎路?，F列舉本企業(yè)內控檢查出的重點問題，并提出解決辦法。1.管理制度漏洞財務、會計、利潤分配及勞動用工、低值易耗品、存貨管理、固定資產管理、資金票據管理、招標比價管理等與企業(yè)日常核算息息相關的一些管理制度是企業(yè)容易產生管理漏洞的地方，企業(yè)應該重點關注。解決措施：為了預防此問題的出現，應定期對管理制度進行檢查并完善，時刻關注相關法律、法規(guī)，會計準則變化，根據企業(yè)自身情況及時更新相關制度，保持制度的適用性與活力。2.債權資產長期掛賬無法收回由于歷史原因及其他原因形成的超過五年及預計無法收回的外部應收賬款、預付賬款、其他應收款等長期在賬上掛賬，造成資金流緊張。解決措施：成立清欠小組，整理債權原始形成資料，對于尚能聯系到的單位組織欠款催收，同時積極運用法律手段加大追索債務的力度，對于窮盡手段無法聯系且債權已過訴訟時效的債權，經公司集體決策批準后做核銷處理，并登備查簿備查。3.固定資產管理漏洞固定資產方面的管理漏洞主要有：部分固定資產已處置、已報廢或已無使用價值但是賬上仍然存在，固定資產有賬無實物，紙質固定資產盤點表與實物未能實現一一對應，部分固定資產存在未貼標識信息等。解決措施：扎實開展固定資產盤點工作，對于已處理、報廢或已無使用價值的固定資產應及時清理變現，考慮固定資產減值情況，按照規(guī)定程序及時進行賬務處理。及時穩(wěn)妥處理歷史遺留問題，落實經濟責任，避免因人為因素造成損失，同時財務部門積極參與固定資產監(jiān)盤工作，保障國有資產安全和財務核算準確。此外，還應加強固定資產管理工作，嚴格執(zhí)行企業(yè)內部的《固定資產管理辦法》。4.合同管理問題合同管理方面存在的漏洞主要有：合同簽訂在前，審批在后，合同流轉程序不符合規(guī)定；未按合同收款，履約條款發(fā)生變化，未簽訂補充協(xié)議；合同主要條款中未注明稅率、稅額；有的單位銷售合同是采用對方提供的格式版本，合同后附約定條款是限定供方的。解決措施：一是，企業(yè)應當加強合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等關鍵環(huán)節(jié)的程序和要求，未經審批的合同不得簽字蓋章，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施。建立合同相關歸檔制度，及時進行合同流轉，同時財務部門應建立合同臺賬，定期與業(yè)務部門對賬。二是，及時關注合同的到期日，強化履約條款的執(zhí)行，加強合同的結算管理。三是，在簽訂購銷合同時注意分別標明不含稅金額和增值稅金額，這樣可以避免稅負的增加。四是，按要求制定甲方銷售合同，除采購方必須沿用采購制式合同的，均使用我方制定的銷售合同。
三、結語
一、引言
隨著大數據、云會計[ 1 ]、移動互聯網等新興技術的發(fā)展與應用，從2012年開始，重慶海事局持續(xù)建設以財務集中核算為核心業(yè)務的財務云平臺。2013年制定了《重慶海事局經濟合同管理辦法（試行）》，并根據財政部《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內控規(guī)范》），開發(fā)了“經濟合同管理子系統(tǒng)”，初步實現了合同管理內部控制信息化，為實現單位合同控制目標、降低合同風險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉變到信息化管理的過程中，信息網絡化對信息質量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學者們一直關注信息技術如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認為合同款收付進度是判斷合同履行風險的重要參考證據，可以從會計核算角度，增設“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業(yè)務進行獨立歸集，實現合同款收付過程明細管理。劉華等[ 4 ]認為可以應用知識管理的理論與方法構建合同管理信息平臺，其原理是以網絡為基礎，在總的合同管理信息平臺下構建合同庫、知識庫、專家?guī)旌椭R交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認為建立合同內部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導向，使其在制度安排上更注重在合同準備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態(tài)風險在每個過程中都有相應的控制手段發(fā)揮作用，成為一個適時的動態(tài)過程控制系統(tǒng)。
綜觀現有研究，這些文獻主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構建、控制方法等方面進行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務云平臺的合同管理系統(tǒng)為研究對象，通過實地調研重慶海事局的合同管理內部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內部控制問題，并提出基于信息系統(tǒng)的內部控制改進及優(yōu)化措施。
二、重慶海事局合同管理內部控制的現狀及問題分析
（一）合同管理內部控制現狀及業(yè)務流程
重慶海事局是交通運輸部設置在長江干線負責重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機關，下設12個海事處及26個海事執(zhí)法大隊。該單位于2013年7月1日起實施《重慶海事局經濟合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責任等作出了詳細規(guī)定，基本形成了合同管理的內部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質媒介流轉的方式進行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經實現信息化管理。基于財務云平臺的合同管理，結合智能終端APP應用，實現了合同的移動審批、實時查詢和執(zhí)行分析等功能，解決了因為下屬機構眾多、地理位置分散而導致合同無法集中管理所帶來的風險。通過線下的經濟合同調查、談判和在財務云平臺線上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達到了重慶海事局合同管理內部控制的目標。重慶海事局合同管理內部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進行，由合同承辦部門具體負責經濟合同的前期準備、調查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經濟合同審查表》為流轉媒介進入審批流程，相關職能審查部門負責人審查后再由復核小組進行審核，之后簽訂經濟合同。合同履行階段流程由基于財務云平臺的合同管理系統(tǒng)進行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數據，并將合同文本及相關資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統(tǒng)會自動提示財務會計處的財務人員進行合同款項收付操作，根據項目的進度由相關負責人審批復核完成之后由財務人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項義務之后，財務會計處進行項目結算，由合同承辦部門進行歸檔操作。
經濟合同相關職能審查部門及合同復核小組成員可以借助智能手機或平板電腦等移動智能終端通過APP應用隨時完成合同的審核，合同經辦人員及財務人員也能夠隨時接入云平臺，實時查詢合同執(zhí)行進度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內部控制的水平和效率。
（二）合同管理內部控制存在的問題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經通過云平臺初步實現對合同的信息化管理，但是合同管理內部控制仍然存在下面的問題。
1.云平臺未實現合同調查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風險
簽約對象的資信調查是簽約前一項非常重要的工作，該工作的落實可確認簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風險。在進行合同前期調查時，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網上收集調查對象的資料或進行實地考察訪問，再進行主觀判斷其財產狀況、生產能力、經營能力等。使用這種方式進行合同調查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風險。重慶海事局雖然構建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數據資源及大數據、云計算等信息技術來構建合同調查對象的資信主題數據庫，以數據為依據客觀、全面地分析簽約對象的資質、誠信度、業(yè)務能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務和合同類型都相對比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔經濟損失的風險。
2.云平臺不能及時反映項目執(zhí)行進度，風險預警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進行，利用合同管理系統(tǒng)可以實時查詢所有合同的執(zhí)行進度，在很大程度上解決了未實現信息化管理之前無法隨時了解每個合同執(zhí)行進度的問題。但是，由于風險的發(fā)生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項、檔案管理階段面臨合同或相關資料丟失的風險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機制對合同進行全生命周期的風險管理。在合同履行階段系統(tǒng)設計了“到期提醒”的風險防控功能，雖然利用該功能可以根據計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項，但是由于系統(tǒng)無法主動監(jiān)控項目的執(zhí)行進度，存在項目進度和計劃收付款項進度不符的情況，使得到期提醒功能無法發(fā)揮其價值。因此，合同款項收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現象還是可能出現，風險得不到控制時就會導致單位經濟利益受損或面臨訴訟的風險。
3.云平臺上合同管理相關數據資源價值挖掘不夠，風險防控水平較差
大數據時代，數據被視為新的生產要素會反饋到合同業(yè)務活動中，是進行合同管理決策、風險預測與規(guī)避的重要依據。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設項目、國有資產等多個業(yè)務板塊，這些業(yè)務過程都在云平臺上運行，形成了大量有價值的數據。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業(yè)務過程進行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結構化數據的利用不足，并沒有從大數據分析的角度去實施合同的電子檔案管理，因此對數據價值的挖掘還不夠，致使合同管理風險防控能力較弱。
三、基于財務云平臺的合同管理內部控制優(yōu)化與改進
重慶海事局合同管理內部控制的目標是實現合同管理的合規(guī)性與風險管控。根據合同管理的生命周期，結合財務云平臺設計，簡單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關票據文件管理、風險預警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。
下面，針對重慶海事局合同管理內部控制中存在的問題，結合財政部頒布的《內控規(guī)范》中的合同控制內容和合同全生命周期管理過程，基于現有云平臺中的合同管理系統(tǒng)功能應用，財務云平臺的合同管理內部控制優(yōu)化與改進流程如圖3所示。
主要從簽約對象資信的調查、合同草稿的擬定與初審、合同風險預警及風險防范等方面重點闡述基于財務云平臺對合同管理內部控制的優(yōu)化與改進措施。
（一）利用大數據技術構建資信主題數據庫，全面分析簽約對象的資信情況
在合同簽訂前的合同調查階段，借助大數據技術拓寬數據采集來源，從云平臺和互聯網上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調查對象資信數據，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關項目、相關合同和資金統(tǒng)計、合同執(zhí)行進度、款項收付計劃執(zhí)行進度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計等數據以及互聯網上關于合同調查對象的財務報表、納稅信息、業(yè)務活動等半結構或非結構數據。所有關于合同調查對象的數據被系統(tǒng)地收集、存儲，利用大數據對海量的數據源做分類處理，整合構建資信主題數據庫，為大數據資信分析做基礎，使對簽約對象的資信調查更加科學、全面、準確。
同時，通過運用大數據技術對簽約對象的資質、信譽和能力進行綜合評估，可以分析合同調查對象的競爭力和潛在風險，以此規(guī)范對合同調查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據其合同履行情況進行動態(tài)評價；對簽約對象的財務數據、業(yè)務數據等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。
（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風險數據庫
在云平臺合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實現合同信息的錄入。一是標準合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關合同的關鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數據庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數據庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內容填寫不完整和不規(guī)范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動檢索數據庫及合同樣本，通過預先設定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補充完善文本內容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內容與標準化模板進行對比，對于存在規(guī)定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。
由于不同類型的合同風險點不一致，利用信息技術可以使系統(tǒng)基于合同分類來梳理不同環(huán)節(jié)的風險點和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進行風險梳理，然后形成風險數據庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統(tǒng)進行初審后可以在合同審核流程的每個環(huán)節(jié)提醒相關職能部門的審核人員及復核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點防范的風險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責，以降低合同訂立過程中的風險。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過對合同類別進行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會將此類合同自動傳輸到有關職能部門負責人進行審批。合同審批過程中流經的具體審批部門會根據合同的類型及金額限定而有所不同，其流經的具體審批步驟要求也會根據合同的類型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時，就會以待辦事項做出自動提示。
（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機制，設計差異化的系統(tǒng)風險提示與預警功能
在云平臺的合同管理系統(tǒng)中增加合同實施進度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機制，在合同管理各個階段的關鍵節(jié)點設置提醒來防控風險，實現對合同的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關鍵節(jié)點推送消息提醒，借助智能手機或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關人員及時跟進履行進度，規(guī)避合同履行風險。根據合同類型的差異，可以采用預警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風險。
合同履行過程中，根據合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統(tǒng)對合同中界定的責權利及完成情況進行監(jiān)控，具體包括合同款項收付提醒、實際收付執(zhí)行情況記錄和項目執(zhí)行情況。對合同款項收付時間和收付金額需要進行嚴格控制，及時提醒按照合同計劃進行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內控規(guī)劃》嵌入合同管理過程，實現從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實現合同的全流程規(guī)范化管理控制目標。
（四）強化合同管理全過程的數據分析與利用，提高合同管理風險防控水平
重慶海事局可以運用計算機、網絡技術實現合同的電子檔案管理，將合同文本及相關資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數據分析提供海量的結構化、半結構化和非結構化的數據。對合同管理數據進行深度分析時，可以利用網絡爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術從互聯網和云平臺上獲取不同維度的目標數據集，再應用數據清洗、自動分類的方法把數據分別劃成不同的類別，然后對這些數據按采購人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風險進行分析，根據合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業(yè)務領域展開數據分析，分析合同在簽約對象調查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關鍵數據信息，通過統(tǒng)計分析合作對象資信情況、審查復核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計等不同?h節(jié)的具體指標，對合同風險進行全面分析評價，并為合同風險管控提供輔助決策支持。
【關鍵詞】合同企業(yè)；財務監(jiān)管；管理
一、緒論
當前經濟社會全面高度發(fā)展的形勢下，企業(yè)經濟往來大多通過經濟合同來實現，經濟合同的種類和數量也越來越多，企業(yè)必須加強對經濟合同的管理。合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經濟利益，高水平高質量的合同管理勢在必行。但在企業(yè)合同管理實際過程中，財務監(jiān)管力度不夠，財務人員主動參與意識不強，財務報表與真實經濟業(yè)務脫節(jié)，合同管理效率低下，風險防范不足。為做好合同管理工作，企業(yè)必須高度重視財務監(jiān)管在合同管理中的重要性，加強財務部門在監(jiān)管合同簽訂到執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的職能作用，從而把合同風險降低或進行有效規(guī)避，以便能有效提高合同管理的效率。加強對經濟合同中財務監(jiān)管職能，是財務部門必須履行的職能之一，有利于提高合同管理水平，有利于維護企業(yè)經濟利益，有助于提升企業(yè)的經濟利益。本文主要關注財務監(jiān)管在合同管理中的重要性，通過對合同管理過程中存在的主要問題深入分析，提出完善合同管理方面的一些建議。
二、從財務監(jiān)管角度強化企業(yè)的合同管理
企業(yè)的經濟業(yè)務和往來事項大部分都是通過不同的合同來實現的，可見合同在公司開展的對外經營活動中起著重要作用，公司必須將“合同管理”作為公司最基本的管理制度之一，并圍繞合同的一系列具體環(huán)節(jié)，展開對合同的風險預防和實時控制活動[1]。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。合同管理一般可劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同策劃、調查、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署、將合同分送相關部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、糾紛處理等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價等程序[2]。加強財務部門對合同的監(jiān)管非常重要，不容忽視。一方面，財務部門進行業(yè)務核算和編制財務報表需要以企業(yè)簽訂的經濟合同為依據，屬于企業(yè)會計原始資料之一，加強合同的有效管理，充分發(fā)揮財務部門的監(jiān)管作用，是財務管理工作的一項非常重要的內容，可以實現財務部門對合同涉及的經濟事項的前、中、后不同階段的管理。此外，合同管理的主要目的是通過有效手段減少企業(yè)合同風險，提高合同管理過程中的效率，明確合同的管理責任，有效控制合同發(fā)生的費用，降低各項成本，最終提高企業(yè)的經濟效益。可見，合同管理是財務管理的重要組成部分之一，加強對合同的管理也是財務部門要履行的重要職能之一，有利于企業(yè)嚴格遵守內部控制規(guī)范，完成預期的經濟效益目標。
三、防范企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的缺位現象
在企業(yè)管理事務中，大部分企業(yè)都會專門設立相應的管理部門進行合同管理，但財務管理部門與合同管理部門之間缺乏有效溝通，無法做到信息資源共享，使得財務部門的合同監(jiān)管作用受到抑制和約束，合同管理的效率不高。財務部門出具的財務報表與企業(yè)實際發(fā)生的業(yè)務脫節(jié)，導致財務部門提供的各項數據難以為企業(yè)管理者和各級投資者提供有價值的參考信息。在整個合同管理過程中，財務部門的管理人員主動合同管理的積極性不高。在一系列的合同管理過程中，從合同前期談判、到合同中期簽訂、合同過程履行，以及合同后期結算和合同保管等環(huán)節(jié)，財務人員往往沒有主動對合同進行監(jiān)管的意識，只是在合同履行后收到業(yè)務部門隨時傳來的結算單據，依據財務人員對合同結算單據的基本理解進行財務核算，簡單發(fā)揮報銷、結算、統(tǒng)計的作用，而不進行合同相關業(yè)務的學習和及時溝通。這種經濟信息的傳遞過程是不準確的，也不及時，加上財務人員對有些經濟業(yè)務性質不了解、對合同的具體執(zhí)行情況不清楚，導致財務核算滯后、財務數據也不夠真實，財務報表反應的情況與企業(yè)真實的經濟業(yè)務缺乏關聯性[3]。這種情況下，財務部分出具的數據不能給企業(yè)的經營管理者提供有用的支持，也不能為投資者提供有價值的參考信息。為了改變上文描述的現狀，財務部門的管理人員要積極尋求各種方式方法，積極參與到企業(yè)的合同管理中來，確保財務管理部門在企業(yè)經濟正常運行過程中的知情權，發(fā)揮財務部門的監(jiān)管職能。財務管理人員要憑借自身對合同風險敏感的專業(yè)判斷力，準確而又及時的發(fā)現和評估潛在的合同風險，還要熟練運用各項會計制度和準則，利用相應的政策，采取有效措施把企業(yè)合同風險降低到可接受水平。因此企業(yè)的合同管理需要財務管理人員對合同進行全過程的跟蹤監(jiān)管，將財務監(jiān)管從企業(yè)合同協(xié)商、合同起草的初始環(huán)節(jié)就開始滲透進去，在合同的起草環(huán)節(jié)做好財務控制，事前防范，事中控制，事后補救，還要求財務人員全面更新經營管理觀念，努力改變財務工作環(huán)境，同時提升財務人員的自身綜合素質。
四、加強企業(yè)合同管理中財務監(jiān)管的關鍵職能
企業(yè)管理的一項重要內容就是合同管理，并且合同管理也是財務管理的一部分內容，財務管理的主要目標包括下面三項，一是優(yōu)化合同管理的流程、二是降低合同管理的風險、三是提高合同管理的效率。財務部門如何才能夠在企業(yè)經濟合同的管理中發(fā)揮監(jiān)管的重要作用值得深入剖析探討，本文就從合同管理的四個階段進行分析探討。
（一）合同訂立前重點做好風險防范
風險預測和風險辨析工作要在合同簽訂前完成，其要由財務部門配合相關部門來完成。財務管理部門的工作人員要認真分析即將進行的合同活動中可能存在的風險，并保持積極溝通[4]。在風險分析2017年第02期下旬刊（總第652期）時代金融TimesFinanceNO.02，2017（CumulativetyNO.652）過程中財務管理人員要認真嚴謹，仔細調查合同簽訂關聯方的資信情況、財務情況、業(yè)務水平和履約能力，把可能涉及到的風險進行逐一的分析研判，確定可能發(fā)生風險的類型，制定有效的風險防范對策。合同本身就是合同風險一個重要的來源，財務部門需要注重相應細節(jié)，對合同中涉及財務的條款給予適當的意見。財務人員要重點關注合同標的是否符合企業(yè)業(yè)務范圍；合同中提及的經濟事項和相關數據是否符合企業(yè)的預算和利益；合同的格式和合同類型是否規(guī)范；合同內容和條款是否合理齊備。如合同價款的確定和支付結算方式、金額大小寫、產品和服務的數量、質量或技術標準、履約期限和地點、違約責任的歸屬、爭議的解決等。
（二）合同簽署階段重點監(jiān)管合同簽署權限及備案程序
強化財務管理部門對合同簽定階段的監(jiān)管，包括兩部分，一是合同正式簽署環(huán)節(jié)的管控，二是分送合同到相關部門環(huán)節(jié)的管控。財務人員應重點關注簽署的合同是否屬于經過審核管理程序同意簽訂的合同；是否超越合同簽署權限，嚴格執(zhí)行企業(yè)的授權審批制度，做到重大事項審批簽字有效，嚴禁未經授權擅自簽訂；簽署加蓋的合同印章是否與財務備案表中的印章一致。如存在授權委托的情況，財務部門還應該審查是否存在委托備案書，合同受托簽字人是否與委托備案書中受托人一致，是否超出委托事項范圍以及委托期限等細節(jié)。完整合同需要專門編號并加蓋公章或合同專用章，合同管理部門應當第一時間將一份完整合同的原件或副本送財務管理部門備案。財務部門應履行同簽收制度，并指定專人負責合同的管理，對合同的管理實行責任追究制度。合同發(fā)生任何變更或達成解除協(xié)議的時候應該重新走審批流程并及時報送財務部門簽收登記備案。
（三）合同履行過程中及時結算并設定索賠工作流程
企業(yè)財務部門對合同簽訂部門送存?zhèn)浒傅暮贤瑧P注履行過程的各種情況，依據合同中的各項條款審核執(zhí)行結算業(yè)務，按照合同內容的要求，嚴格清理債權債務，做好合同款項的催收，對合同的履行情況進行及時評估。凡是沒有按照合同條款履約的，或者驗收未能通過的業(yè)務，財務部門有權拒絕撥款。這包括兩個方面，一是要密切關注對合同生效后涉及的稅收政策、收入情況、費用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況，執(zhí)行嚴格的合同管理及審核流程。二是，在資金管理方面要遵循集中管理、統(tǒng)籌安排、綜合平衡和優(yōu)化投向的原則。資金管理需要由財務部負責和具體實施。對照合同履約的實際情況，把握好資金的使用和費用的結算等方面。對于合同款項的支付，要做到各項合同支出都必須履行計劃申報程序，并嚴格以批準的付款計劃為依據。在企業(yè)合同有任何形式的變更或任何金額的索賠過程中，財務管理人員應發(fā)揮監(jiān)督檢查的重要職能。重點的監(jiān)督包括：第一，合同變更必須符合相應的程序，符合有關法律、法規(guī)和政策；第二，變更應通過協(xié)商達成書面協(xié)議，作為原始合同的補充，做好原始記錄、原始資料的保管；最后，嚴格按照變更后的合同內容和條款對相關費用進行審查，及時進行財務核算。需要強調的是，財務管理人員要提高合同變更后的索賠意識，明確合同變更和合同索賠職責，把合同監(jiān)管工作貫穿于企業(yè)經營活動的全過程。財務監(jiān)管還要制定合同變更以及索賠的操作流程和需要注意的事項，尤其是合同中重要條款的變更，要按照內控要求，履行企業(yè)內部的領導會簽和各級審批程序，做到有章可循，照章辦事。
（四）建立合同管理在履行后的保密及評價制度
送存財務部門備案的經濟合同要指定專人保管，并定期對合同進行編號、統(tǒng)計、分類和歸檔登記，以實現重要文檔的管理，同時還要注意財務人員職業(yè)道德，嚴禁以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)秘密和技術秘密。此外，財務部門要制定合同執(zhí)行情況的評價制度，按照兼顧全面和突出重點的原則，定期對合同執(zhí)行情況進行分析評價，并實施責任追究制度，做好合同履行后管理階段的財務管控。
五、健全涵蓋財務監(jiān)管的企業(yè)合同管理體系
經濟合同的管理需要有內控和政策的支持，才能減少風險，達到合同管理的目的。同時一個健全的合同管理體系也離不開專業(yè)人才隊伍的參與。
（一）完善企業(yè)合同管理的組織架構
企業(yè)管理本身就是一個相互關聯的系統(tǒng)工程，各部門應保證充分溝通，密切配合，單純強調某一方面往往使管理失衡，進而影響全盤。企業(yè)應建立起由企業(yè)高層管理者主管、合同歸口管理部門統(tǒng)管、業(yè)務部門分管、合同管理人員專管、財務部門監(jiān)管的企業(yè)經濟合同管理風險評估和預防體系，并建立囊括企業(yè)合同審查制度、企業(yè)合同文檔管理制度、合同變更事項管理制度等在內的全面的完善的合同管理制度，從結構和制度層面進行規(guī)范，每個環(huán)節(jié)相互協(xié)調，如果企業(yè)簽訂合同的部門、執(zhí)行合同的部門、審批合同的人員，對合同的管理的流程沒有調整好，那么財務的監(jiān)管就會孤立無援，也就失去了財務監(jiān)管的基礎和存在的必要性。只有在完善的合同管理制度和嚴密的合同管理內控體系的支撐下，對經濟合同進行動態(tài)化管理，各部門相互協(xié)調配合，財務部門對合同管理的監(jiān)管作用才能得到充分的發(fā)揮。
（二）建設合同管理的專業(yè)化隊伍
企業(yè)合同管理部門中人員素質的高低會直接影響管理效率和質量。所以財務部門要做好合同管理工作，企業(yè)必須要高度重視包括財務人員在內的合同管理人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓，可以采取的途徑有講座、培訓、技術交流會等。培訓內容涉及很多方面，例如，可以是強化與經濟合同有關的法律知識的培訓，如《合同法》等，通過培訓強化經濟合同管理人員的法律觀念和意識；也可以是加強對合同管理人員的業(yè)務水平、知識面的培養(yǎng)，提高其處理經濟合同中各種事務的能力，讓其進一步掌握專業(yè)知識，熟悉合同處理手段，以此強化其專業(yè)能力?？傊?，采取多項舉措加強隊伍建設至關重要，建立一支專業(yè)化的人才隊伍，切實保障企業(yè)合同管理體系的正常運行和高效執(zhí)行。
六、小結
合同是企業(yè)日常經營活動中必不可少的內容，加強合同管理具有重要意義。合同管理離不開財務監(jiān)管，加強財務管理部門對合同的監(jiān)管是財務部門的職能之一，這就需要企業(yè)的財務部門主動參與到合同管理中來，充分發(fā)揮財務的監(jiān)管職能作用，降低或規(guī)避合同風險，維護企業(yè)利益。在合同訂立前，財務部門要做好風險預測、風險辨析工作；在合同簽署階段，財務部門應對簽訂合同權限、合同印章使用管理、分送合同給相關部門等方面進行監(jiān)管；在合同履行階段，財務部門應嚴密關注合同實際履行情況，及時結算并清理債權債務，制定合同變更索賠工作流程和相關注意事項；在合同履行后管理階段，財務應做好合同的歸檔保管工作，建立合同管理及保密制度。加強財務在合同管理中的職能，除了在合同管理的四個階段進行監(jiān)管外，還需要企業(yè)依據實際情況建立健全企業(yè)合同的管理體系，做好包括財務人員在內的合同管理人員的培訓。相信有了財務部門的監(jiān)管，企業(yè)會更好的實現合同風險管理，避免企業(yè)合同執(zhí)行的潛在風險，并提高合同執(zhí)行水平，從而更好的維護企業(yè)的利益。
參考文獻
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無論是大型國有企業(yè)還是中小民營企業(yè)，都必須牢固的堅持“合同管理與信用建設并行”的方針，借此提振企業(yè)內部管理與控制的“士氣”，保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的穩(wěn)步推進。例如，企業(yè)在加強合同管理的過程中必須實施“全過程監(jiān)控”，開展分權管理，著力提升合同的有效性，強化企業(yè)的信用和誠信。從資格審查到招投標任務的開展，到合同協(xié)議的擬定，再到合同的評審、簽字蓋章，最后到合同的生效……這整個的過程都是企業(yè)合同管理的內容，也是企業(yè)信用的直接體現。無疑，堅持合同管理，注重細節(jié)的監(jiān)督與控制，一方面是企業(yè)內控的基本需要，另一方面也是企業(yè)信用體系建設的根本需求。在市場化融合程度越來越深的今天，企業(yè)的發(fā)展必須堅持“誠信與信用”并立的方針，而合同管理就是其中的重要手段。無論是健全合同管理機構，還是完善合同管理制度，其最終目的都是不斷強化企業(yè)的信用與品牌美譽度，最終提升企業(yè)的競爭力。
二、加強合同管理的組織機構與制度建設，豐富企業(yè)信用建設內涵
前面已經提到，企業(yè)的信用建設的重要路徑就是合同管理，二者都是企業(yè)內部管理與控制的重要組成部分。在實際的工作中，企業(yè)的信用建設與合同管理是密不可分的，后者為前者提供了強大的支撐。在合同管理方面，企業(yè)首先要堅持組織機構、相關部門的建設，構建完整、有效的組織體系，打造一支高素質的管理隊伍；其次，企業(yè)要建立健全合同管理規(guī)章制度，形成周密的制度化機制，為日常合同管理及應急工作提供基礎保證。在合同管理組織機構建設與制度建設的基礎上，企業(yè)的信用建設才能不斷取得進步。
例如，眾所周知，組織機構的建設是創(chuàng)建“重合同守信用”企業(yè)的組織保證。在此基礎上，企業(yè)必須進一步強化了對信用、合同工作的組織管理，要創(chuàng)建以企業(yè)領導為核心的多層次的合同管理組織體系，由企業(yè)核心領導負總責，分管領導分工負責，形成層次分明的組織管理體系。另外，要根據企業(yè)經營的實際情況，組建一支兼職合同管理員隊伍，并對其開展專業(yè)的培訓，形成企業(yè)合同管理由管理機構具體負責和管理人員經辦負責的有效運行機制。只有這樣，企業(yè)的合同信用管理機構才能不斷健全，合同管理人員才能逐步到位，企業(yè)的整個信用合同管理架構也可以基本確立，從而為企業(yè)信用建設提供強大的基礎保障。
三、堅持“流程化”與“標準化”合同管理，夯實企業(yè)信用基礎
企業(yè)經營、發(fā)展過程中的每一份合同，都是企業(yè)信用記錄的展示，都會成為企業(yè)參與市場競爭的規(guī)范與參照。也就是說，企業(yè)的合同管理其實就是企業(yè)信用建設的外延，合同管理的好壞直接影響信用體系建設的成敗。首先，企業(yè)要開展“流程化”合同管理，即將合同的執(zhí)行、落實作為一個系統(tǒng)工程，切實提升合同管理的效能與效率，彰顯企業(yè)的執(zhí)行能力，為信用積累提供依據；其次，合同管理要堅持“標準化”原則，即合同的管理、操作應該嚴格依照標準化規(guī)章完成，這樣才能體現合同管理的科學化水平。
例如，企業(yè)要在嚴格執(zhí)行合同管理制度的基礎上，堅持信用建設，將合同的執(zhí)行與財務部門的工作對接起來，形成上下聯動的管理機制，切實保障合同管理的有效、有序。此外，要努力做好合同監(jiān)管工作，要突出重點，加強監(jiān)管，摒棄過去那種對合同的訂立、履行和糾紛處理的全面監(jiān)管模式。企業(yè)要把有限的監(jiān)管力量集中到對合同的重點監(jiān)管和查處上來，形成以合同監(jiān)管、管理帶動企業(yè)信用建設的有效機制，不斷改善企業(yè)的信用狀況?？傊?，企業(yè)將“流程化”、“標準化”的合同管理納入到信用體系建設的進程中，既是企業(yè)內部控制的需要，也是企業(yè)培育核心競爭力的需要。
四、總結
未對合同履行狀態(tài)進行有效的跟蹤和反饋，導致合同結算不嚴格，無法進行適當的合同履行情況的檢查有些公司雖然對合同簽訂前的比價、招投標等工作進行了規(guī)范和控制，但缺乏有效的合同履約的跟蹤管理，經辦人員編制付款預算時往往將同一家供應商涉及多筆合同付款混報預算，特別是合同重要條款發(fā)生變更是無法對合同版本進行控制，在賬務上無法準確知曉公司還有多少在手合同沒有履行，對于監(jiān)控付款及合同履約更是無從下手，無法及時發(fā)現和處理異常情況。
二、非供應鏈類采購合同管理體系建設
針對以上的漏洞和問題，筆者試著轉變管理思路，采用深度應用金蝶ERP系統(tǒng)的思路，采用項目管控方式，建立起公司的非供應鏈類采購合同管理體系。通過建立一套規(guī)范和有效控制非供應鏈類合同管理業(yè)務操作流程并對合同承辦部門的經辦人員進行有針對性的培訓，在國家內控法規(guī)和現有制度保證的情況下，有效監(jiān)控這一部分合同的執(zhí)行和結算，有效降低企業(yè)財稅風險、提高合同履行執(zhí)行效率，提高公司信譽。
（一）確立項目的階段性目標
1、確立非供應鏈合同類合同分類及編碼規(guī)則。
2、實現在金蝶ERP實現非供應鏈合同類合同的錄入、審核、付款、開票結算流程順暢。
3、指導業(yè)務人員操作，確立試點對象，完成兩個月的業(yè)務同步模擬測試。
4、制定《非供應鏈類合同管理操作規(guī)范》。
（二）項目具體實施的總體思路
1、根據公司現狀確立本單位涉及納入管理的合同實施的范圍。針對公司業(yè)務情況對涉及的合同進行分類和編碼規(guī)則的制定。合同編號是一個基本的工作點，也是錄入ERP系統(tǒng)進行管理的一項重要內容。編號是可以按照部門代碼+年份縮寫+合同類別進行編號，也可依據以前公司或單位的習慣分類來編，總之，目的只有一個，方便記憶、保存和查找。
2、走訪業(yè)務單位并開展公司合同管理現狀的調研，了解并分析現有流程風險點?？梢圆扇緲I(yè)務進行分析的方式，找出涉及問題最多的部門和業(yè)務，有針對性的進行問題調研。特別需要挖掘現有合同履約結算流程的風險點。
3、根據調研結果拿出具體項目方案并在項目組開展項目方案評審。在這個階段需要注意，可以先對公司使用的財務軟件進行深度挖掘和利用，盡可能不要改變穩(wěn)定系統(tǒng)的核算思路，但對于需要重點把控系統(tǒng)又無法支持的情況下，建議對系統(tǒng)進行簡單的開發(fā)調試。例如，例如有的公司在年初會下達技改計劃和資金預算計劃，而系統(tǒng)提供的合同錄入單據中又沒有填列技改編號的地方，那么可以在合同錄入單據和付款單及系統(tǒng)發(fā)票的單據上進行將此內容添加成必錄項。
4、根據確定的方案在ERP測試系統(tǒng)進行模擬測試，包含權限設置測試、業(yè)務流程測試、關鍵控制點測試、財務控制點對接等。這個環(huán)節(jié)特別重要，需要在測試庫中進行完整業(yè)務錄入，并對各種可能發(fā)生的情況做好業(yè)務應對，有的公司的財務軟件如果系統(tǒng)操作復雜，那么更要考慮與財務流程的對接，包括什么角色的業(yè)務人在什么情況下做怎樣的動作來完成。
5、根據測試結果編寫《非供應鏈類合同管理操作規(guī)范》并組織業(yè)務和財務開展一對一業(yè)務操作培訓。
6、確認項目正式系統(tǒng)試運行時EnterpriseResourcePlanning推進范圍，采取先試點再推廣的方式，以公司常常發(fā)生的合同試點對象，在測試帳套中運行檢查2-3個月無特殊流程變化后逐步推廣至其他非供應鏈類合同正式運行。
（三）筆者對開展該項目的思考
經濟合同內部審計是審計人員運用審計手段，對合同的簽訂、執(zhí)行等過程與結果的審計監(jiān)督、評價。在多元化的市場經濟環(huán)境之下，企業(yè)務實開展經濟合同內部審計有著十分顯著的必要性。具體而言，主要體現在這么幾個方面：一是開展經濟合同內部審計，是完善合同內容的重要舉措，有助于企業(yè)有效規(guī)避其中潛在的經濟糾紛；二是有效堵塞漏洞、落實內控制度建設。一方面有助于提高合同履約率、避免一定的合同風險；另一方面，有助于維護企業(yè)合法權益，避免資金流失問題的出現；三是進一步規(guī)范各方管理行為，維護正常的財經秩序。對此，新的經濟環(huán)境，給現代企業(yè)帶來了發(fā)展的新機遇，但同時也給企業(yè)帶來了發(fā)展的挑戰(zhàn)。在機遇與挑戰(zhàn)并存的時代，需要企業(yè)強化內控制度建設的重要性。既要狠抓落實經濟合同審計工作的建設，又要審時度勢，不斷地優(yōu)化與調整工作建設，尤其是在內控制度的建立與完善、審計人才隊伍建設等方面，以更好的適應企業(yè)的發(fā)展需求，推動企業(yè)又好又快發(fā)展。
二、企業(yè)經濟合同內部審計存在的問題
在多元化的市場環(huán)境之下，企業(yè)經濟合同背部審計的重要性日益突顯，是現代企業(yè)“謀發(fā)展、求共存”的重要舉措。但從實際情況來看，企業(yè)經濟合同內部審仍存在諸多問題，尤其是合同訂立與管理的內部制度不完善、經濟合同審計階段不完備等問題，弱化了經濟合同內部審計的重要性。那么，具體而言，企業(yè)經濟合同內部審計存在的問題，主要在以下幾個方面：
(一)合同訂立與管理的內控制度不完善，以至于出現一定的審計風險
完善的經濟合同管理制度，是務實開展經濟合同審計的重要基礎。企業(yè)合同訂立與管理的內控制度不完善，容易造成企業(yè)出現一定的審計風險。一方面，我國在相關法律法規(guī)的建設方面，存在一定的不完善，且內部審計實務工作起步晚，以至于經濟合同內部審計工作存在較大的隨意性。如，合同訂立未形成行業(yè)規(guī)范，難以實現集中管理；另一方面，經濟合同內部審計工作缺乏企業(yè)領導的足夠重視，以至于在經濟合同的報審上，出現程序不合理。這樣一來，給企業(yè)的發(fā)展帶來一定的審計風險。
(二)經濟合同審計落實不到位，內部審計程序不完整
企業(yè)在經濟合同內部審計的過程中，主要有準備、實施、終結和后續(xù)四個階段。而企業(yè)卻難將四個階段落實到位，出現審計程序“斷層”的問題，審計做一半留一半的情況比較突出。從實際來看，企業(yè)在經濟合同內部審計中，更多的是對合同簽訂程序、形式等合法性的檢查，以及對合同主體、客體等條款的審計。這些檢查與審計非常之重要，但是經濟合同審計是一個過程，其他幾個階段同樣重要。在審計準備階段是經濟合同審計的起點，可以提高審計效率，而審計準備階段的缺失，導致合同審計階段手忙腳亂，反而降低了審計的效力。此外，后續(xù)審計是經濟合同審計質量控制的重要階段，而后續(xù)審計往往被忽視，弱化了其現實作用。所以，內部審計程序的不完善、審計的落實不到位，不利于經濟合同審計作用的有效發(fā)揮。
(三)專業(yè)人才比較缺乏，不利于經濟合同內部審計工作的全面開展
經濟合同審計是一項專業(yè)且綜合性的審計，強調專業(yè)人才在其中的重要性。一方面，合同管理人才要具備財務收支、相關法律以及經濟效益審計等知識；另一方面，合同管理人員還需要具備良好的業(yè)務素養(yǎng)，才能更好地實現對經濟合同的內部審計。就從實際情況而言，企業(yè)缺乏這樣專業(yè)的合同管理人才，并且合同管理被企業(yè)作為一般辦公人員的事務，以至于合同管理缺乏科學合理性，一旦發(fā)現糾紛等問題，難以在第一時間獲得法律上的支援，這對企業(yè)極為不利。
三、強化企業(yè)經濟合同內部審計的應對策略
隨著市場經濟體制的不斷完善，進一步強化經濟合同內部審計，是現代企業(yè)優(yōu)化內控管理的重要工作。在筆者看來，企業(yè)經濟合同內部審計的強化，關鍵在于經濟合同管理制度的建立健全，并明確審計目標與內容，加強專業(yè)隊伍建設，從本質上夯實企業(yè)經濟合同內部審計工作。
(一)建立健全經濟合同管理制度，對各部門職責進一步明確
經濟合同內部審計的強化，關鍵需要建立健全經濟合同管理制度，為內部審計工作的務實開展創(chuàng)造良好的條件。首先，對于經濟合同審計的目標與內容要要進行明確，哪些經濟合同屬于重大經濟合同，必須經過審計，這些都是非常重要；其次，對于項目簽訂的流程與手續(xù)，都是有著嚴格的規(guī)定，并且相應的崗位需要建立責任制度，規(guī)范參與其中的各方行為，提高經濟合同管理的有效性。再次，強化監(jiān)督管理，明確相應的監(jiān)督管理措施，確保經濟合同內部審計工作落實到位；最后，對于一些需審計但未審計的經濟合同，需要強化相應的規(guī)定，如企業(yè)財務部不能支付相關的任何款項等。并且，強化對合同檔案的管理，建立相應的管理制度。
(二)切實做好事先審計工作，并科學拓展審計內容
經濟合同內部審計是一項專業(yè)而復雜的工作，切實做好事先審計工作，是內部審計工作的重要環(huán)節(jié)。經濟合同簽訂之前的審計，是及時發(fā)現遺漏或失誤，避免企業(yè)經濟損失的重要工作。對此，企業(yè)在合同簽訂之前，需要切實做好事先審計監(jiān)督工作，確保企業(yè)的經濟利益。與此同時，企業(yè)在經濟合同簽訂之前，如果合同談判需要，審計人員也可以參與其中。這樣一來，可以對于合同談判過程中的問題，進行及時有效的解決，以確保合同執(zhí)行的長期有效性。
(三)強化專業(yè)隊伍建設，提高經濟合同內部審計的有效性
毋容置疑，經濟合同內部審計是一項專業(yè)性、法規(guī)性很強的工作，工作有效開展離不開專業(yè)的審計人才。但是，企業(yè)在專業(yè)審計人才方面，仍比較的缺乏，這就強調強化專業(yè)隊伍建設，在企業(yè)經濟合同內部審計工作中的重要性。首先，強化審計人員的專業(yè)能力，以及增強法律意識。通過不定期的培訓等活動，實現企業(yè)審計人員的可持續(xù)發(fā)展；其次，強化人才的引進。在日益復雜的市場環(huán)境之下，企業(yè)需要專業(yè)化的隊伍，以支撐企業(yè)的發(fā)展需求；再次，優(yōu)化審計隊伍，建立一支懂審計、懂會計、懂管理的人才隊伍，更有助于提高經濟合同內部審計工作的有效性。
四、結束語
關鍵詞：事業(yè)單位；政府會計改革；內控建設；建議對策
1事業(yè)單位內部控制存在的問題
1.1對內控重視程度不足
多數事業(yè)單位從領導到員工對內部控制重要性沒有充分的認識，只是將建立內控制度作為完成上級部門和財政部門布置的一項工作對待。制定之前沒有充分梳理業(yè)務流程并討論研究，制定之后將其束之高閣沒有組織實施，很難發(fā)揮內控對經濟業(yè)務活動的管控作用。
1.2內控治理結構不完善
目前多數事業(yè)單位沒有單獨設置內控職能部門或專門成立內控領導工作小組，來負責內控制度建立、執(zhí)行、監(jiān)督的組織實施工作，而是將內控全部工作指定財務部門負責。財務部門受人力、物力所限以及其權威性和組織協(xié)調能力影響，很難制定出一套完整全面切實可行的內控制度，更不用說監(jiān)督檢查其落實執(zhí)行的過程。
1.3內控管理內容不全面
目前多數事業(yè)單位內控制度只是針對財務收支活動，屬于比較狹隘的資金管理“小內控”，沒有將單位整體各類經濟業(yè)務活動包含在內，沒有形成完整全面的、能夠發(fā)揮內部控制合理保證單位經濟業(yè)務活動合法合規(guī)、資產安全和使用有效、財務信息真實完整、有效防范舞弊和預防腐敗，以及提高公共服務效率和效果目標的內部控制體系。
1.4內控評價監(jiān)督體系不健全
這體現在評價監(jiān)督周期、人員、是否形成評價結論，以及結論反饋應用上。目前多數事業(yè)單位沒有確定內控評價監(jiān)督周期、設置相關崗位或配備專門人員定期，對內控設計和執(zhí)行的有效性進行全面詳細地評價監(jiān)督。一些事業(yè)單位雖然實施了內控評價監(jiān)督，但并沒有形成評價結論出具評價報告，為改進完善內控管理提供參考依據。
2政府會計制度改革對事業(yè)單位內控建設的影響
第一，會計信息核算質量提高、會計報告橫向可比性增加，促使單位更加注重內控建設，緩解面對公眾監(jiān)督的壓力。改革前事業(yè)單位會計多項制度并存、體系繁雜、內容交叉、核算口徑不統(tǒng)一，造成不同部門不同行業(yè)事業(yè)單位會計信息可比性不高，會計報告使用者橫向比較難度較大。單位對于財務信息公開沒有太大壓力，因此不重視內控建設。2017年10月24日，財政部印發(fā)了《政府會計制度—行政事業(yè)單位會計科目的報表》（財會[2017]25號）,自2019年1月1日起施行。新制度統(tǒng)一了各行業(yè)各領域事業(yè)單位會計制度，同時增加了共性業(yè)務和事項，對同類業(yè)務做出同樣的處理規(guī)定。這提高了會計信息核算質量，使各行業(yè)事業(yè)單位財務報告具有橫向可比度，在預決算公開的大背景下，財務報告將接受社會公眾監(jiān)督和比對，這迫使單位對內控建設更加重視，通過加強內控建設提高資金使用效益，緩解面對公眾監(jiān)督的壓力。第二，權責發(fā)生制核算基礎將收支與會計期間相匹配，促使單位更加注重內控建設，通過財務核算監(jiān)督業(yè)務執(zhí)行，推進業(yè)財融合。舊制度收付實現制下有現金流入流出才記賬核算，很多單位業(yè)務人員簽訂了收付款合同沒有及時告知財務人員，導致少記收支或記賬不及時。改革后要求在取得收取款項權利、發(fā)生支付款項義務時進行會計核算。這就要求單位更加重視合同管理、基建管理、資產管理以及往來款項管理等與財務核算息息相關的內控建設，通過重新梳理業(yè)務流程、明確崗位責任制、加強授權審批等控制方法，強化業(yè)務與財務的溝通，通過財務核算監(jiān)督業(yè)務執(zhí)行，使財務職能由事后反饋變?yōu)槭虑翱刂?，達到規(guī)范經濟業(yè)務合法合規(guī)性，推進業(yè)財融合的目的。第三，“實提折舊”核算方法將折舊費用化，促使單位更加注重內控建設，優(yōu)化資產配置、提高資產使用效益。舊制度下固定資產計提折舊沖減基金，這種“虛提折舊”的方法不影響當期費用，導致很多單位習慣于積極購置資產，在資產調配中多拿多占。新制度要求固定資產折舊記入費用，這意味著占用資產多費用就多，影響單位年終考核和績效評價，使得單位必須轉變管理觀念，從只重視收支管理到更加重視資產管理，建立健全資產管理制度，加強資產內部控制，能通過調劑解決的不再進行購置，優(yōu)化資產配置，提高資產使用效益。第四，成本觀念的引入使當期費用體現真實運行成本，促使單位注重內控建設，降低公共服務運行成本和履職成本，提高公共服務效率和效果。舊制度下只對收支進行核算，且收支不和所屬期間配比，很多單位都是跨期支出甚至跨年支出，造成資金使用混亂和浪費，不能反映事業(yè)單位每年真實的運行成本。新制度引入成本觀念，要求收支在權利義務所屬期間核算，公共服務運行成本和履職成本更加真實準確。這就迫使單位負責人增強責任意識，不斷加強內控建設，通過各種控制手段，規(guī)范業(yè)務流程和資金使用，降低運行和履職成本，提高公共服務效率和效果。第五，“雙基礎、雙功能、雙報告”模式對財務人員業(yè)務能力要求提升，促使單位更加注重內控建設，強化人才培養(yǎng)。舊制度下財務人員偏重核算工作，對業(yè)務能力和專業(yè)素質要求不高。新制度采用“雙基礎、雙功能、雙報告”核算模式，一個系統(tǒng)中收付實現制的預算會計和權責發(fā)生制的財務會計平行記賬，出具預算報告和財務報告兩份報告。這就要求單位更加注重內部控制，注重人才培養(yǎng)，尤其是財務人員的教育考核，提高專業(yè)技術水平，使其從核算職能向管理職能轉變。單位可通過培訓學習、輪崗交流等方式使人才得以接受專業(yè)技能的繼續(xù)教育，提升業(yè)務能力，并通過完善內控方法使兩種核算模式下呈現的兩份報告真實準確完整地反映單位財務狀況和預算執(zhí)行情況。
3政府會計制度改革下事業(yè)單位內控建設的建議
第一，提高對內控管理的重視程度，完善內控治理結構，為健全內控提供良好環(huán)境。內控建設需要單位每個人員積極參與并貫徹執(zhí)行，單位負責人作為內部控制建立健全和有效實施的第一責任人，更應采取積極支持的態(tài)度，組織內控有效開展。健全有效的治理結構是充分發(fā)揮內控對單位經濟活動風險進行防范和管控的基礎。改變財務部門負責內控幾乎全部工作的局面，設立內部控制領導工作小組并賦予其相應職權是必要的，同時明確組員承擔的具體工作，使組員各司其職。內部控制領導工作小組負責單位內控制度的建立、控制措施的執(zhí)行、控制效果的評價、評價結果的反饋應用，以及溝通協(xié)調財會、資產、政采、合同、基建等各部門共同配合內控建設工作，為建立健全內部控制提供良好環(huán)境。第二，加強繼續(xù)教育和學習培訓，提升崗位人員業(yè)務能力和技術水平，為健全內控提供復合型人才儲備。崗位人員是內控措施的具體執(zhí)行者，再健全的內控制度如果沒有崗位人員認真貫徹落實也是形同虛設。應加大對崗位人員的教育和培養(yǎng)，尤其新會計制度“雙基礎、雙功能、雙報告”的核算模式對財務人員專業(yè)水平提出很高要求，只有具備過硬的業(yè)務知識和豐富的實踐能力才能勝任。應積極為崗位人員搭建學習平臺，通過自主學習、參加培訓、選拔考核等方式，促使崗位人員不斷精進業(yè)務知識、提升專業(yè)技能。定期組織重點崗位關鍵人員輪崗交流，使其全面掌握各項業(yè)務知識，培養(yǎng)具備綜合能力的復合型人才。第三，重視風險評估，完善風險防控措施，為健全內控提供堅實保障。各崗位人員尤其重點崗位關鍵人員應從崗位工作出發(fā)尋找業(yè)務風險點和廉政風險點，風險評估領導小組匯總單位整體情況后制作風險評估表，給單位層面風險以及預算管理、收支管理、政府采購、資產管理、建設項目管理、合同管理等業(yè)務層面風險分配具體的標準值和權重，根據風險發(fā)生的可能性和影響程度對各項風險進行分析評估，確定出風險評估值，量化單位整體風險。針對各項風險，通過不相容崗位相互分離、內部授權審批、歸口管理、預算控制、財產保護控制、會計控制、單據控制、信息內部公開等方法制定具體風險防控措施，確保措施具有可行性并落實到具體崗位具體人員。對可能造成嚴重后果、產生重大經濟影響的業(yè)務風險和廉政風險進行重點分析，采取特殊措施重點監(jiān)控。第四，完善合同管理，強化財務事前審核事中監(jiān)督職能，促進新會計制度下業(yè)財融合。新會計制度權責發(fā)生制的引入，使收支與業(yè)務期間匹配，要求財務部門與業(yè)務部門之間溝通更加緊密。財務部門應更偏重業(yè)務發(fā)生前審核控制管理和業(yè)務發(fā)生中監(jiān)督控制管理。合同簽訂前增加財務部門審核把關環(huán)節(jié)，使其掌握單位全年經濟活動的整體情況；合同簽訂后增加財務部門保存歸檔環(huán)節(jié)，使其依據合同將收支和會計期間進行匹配，滿足新會計制度核算要求，達到財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，促進新會計制度下業(yè)財融合。第五，加強資產管理，優(yōu)化成本核算，提高新會計制度下資產使用效益。新會計制度“實提折舊”方法以及成本觀念的引入，對單位資產管理提出更高要求。資產配置方面應確保需求的合理性并首先通過內部調劑解決，確需購置的應納入單位預算通過政府采購選擇質高價低的資產，避免多拿多占導致計提折舊后成本過高。資產使用方面應每月根據資產預計使用年限計提折舊計入成本，真實反映資產價值。往來資產定期清理，及時記入收支。資產處置方面在定期清查盤點的基礎上，對達到報廢年限沒有使用價值的資產通過環(huán)保回收方式進行處置，處置后及時核銷資產。
參考文獻：
以A公司為例，A公司成本控制主要涉及采購、生產和售后服務3個環(huán)節(jié)，本文從這3個環(huán)節(jié)對產品成本的財務控制進行管理。假設A公司相關的財務制度齊全。
一、采購成本控制
1.公司采購與付款審批流程
采購審批：采購部門根據各部門上報的計劃制定“外購件采購申請單”或簽訂采購合同倉庫主管簽字分管采購業(yè)務的領導簽字辦公室價格稽核員簽字財務負責人簽字總經理簽字。
付款審批：業(yè)務員根據采購合同填寫《付款審批領用單》分管采購業(yè)務領導簽字質控部領導簽字辦公室價格稽核員簽字財務經理復核總經理審批超過額度金額，執(zhí)行公司相關制度規(guī)定的控制流程出納付款 出納在系統(tǒng)中錄入付款信息財務經理復核。
2. 財務部管控要點
財務部門在審核采購付款時，應實施以下控制活動：
（1）采購付款的前提條件為必須簽訂書面合同，按合同管理流程審批，對無合同評審付款的，會計應當在付款單上拒絕簽字；對超出合同額的支付，涉及合同增量補付款的，要求采購員簽訂補充協(xié)議，按合同管理流程審批后，方能辦理支付手續(xù)并付款；必須取得供應商合同原件或傳真件，如為傳真件，需按期收回原件。
（2）按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供合同復印件并填寫付款通知書，注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號，按批準物資采購的權限辦理付款批準手續(xù)后，交公司財務部門辦理預付貨款業(yè)務。會計在審核付款時，必須審核采購合同原件，核對付款金額是否與合同上約定的采購數量與金額一致；會計根據上月簽訂的合同，編制《合同原件統(tǒng)計表》，合同必須留一份在財務部備查。便于對供應商付款情況進行跟蹤核對。
（3）出納應嚴格執(zhí)行財務支出相關規(guī)定，依據權限審批齊全的單據對外辦理付款。付款單據未審批，未經審批程序擅自變更收款主體，合同執(zhí)行與對外付款的前置要求尚未滿足的，包括收取客戶保證金，辦理擔?；蛸|押手續(xù)等，出納有權拒絕付款。
（4）對無合同的采購，應要求提交“外購件采購申請單”，審核申請單是否經有權審批人審批，付款金額是否與申請單上的采購數量與金額一致；
（5）審核《付款審批領用單》是否經有權審批人審批；
（6）審核供應商是否在公司物資采購合格供應商名錄約定范圍內；
（7）審核采購價格是否在公司物資采購指導價格表限定價格內，超過指導價格的，必須提交經有權審批人審批的價格審批表。
對上述審核中不符合內控要求的，財務部門一律不予付款。
二、生產環(huán)節(jié)的成本控制
1.成本控制實施流程
制定各物料的預算成本清單及工時物料―技術部提品的物料清單間根據產品的制作的流程憑技術部下發(fā)的物料明細單領料產品入庫后，財務部按實際生產情況計算出實際成本，比較預算與實際的差異。
2.財務部管控要點
（1）跟蹤整個成本控制流程，根據技術部門下發(fā)的物料清單，嚴格監(jiān)控審批流程。具體包括是否經相關責任人簽字，是否經過領導審批、下發(fā)的物料清單是否經過辦公室核價簽字。
（2）核價后的物料清單移交財務部后，財務部復核物料清單手續(xù)是否完善后歸檔。
（3）領料過程中與下發(fā)的物料清單有偏差的，必須要見總經理簽字的《偏差領料審批單》。
（4）產品按照預算標準生產入庫后，財務部按照預算標準計算物料成本，按實際生產情況計算出實際成本，比較物料與實際的差異，分析是數量差異還是價格差異，由物料成本管理小組分析其原因，制定整改措施。
（5）各部門根據財務部分析的差異進行整改，修改相應產品的成本物料清單。財務部審核修改后的物料清單，如未有效的改進，財務部不予審批，并報相關領導處理。
（6）財務應督促倉庫嚴格按照物料清單進行發(fā)料。倉庫以技術部下發(fā)的物料清單作為出庫單辦理出庫手續(xù)，“物料清單”必須簽字手續(xù)齊全。
（7）生產部上報的實際工時及技術部上報的物料工時手續(xù)必須齊全，財務部依據合理的方法進行分配出產品的直接人工。
三、售后服務成本控制
1.售后服務工作流程
（1）售后服務派遣單下發(fā)流程
銷售部根據客戶投訴或要求填寫派遣單生產部核實工時、工費并簽字技術部門后附材料清單并簽字采購部核計外購件價格，辦公室對價格進行復核確認并簽字財務部匯總核算成本并簽字報售后服務領導審批確認。
（2）產品出現故障的售后服務流程
出現產品故障，售后人員填寫《售后服務記錄單》―售后人員對發(fā)生費用的售后服務事項報公司有權審批的領導批準―需要現場解決的售后服務事項應對故障進行分析和診斷，由公司售后服務組及質控部完成質量責任界定―售后人員完成故障處理，應現場填寫售后服務卡。
2.質量事故定損工作流程
質控部在接到售后反饋記錄單據后，對質量事件應予以評估，界定售后質量定損部門承責，并對費用、報價提出質控部意見，供公司領導審批， 質量責任界定涉及到技術、采購、生產部門責任時，質控部應提供部門承責比例及金額。
3.財務部管控要點
（1）售后人員出差至外地的差旅費用參見差旅費相關管理制度中的一般人員標準，售后服務組駐外跟蹤服務人員費用見售后服務組駐外人員管理相關制度。財務部進行復核費用標準時嚴格執(zhí)行上述制度，對超支的費用不予報銷。
（2）財務部在審核售后費用時，銷售內勤應將售后的產品的合同號寫在報銷單上并簽字，財務做會計分錄時按照合同號掛售后費用的輔助項目。
（3）對由于時間原因需及時領料及發(fā)生售后費用時，應督促質控部完成質量定責工作，售后服務人員出差回來報銷必須要附質控部出具的經由公司領導簽字認可的質量定責報告，否則不予以報銷。
（4）財務部審核售后費用報銷單時，一定要見附在報銷單上的“售后服務卡 ”，該卡是否包括提供的產品使用情況的跟蹤服務內容，是否有用戶在用戶簽字欄中的簽署意見，是否對服務質量作出了評價。對不符合規(guī)定的，一律不予以報銷。
（5）每季末財務部應按產品清理售后服務費用，建立臺賬。臺賬應包含合同號、產品名稱、售后人員姓名、售后費用的金額、發(fā)生質量事故的原因及責任部門等。臺賬打印后經財務經理及銷售部經理簽字后報總經理。
（6）售后服務審批程序中，財務部應區(qū)分無償的售后服務及有償的售后服務事項。
（7）財務部匯總測算售后服務成本時，一定要滿足二個前提后方能簽字確認：①成本測算單一定按照流程和權限審批，并且簽字齊全；②采購部門核計外購件價格匯總一定要準確。