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[摘 要]在企業(yè)生產(chǎn)活動中，合同是企業(yè)維護自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業(yè)日常管理的重要任務(wù)。隨著風電企業(yè)業(yè)務(wù)、規(guī)模的不斷擴展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務(wù)，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實際工作經(jīng)驗，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。
[關(guān)鍵詞]合同檔案；風電企業(yè)；管理分類
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權(quán)益。
1 企業(yè)合同檔案的基本特征
對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1 法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2 憑證性
近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進行了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3 規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當包括具有法律效力的內(nèi)容、當事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關(guān)的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4 繁雜性
企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應(yīng)當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2 加強合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
關(guān)鍵字：信息化；圖書館檔案；雙軌制
中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015
本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45
0引言
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學性和規(guī)范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢。[2]
1圖書館檔案存檔范圍和常見分類
當前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運輸局圖書館為例，具體明細分類如1.1表、1.2表：
1.3 聲像實物檔案類。包括圖書館在各項工作活動中形成的有保存價值的錄音、錄像、照片以及獲得上級或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎狀、獎牌、證書、獎杯等。具體分為：聲像、照片、實物（ 獎狀、獎牌、證書、獎杯等） 。
1.4 其他資料檔案類。包括國內(nèi)外其他圖書館或圖書情報單位贈送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報告等有保存價值的資料。
2圖書館檔案雙軌制管理
通過以上圖書館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進行分類、組卷、擬卷標題、編頁碼、裝訂、編號、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。
2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵
所謂雙軌制是指，在文件生成和運轉(zhuǎn)過程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)。實行雙軌制的機構(gòu)在文件進入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當一個時期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。
2.2檔案管理雙軌制的必然性
在目前技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠看，電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后，圖書館檔案可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。
3結(jié)束語
在圖書館檔案管理的過程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點，結(jié)合目前我國檔案管理的實際狀況，在未來的一個時期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢。
參考文獻
[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社出版，2006年6月第二版.
一、當前我國稅收征管存在的主要問題
為確保國家稅收，發(fā)揮稅收的職能作用，國家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度，取得了一定的成效。但目前，在稅收征管方面，仍然存在以下幾個方面的問題：
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后，由于把實行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機關(guān)失去了對納稅人的管理和監(jiān)控；二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強調(diào)以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機操作人員責任心不強,不能按規(guī)定及時、完整、準確地錄入有關(guān)信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的abc管理；二是各單位沒有結(jié)合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好；三是大多數(shù)單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應(yīng)的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營和財務(wù)狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務(wù)機關(guān)正常的稅收保全措施難以實行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會主義公有制為主體,多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的基本經(jīng)濟制度的建立,納稅人的經(jīng)濟類型、經(jīng)營方式、組織方式日趨復雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進行監(jiān)控是稅收征管的基礎(chǔ),只有打牢這個基礎(chǔ),才能真正提高征管質(zhì)量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復雜性和納稅申報方式多樣化的實際設(shè)立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經(jīng)營情況、經(jīng)營方式、核算方式和稅源變化基礎(chǔ)的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應(yīng)從各個方面加強管理,包括將所有納稅戶納入稅務(wù)登記的范圍內(nèi),對納稅戶納稅申報表、財務(wù)會計報表、發(fā)票領(lǐng)用存表等相關(guān)資料進行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調(diào)查工作,切實掌握納稅戶的稅務(wù)登記增減變化情況、發(fā)票使用情況、產(chǎn)經(jīng)營情況、納稅情況、減免緩退情況、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數(shù)清,稅源明,所以應(yīng)該把抓好分類管理的落實作為加強征管的突破口。落實分類管理應(yīng)做到:(1)統(tǒng)一思想,提高認識。各級領(lǐng)導和廣大稅務(wù)干部要把推行分類管理看作是加強征管的基礎(chǔ)和關(guān)鍵,是創(chuàng)收的保證。要正確認識分類管理的含義及其內(nèi)容。(2)結(jié)合實際,因地制宜進行分類管理,以簽訂責任書的形式,把職責明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質(zhì)量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機結(jié)合進行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。
外匯管理主體監(jiān)管工作內(nèi)部控制要確保內(nèi)部風險控制機制健全，崗位職責明確，業(yè)務(wù)規(guī)范高效，監(jiān)測分析及時到位，主體監(jiān)管和服務(wù)工作扎實有效。在主體監(jiān)管模式下，各模塊業(yè)務(wù)人員不再從事單一的行為監(jiān)管業(yè)務(wù)，而是辦理企業(yè)主體整體綜合業(yè)務(wù)并進行監(jiān)測和檢查，因此，外匯管理內(nèi)部控制應(yīng)以業(yè)務(wù)模塊風險點及其控制措施為主線，按主體監(jiān)管業(yè)務(wù)流程梳理風險點，通過制定和執(zhí)行一系列具體的制度、程序和方法對相關(guān)風險進行控制。應(yīng)分析各模塊業(yè)務(wù)風險點，確定關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，確保防范與控制到位；根據(jù)內(nèi)控制約性、行政許可時效性、依法行政準確性要求和履行崗位職責需要配備相應(yīng)的人員，崗位職責做到分工合理、職責清晰，崗位之間相互制衡。
（一）綜合柜臺業(yè)務(wù)模塊風險及控制1.基本職責。綜合柜臺業(yè)務(wù)模塊負責受理外匯主體所有外匯業(yè)務(wù)，集中辦理不同種類、性質(zhì)的外匯業(yè)務(wù)，向業(yè)務(wù)主體提供“一站式”外匯管理服務(wù)；同時，按照公布的分類名單，對不同類別主體實施分類管理。2.基本風險描述。一是行政許可程序不符合法律法規(guī)規(guī)定，以及印章、重要空白憑證、內(nèi)部授權(quán)等內(nèi)部監(jiān)督管理不到位引發(fā)的法律風險。二是外匯管理人員服務(wù)不到位，與公眾關(guān)系處理不當導致外匯管理部門的公信力和管理權(quán)威受到負面影響造成的聲譽風險。三是綜合柜員人員配置不當、人員變動交接手續(xù)不完善或人員不能適應(yīng)崗位需要；業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)管理不到位、行政不作為或慢作為、應(yīng)急管理不到位造成綜合柜臺業(yè)務(wù)效率低下甚至業(yè)務(wù)中斷的效率風險。3.業(yè)務(wù)流程風險控制措施。應(yīng)對所有外匯業(yè)務(wù)進行重新授權(quán)，進一步細化“經(jīng)辦－復核”制度，提高前臺交叉復核辦理業(yè)務(wù)的比例。在明確事權(quán)分離、完善審批授權(quán)制度的前提下，設(shè)定柜員業(yè)務(wù)辦理權(quán)限，由柜臺人員獨立完成部分業(yè)務(wù)處理，并以事前審簽和事中授權(quán)、后臺監(jiān)督等制度實現(xiàn)對柜員的監(jiān)督，強化業(yè)務(wù)交接、崗位輪換等控制措施。
（二）非現(xiàn)場監(jiān)測分析模塊風險及控制1.基本職責。非現(xiàn)場監(jiān)測分析模塊主要搜集確定外匯主體監(jiān)管名單，確定重點監(jiān)測外匯主體庫，對外匯主體的全部外匯業(yè)務(wù)信息進行綜合分析、判斷，將發(fā)現(xiàn)的問題和建議及時反饋給“綜合柜臺業(yè)務(wù)”模塊，若外匯主體存在異常交易或違規(guī)行為，將非現(xiàn)場分析資料移交現(xiàn)場核查崗，并將非現(xiàn)場分析監(jiān)測結(jié)論和相關(guān)資料履行檔案交接手續(xù)后移交檔案管理崗。2.基本風險描述。監(jiān)測指標不合理、沒有根據(jù)情況變化適時調(diào)整監(jiān)測指標；監(jiān)測流程不合規(guī)，未對監(jiān)測對象持續(xù)監(jiān)測并形成監(jiān)測記錄，導致非現(xiàn)場監(jiān)測分析質(zhì)量低下等效率風險；對異常交易線索未及時確認或已確認異常交易線索未及時提供給現(xiàn)場核查模塊，對涉嫌違反外匯管理的行為未采取處理措施引發(fā)的監(jiān)管效率低下的風險。3.業(yè)務(wù)流程風險控制措施。健全內(nèi)部控制檢查制度和事后監(jiān)督檢查制，明確非現(xiàn)場監(jiān)測崗位人員職責，并督促監(jiān)測人員履行數(shù)據(jù)處理、監(jiān)測分析、登記臺賬、及時報告和處置異常及違規(guī)情況、按時形成非現(xiàn)場監(jiān)測分析報告等崗位職責。
（三）現(xiàn)場核查檢查模塊風險及控制1.基本職責?，F(xiàn)場核查檢查模塊接收綜合業(yè)務(wù)處理和非現(xiàn)場監(jiān)測模塊提供的建議和線索，搜集相關(guān)證據(jù)、資料，綜合判斷市場主體收支行為合規(guī)性，對核查后最終不能排除異?；蛏嫦舆`規(guī)的企業(yè)主體啟動核查檢查程序，開展現(xiàn)場核查檢查，提出現(xiàn)場核查檢查結(jié)論。對查實的違規(guī)行為提交案件處罰委員會進行處罰，將預(yù)分類結(jié)果提交至主體分類委員會，并將現(xiàn)場核查檢查資料檔案履行檔案交接手續(xù)后移交檔案管理崗。2.基本風險描述。針對非現(xiàn)場監(jiān)測中發(fā)現(xiàn)的異常及違規(guī)情況沒有及時進行現(xiàn)場核查，對涉匯主體現(xiàn)場核查檢查頻率偏低，導致現(xiàn)場核查檢查工作目標無法實現(xiàn)?，F(xiàn)場核查檢查程序、現(xiàn)場核查檢查處置結(jié)果不符合法律規(guī)定引發(fā)的法律風險。對現(xiàn)場核查檢查發(fā)現(xiàn)涉嫌違反外匯管理的行為未采取處理措施導致的監(jiān)管效率低下的風險。3.業(yè)務(wù)流程風險控制措施。建立案件移交和核查檢查完成情況的監(jiān)督機制，確保各類違法違規(guī)行為得到有效查處，維護外匯管理權(quán)威。督促現(xiàn)場核查檢查崗位人員嚴格執(zhí)行核查檢查程序，依法合規(guī)下發(fā)現(xiàn)場核查檢查通知書、搜集證據(jù)、作出檢查結(jié)論、公布分類管理結(jié)果等，嚴防由此引發(fā)的法律風險。加強內(nèi)部檔案管理，按規(guī)定定期裝訂并向檔案管理崗移交業(yè)務(wù)資料，并由分管領(lǐng)導定期檢查檔案保存和移交情況。
（四）內(nèi)部管理模塊風險及控制1.基本職責。負責協(xié)調(diào)外匯收支主體監(jiān)測和主體監(jiān)管聯(lián)動管理日常運作；負責研究公布涉匯主體分類管理名單，對外匯違規(guī)主體進行處罰；負責主體監(jiān)測成果與分析報告的局內(nèi)共享與對口上報；負責研究完善主體監(jiān)管的政策建議，開展、組織信息調(diào)研工作，溝通反映各崗位（部門）情況和業(yè)務(wù)信息；負責內(nèi)部管理資料、重要空白憑證、主體檔案的分類、裝訂和保管工作；負責向外匯收支主體監(jiān)測提供必要的技術(shù)支持與應(yīng)用開發(fā)。2.基本風險。一是分類管理階段，涉匯主體分類結(jié)果沒有經(jīng)分級審批或集體審議，分類確定依據(jù)是不充分、不合規(guī)；分類結(jié)果告知程序不符合法律規(guī)定，對企業(yè)異議處理不適當、程序不合規(guī)引發(fā)的法律風險。二是在內(nèi)部管理階段，內(nèi)部管理資料、主體檔案的分類、裝訂和保管內(nèi)部程序不規(guī)范導致效率低下的風險。3.分類管理業(yè)務(wù)流程風險控制措施。主體分類管理委員會根據(jù)各部門（崗位）反饋的情況，定期（按月或按季）綜合評估確定企業(yè)分類等級。一是建立科學的主體等級評價體系。二是構(gòu)建深度溝通反饋機制。三是建立分類級別動態(tài)調(diào)整機制。4.檔案管理業(yè)務(wù)流程風險控制措施。檔案管理實行“分企業(yè)主體”歸集業(yè)務(wù)資料的模式。以企業(yè)組織機構(gòu)代碼為索引，為每家企業(yè)主體建立檔案冊，按日隨業(yè)務(wù)進程收集業(yè)務(wù)檔案、非現(xiàn)場監(jiān)測檔案及現(xiàn)場核查檔案，按入檔順序進行編碼，按自然年度裝訂成冊。因此，要明確檔案歸檔范圍、檔案立卷原則、檔案移交、保管期限及銷毀等規(guī)定，嚴格規(guī)范管理交接手續(xù)，并加強督促落實。
二、加強外匯主體監(jiān)管業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的配套措施
（一）建立外匯主體監(jiān)管風險評估機制。一是及時確認主體監(jiān)管各工作事項和涉權(quán)事項，逐項進行風險排查、識別和評估，建立對各類風險有差別的“區(qū)別控制”機制。二是從主體監(jiān)管全過程啟動風險監(jiān)控，規(guī)范業(yè)務(wù)人員操作行為，識別、監(jiān)控、評估各項內(nèi)部管理風險，增強風險控制能力。
（二）加強內(nèi)部溝通機制建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓。一是強化各部門與崗位間的溝通與協(xié)調(diào)機制，降低內(nèi)部交易成本，形成監(jiān)管合力，提升監(jiān)管水平與效果。二是結(jié)合主體監(jiān)管需要，有針對性的組織外匯業(yè)務(wù)人員技能培訓，建設(shè)復合型外匯管理隊伍。三是加強核查檢查技能培訓，提高員工對數(shù)理統(tǒng)計、數(shù)據(jù)庫等軟件和非現(xiàn)場監(jiān)管系統(tǒng)的運用能力，利用各種統(tǒng)計分析方法和計算機手段，提高監(jiān)管質(zhì)效。
關(guān)鍵詞:分類管理;集中審單;大通關(guān);有效
國家質(zhì)檢總局實施的〔2009〕第113號令《出口工業(yè)產(chǎn)品企業(yè)分類管理辦法》已在全國各出入境檢驗檢疫機構(gòu)穩(wěn)步實施，進口工業(yè)產(chǎn)品企業(yè)分類管理辦法也在調(diào)研修訂之中。新分類管理辦法較舊的分類管理辦法有很多改進，更加適應(yīng)當前國際經(jīng)濟貿(mào)易快速發(fā)展的需要，成為當前一段時期進出口商品檢驗監(jiān)管各項工作的指南。
副總理在聽取質(zhì)檢工作匯報時，對質(zhì)檢系統(tǒng)提出了“積極促進貿(mào)易便利化”的要求。當前，全國檢驗檢疫系統(tǒng)在促進對外貿(mào)易便利化方面的創(chuàng)新舉措不斷推出，緊密圍繞地方經(jīng)濟發(fā)展的需要，創(chuàng)新檢驗檢疫放行模式，縮短流程，減少環(huán)節(jié)，加快流通，促進外貿(mào)，通過口岸拉動內(nèi)地經(jīng)濟發(fā)展，既得到企業(yè)的擁護，得到地方政府的好評，也得到了總局的充分肯定。
結(jié)合新分類管理辦法，研究創(chuàng)新檢驗檢疫監(jiān)管模式、優(yōu)化整合監(jiān)管系統(tǒng)，已成為新形勢下實踐和落實科學發(fā)展觀、促進檢驗檢疫科學發(fā)展的一項重要議程。大檢務(wù)集中審單在企業(yè)分類管理中的應(yīng)用即是各地檢驗檢疫機構(gòu)在這一背景下嘗試運行的創(chuàng)新型審派單工作機制。
1、新出口企業(yè)分類管理辦法對監(jiān)管提出了更高的要求
隨著高新產(chǎn)業(yè)和現(xiàn)代化物流的快速發(fā)展，創(chuàng)新監(jiān)管模式，助推經(jīng)濟發(fā)展成為各地檢驗檢疫機構(gòu)迫切需要解決的問題，“集中審單、統(tǒng)一派單”的創(chuàng)新型審派單工作機制隨之應(yīng)運而出。這一新型審派單工作機制以檢驗檢疫流程中的“受理報檢”環(huán)節(jié)為重點和突破口，改變以往證單由各檢驗科室檢驗員自行處理的弊處，結(jié)合新的出口企業(yè)分類管理辦法落實實施，嘗試由檢務(wù)科統(tǒng)一扎口進行風險評估，將企業(yè)分類、產(chǎn)品分級、監(jiān)管要求等整合到CIQ系統(tǒng)，最后業(yè)務(wù)部門根據(jù)查驗派單指令實施具體的現(xiàn)場查驗工作。通過全面推行新型審派單工作機制，簡化了申報手續(xù)，提高了工作效率，強化了把關(guān)職能，真正實現(xiàn)“提速、增效、嚴密監(jiān)管”，大大受到企業(yè)的一致好評。
2、監(jiān)管系統(tǒng)整合勢在必行
近年來，檢驗檢疫機構(gòu)在服務(wù)地方經(jīng)濟上頻出“實招”，如推行了電子申報、電子放行和電子監(jiān)管的“新三電”工程;改革進口合格保證模式，方便企業(yè)進口申報監(jiān)管;推行出口檢驗檢疫全程無紙化，加快報檢驗放速度;對重大項目實施“綠色通道企業(yè)聚焦服務(wù)”，這些舉措有力地支持了區(qū)內(nèi)經(jīng)濟的快速發(fā)展。但由于產(chǎn)品較多，系統(tǒng)較多，如:電子監(jiān)管系統(tǒng)、企業(yè)誠信管理系統(tǒng)、企業(yè)分類管理檔案系統(tǒng)、口岸內(nèi)地聯(lián)合執(zhí)法系統(tǒng)、把關(guān)成效系統(tǒng)、行政執(zhí)法系統(tǒng)、出口工業(yè)產(chǎn)品檢驗監(jiān)管系統(tǒng)等，與CIQ2000系統(tǒng)不能有效整合匹配運行，造成檢驗監(jiān)管任務(wù)繁雜、監(jiān)管不科學，比如不合格批次或行政處罰，往往要登錄錄入幾個系統(tǒng)，而且各個環(huán)節(jié)如需審批簽字等可能要重復往返幾次。特別是CIQ2000系統(tǒng)近十年來并沒有大的改版和升級，一些地方分支局也嘗試推出如CIQHleper等之類的外掛程序?qū)⑵涔δ芡卣?，但畢竟不能解決整個檢驗檢疫系統(tǒng)的所有電子政務(wù)問題。將電子監(jiān)管、企業(yè)誠信系統(tǒng)、企業(yè)分類管理檔案系統(tǒng)、口岸內(nèi)地聯(lián)合執(zhí)法系統(tǒng)等與CIQ2000系統(tǒng)有機結(jié)合、有效整合，形成一個統(tǒng)一有效、操作便利的檢驗監(jiān)管系統(tǒng)勢在必行。
3、集中審單在分類管理中的應(yīng)用成為新的監(jiān)管要求結(jié)合點
集中審單快速核放是改革現(xiàn)有的檢務(wù)部門受理報檢、施檢部門施檢后簽署放行意見、再由檢務(wù)部門放行的傳統(tǒng)做法，由專門的審單部門集中受理電子報檢數(shù)據(jù)，集中審單，將審單結(jié)果按照分單原則進行分流。對需要實施檢驗檢疫的報檢信息分到施檢處室，按原流程施檢。對不需要實施檢驗檢疫的，發(fā)出審單通過的指令，將信息傳至檢務(wù)放行部門直接出證放行。此種方式具有適應(yīng)檢驗檢疫監(jiān)管模式的改變，縮短流程、快速核放的特點，具有提速、增效、減負和嚴密監(jiān)管的功能和效果，“人等單”變成了“單等人”。實施如“出口產(chǎn)品型式試驗+出口批次的抽批檢驗+工廠質(zhì)量體系的監(jiān)督”的檢驗監(jiān)管模式的出口機電產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)中，推行了集中審單，快速核放制度，接受集中審單的出口機電產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)從原來受理報檢到簽證放行的至少1～2個工作日縮短到了10分鐘，實現(xiàn)了合格產(chǎn)品的“零庫存”和檢驗檢疫產(chǎn)品的“零等待”，達到了提速、增效、減負和嚴密監(jiān)管的功能和效果，打造了通關(guān)高速路。
4、運行分類審單把關(guān)系統(tǒng)效果顯著
在長期的檢務(wù)實踐工作中，檢驗檢疫人員發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的審單模式存在諸多問題，窗口審單效率高低有別，審單標準不統(tǒng)一，對外服務(wù)優(yōu)劣并存的現(xiàn)象或多或少存在;發(fā)現(xiàn)問題不能有效記錄，難于追溯;不能及時解決審單中發(fā)現(xiàn)的問題等?！百|(zhì)量和安全年”活動開展以來，檢驗檢疫積極開展檢務(wù)審單模式創(chuàng)新，推行了集中審單，快速核放制度。積極探索檢務(wù)分類審單工作新模式，通過全面分析分類審單工作核心要求，逐步建立了以企業(yè)誠信管理和產(chǎn)品風險分析為基礎(chǔ)、以審單標準化體系為保障、以現(xiàn)代信息化管理為手段的分類審單立體把關(guān)體系。建立了多功能分類審單把關(guān)系統(tǒng)，從根本上轉(zhuǎn)變了檢務(wù)審單模式，提高檢驗檢疫執(zhí)法把關(guān)效能，推動了口岸服務(wù)升級，為外經(jīng)貿(mào)企業(yè)提供了更加優(yōu)質(zhì)高效的通關(guān)服務(wù)，運行效果顯著。在報檢效率、內(nèi)部管理和企業(yè)反饋等方面均取得了顯著效果;前臺報檢速度顯著提高:據(jù)初步測算，前臺受理報檢時間由以往的平均每批3～5分鐘縮短到1分鐘以內(nèi)，企業(yè)排隊等待時間縮短三分之二以上;審單有效性明顯提高，對重點、敏感貨物和誠信等級差的企業(yè)加強審核，審單重點更有針對性;檢務(wù)內(nèi)部管理工作水平有效提升，提高了檢務(wù)內(nèi)部工作管理水平。
大檢務(wù)集中審單在企業(yè)分類管理中的應(yīng)用即“集中審單、統(tǒng)一派單”的創(chuàng)新型審派單工作機制可以看作是檢驗檢疫工作理念、工作方法甚至是工作機制體制的創(chuàng)新，既是著眼當前、解決工作中存在的這樣那樣的問題的需要，更是著眼長遠、充分發(fā)揮檢務(wù)在檢驗檢疫整體工作中的職能作用的需要。圍繞“強基礎(chǔ)、守底線、促轉(zhuǎn)型、上水平”的目標，解決當前工作中存在的問題，推動構(gòu)建“職能更加清晰、分工更加明確、運轉(zhuǎn)更加高效、管理更加科學”的工作新機制。使“集中審單，快速核放”打造出一條通關(guān)高速路。
參考文獻
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[2] 孫德剛.關(guān)于創(chuàng)建新型檢驗檢疫監(jiān)管模式的思考.中國動物檢疫(J)，2009(6)
一、當前水利勘測檔案規(guī)范化管理中存在的問題
1.水利勘測檔案的儲存設(shè)備不完善。由于對水利勘測檔案規(guī)范化管理的重要性缺乏必要的認識，使得水利勘測檔案的相關(guān)管理部門不能夠以國家規(guī)定的水利勘測檔案管理標準來執(zhí)行管理配套設(shè)施的購置，造成了現(xiàn)實中水利勘測檔案儲存設(shè)備的不到位。
2.水利勘測檔案在歸檔過程中出現(xiàn)檔案立卷不明、分類不詳細、準確的現(xiàn)象。由于水利勘測檔案屬于水利勘測科技檔案范疇，依據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的工作原則，以維護檔案的安全和穩(wěn)定，使得社會各方面能夠平等的利用檔案資料。但是在現(xiàn)實的水利勘測檔案管理過程中由于具體的檔案管理人員缺乏必要的水利勘測學科知識和檔案管理知識，使得水利勘測檔案由于人為因索出現(xiàn)了立卷不明、分類不詳細、不準確的現(xiàn)象，影響了檔案的查閱與使用效率。
3.水利勘測檔案在信息采集方面采集手段落后、領(lǐng)域不廣泛。水利勘測檔案在信息采集方面存在著較為嚴重的問題，由于不能夠及時地使用較為先進的技術(shù)采集手段，而僅僅是依靠傳統(tǒng)的信息資料抄錄等手段進行信息資料的整編與匯集，導致信息存在著嚴重的滯后性、采集面單一、應(yīng)用領(lǐng)域不寬泛。
4.水利勘測檔案管理服務(wù)工作整體服務(wù)質(zhì)量水平較低。水利勘測檔案的管理是為了給相關(guān)的人員提供更好的服務(wù)，以滿足使用者工作、研究、學習的需要。但是，在實際的水利勘測檔案管理過程中這一服務(wù)理念并沒有被很好的貫徹與實施，相反，水利勘測檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量嚴重下降，管理人員的服務(wù)意識不足；另外，管理手段也有待提升，當前的水利勘測檔案管理仍然以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，管理中現(xiàn)代技術(shù)手段未被充分接納和采用。
5.水利勘測檔案管理工作人員責任意識不強。水利勘測檔案管理工作由于尚未充分的采用現(xiàn)代管理理念，導致工作人員對于其所從事的工作責任意識不足，工作缺乏積極主動性，人員的流動性較大。
二、做好水利勘測檔案規(guī)范化管理的有效對策
1.加大對水利勘測檔案儲存設(shè)備的投入，改善水利勘測檔案保管的環(huán)境和條件。水利勘測檔案管理部門可以增加對子檔案儲存室的修繕預(yù)算，保障足夠的檔案室修整與完善資金。定期對檔案存儲室進行檢查和維修，以及時發(fā)現(xiàn)問題，擬定相應(yīng)的解決對策。對于不適于現(xiàn)代檔案保管的設(shè)備進行果斷淘汰，及時增購技術(shù)含量高的現(xiàn)代檔案存儲設(shè)備，以為更好地保管檔案創(chuàng)造良好的條件。
2.加強對水利勘測檔案管理工作的重視程度，形成良好的檔案分類管理機制。實現(xiàn)水利勘測檔案規(guī)范化管理必須以水利勘測檔案管理重要性認識程度的提高為基礎(chǔ)，并加強對檔案分類管理機制的建設(shè)與完善工作，制定統(tǒng)一的分類管理標準，嚴格執(zhí)行《檔案法》的相關(guān)管理規(guī)定，建立起檔案管理人員崗位責任制，在檔案管理工作中堅持統(tǒng)一管理與分級管理相結(jié)合的管理機制。
3.注重原始水利勘測檔案的歸檔管理，保障水利勘測檔案的準確性和有效性。原始水利勘測檔案的完整性和準確有效性是水利勘測檔案管理的基礎(chǔ)和依據(jù)，否則，水利勘測檔案管理的價值將不復存在。原始水利勘測檔案的形成貫穿于整個水利勘測勘查工作的全過程，它包括具體的水利勘測勘探立項、設(shè)計、實地野外勘探作業(yè)及最終的勘探成果報告、審查驗收等環(huán)節(jié)，這些階段所獲取的水利勘測檔案是第一手的、最原始、最重要的檔案，對于以后的具體的施工建設(shè)具有引導和糾偏作用，因此保證原始水利勘測檔案的完整性和準確性是做好水利勘測襠案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。
—、目標任務(wù)
進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準扶貧檔案規(guī)范化管理工作。
二、基本原則
（一）堅持統(tǒng)一領(lǐng)導、分級實施。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領(lǐng)導組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規(guī)范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務(wù)，及時規(guī)范和完善專項扶貧檔案。
（二）堅持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進一步規(guī)范脫貧攻堅檔案工作的意見》和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細則》文件要求，對照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。
（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級各類精準扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。
三、工作任務(wù)
（一）建立精準扶貧檔案規(guī)范管理工作機制。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領(lǐng)導組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對專項牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監(jiān)督檢查。
（二）配備適應(yīng)精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備?？h級扶貧專項部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設(shè)備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。
（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準扶貧檔案。
精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業(yè)和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。
四、工作要求
（一）時間節(jié)點
縣、鄉(xiāng)、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。
（二）分類管理
精準扶貧檔案相關(guān)文件材料應(yīng)收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。
精準扶貧檔案應(yīng)按照相關(guān)標準規(guī)范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進行整理。
特殊載體類檔案，按照國家有關(guān)標準、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號對應(yīng)關(guān)系。
戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。
以卷為保管單位的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—件號。
五、保障措施
（一）加強組織領(lǐng)導
縣、鄉(xiāng)、村三級必須明確精準扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負責人員?？h脫貧攻堅辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。
（二）加強監(jiān)督考核
各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門，要提高精準扶貧檔案規(guī)范管理的自覺性和主動性。本次精準扶貧檔案規(guī)范管理工作，將納入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門2021年度檔案工作目標考核任務(wù)，未按期完成或未按規(guī)定規(guī)范管理的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應(yīng)年終目標考核分值，情節(jié)嚴重的全縣進行通報。
學籍管理工作具有涉及面廣、工作量大且繁雜細致與科學性強等特點。學籍管理是學校教育的中心環(huán)節(jié)，它不僅關(guān)系到學校的管理規(guī)范化程度，更關(guān)系著學生能否順利地完成學業(yè)。目前，學籍管理工作中普遍存在學籍管理工作不規(guī)范、不科學，管理部門之間協(xié)調(diào)不順暢的問題。所以，加強教學管理的關(guān)鍵就是對學籍實行制度化、規(guī)范化、科學化等管理。
加強檔案管理的制度化。建立適應(yīng)中職教育的規(guī)章制度，根據(jù)學生情況、辦學特點、管理要求等，使中職教育學籍管理制度化。學籍管理是一項非常細致的工作，因此，在學籍管理中要加強制度化管理。一是所保管的原始資料都要進行認真的審核，保證資料的真實性；二是完善學籍資料保管制度，嚴格按制度辦事，不能隨便更改，確需更改的，手續(xù)要完善；三是按政策進行畢業(yè)審核和辦理畢業(yè)證及其發(fā)放等。
加強檔案管理的規(guī)范化和科學化。學籍檔案應(yīng)由專人管理，學生離校時，由學校歸檔保存或移交相關(guān)部門。學籍管理中原始檔案的整理和管理非常重要，要做到“籍在人在，人走籍銷；信息變更，及時處理；過程檔案，二檔（電子與紙質(zhì)檔案）一致”的信息采集和檔案管理目標，為教育教學管理做好服務(wù)保障。為了審核和查閱的方便，要對學籍檔案進行科學化和規(guī)范化管理。一是科學的分類管理。如，對入學資格審核表、計劃變動的管理、各年級各專業(yè)學生的檔案管理等建立總目錄，并實行分類管理，要一目了然，方便使用。二是規(guī)范化的管理。各類檔案的建立不僅要統(tǒng)一標準、統(tǒng)一式樣、統(tǒng)一內(nèi)容、統(tǒng)一時間，而且要及時歸檔，以免造成遺漏。這二者是相輔相成的，沒有規(guī)范化管理，就談不上科學管理；沒有科學管理，規(guī)范化就失去了意義。只有實現(xiàn)管理的規(guī)范化、科學化，才能真正發(fā)揮其作用。
加強管理手段的信息化。增強計算機和網(wǎng)絡(luò)在學籍管理中的作用，運用信息化手段進行學籍管理刻不容緩。從近幾年的實踐看，通過計算機管理可以提高工作效率，把學籍管理人員從大量的手工管理中解放出來；可以隨時調(diào)用，方便學生辦證和查詢；可以提高準確性和不可更改性；可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行數(shù)據(jù)傳送，節(jié)省差旅費用。
加強與有關(guān)部門的溝通與協(xié)調(diào)。學籍管理涉及方方面面，要做好各方面的聯(lián)系工作。如，農(nóng)廣校擁有中央、省、市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)五級辦學體系，其學籍管理涉及上下級關(guān)系，管理難度較大，要經(jīng)常與上級部門聯(lián)系。了解上級對學籍管理有什么新的要求，及時反映情況，解決學籍管理中的疑難問題，爭取政策支持，加速辦證等工作的進程。學籍管理部門要與教務(wù)、教學等部門以及班主任加強溝通與協(xié)調(diào)，以確保信息資料準確無誤。
一、完善管理制度，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
檔案管理工作在事業(yè)單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案進行統(tǒng)一的收集與整合，以方便事業(yè)單位對企業(yè)內(nèi)部人員的控制與管理。在進行事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的過程中建立起有效的管理制度是關(guān)鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業(yè)單位中一般缺乏有效的發(fā)展空間，很少有事業(yè)單位會關(guān)注單位內(nèi)部檔案管理制度的創(chuàng)新與完善，因此大部分事業(yè)單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關(guān)工作人員應(yīng)積極的對事業(yè)單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關(guān)工作人員可以在制度的規(guī)范下進行具體的工作。這是事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)。（2）建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關(guān)人員也應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中建立起有效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯(lián)系到一起，提高事業(yè)單位檔案管理與應(yīng)用的效率。
二、搞好管理分類，做好檔案歸檔
檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關(guān)工作人員應(yīng)搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內(nèi)容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應(yīng)用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關(guān)人員應(yīng)對檔案的分類進行嚴格的規(guī)定，并采取科學的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。因此為了保障檔案歸檔的質(zhì)量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)針對檔案的歸檔建立起有效的規(guī)章制度，以明確檔案調(diào)取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現(xiàn)。
三、嚴格檔案整理，堅持科學管理
檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關(guān)工作人員應(yīng)嚴格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行有效的修正，采用更加科學的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。
四、加強法律宣傳，搞好保密工作
檔案中涉及到了事業(yè)單位工作人員的各項隱私信息，因此事業(yè)單位在對檔案進行管理的過程中，應(yīng)對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業(yè)單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產(chǎn)生認識，提高檔案管理的規(guī)范程度。其次，檔案管理人員應(yīng)在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關(guān)檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應(yīng)保障銷毀的徹底性，要在多人監(jiān)督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。
五、完善檔案室建設(shè)，注重服務(wù)質(zhì)量
紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會產(chǎn)生發(fā)霉，受潮的現(xiàn)象。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設(shè)，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，因此有關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經(jīng)驗，注重提高服務(wù)的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長足的進步。
六、建立電子檔案，實現(xiàn)信息管理
紙質(zhì)的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，建立電子檔案成為了事業(yè)單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關(guān)管理人員通過信息錄入的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存放在計算機中，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的進程。