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[關(guān)鍵詞]電力企業(yè)；檔案；數(shù)字化；管理
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046
[中圖分類號(hào)]F426.61 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）08-0063-01
檔案管理在電力企業(yè)發(fā)展中起著重要作用。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)全面步入信息化時(shí)代，企業(yè)也對(duì)此予以高度重視，紛紛改變陳舊落后的管理經(jīng)營(yíng)模式。電力企業(yè)想要贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)，就必須重視改進(jìn)檔案管理模式。本文就如何做好電力企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)行分析研究。
1 電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題概述
電力企業(yè)的檔案管理信息量極大，其中包括文字、圖像、聲音、影像等，涉及多個(gè)部門的方方面面，管理的內(nèi)容較為重要性。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理模式。在這種陳舊落后的管理模式下，員工或單位的管理人員頻繁地借閱檔案，容易對(duì)檔案原件造成損害，影響檔案的長(zhǎng)期保存，且檔案存放占用空間大，不利于企業(yè)管理人員的隨時(shí)閱覽。新形勢(shì)下，電力企業(yè)管理相關(guān)部門要足夠重視電力企業(yè)檔案的管理工作，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
2 實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性
電力企業(yè)檔案利用率越來(lái)越高，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者和管理人員對(duì)檔案的翻閱也越來(lái)越頻繁。電力企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對(duì)檔案的管理受到限制，，無(wú)法實(shí)現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在一定程度上對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動(dòng)化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動(dòng)性。只有滿足企業(yè)管理人員對(duì)檔案方便、快捷、準(zhǔn)確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應(yīng)用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時(shí)抓住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)公文信息快速運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。
3 如何有效實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理
3.1 提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識(shí)
數(shù)字化檔案管理不僅可以加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問(wèn)題，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，還可以進(jìn)一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行分類、存檔時(shí)容易混淆，且需要進(jìn)行防潮、防火、防蟲(chóng)工作，占用存儲(chǔ)空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進(jìn)管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會(huì)的發(fā)展要求。一方面，跟進(jìn)多媒體時(shí)代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進(jìn)了電力企業(yè)在全球信息化時(shí)代的發(fā)展。
3.2 建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫(kù)
數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進(jìn)行存儲(chǔ)的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲(chǔ)在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導(dǎo)致檔案庫(kù)房擁擠、保管困難的問(wèn)題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長(zhǎng)與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫(kù)是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)始，給電力企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，標(biāo)上“套”“冊(cè)”等分號(hào)，寫(xiě)上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時(shí)，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊(cè)數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時(shí)間數(shù)據(jù)庫(kù)，時(shí)間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)錄入的時(shí)間及內(nèi)容進(jìn)行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時(shí)間數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，方便管理人員對(duì)信息進(jìn)行管理的同時(shí)，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。
3.3 做好對(duì)企業(yè)檔案管理人員的全面培訓(xùn)工作
電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識(shí)，才能使企業(yè)產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益。為促進(jìn)電力企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，電力企業(yè)部門應(yīng)培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)管理隊(duì)伍。為提高各部門人員的檔案管理意識(shí)，貫徹檔案數(shù)字化管理知識(shí)，電力企業(yè)單位負(fù)責(zé)人可定期組織召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，使管理人員對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)更深刻，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，同時(shí)也有助于提高檔案工作人員的積極性和自覺(jué)性。此外，還要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有掌握業(yè)務(wù)工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)的復(fù)合型人才從事檔案工作，才能更好地發(fā)揮電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要作用。
主要參考文獻(xiàn)
[1]姜F.電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義及注意事項(xiàng)[J].城建檔案，2014（11）：52-53.
【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)
在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，這其中也包括檔案管理領(lǐng)域。以往，高職院校檔案大多采用文書(shū)檔案形式，這種以紙質(zhì)材料保存原始文件資料的方式雖然能夠有效、客觀地反映歷史，但其利用價(jià)值不高，管理難度較大，人力物力消耗也較大。因此，高職院校要適應(yīng)時(shí)展要求，改變?cè)械臋n案管理模式，加強(qiáng)文書(shū)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理進(jìn)程，最大限度提升檔案的利用效率。
一、高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理的重要性
高校檔案數(shù)字化管理能夠憑借儲(chǔ)存技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)等將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為多種數(shù)字化形式，從而方便檔案信息的存檔與提取。為了順應(yīng)時(shí)展的潮流，高職院校檔案管理有必要引入數(shù)字化管理模式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案結(jié)合起來(lái)，更好地發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。
（一）數(shù)字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施。改變傳統(tǒng)文書(shū)檔案的管理模式，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是檔案領(lǐng)域未來(lái)發(fā)展的總趨勢(shì)。高職院校選擇開(kāi)放的數(shù)字化管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學(xué)化、數(shù)據(jù)化管理，更為高效地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存與利用，對(duì)于完善目前的檔案管理體系具有重要的積極作用。
（二）數(shù)字化檔案管理是強(qiáng)化信息安全性的必然選擇。當(dāng)今社會(huì)，人們?cè)絹?lái)越重視信息的安全性，尤其是進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代以來(lái)，信息的安全性更是得到了全社會(huì)的高度關(guān)注。檔案信息作為記錄高職院校各項(xiàng)事業(yè)的重要依據(jù)，其信息的安全問(wèn)題理應(yīng)擺在檔案管理的首要位置。文書(shū)檔案數(shù)字化管理能夠借助最先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的保護(hù)，合理分配信息使用權(quán)限，有效提升加強(qiáng)信息的安全性。
二、高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理的作用
（一）提高了文書(shū)檔案管理的工作效率。科技進(jìn)步催生了辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公的理念，檔案管理也勢(shì)必要向著新理念發(fā)展。數(shù)字化檔案管理能夠借助掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等高新技術(shù)的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能和存儲(chǔ)功能將文書(shū)檔案準(zhǔn)確、完整地反映出來(lái)，并且更加及時(shí)地歸檔、更為快捷地調(diào)取，從而減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提升檔案管理的工作效率。
（二）加強(qiáng)了文書(shū)檔案的文獻(xiàn)質(zhì)量。文書(shū)檔案是高職院校檔案中的重要部分，但一直以來(lái)，文書(shū)檔案缺乏相關(guān)部門的重視，大多只是交給檔案管理人員捎帶監(jiān)管，加之紙質(zhì)材料移交困難，交接幾次后，很多文書(shū)檔案都散落在不同的部門或個(gè)人手中，部分珍貴檔案甚至?xí)S著相關(guān)人員調(diào)動(dòng)而遺失，檔案的連續(xù)性、完整性得不到保證。文書(shū)檔案的數(shù)字化管理能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)建立起來(lái)的檔案管理平臺(tái)合理分配管理權(quán)限，有效解決檔案交接問(wèn)題，提高文書(shū)檔案的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的永久保存。
三、做好高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理的路徑研究
（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。文書(shū)檔案的數(shù)字化管理是一項(xiàng)浩大的工程，需要高職院校各個(gè)部門的積極配合才能完成。一方面，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要開(kāi)拓思路、更新觀念，將文書(shū)檔案數(shù)字化管理提到議事日程上來(lái)，為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供良好的發(fā)展環(huán)境，如購(gòu)置設(shè)備、擴(kuò)建館舍，增加必要的資金投入，升級(jí)檔案安全保護(hù)系統(tǒng)等等。另一方面，檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識(shí)，樹(shù)立做好檔案數(shù)字化的信心，認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的緊迫性與使命性，認(rèn)真做好收集整理、鑒別歸檔、保管移交等具體工作，確保檔案的完整、有效。
（二）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，做好檔案加工。1.應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)做好檔案信息的檢索、處理、整合。隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的信息處理功能日益強(qiáng)大，大容量、高速度的計(jì)算機(jī)能夠快速對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、歸檔等，極大地減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。同時(shí)，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的檔案信息還能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)計(jì)、打印、傳遞、編目等多種功能，一次輸入、多樣化輸出，擴(kuò)大了檔案信息的利用方式，提高了信息的利用效率。2.利用微縮技術(shù)翻拍、留存、傳遞檔案信息。微縮技術(shù)就是將文件按照一定比例縮小，通過(guò)感光材料拍攝下來(lái)，制成微縮復(fù)制品，進(jìn)而完成存儲(chǔ)、傳遞、使用的一項(xiàng)技術(shù)。文書(shū)檔案的微縮復(fù)制品不僅能夠客觀反映檔案的載體和內(nèi)容的原貌，還具有規(guī)格一致、保存時(shí)間永久、利用形式多樣化等優(yōu)點(diǎn)，極大地減少了大量翻閱文書(shū)檔案的時(shí)間，方便了信息利用者。3.利用信息化軟件提升檔案管理效率。利用信息化軟件能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)，不僅可以提供快速便捷的查閱服務(wù)，還可以擴(kuò)大橫向、縱向查閱范圍，極大提高了檔案管理效率。以MIS軟件為例，這一軟件以Delphi程序的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用為前提，在Windows系統(tǒng)中MIS軟件具有信息交互功能和服務(wù)可視化功能、超強(qiáng)的數(shù)據(jù)管理和網(wǎng)絡(luò)信息處理功能，是專門處理檔案管理的專業(yè)化技術(shù)軟件，有效提高了檔案管理工作效率。
（三）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。文書(shū)檔案數(shù)字化后最終是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播的，因此，高職院校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)就顯得尤為重要。這就要求高職院校在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，不斷引進(jìn)最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一套傳輸效率高、安全、穩(wěn)定的信息網(wǎng)絡(luò)，將信息技術(shù)同檔案開(kāi)發(fā)結(jié)合到一起，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源跨區(qū)域、跨部門傳遞，方便使用者及時(shí)獲取有效信息。
當(dāng)前高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作開(kāi)始于2008年教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了可普通高等學(xué)校檔案管理辦法，作為當(dāng)今檔案數(shù)字化管理工作的指導(dǎo)性文件，在該管理辦法下，突出了高效學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)。一是提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，二是提高檔案管理效率。其中結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理是高校學(xué)生檔案管理的出路，作為高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的指南，在理念上實(shí)現(xiàn)了更新，特別是把握當(dāng)前計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大環(huán)境下，充分抓住發(fā)展機(jī)遇，大大提高了高校學(xué)生檔案管理的效率。
2 信息數(shù)字化對(duì)高校學(xué)生檔案工作的重要性
2.1 推動(dòng)了檔案形式的革新
數(shù)字技術(shù)改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號(hào)、電視信號(hào)、錄音機(jī)都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，其儲(chǔ)存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產(chǎn)生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學(xué)材料。能夠保存大量的文件，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微檔案，這個(gè)檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，雖然對(duì)于檔案操作人員在接受時(shí)會(huì)有一定的復(fù)雜性和難度。
2.2 檔案工作人員觀念的更新
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了巨大方便，一方面檔案館將不只是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)實(shí)體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會(huì)的多元化需求。
我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)都努力構(gòu)建完整的檔案管理理論，用于指導(dǎo)檔案工作人員數(shù)字化工作的開(kāi)展，這就促進(jìn)了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。因?yàn)橛^念上的落后，勢(shì)必上會(huì)阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)人―計(jì)算機(jī)的雙向互動(dòng)，才能把檔案管理工作開(kāi)展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術(shù)上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強(qiáng)培訓(xùn)，內(nèi)部和外部推動(dòng)檔案管理人員技術(shù)化水平的提高，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。
2.3 實(shí)現(xiàn)了信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化
數(shù)字化檔案的產(chǎn)生使得檔案管理的機(jī)制和組織更具標(biāo)準(zhǔn)化，刨去了許多人為方面的要素，改使得檔案管理呈現(xiàn)了直接的、網(wǎng)狀的方式。方便管理者和用戶的檢索，數(shù)字化管理的組織非常標(biāo)準(zhǔn)化、有序，而不是過(guò)去過(guò)于依賴人工的資源管理，以防止檔案管理的雜亂無(wú)章，同時(shí)信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化也在不斷改進(jìn)過(guò)程中，比如對(duì)“數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)推進(jìn)技術(shù)，數(shù)據(jù)打包技術(shù)”等的改進(jìn)，都為信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 當(dāng)前高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展現(xiàn)狀
我國(guó)在全球檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化浪潮的?_擊下，自1996年就加入了檔案管理信息化、數(shù)字化的進(jìn)程，國(guó)家檔案局把電子文件研究項(xiàng)目列入科技計(jì)劃，直到1999年上海市檔案館與電腦科技公司，共同致力于檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。2000年5月，經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)，深圳構(gòu)建了我國(guó)第一個(gè)高校學(xué)生數(shù)字檔案館，這也象征了我國(guó)開(kāi)啟了高校學(xué)生數(shù)字化檔案的進(jìn)程。縱觀二十年來(lái)我國(guó)高校學(xué)生檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國(guó)當(dāng)前雖然已經(jīng)大面積鋪開(kāi)檔案數(shù)字化建設(shè)，但是因?yàn)橘Y金的限制，數(shù)字化管理的技術(shù)條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用的不經(jīng)濟(jì)以及成本較高，因?yàn)槠渲鲗?dǎo)方式依然是鍵盤錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入，速度較慢的同時(shí)儲(chǔ)存質(zhì)量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高校學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)依然缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫(kù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接和共享，所以說(shuō)我國(guó)高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作依然還有很長(zhǎng)的路要走。
2011年由中國(guó)檔案學(xué)會(huì)、北京市檔案學(xué)會(huì)和清華大學(xué)檔案館在清華大學(xué)聯(lián)合主辦了“國(guó)際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)，議題是探討檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，對(duì)當(dāng)前檔案數(shù)字化工作最為迫切的問(wèn)題進(jìn)行了探討，比如對(duì)高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問(wèn)題、檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案館的關(guān)系問(wèn)題的研究，對(duì)于近五年檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?？偟膩?lái)看，目前檔案工作管理人員對(duì)于檔案工作的數(shù)字化進(jìn)程的認(rèn)識(shí)依然不夠，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化對(duì)高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。
4 高效學(xué)生檔案數(shù)字化工作發(fā)展的對(duì)策
4.1 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，確定范圍
目前許多高校學(xué)生檔案管理部門都沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化媒介對(duì)于高校學(xué)生檔案管理的重要性。這就需要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，特別是要認(rèn)真貫徹落實(shí)教育部和國(guó)家檔案局第27號(hào)令，把高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化工作納入到年度工作日程中來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)在體制上和管理上對(duì)高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作嚴(yán)格把關(guān)，順應(yīng)時(shí)代要求，擴(kuò)大學(xué)生檔案的歸檔范圍。特別是豐富高校學(xué)生檔案管理的功能，覆蓋數(shù)字化檔案管理的使用范圍，對(duì)于檔案的“收集、鑒定、歸檔”的每一個(gè)步驟實(shí)行程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理操作。
4.2 調(diào)整工作節(jié)奏，參與必要培訓(xùn)
如今高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和節(jié)奏上會(huì)有所改變，這就要求管理人員能夠充分適應(yīng)高校學(xué)生檔案管理的工作時(shí)序。比如要按照歸檔的關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)及時(shí)安排上傳。如考試成績(jī)?cè)谄谀┙Y(jié)束后一周內(nèi)錄入，過(guò)期即鎖定，嚴(yán)禁改動(dòng)。同時(shí)校園網(wǎng)也可以作為一個(gè)窗口接受大眾的監(jiān)督。同時(shí)高校學(xué)生檔案管理工作的推進(jìn)是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，需要管理人員能夠接受相關(guān)的培訓(xùn)，不斷實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理升級(jí)和優(yōu)化工作。
4.3 設(shè)置權(quán)限，保護(hù)隱私
數(shù)字檔案系統(tǒng)一大隱患就是隱私問(wèn)題，因?yàn)榘踩珕?wèn)題隱患造成的數(shù)據(jù)信息泄露的后果是非常嚴(yán)重的，因?yàn)闄n案數(shù)字化管理的有點(diǎn)在于區(qū)域范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，其缺點(diǎn)也是如果不注意權(quán)限的加密或是設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)却胧?，容易造成個(gè)人數(shù)據(jù)的泄露（比如學(xué)生的身份證號(hào)碼、家庭住址、生理缺陷）。所以設(shè)置權(quán)限，保護(hù)學(xué)生和學(xué)校的隱私變得尤為必要。
4.4 拓展功能，完善服務(wù)
上述提到了高校?底只?檔案管理是一個(gè)持續(xù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)過(guò)程，需要在功能、管理和服務(wù)商不斷加以完善，比如目前許多高校都在改善遠(yuǎn)程拓展功能，方便對(duì)畢業(yè)生的檔案狀態(tài)，如檔案的去向、轉(zhuǎn)出和接收時(shí)間等，應(yīng)能通過(guò)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)程在線查詢。數(shù)字化檔案管理對(duì)于高效學(xué)生檔案管理而言，無(wú)疑是一次深遠(yuǎn)的變革。
【關(guān)鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進(jìn)入到人們的日常生活中，這對(duì)人類的進(jìn)步具有非常大的促進(jìn)作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)因素，對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的促進(jìn)作用。
1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)研究
1.1 促進(jìn)部門立卷制度的建立。對(duì)于部門立卷，其是一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題，對(duì)部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進(jìn)行立卷時(shí)僅僅是將一些零散的材料交給相關(guān)部門，加上檔案管理人員對(duì)檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問(wèn)題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對(duì)應(yīng)部門的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時(shí)間和空間的限制。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時(shí)間進(jìn)行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說(shuō)南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其不在受到時(shí)間和空間等的限制，工作人員能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場(chǎng)地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對(duì)于企業(yè)的各個(gè)部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過(guò)電子文件的形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過(guò)對(duì)這些資料進(jìn)行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過(guò)這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個(gè)部門只需要將本部門對(duì)應(yīng)的文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間中對(duì)其進(jìn)行整理和立卷等。
1.3 增強(qiáng)了檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，在進(jìn)行某一相關(guān)內(nèi)容的查詢時(shí)，僅僅能夠?qū)蝹€(gè)文件進(jìn)行查找。這種方法嚴(yán)重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過(guò)立卷將所有的檔案放置在一個(gè)計(jì)算機(jī)硬盤中，然后通過(guò)檢索功能找到對(duì)應(yīng)某一查詢內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來(lái)龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數(shù)字化管理的劣勢(shì)分析
2.1 利用不充分。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，僅僅將其作為一種存儲(chǔ)工具，并沒(méi)有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在工作的過(guò)程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點(diǎn)放在管理上，而對(duì)于檔案的價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲(chǔ)存在著一定的安全問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個(gè)重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)安全問(wèn)題后，其內(nèi)存儲(chǔ)的檔案信息往往也會(huì)受到較大的影響，嚴(yán)重的甚至?xí)沟盟械臋n案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)采用的是電子編碼技術(shù)，這使得檔案管理人員在對(duì)檔案原始憑證進(jìn)行修改而不會(huì)留下痕跡，因此，管理人員在進(jìn)行管理時(shí)無(wú)法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，即使其被人為修改也不會(huì)被人發(fā)現(xiàn)。
2.3 檔案存儲(chǔ)載體的限制性。對(duì)于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會(huì)將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個(gè)固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認(rèn)識(shí)到。當(dāng)硬件存儲(chǔ)設(shè)備中的內(nèi)容過(guò)多時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致硬件設(shè)備的重要性上升，為了保證固定的硬件設(shè)備能夠滿足企業(yè)檔案存儲(chǔ)的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲(chǔ)位置或者對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設(shè)備中存在著病毒等，其對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。
3 檔案數(shù)字化管理的措施研究
3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。對(duì)于檔案電子化建設(shè)，其是一項(xiàng)非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時(shí)還需要開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的建設(shè)時(shí)往往需要多個(gè)部門聯(lián)合行動(dòng)，將所有的檔案信息和軟件等設(shè)備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務(wù)器對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設(shè)立對(duì)應(yīng)的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)和備份操作程序。對(duì)于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴(yán)格遵守該標(biāo)準(zhǔn)，然后由檔案管理人員將這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。另外，對(duì)于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，像頁(yè)數(shù)的強(qiáng)制性打印等，通過(guò)這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案管理人員需要對(duì)其進(jìn)行二次查詢，直到其不存在問(wèn)題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。
4 總結(jié)
對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對(duì)于這些企業(yè)，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲(chǔ)的安全性不高，人們開(kāi)始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術(shù)當(dāng)前還存在著很多的問(wèn)題，需要有關(guān)人員加強(qiáng)研究。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊艷.檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與弊端[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，09：48-49.
摘 要 社會(huì)組織、國(guó)家機(jī)構(gòu)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)時(shí)間中的相關(guān)記錄的保存工作，是檔案工作的由來(lái)，檔案工作的順利開(kāi)展關(guān)系到各個(gè)領(lǐng)域的秩序，它是我國(guó)科學(xué)文化事業(yè)中的重點(diǎn)。檔案管理工作素來(lái)以繁瑣的特征著稱。隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理工作走向了數(shù)字化的道路。本文將針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題及利用措施進(jìn)行分析探討，希望為我國(guó)檔案工作的順利進(jìn)行以及效率的提高，提供有價(jià)值的思考與建議。
關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 問(wèn)題 利用措施
不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化的檔案在管理上具有更加便捷以及科學(xué)的優(yōu)勢(shì)。在數(shù)字化的作用下，檔案的表現(xiàn)形式、存儲(chǔ)方式以及查詢方式等都出現(xiàn)了新的發(fā)展。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和信息管理系統(tǒng)于大型檔案館的廣泛應(yīng)用之中，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)初見(jiàn)成效。為了促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，我國(guó)出臺(tái)了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了政策支持以及法律依據(jù)[1]。可見(jiàn)檔案數(shù)字化所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案管理工作的發(fā)展具有重要意義。另一方面，不同于其他的工作，檔案管理工作具有其重要的特點(diǎn)，即安全性、保密性，這無(wú)疑是目前檔案數(shù)字化需要著重解決的問(wèn)題。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題
（一）檔案數(shù)字化建設(shè)的不合理
這一點(diǎn)的具體體現(xiàn)主要與不同檔案部門的實(shí)際情況不同，其檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)也不相同。不同的行業(yè)、不同地區(qū)、不同性質(zhì)的單位的檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)以及相關(guān)的管理設(shè)備、管理經(jīng)費(fèi)之間千差萬(wàn)別。檔案管理工作的復(fù)雜性要求對(duì)相關(guān)設(shè)備的使用以及經(jīng)費(fèi)的投入具有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，推進(jìn)數(shù)字化的檔案管理模式對(duì)于計(jì)算機(jī)、轉(zhuǎn)換設(shè)備、掃描設(shè)備的配備具有一定的要求。但是在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)工作當(dāng)中往往忽視了不同檔案部門的特有的發(fā)展?fàn)顩r，產(chǎn)生了“一刀切、一風(fēng)吹”的不合理的發(fā)展措施[2]，對(duì)檔案數(shù)字化的建設(shè)具有不利的影響，不僅降低了檔案數(shù)字化的建設(shè)效率，還會(huì)出現(xiàn)一些系統(tǒng)以及管理上的漏洞，為檔案管理工作帶來(lái)安全隱患。另一方面，檔案管理部門的檔案數(shù)字化水平出現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。在國(guó)家事業(yè)單位中，檔案的數(shù)字化水平一般較高，主要是資金的投入較大以及相關(guān)的管理隊(duì)伍水平較高。在其他的領(lǐng)域或企業(yè)之中，基于領(lǐng)導(dǎo)重視程度以及資金投入等方面的問(wèn)題，檔案數(shù)字化水平普遍較低。
（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案安全問(wèn)題
基于檔案管理的重要特性，安全性以及保密性，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用發(fā)展下的檔案數(shù)字化管理模式中的開(kāi)放性與共享性的特點(diǎn)，兩者之間所存在嚴(yán)重的沖突[3]。在目前的檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)之中，由于檔案的外包原因以及相關(guān)的技術(shù)問(wèn)題，檔案泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這為公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影響。提高檔案數(shù)字化管理的保密性以及安全性是目前公眾普遍關(guān)注的問(wèn)題。另一方面，檔案在利用過(guò)程中出現(xiàn)的信息公開(kāi)的問(wèn)題也具有危害性。在目前的檔案利用問(wèn)題上，檔案在內(nèi)部的流通方式以及利用效果值得商榷。
二、檔案數(shù)字化利用措施
（一）做好檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
針對(duì)上文中提出的不同部門、不同地區(qū)以及不同單位之中的檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)條件的不同。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)與推廣的過(guò)程中需要同時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，采取統(tǒng)籌規(guī)劃的方法，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作的重要意識(shí)的宣傳，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供相應(yīng)的政策支持，對(duì)相關(guān)的經(jīng)費(fèi)以及投入進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，依據(jù)不同部門、不同地區(qū)以及不同單位的具體狀況，提出合理的硬性指標(biāo)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的檢查工作。對(duì)各個(gè)檔案管理部門進(jìn)行定期、抽樣檢查，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展。
（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中檔案安全問(wèn)題的解決
基于檔案數(shù)字化所帶來(lái)的檔案的安全問(wèn)題，在實(shí)際的檔案管理工作中，需要采取有效的措施對(duì)檔案進(jìn)行安全的管理[4]。對(duì)于檔案管理中的檔案保持、檔案利用以及檔案公開(kāi)的問(wèn)題，在相關(guān)的程序以及具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上需要進(jìn)行商討。在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的檔案數(shù)字化的管理模式下，解決好上述三者的關(guān)系對(duì)檔案管理的保密性具有促進(jìn)作用。在進(jìn)行檔案利用工作時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)部流通的形式以及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定需要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，必要時(shí)候應(yīng)加以法律條例進(jìn)行硬性規(guī)定，確保檔案的利用安全。加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字平臺(tái)上的安全系統(tǒng)的建立，嚴(yán)格控制檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)，避免黑客入侵，導(dǎo)致檔案泄密。完善檔案的交接以及使用制度。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，檔案數(shù)字化的便利性以及管理方式的科學(xué)性、高效性等諸多優(yōu)勢(shì)對(duì)于整個(gè)檔案管理工作的發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。但是，由于檔案管理所特有的安全性以及保密性與計(jì)算機(jī)技術(shù)的開(kāi)放性之間存在著沖突，在檔案數(shù)字化的應(yīng)用發(fā)展之中出現(xiàn)了泄密的嚴(yán)重問(wèn)題，針對(duì)目前檔案數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的保密手段，完善檔案數(shù)字化管理的體制、優(yōu)化具體的檔案數(shù)字化管理的相關(guān)措施具有必要性以及重要性。
參考文獻(xiàn)：
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醫(yī)院中的檔案是存儲(chǔ)信息和管理信息的重要載體。其中包含了大量的技術(shù)資源和醫(yī)療成果。伴隨著信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。怎樣高效的將信息數(shù)字化應(yīng)用到醫(yī)院的檔案建設(shè)中，為醫(yī)療和科研項(xiàng)目提供便利的條件、快速準(zhǔn)確的信息服務(wù)。這是我們目前亟待解決的問(wèn)題。
一、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理所面臨的主要問(wèn)題
眾所周知，醫(yī)院是屬于為廣大病患提供醫(yī)療幫助的服務(wù)性場(chǎng)所，在開(kāi)展醫(yī)療幫助的過(guò)程中。每天醫(yī)院都會(huì)受到大量患者的患病資料。再加上醫(yī)院本身管理工作過(guò)程中產(chǎn)生的一些信息類的文件，兩者匯集到一起。那給醫(yī)院的檔案管理工作者帶來(lái)的真的是不小的挑戰(zhàn)。鑒于醫(yī)院檔案對(duì)于其開(kāi)展工作的重要性，將醫(yī)院檔案的管理進(jìn)行全面的數(shù)字化是具有必然性的。但是在進(jìn)行醫(yī)院檔案的數(shù)字化進(jìn)程中卻仍存在很多的問(wèn)題等待解決。
1.資源的浪費(fèi)
電子文件與紙質(zhì)文件并存的保存機(jī)制造成了資源上的浪費(fèi)。因?yàn)橄胍苊庖驗(yàn)橐恍C(jī)器的故障或者其他原因?qū)е聶n案醫(yī)學(xué)成果的丟失。一般都會(huì)在檔案電子化的基礎(chǔ)上，仍然保存一份相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件。這不但在人力物力上造成了浪費(fèi)，同時(shí)也影響了電子文件在檔案事業(yè)上的進(jìn)一步發(fā)展。
2.醫(yī)院檔案的信息資源沒(méi)有得到合理利用
現(xiàn)在很多的醫(yī)院都已經(jīng)為本醫(yī)院的檔案室配置了電腦、并開(kāi)發(fā)了網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。但可惜的是這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備并沒(méi)有的到合理有效的利用?，F(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理面臨著猶如守著推土機(jī)卻仍然使用鐵鍬鏟土的局面。在信息化發(fā)展越加快速的今天，卻仍然在使用傳統(tǒng)的封閉式的管理模式。電腦、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在很多醫(yī)院的檔案管理上并沒(méi)有發(fā)揮它應(yīng)有的作用。
造成這種局面的原因是多個(gè)方面的，只有醫(yī)院真的認(rèn)識(shí)到了檔案管理數(shù)字化的重要性，積極主動(dòng)的培養(yǎng)一些適應(yīng)信息化管理要求的檔案管理人員，才能真正使得醫(yī)院信息化設(shè)備得以起到其應(yīng)有的作用，才能使檔案的數(shù)字化管理得到真正的發(fā)展。
3.醫(yī)院檔案信息數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)尚不完善
現(xiàn)在很多醫(yī)院在我國(guó)信息化進(jìn)程日益加快的大背景下，都采取了各種各樣的措施用來(lái)推進(jìn)檔案信息數(shù)字化的工作進(jìn)程。但是數(shù)字化的進(jìn)程除了工作態(tài)度上的積極之外也要規(guī)范化的工作，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息。不然很容易發(fā)生信息數(shù)字化的資源得不到合理充分的應(yīng)用。另一方面，不能完全統(tǒng)一數(shù)據(jù)的格式、分類標(biāo)準(zhǔn)等也會(huì)使得檔案數(shù)字化信息的全面性和準(zhǔn)確性有所下降 ，不但不能借助網(wǎng)絡(luò)有效的利用數(shù)字資源，同時(shí)也制約了醫(yī)院檔案數(shù)字化的進(jìn)一步發(fā)展。
4.醫(yī)院負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員的信息化素質(zhì)不夠
隨著信息化逐漸深入到醫(yī)院檔案的管理工作中，這對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員也提出了更多的要求。在了解專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)、檔案知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，還要具備一定的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)素養(yǎng)。
現(xiàn)如今，很多的醫(yī)院檔案工作人員對(duì)于信息技術(shù)的了解不深，技術(shù)水平不夠致使其業(yè)務(wù)能力下降達(dá)不到現(xiàn)在醫(yī)對(duì)于檔案數(shù)字化的新要求。現(xiàn)在很多醫(yī)院的檔案工作人員還兼任著醫(yī)院內(nèi)的其他工作，分身乏術(shù)致使其根本不具備業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。致使大多數(shù)醫(yī)院的檔案工作智能停留在調(diào)用和查詢的基礎(chǔ)性信息化水平上。這樣一來(lái)，醫(yī)院檔案的數(shù)字化、信息化就更難得以真正的實(shí)現(xiàn)。
二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的完善對(duì)策和發(fā)展策略
1.對(duì)于檔案信息收集上的完善和操作上的規(guī)范模式
對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的當(dāng)務(wù)之急，首要任務(wù)是先要建立起一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的信息檔案資料庫(kù)。通過(guò)數(shù)字化的管理形式，將醫(yī)院內(nèi)原有的檔案信息加以整理存儲(chǔ)。并開(kāi)發(fā)深層次的檔案應(yīng)用，提高其檔案的使用價(jià)值。
在這個(gè)基礎(chǔ)上，我們要建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的檔案查詢系統(tǒng)。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)要能實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化處理、存儲(chǔ)、檢索以及輸出功能等等。從而建立其整個(gè)比較完善的工作系統(tǒng)流程。當(dāng)然在創(chuàng)建系統(tǒng)之前，我們也要保證在對(duì)其信息資源數(shù)字化的處理過(guò)程中，是采取標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)劃分類體制。以防止資源的浪費(fèi)，提升信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)男?。我們還可以鼓勵(lì)醫(yī)院內(nèi)各個(gè)部門上報(bào)資料時(shí)是以規(guī)定的格式和要求并是以電子文件的形式進(jìn)行傳輸。
在對(duì)信息檔案實(shí)行數(shù)字化的過(guò)程中，可以根據(jù)信息資源的不同進(jìn)行不同的處理方式。比如：可以對(duì)文字或者圖像類的信息采用掃描錄入的方式，逐份的掃描然后編好索引和目錄。也可以采用文本格式進(jìn)行全部的歸檔存儲(chǔ)，但是要配備全文的數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)然也可以采用上述兩種方法組合的形式進(jìn)行檔案的數(shù)字化處理。
2.對(duì)其醫(yī)院檔案服務(wù)的體制進(jìn)行完善
現(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理可以在信息化的幫助下創(chuàng)建新的管理體制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)更好的為醫(yī)院內(nèi)的其他部門進(jìn)行服務(wù)。推動(dòng)檔案管理數(shù)字化信息化的發(fā)展。比如：建立專門的檔案管理查詢網(wǎng)站、建立檔案信息資料庫(kù)、信息可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的上傳和存儲(chǔ)以及信息資源可以實(shí)現(xiàn)在線查詢等等。這寫(xiě)舉措不但可以為檔案的管理上提供更便捷的服務(wù)而且在某種意義上來(lái)說(shuō)也實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療資源的共享和檔案信息的良性循環(huán)。
3.培養(yǎng)熟悉信息化數(shù)字化技術(shù)的檔案管理人員
在醫(yī)院的檔案進(jìn)入信息化、數(shù)字化的管理模式后。檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的醫(yī)療知識(shí)、檔案管理知識(shí)同時(shí)也要具備較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)信息處理能力和數(shù)字化的信息服務(wù)能力。檔案信息數(shù)字化的成功與否很大程度上取決于檔案管理人員的信息技術(shù)是否過(guò)硬?，F(xiàn)在的醫(yī)院應(yīng)該著重培養(yǎng)檔案工作人員的信息技術(shù)能力。提高其工作時(shí)的工作效率和質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；數(shù)字化模式
【中圖分類號(hào)】G640
眾所周知，醫(yī)院是服務(wù)于廣大社會(huì)群眾的醫(yī)療場(chǎng)所，在醫(yī)療活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中，醫(yī)院每天會(huì)收集到大量患者的資料，加上醫(yī)院本身管理工作開(kāi)展過(guò)程中一些信息文件的匯集，那么醫(yī)院檔案管理實(shí)際上是工作任務(wù)較為繁重的工作。鑒于醫(yī)院檔案的重要性，對(duì)醫(yī)院檔案管理開(kāi)展數(shù)字化的管理模式，不僅是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的客觀要求，同時(shí)也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，檔案管理工作面臨的必然發(fā)展趨勢(shì)。
一、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要作用及工作開(kāi)展現(xiàn)狀淺析
從上文的相關(guān)論述中，我們已經(jīng)了解到醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效開(kāi)展，是新醫(yī)改背景條件下，建議在互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上醫(yī)院檔案管理工作面臨的必然發(fā)展趨勢(shì)。在數(shù)字化的管理模式中，可以有效采取檢索技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等，對(duì)檔案的信息進(jìn)行有效的管理，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的水平和質(zhì)量。從某種程度上說(shuō)，數(shù)字化的管理模式不僅能大大提高對(duì)醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)以及利用效率，同時(shí)還能與醫(yī)院其他部門工作的有效開(kāi)展起到一個(gè)積極的配合作用，從而提高所有部門的綜合運(yùn)轉(zhuǎn)效率。但是就現(xiàn)階段醫(yī)院檔案數(shù)字化管理開(kāi)展的現(xiàn)狀來(lái)看，似乎還面臨著一系列的難題。
（一）人才資源的稀缺
就醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的開(kāi)展來(lái)說(shuō)，是建立在一系列計(jì)算機(jī)技術(shù)之上的。在傳統(tǒng)的醫(yī)療專業(yè)教學(xué)中我們可以看到，既涉及到計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)又兼顧到醫(yī)院信息管理知識(shí)方面的專業(yè)少之又少，當(dāng)醫(yī)院檔案管理工作朝著數(shù)字化方向邁進(jìn)時(shí)，面臨最主要的問(wèn)題就是人才資源供應(yīng)不足。數(shù)字化管理方式是基于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上對(duì)整個(gè)醫(yī)院綜合信息進(jìn)行重新整理和重新組合，從而提高醫(yī)院檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用效率，而這一系列的操作都是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，那么整個(gè)檔案管理系統(tǒng)也會(huì)面臨管理的危機(jī)，因此在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，對(duì)人才資源進(jìn)行有效的利用就顯得尤為迫切。
（二）硬件設(shè)施的完善
俗話說(shuō)，巧婦難為無(wú)米之炊，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中，面臨的主要問(wèn)題除了上文中提到的人才資源的缺乏之外，另外一個(gè)迫切需要解決的問(wèn)題就是硬件設(shè)施的配備。
（三）重視程度不足
就醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)程來(lái)說(shuō)，不僅是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革背景下對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出的客觀要求，同時(shí)也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院提高自身運(yùn)轉(zhuǎn)效率與管理水平的必然措施，更是醫(yī)院檔案管理應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展潮流面臨的必然趨勢(shì)。但是就現(xiàn)階段某些醫(yī)院或者醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程來(lái)看，根本沒(méi)有引起足夠的重視程度，甚至有的醫(yī)院在數(shù)字化管理進(jìn)程中只是盲目跟風(fēng)，沒(méi)有對(duì)管理質(zhì)量引起足夠的重視。
二、推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的有效措施
通過(guò)上文的相關(guān)論述，我們已經(jīng)清楚的了解到，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中，人才資源、硬件設(shè)施配置以及重視程度、投入力度等多個(gè)要素的重要作用，那么在具體管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，我們應(yīng)該采取哪些有效措施來(lái)推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)度呢？
（一）管理人員專業(yè)化培養(yǎng)的有效進(jìn)行
醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效開(kāi)展，需要大量高素質(zhì)的管理人員來(lái)支撐整個(gè)數(shù)字系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，因此針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理數(shù)字化開(kāi)展進(jìn)程的現(xiàn)狀，醫(yī)院應(yīng)加大在人才資源管理方面的投入，尤其是對(duì)高級(jí)管理人才的專業(yè)培訓(xùn)。醫(yī)院在對(duì)人才進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)兼顧職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)和技能技術(shù)培訓(xùn)，并且還應(yīng)大量吸收一些新進(jìn)的管理人才和熟知法律法規(guī)的綜合型人才，爭(zhēng)取對(duì)傳統(tǒng)的人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效的調(diào)整，從而發(fā)揮出人力資源在醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)程中的積極促進(jìn)作用。
（二）管理制度的有效制定
所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中，除了對(duì)人才進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)的素質(zhì)和技能培訓(xùn)，為管理工作的有效開(kāi)展提供充足的人才儲(chǔ)備之外，還應(yīng)充分發(fā)揮出管理制度對(duì)于具體管理流程的重要規(guī)范作用。就醫(yī)院檔案管理數(shù)字化工作的開(kāi)展來(lái)說(shuō)，包括了許多重要的流程和步驟，每一環(huán)節(jié)工作完成的效率和情況都會(huì)直接影響到下一環(huán)節(jié)，因此，醫(yī)院在進(jìn)行管理制度調(diào)整的過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合數(shù)字化管理方式的具體特點(diǎn)，以提高管理質(zhì)量和管理效率為制度制定的宗旨，以規(guī)范化的操作方式來(lái)保證醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效性和安全性。
（三）硬件設(shè)施建設(shè)
出了上文中提到的幾點(diǎn)有效措施之外，在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，還應(yīng)加大在硬件設(shè)施方面的投入。就數(shù)字化管理模式來(lái)說(shuō)，主要的載體是計(jì)算機(jī)。所有程序的運(yùn)作，都是由系統(tǒng)軟件作為支撐運(yùn)行的，因此，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化開(kāi)展的過(guò)程中，醫(yī)院還應(yīng)硬件設(shè)施建設(shè)方面加大投入力度。
三、總結(jié)
綜上所述，我們可以看到，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的推進(jìn)，數(shù)字化是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)程中面臨的必然趨勢(shì)。要想促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的高質(zhì)量的開(kāi)展，人才資源儲(chǔ)備和硬件設(shè)施的建設(shè)，是必不可少的途徑；除此之外，制度建設(shè)的跟進(jìn)也是完善數(shù)字化發(fā)展模式的必要措施。
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【關(guān)鍵詞】數(shù)字背景；高校；圖書(shū)館；管理創(chuàng)新；分析
中圖分類號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1007-0125（2016）12-0252-01
一、數(shù)字背景下高校圖書(shū)館管理創(chuàng)新的重要性
在數(shù)字背景下，高校圖書(shū)館管理創(chuàng)新的重要性日漸顯現(xiàn)。首先，高校圖書(shū)館管理服務(wù)模式落后。人工檢索和查詢是傳統(tǒng)高校圖書(shū)館的核心管理手段，極易出現(xiàn)偏差，而這已不符合信息化社會(huì)發(fā)展的客觀要求。在數(shù)字背景時(shí)代下，高校必須優(yōu)化創(chuàng)新圖書(shū)館管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檢索，采用數(shù)字化的服務(wù)手段，是提高其管理服務(wù)效率與質(zhì)量的關(guān)鍵所在。其次，紙質(zhì)圖書(shū)館管理存在的問(wèn)題不斷顯現(xiàn)。由于紙張是傳遞和閱讀信息的核心載體，管理工作者每天都必須記錄、儲(chǔ)存海量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息，工作效率極其低下，紙質(zhì)物極易被損壞，導(dǎo)致重要的數(shù)據(jù)信息丟失。和傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書(shū)館相比，電子圖書(shū)館更具優(yōu)勢(shì)，以文檔的形式保存數(shù)據(jù)信息，節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間，可以長(zhǎng)時(shí)間保存，信息檢索也非常方便。最后，是數(shù)字時(shí)展的客觀要求。在高校圖書(shū)館運(yùn)營(yíng)中，傳統(tǒng)管理模式已無(wú)法滿足數(shù)字信息化時(shí)展的客觀需求，必須優(yōu)化創(chuàng)新其管理模式，提高圖書(shū)館服務(wù)效率與質(zhì)量。
二、數(shù)字背景下高校圖書(shū)館管理創(chuàng)新路徑
（一）強(qiáng)化圖書(shū)館管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新圖書(shū)館管理理念。在數(shù)字信息化發(fā)展浪潮中，高校圖書(shū)館管理工作和信息技術(shù)有機(jī)融合，想要提高其管理效率，必須優(yōu)化創(chuàng)新圖書(shū)館管理工作，強(qiáng)化工作人員的管理意識(shí)，創(chuàng)新圖書(shū)館管理理念。在運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，高校要引導(dǎo)圖書(shū)館管理人員正確認(rèn)識(shí)自身的工作，意識(shí)到創(chuàng)新管理的重要性，為在校師生營(yíng)造一種良好的閱讀環(huán)境，為他們查閱各類資料提供便利，提高圖書(shū)館的運(yùn)營(yíng)效益。在開(kāi)展圖書(shū)館管理工作中，管理者必須樹(shù)立管理的數(shù)字化理念，優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，綜合分析各方面主客觀影響因素，制定科學(xué)、合理的數(shù)字化圖書(shū)館管理規(guī)劃，要根據(jù)各方面運(yùn)行情況，優(yōu)化創(chuàng)新數(shù)字化管理手段，營(yíng)造一種人性化的服務(wù)環(huán)境，構(gòu)建長(zhǎng)效的人才運(yùn)行機(jī)制，確保圖書(shū)館高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
（二）優(yōu)化創(chuàng)新服務(wù)模式，提高圖書(shū)館管理人員綜合素養(yǎng)。想要優(yōu)化創(chuàng)新高校圖書(shū)館管理，必須多角度、多層次優(yōu)化創(chuàng)新其服務(wù)模式，借助全新的管理手段，創(chuàng)新管理服務(wù)模式。在新形勢(shì)下，高校招生與就業(yè)形勢(shì)都發(fā)生了質(zhì)的變化，高校教育與管理工作都離不開(kāi)圖書(shū)館，應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，利用次數(shù)頻繁增多，必須進(jìn)一步提高其管理服務(wù)水平。在此過(guò)程中，高校必須從不同角度入手優(yōu)化創(chuàng)新服務(wù)模式與形式，采用“高效化、多元化、社會(huì)化”的服務(wù)方式[1]，要積極、主動(dòng)為在校師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足他們各方面的客觀需求。同時(shí)，高校要注重圖書(shū)館的信息化建設(shè)，注重網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，提高圖書(shū)館各類圖書(shū)資料的利用價(jià)值，多和其他高校的聯(lián)系、交流，開(kāi)展聯(lián)機(jī)合作檢索服務(wù)，優(yōu)化配置各方面信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。此外，高校要注重圖書(shū)館管理人員綜合素質(zhì)的提高，要優(yōu)化完善用人制度，適當(dāng)提高人員聘用要求，定期對(duì)在崗管理人員進(jìn)行全面、系統(tǒng)地培訓(xùn)，對(duì)其進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)，提高他們的專業(yè)技能，在實(shí)踐中積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)一批“高素質(zhì)、高能力”的圖書(shū)館管理人才，確保一系列圖書(shū)館管理工作有序開(kāi)展。
（三）注重技術(shù)創(chuàng)新，優(yōu)化創(chuàng)新管理制度。在運(yùn)營(yíng)管理中，高校圖書(shū)館管理離不開(kāi)科技的支持，其管理工作效率與質(zhì)量的提高和數(shù)字化信息技術(shù)緊密相連。高校圖書(shū)館管理部門要注重?cái)?shù)字化設(shè)備的引進(jìn)，借助計(jì)算機(jī)科學(xué)管理圖書(shū)館，大力開(kāi)發(fā)各類圖書(shū)館管理軟件，科學(xué)管理圖書(shū)館，構(gòu)建高效的查詢檢索系統(tǒng)[2]，便于學(xué)生及時(shí)快速查找各方面資料。高校要注重圖書(shū)館管理制度的優(yōu)化創(chuàng)新，優(yōu)化完善傳統(tǒng)封閉的管理體制，讓圖書(shū)館管理層處于適度的緊張狀態(tài)，調(diào)動(dòng)他們工作的積極性、主動(dòng)性，充分挖掘他們各方面潛能，促進(jìn)圖書(shū)館管理工作創(chuàng)新。
三、Y語(yǔ)
總而言之，在數(shù)字背景下，高校必須充分意識(shí)到圖書(shū)館管理創(chuàng)新的重要性，要將其放在核心位置，要全方位分析圖書(shū)館各方面具體情況，尤其是圖書(shū)館資源管理利用情況，強(qiáng)化圖書(shū)館管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，優(yōu)化創(chuàng)新管理制度，創(chuàng)新管理理念與技術(shù)等，提高管理人員綜合素質(zhì)等，改變圖書(shū)館管理現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館信息管理的數(shù)字化，提高其工作效率與質(zhì)量，促使新時(shí)期高校圖書(shū)館事業(yè)持續(xù)向前發(fā)展，更好地服務(wù)于高校教育工作。
參考文獻(xiàn)：
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（一）我國(guó)環(huán)保事業(yè)發(fā)展與環(huán)境問(wèn)題的研究越來(lái)越深入
大量環(huán)境資料隨之增加，具有類型復(fù)雜和多樣化載體的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供寶貴的環(huán)保信息資源的同時(shí)，也給查閱與使用帶來(lái)很大的困難，大量數(shù)據(jù)的積累卻沒(méi)有得到及時(shí)的歸檔與處理，使文獻(xiàn)不能正確流到渠道內(nèi)使用。
（二）我國(guó)環(huán)保工作起步較晚
很多環(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)都會(huì)受到資金和場(chǎng)地等客觀條件的影響，再加上缺乏有效的管理制度和對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致日常工作中不能做到檔案的及時(shí)收集與整理。
（三）我國(guó)的環(huán)保檔案缺乏統(tǒng)一的管理系統(tǒng)
而且對(duì)檔案數(shù)據(jù)的處理缺乏有效性，不能系統(tǒng)地完成檔案的收集與使用，更加缺少嚴(yán)格和規(guī)范的管理，導(dǎo)致檔案管理人員漠視檔案材料形成和積累，不能及時(shí)完成檔案的整理與歸檔。很多報(bào)告歸檔卻沒(méi)有將原稿及相關(guān)附屬材料附上，再加上層層上報(bào)，導(dǎo)致信息的大量分散，不能形成配套的系統(tǒng)，也無(wú)法建立起有效的分析方法，不能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使檔案效益不能得到順利地發(fā)揮。
二、研究環(huán)保檔案數(shù)字化管理
（一）思想上重視檔案的數(shù)字化管理
重視環(huán)保檔案的數(shù)字化管理，要從領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始，只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到環(huán)保檔案數(shù)字化管理的重要性，才能為管理好環(huán)保檔案提供更好的條件，要加大微機(jī)等管理設(shè)備和配置資金的投入，使檔案數(shù)字化管理順利開(kāi)展，還要提高所有檔案工作人員思想認(rèn)識(shí)，努力擺脫傳統(tǒng)環(huán)保檔案工作的束縛，確定環(huán)保檔案數(shù)字化信心。
（二）數(shù)字化管理歸檔基礎(chǔ)工作
對(duì)檔案歸納與收集中的問(wèn)題，需要一步步來(lái)解決，例如：可以建立起電子文件相關(guān)的收集與歸納制度，確定責(zé)任制與會(huì)簽制、移交制等，要使收集工作得到有效的執(zhí)行。同時(shí)，要做好電子文件的保存和識(shí)讀，做好相關(guān)的技術(shù)鑒定，還要處理好和建庫(kù)成本間關(guān)系，把不合格、不應(yīng)該歸納的電子信息進(jìn)行剔除，而重要的文件要及時(shí)歸檔，還要做出相應(yīng)的標(biāo)記。最后，還要注意著錄的工作，著錄指從電子信息文檔由產(chǎn)生到最后結(jié)束全程的控制工作，只有實(shí)現(xiàn)著錄才能做到文件的歸檔和檢索，在實(shí)踐工作中才能夠得到更好地統(tǒng)計(jì)與應(yīng)用。在文件歸檔過(guò)程中要做好數(shù)據(jù)的保護(hù)，避免數(shù)據(jù)的丟失，還要做好數(shù)據(jù)的保密工作，在信息傳輸過(guò)程中，一定要做好相應(yīng)的加密，尤其要避免檔案信息在傳輸過(guò)程中被竊聽(tīng)或者破壞。隨著我國(guó)《電子簽名法》的頒布與實(shí)施，電子檔案可以作為原始憑證，所以收集時(shí)一定要做好簽署技術(shù)與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復(fù)制區(qū)別開(kāi)來(lái)，實(shí)現(xiàn)原始電子檔案的安全。例如：要加強(qiáng)數(shù)字化信息的檔案管理，可以加強(qiáng)保密工作，提高保密水平，成立保密小組，確定主管人與負(fù)責(zé)人，切實(shí)做到檔案工作與保密同步，避免保密工作出現(xiàn)以說(shuō)為主、以干為輔，忙碌時(shí)就忽略保密的情況發(fā)生，保證文件不會(huì)被橫傳與抽走，的環(huán)保檔案要控制好專卷入檔和保存，派專人進(jìn)行管理。
（三）以數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)為核心
數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)包括檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數(shù)據(jù)庫(kù)。一般檔案管理單位只重視對(duì)檔案目錄方面的工作，對(duì)全文及多媒體等數(shù)據(jù)庫(kù)缺少深入的研究。例如：全文數(shù)據(jù)庫(kù)，既包括數(shù)字化電子文件，也包括紙質(zhì)檔案，所以，必須要確定數(shù)字化范圍，優(yōu)先確定重要程度建立數(shù)據(jù)庫(kù)。而全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)也不能將工作重點(diǎn)放在全文的錄入和掃描上，一定要注意以環(huán)保工作作為中心點(diǎn)。近年來(lái)自上而下開(kāi)展的“污染源普查”等全國(guó)性的環(huán)保工作中產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)，都要認(rèn)真做好數(shù)據(jù)采集，采用數(shù)字化管理，確保實(shí)際的參考價(jià)值和利用價(jià)值。以數(shù)據(jù)導(dǎo)入與原文掃描等方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，所以建庫(kù)要利用好已有數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，防止出現(xiàn)重復(fù)性的勞動(dòng)。做好備份工作，按照不同情況來(lái)選擇備份的方案，對(duì)備份過(guò)程也要進(jìn)行嚴(yán)格的記錄，并且定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，防止系統(tǒng)癱瘓或硬件損壞造成數(shù)據(jù)庫(kù)被損毀。要注意標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，保持?jǐn)?shù)據(jù)格式的兼容性，而且數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要符合國(guó)家與行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)及網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)。
三、以軟件平臺(tái)保證數(shù)字化管理
環(huán)境污染具有范圍廣、影響周期長(zhǎng)、潛伏期限長(zhǎng)等特點(diǎn)。所以，環(huán)保檔案工作有著特殊性的要求。隨著環(huán)保電子信息的出現(xiàn)，急需一個(gè)良好電子軟件平臺(tái)來(lái)管理環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、原始調(diào)查材料等檔案資料，才能使環(huán)境信息真正實(shí)現(xiàn)橫向與縱向資源共享。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)環(huán)保檔案選擇軟件平臺(tái)時(shí)，大多選擇具有代表性的，例如：可以和軟件公司來(lái)共同開(kāi)發(fā)，也可以選擇國(guó)家環(huán)保局或地方檔案局所推薦的軟件。從理論上來(lái)說(shuō)，普遍應(yīng)用的是國(guó)家統(tǒng)一通用軟件和系統(tǒng)，可以防止重復(fù)性的開(kāi)發(fā)與建議，可以使國(guó)家資源得到更好地利用，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，更好地克服兼容性，使系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)與信息資源更好地共享。選擇系統(tǒng)時(shí)一定要重視軟件平臺(tái)通用性的考慮，軟件平臺(tái)要具有標(biāo)準(zhǔn)化和安全性，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持和技術(shù)的支持，具有成本效益的觀念。同時(shí)，還要正確處理投入和產(chǎn)出間關(guān)系，充分考慮到效率的問(wèn)題，按照自身發(fā)展的特點(diǎn)，進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，以綠色理念打造環(huán)保檔案信息管理平臺(tái)，制定環(huán)保檔案信息目錄，建立健全制度。
四、數(shù)字化管理對(duì)人員的要求
環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員要了解環(huán)保檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)方面的專業(yè)技術(shù)，可以解決各種相關(guān)的技術(shù)問(wèn)題，還要有良好職業(yè)道德、保密意識(shí)與責(zé)任感。數(shù)字化管理人員要以全新的思維來(lái)了解管理職責(zé)與任務(wù)。可以說(shuō)，環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員既是管理者，也是分析者和傳播者，更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的重要導(dǎo)航。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)是保證環(huán)保檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)，需要復(fù)合型管理人才，尤其是計(jì)算機(jī)與檔案都精通的復(fù)合型管理人才。缺少人才會(huì)使檔案工作的數(shù)字化無(wú)法順利開(kāi)展，所以，檔案管理人員一定要了解數(shù)字化的管理方法。檔案管理單位可以通過(guò)培訓(xùn)的方式，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)、政治等方面的素質(zhì)，確立考試的制度，實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化。
五、標(biāo)準(zhǔn)化與計(jì)算機(jī)化的管理基礎(chǔ)