時(shí)間：2022-07-11 11:01:57
導(dǎo)語：在學(xué)生學(xué)年鑒定表的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；檔案管理；改革新思路
高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在高職院校學(xué)習(xí)、生活與社會實(shí)踐中形成的，反映學(xué)生在校期間德、智、體全面發(fā)展情況的真實(shí)記錄。它是學(xué)校考察、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手材料。它是大學(xué)生就業(yè)及其社會選拔任用考核人才的重要依據(jù)。它是為社會提供人才價(jià)值的重要參考依據(jù)。
1 高職院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 學(xué)生檔案原始材料不完整。隨著我國高等職業(yè)教育的快速發(fā)展，近年來，全國高職高專均實(shí)行網(wǎng)上招生，學(xué)生電子檔案也因此而產(chǎn)生，原來最原始、最基本、最重要的紙質(zhì)檔案都無法完整地收集和積累。多年來，我院學(xué)生高中時(shí)期的學(xué)生檔案殘缺不全，如：高中畢業(yè)生登記表、中學(xué)生學(xué)年鑒定表、中學(xué)生成績表、高考成績、中學(xué)期間的獎(jiǎng)懲表、體檢表、入團(tuán)申請書等等。系列原始檔案材料不完整給后面高職學(xué)生檔案管理工作帶來了難度。原始檔案材料不完整，即不利于高職院校對學(xué)生學(xué)習(xí)及家庭情況等方面的全面了解，也不利于高職院校對學(xué)生選拔學(xué)生干部和管理，也直接影響到學(xué)生今后各方面能力的培養(yǎng)，同時(shí)也給學(xué)生檔案管理工作帶來困難。
1.2 學(xué)生檔案在校期間管理不到位。高職院校學(xué)生檔案管理主要分為分散管理和集中管理兩種方式。分散管理就是由學(xué)生所在的系部管理；集中管理就是由學(xué)生工作處統(tǒng)一管理。無論是采用哪種管理方式，大多數(shù)高職院校都是在新生進(jìn)校后，不建立新生檔案，將新生高中時(shí)期的檔案擱置不理。學(xué)生在高職三年學(xué)習(xí)期間所產(chǎn)生的各種檔案都分散在各部門及個(gè)人手中，如分散在：檔案室、各系系辦、輔導(dǎo)員及個(gè)別老師手中。學(xué)生檔案平時(shí)處于無專人負(fù)責(zé)管理狀態(tài)。等到學(xué)生即將畢業(yè)離校時(shí)，學(xué)工處才通知各系和相關(guān)部門集中歸檔，由于學(xué)生檔案長時(shí)間無人監(jiān)管所以很難完整歸檔。這樣久而久之就導(dǎo)致學(xué)生檔案材料殘缺不齊和管理不到位。學(xué)生檔案積壓到學(xué)生即將畢業(yè)才突擊集中收集，必定會影響到學(xué)生檔案的質(zhì)量，同時(shí)也影響到檔案管理工作的質(zhì)量。
1.3 學(xué)生檔案內(nèi)容老套單一。當(dāng)前，高職院校學(xué)生檔案里大多數(shù)存放的都是學(xué)生中學(xué)時(shí)期簡單材料以及學(xué)生在校三年高職大學(xué)期間材料，如：中學(xué)學(xué)籍卡、中學(xué)體檢表、高中畢業(yè)生登記表、中學(xué)生成績表、高考成績、中學(xué)期間的獎(jiǎng)懲表，高職學(xué)年鑒定表、高校畢業(yè)生登記表、高職成績表等等，這些學(xué)生檔案歸檔形式依然是傳統(tǒng)的老模式，這種傳統(tǒng)老套的學(xué)生檔案不能詳盡、準(zhǔn)確、真實(shí)反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，不能完全展示真實(shí)全面的學(xué)生個(gè)體，不能反映高職學(xué)生全面發(fā)展的狀況，不利于用人單位對學(xué)生的全面了解和考察，更不利于用人單位及時(shí)準(zhǔn)確的選拔和合理使用人才。
1.4 學(xué)生檔案管理模式陳舊落后。目前，我國大部分高職院校學(xué)生檔案管理仍然還是以紙質(zhì)材料檔案為主體，學(xué)生檔案仍然處于傳統(tǒng)、原始、手工操作的管理模式階段。隨著我國高職院校招生人數(shù)的不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案也隨之不斷遞增，陳舊落后的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化高職教育的迅速發(fā)展，同時(shí)也嚴(yán)重制約著學(xué)生檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。
1.5 學(xué)生檔案意識薄弱。大多數(shù)學(xué)生缺乏檔案意識，對自己的檔案不太關(guān)心，甚至無所謂的態(tài)度。以我院學(xué)生為例，主要表現(xiàn)在：有的學(xué)生在填寫自己檔案時(shí)沒有注意，多次出現(xiàn)姓名同音不同形的字；有的學(xué)生姓名與自己身份證上的姓名不一致；有的學(xué)生隨意更改自己的姓名或者更改自己的出生日期；有的學(xué)生不注意用圓珠筆填寫檔案材料，時(shí)間長了字跡就會模糊不清；有的學(xué)生從不關(guān)心自己的檔案到底保存在哪里，直到畢業(yè)出去工作后用人單位需要時(shí)才注意到自己的檔案，才開始查找自己的檔案。
2 高職院校學(xué)生檔案管理改革新思路
2.1 加大宣傳力度，增強(qiáng)高職院校師生的檔案意識。學(xué)生檔案管理是關(guān)系到能否客觀公正反映一個(gè)學(xué)生的真實(shí)情況，使學(xué)生能順利畢業(yè)和就業(yè)的大事，是關(guān)系到是否為社會輸送人才的大事。因此，高職院校要在學(xué)院有關(guān)部門及廣大師生員工中大力宣傳學(xué)生檔案工作的重要性，增強(qiáng)師生的檔案意識，比如：通過板報(bào)形式宣傳《檔案法》、《高校學(xué)生檔案管理工作條例》和檔案知識等，也可以通過印制宣傳資料、小冊子或漫畫的形式對檔案知識進(jìn)行大力宣傳，將宣傳資料發(fā)放到教職員工和學(xué)生手中。只有這樣，才能讓教職員工和學(xué)生更多了解檔案方面知識，認(rèn)識檔案的重要性；只有這樣，才能形成人人關(guān)心學(xué)生檔案工作的良好局面，才能使檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，才能確保學(xué)生檔案歸檔的及時(shí)和完整，才能提高學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。
2.2 明確學(xué)生檔案管理部門，確保學(xué)生檔案歸檔范圍。高職院校要做好學(xué)生檔案管理工作，必須制定一套規(guī)范的管理制度，學(xué)生檔案管理必須由指定部門負(fù)責(zé)管理。因此，一定要明確學(xué)生檔案的管理部門，以廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我院的學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生工作處主要負(fù)責(zé)，由各系部及輔導(dǎo)員協(xié)助收集和提供材料。確定學(xué)生檔案負(fù)責(zé)部門后，明確各部門職責(zé)范圍，對學(xué)生檔案管理人員提出要求，將已經(jīng)明確的學(xué)生檔案歸檔及收集范圍告訴檔案管理人員，讓學(xué)生檔案管理人員嚴(yán)格根據(jù)要求進(jìn)行檔案管理。如：對新生檔案進(jìn)行整理建檔和歸檔材料，對學(xué)生在校期間所產(chǎn)生的材料進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)的審核、分類、收集、歸檔和整理。只有規(guī)范檔案的歸檔范圍，提高學(xué)生檔案的利用，才能適應(yīng)現(xiàn)代化社會對檔案管理的要求。
2.3 制定規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理。高職院校學(xué)生檔案的產(chǎn)生過程具有連續(xù)性和周期性，要做好學(xué)生檔案管理工作，離不開一套行之有效的管理制度。要保持學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性，就必須建立完整的學(xué)生檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范，有章可循。要保持學(xué)生檔案的完整性，就必須加強(qiáng)完善學(xué)生檔案管理制度，如：保密、安全、交接、轉(zhuǎn)遞等方面的規(guī)章制度。實(shí)行規(guī)范化、科學(xué)化管理，統(tǒng)一規(guī)范、有章可循才能保證學(xué)生檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、全面。一定要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格執(zhí)行，只有完善各項(xiàng)規(guī)章制度才能適應(yīng)現(xiàn)代化社會對檔案的要求，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理。
2.4 高職學(xué)生檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用為核心的現(xiàn)代技術(shù)管理學(xué)生檔案，開發(fā)適應(yīng)高職學(xué)生檔案自身特點(diǎn)的專業(yè)管理軟件，用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對學(xué)生檔案有步驟、有程度地分類存檔，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。建立學(xué)生檔案主頁，學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫等，將學(xué)生的信息準(zhǔn)確的錄入檔案數(shù)據(jù)庫，如：姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、入學(xué)時(shí)間、生源地、所學(xué)專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間等基本信息。隨時(shí)錄入最新的信息，一定要保證學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案網(wǎng)上查閱和利用，為用人單位提供簡捷、準(zhǔn)確的學(xué)生檔案信息。擺脫以前大量翻閱檔案查找到就模式，使查閱變輕松、快速，也使學(xué)生檔案管理更規(guī)范有序。實(shí)行學(xué)生檔案信息化、現(xiàn)代化不僅有利于檔案的規(guī)范和科學(xué)管理，還有利于檔案信息的開發(fā)和利用。
2.5 加強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。建立一支強(qiáng)有力的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，是通過學(xué)生檔案管理質(zhì)量的重要保證。因此，高職院校應(yīng)該成立學(xué)生檔案的職能部門，配備懂業(yè)務(wù)的專職學(xué)生檔案管理人員。專職檔案管理隊(duì)伍始終是高職院校學(xué)生檔案管理的主力軍，所以要對像素檔案管理人員進(jìn)行具有針對性的繼續(xù)教育，讓檔案管理人員不斷接受最新檔案知識和高等教育專業(yè)知識，提高檔案管理人員的檔案管理能力。學(xué)校及上級有關(guān)部門應(yīng)積極為檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)造條件，組織檔案管理人員到兄弟院校進(jìn)行學(xué)習(xí)交流、互相取長補(bǔ)短，從而達(dá)到共同提高的目的。
3 結(jié)語
總之，高職院校服務(wù)的核心就是為學(xué)生服務(wù)，為社會提供優(yōu)秀的技能人才。高職院校學(xué)生檔案管理作為高校的一項(xiàng)重要工作。只有不斷的改革學(xué)生檔案管理機(jī)制，才能做好學(xué)生檔案管理工作。做好學(xué)生檔案管理工作，不僅有利于高職學(xué)生的就業(yè)，同時(shí)有利于促進(jìn)高職院校管理水平的提高，也是提高高職院校自身競爭的有效途徑之一。
參考文獻(xiàn)
[1]高淑俠.淺談高校學(xué)生檔案管理[J].徐州工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（10）：83.
在高校管理中，高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，做好這項(xiàng)工作具有重大意義。一方面，在學(xué)生管理工作上，可以確保進(jìn)行的有條不紊，在學(xué)校教育問題上，可以確保教學(xué)質(zhì)量的提高，從而保障學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；另一方面，對于學(xué)生的發(fā)展就業(yè)而言也具有重要意義，協(xié)助國家人才培養(yǎng)、選拔機(jī)制的整體運(yùn)行，可以為各類組織考核選拔、擇優(yōu)錄用提供參考?？梢?，為了完善高校管理工作，推動(dòng)高等教育發(fā)展，并且為學(xué)生的切身利益提供保障，理應(yīng)在高校學(xué)生檔案管理問題上不斷探尋。
一、什么是高校學(xué)生檔案
高校學(xué)生檔案將一個(gè)學(xué)生從高中到大學(xué)學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的情況記錄在案，是文件材料的一種，基于高校學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)、生活以及社會實(shí)踐活動(dòng)等而產(chǎn)生的，是高校檔案群的組成部分。無論是學(xué)生的簡歷、成績表、教師鑒定評語，還是學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、干部登記表、黨、團(tuán)組織材料、健康體檢表等，在高校學(xué)生檔案中全都有跡可循。高校學(xué)生檔案具有一定的價(jià)值，可以說是高校學(xué)生管理、指導(dǎo)就業(yè)、用人單位選拔人才等的一本參考書，學(xué)校對學(xué)生的培養(yǎng)過程，學(xué)生在校期間的素質(zhì)狀況，學(xué)生的社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況、家庭組成等多方面的情況都可以通過高校學(xué)生檔案來了解。在過去，我國高等教育注重的是培養(yǎng)社會精英，現(xiàn)如今，更加注重國民素質(zhì)的提升。總而言之，高校學(xué)生檔案管理工作的深入有助于大學(xué)生科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)以及大學(xué)生的社會主義榮辱觀的教育工作的進(jìn)行，就大學(xué)生將來的就業(yè)發(fā)展而言也是極有幫助的。
二、高校學(xué)生檔案的地位
1.高校學(xué)生檔案使學(xué)校素質(zhì)教育水平的高低得以體現(xiàn)
對于素質(zhì)教育，我們應(yīng)有個(gè)理性的思考，促進(jìn)高校素質(zhì)教育的推廣和深入。素質(zhì)教育不應(yīng)拘泥于一種教育模式，其所體現(xiàn)的教育思想理應(yīng)是面向未來、面向現(xiàn)代化。通過科學(xué)的教育方式來教育學(xué)生，使得全體學(xué)生德、智、體、美全面發(fā)展，這是我們所期許的，這也正是素質(zhì)教育所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。高校學(xué)生檔案包括了學(xué)生的學(xué)習(xí)成績表、實(shí)習(xí)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、體檢材料，恰好可以反映學(xué)生在德、智、體、美這些方面的發(fā)展情況。
2.高校學(xué)生檔案反映大學(xué)生各方面情況
大學(xué)生在校德、智、體、美等方面的發(fā)展情況可以從學(xué)生檔案中了解。在出現(xiàn)學(xué)生入黨、評先評優(yōu)、就業(yè)推薦、用人單位考察以及就業(yè)后對其選拔提升等情況時(shí)，這些檔案材料將成為重要的考量因素。如《大學(xué)生學(xué)年鑒定表》和《素質(zhì)拓展證書》就是兩份重要的檔案資料，在學(xué)生面臨評優(yōu)鑒定及今后就業(yè)、提職問題時(shí)，可以作為重要的參考資料，它記錄了學(xué)生在校期間思想、品德、學(xué)習(xí)、工作以及參加各項(xiàng)活動(dòng)的情況。
3.高校學(xué)生檔案有助于思想政治教育工作的進(jìn)行
思想政治工作者理應(yīng)對大學(xué)生的思想、學(xué)習(xí)和社交等詳細(xì)情況有所了解，根據(jù)這些實(shí)際情況來展開工作，因?yàn)榇髮W(xué)生的成長過程往往呈現(xiàn)出多傾向性、動(dòng)態(tài)性、自組織性、不完全性、非同步性和不確定性。對大學(xué)生的各方面情況，不僅要了解而且要深入全面地了解，不僅要增進(jìn)交流還要關(guān)注學(xué)生檔案材料中的記錄，定期整理好大學(xué)生思想政治工作有關(guān)文件材料并歸入學(xué)生檔案，并進(jìn)行分析總結(jié)，得出思想政治工作經(jīng)驗(yàn)。
4.高校學(xué)生檔案對學(xué)生將來的的就業(yè)的意義
用人單位可以通過學(xué)生檔案的記錄來了解學(xué)生學(xué)業(yè)成績和思想政治表現(xiàn)，進(jìn)而納入用人考慮因素。被錄用學(xué)生在工作過程中的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料整理后會歸檔，在今后的考核定級、考察業(yè)績和品德時(shí)，將會作為參考?？偟貋碚f，高校學(xué)生檔案對于用人單位了解員工、正確用人具有重要意義。
三、高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)存狀況
高校學(xué)生檔案管理的不斷深入對于高校的管理和發(fā)展產(chǎn)生了較為明顯的效果，不過在信息化時(shí)代特征日益明顯以及高等教育改革不斷深入的今天，傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理的不足也漸漸暴露出來，主要有以下問題：
1.學(xué)生檔案管理意識不足，工作重心偏移
在現(xiàn)代教育體制下，高校教師和教育工作者的工作重心放在了學(xué)生的教育和管理上，主要集中于培養(yǎng)人才。服務(wù)育人的教育理念在這種現(xiàn)代教育體制下不被重視，檔案管理工作的重要性被忽略：一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人缺乏學(xué)生檔案管理意識，未意識到學(xué)生檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作雜亂無章，也可以說是學(xué)校工作重心的偏移。另一方面，高校里的學(xué)生檔案管理人員工作積極性不高，使得學(xué)校的檔案管理工作陷于停滯不前的狀態(tài)，此外，有些學(xué)生檔案管理人員缺乏專業(yè)水平，工作過于保守，還有些工作人員工作熱情漸漸冷卻，對工作采取放任的態(tài)度。
2.學(xué)生檔案管理策略守舊，信息化技術(shù)未盡其用
自高校擴(kuò)招政策實(shí)施以后，高校在校學(xué)生人數(shù)呈上漲態(tài)勢，高校學(xué)生檔案材料也自然隨之堆積如山，然而，目前我國高校普遍還在利用傳統(tǒng)的、手工操作的實(shí)體管理方式管理學(xué)生檔案，僅以紙質(zhì)檔案作為學(xué)生檔案的呈現(xiàn)形式，在高等教育迅速發(fā)展、高校學(xué)生檔案管理工作日益復(fù)雜的今天，這種傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要，因此急待開發(fā)一款學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件來管理學(xué)生檔案。
3.學(xué)生檔案的收集整理體制尚未規(guī)范
高校學(xué)生檔案主要有由各院 （ 系） 管理、由學(xué)生處管理、由學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理這三種管理模式。主要的檔案管理模式還是由學(xué)生管理部門管理，由學(xué)校院系來完成學(xué)生檔案的整理工作。目前，大多數(shù)高校的檔案管理制度不規(guī)范、不健全，使得檔案整理工作效率低、失誤率大，各個(gè)院系未統(tǒng)一評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致歸檔材料的檢查工作難以做好，檔案移交不順利，在移交檔案過程中一有不慎便丟失材料，造成學(xué)生檔案管理工作的效率大大降低。
4.學(xué)生檔案尚未物盡其用
學(xué)生檔案是較為重要的書面材料，記錄了學(xué)生在校期間的各方面素質(zhì)狀況，從學(xué)生檔案中可以了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況、課外素質(zhì)。教師在教學(xué)和選拔學(xué)生干部時(shí)，可以將其作為重要的查閱資料和參考依據(jù)，然而大多數(shù)高校教師卻并未這樣做。用人單位招聘時(shí)，會因檔案材料內(nèi)容不全或者是查詢方式不正確而影響工作效果或進(jìn)度，這樣一來，學(xué)生檔案作為“推薦表”的功能就被埋沒。
四、關(guān)于優(yōu)化當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作的建議
1.提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注度，強(qiáng)化師生檔案管理意識
高校素質(zhì)教育的推進(jìn)，人才的輸送，都有賴于高校學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行。而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效、順利進(jìn)行，則需要領(lǐng)導(dǎo)對該工作的足夠重視，進(jìn)而引起全校師生的重視，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理意識。按照 《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求對檔案材料形成部門提出具體要求，一一處理好檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，各司其職，對管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃、部署和監(jiān)督。此外，在學(xué)生這方面，也應(yīng)強(qiáng)化宣傳效果，使其對學(xué)生檔案引起重視，做到準(zhǔn)確填寫檔案，細(xì)心保護(hù)檔案。
2.完善學(xué)生檔案管理機(jī)制
要想實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的完善，首先對于學(xué)生檔案管理的歸口部門就應(yīng)明確，安排好學(xué)生檔案管理工作人員，強(qiáng)化管理人員的工作技能，組成專業(yè)化的管理隊(duì)伍，建立規(guī)范的管理機(jī)制，使得學(xué)生檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。
3.充分利用先進(jìn)技術(shù)，打破傳統(tǒng)管理模式
信息化時(shí)代的到來使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)得以普及，傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式已經(jīng)望塵莫及。高校學(xué)生檔案管理工作模式也理應(yīng)跟隨時(shí)代而更新，開發(fā)管理應(yīng)用軟件，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的接軌。另外，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建立有賴于現(xiàn)代設(shè)備的使用，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等把學(xué)生的基本信息輸入計(jì)算機(jī)，從而建立檔案數(shù)據(jù)庫，如此一來，一方面，管理人員在收集和整理檔案時(shí)輕松不少，另一方面，也為學(xué)生檔案的檢索查閱提供方便，并且，對于檔案轉(zhuǎn)接工作以及用人單位的員工考察工作而言也是大有幫助。
4.充分發(fā)揮學(xué)生檔案使用價(jià)值
充分發(fā)揮學(xué)生檔案使用價(jià)值，首先應(yīng)做好學(xué)生檔案材料的收集工作，認(rèn)真整理學(xué)生檔案，使得高校學(xué)生檔案管理格式和制式保持統(tǒng)一，確保高校學(xué)生檔案收集工作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性。再就是負(fù)責(zé)好學(xué)生檔案的查閱、借閱等工作，嚴(yán)格制定查閱、借閱制度，準(zhǔn)確掌握高等教育發(fā)展趨勢，堅(jiān)持服務(wù)育人的教育理念，更好地協(xié)助學(xué)校以及用人單位開展相關(guān)工作。
關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；管理模式；管理體制；規(guī)律
我國高校檔案館大多是在綜合檔案室的基礎(chǔ)上組建而來，高校檔案管理體制雖然經(jīng)歷了分散到分管，分管到集中，但是作為高校檔案管理重要內(nèi)容之一的學(xué)生檔案仍然游離在高校檔案管理體制之外。教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于目前缺乏學(xué)生檔案管理體制方面的具體操作性規(guī)定，各高校學(xué)生檔案管理模式也不盡相同，鑒于此，本文將在分析各高校學(xué)生檔案管理模式優(yōu)劣的基礎(chǔ)上，探討如何構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理模式，以促進(jìn)學(xué)生檔案規(guī)范管理，服務(wù)高校教育事業(yè)。
一、高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律
高校學(xué)生檔案是高校檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，也是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映在校期間學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、家庭狀況、學(xué)習(xí)成績、個(gè)人特長、獎(jiǎng)懲情況、身心健康狀態(tài)等信息的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律主要有以下特點(diǎn)：
（一）學(xué)生檔案數(shù)量大。自1999年擴(kuò)招以來，普通高等學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)大幅增長，由此產(chǎn)生的學(xué)生檔案量也大大增加。根據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，1998年全國普通高等學(xué)校1022所，僅19%的普通高等學(xué)校的學(xué)生人數(shù)超過5000人，50%的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)集中在1000人～3000人。[1]而2009年全國普通高等學(xué)校達(dá)2305所，70%以上的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)超過了5000人，32%的普通高等學(xué)校學(xué)生規(guī)模集中在10000人～30000人。[2]
（二）學(xué)生檔案材料形成時(shí)間長。由于學(xué)校辦學(xué)層次的提升，?？圃盒Ｉ駷楸究圃盒?、博士點(diǎn)、碩士點(diǎn)在各高校紛紛設(shè)立，學(xué)制的改變也使得學(xué)生檔案材料形成時(shí)間發(fā)生改變。學(xué)生檔案材料的形成貫穿學(xué)生整個(gè)在校學(xué)習(xí)年限，?？粕?、研究生需要3年，本科生需要4年，而本碩博連讀甚至需要10年，時(shí)間跨度長。這期間不間斷的有新的檔案材料形成，需要及時(shí)歸檔，否則容易丟失，影響檔案材料的完整性。
（三）學(xué)生檔案材料形成部門多。學(xué)生檔案材料來源比較分散，涉及學(xué)校招生辦、教務(wù)處、學(xué)工處、保衛(wèi)處、組織部、團(tuán)委、學(xué)生所在的院系等多個(gè)部門，需要溝通協(xié)調(diào)部門間的關(guān)系以保證檔案材料收集的原始性、真實(shí)性、完整性。
（四）學(xué)生檔案材料內(nèi)容豐富。主要有：一是入學(xué)類材料：各類入學(xué)通知書、各類學(xué)生登記表。二是鑒定類材料：學(xué)生學(xué)年鑒定表。三是學(xué)習(xí)成績材料：學(xué)生成績登記冊、研究生個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃及其執(zhí)行情況表。四是畢業(yè)類材料：研究生論文答辯決議、各類畢業(yè)生登記表、學(xué)位證明材料。五是黨、團(tuán)組織材料：入團(tuán)志愿書、入黨志愿書、申請材料，綜合考核材料、外調(diào)證明材料。六是獎(jiǎng)勵(lì)材料：三好學(xué)生登記表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表及各類獎(jiǎng)勵(lì)審批材料。七是處分類材料：處分決定及個(gè)人檢查交代材料。八是其他：體檢表、畢業(yè)生就業(yè)派遣通知書。高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律的特點(diǎn)體現(xiàn)出了高校學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性、過程性、動(dòng)態(tài)性。高校學(xué)生檔案管理由學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞、保管等一系列環(huán)節(jié)構(gòu)成，不再是檔案材料的簡單收集，過去兼職管理的模式已然不適應(yīng)學(xué)生檔案管理的需要，必須交由專門的檔案部門進(jìn)行管理。
二、高校學(xué)生檔案管理模式分析
《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于到目前為止仍然缺乏學(xué)生檔案管理體制相關(guān)方面具體操作性的規(guī)定，因而在實(shí)際的學(xué)生檔案管理工作中，各高校管理模式也不盡相同，只有少數(shù)高校按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定將學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，其余的還是實(shí)行分散管理，有的歸口招生辦、有的歸口各院系、有的歸口學(xué)生工作處管理。那么集中與分散的管理模式優(yōu)劣在哪里呢？總的說來，學(xué)生檔案不歸學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，而分散其它一個(gè)部門或多個(gè)部門管理的這種分散多頭的管理體制造成了在一個(gè)學(xué)校有多個(gè)檔案管理部門，同時(shí)對相同或相近的檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行管理，造成了部門職能交叉，最終導(dǎo)致檔案資源的重復(fù)建設(shè)，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡高效的機(jī)構(gòu)改革原則。[3]而且這種分散多頭管理由于沒有一個(gè)管理中心、沒有一個(gè)機(jī)構(gòu)對學(xué)生檔案管理負(fù)總責(zé)，容易造成部門間相互扯皮，降低效率，影響學(xué)生檔案管理的效果。具體來看，由于不是專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，學(xué)生檔案管理工作往往不受重視，被部門其他工作擠占，在資源有限的情況下，人員、經(jīng)費(fèi)往往得不到保障。具體表現(xiàn)為：一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學(xué)工處還是院系，檔案管理工作都不可能成為中心工作，管理學(xué)生檔案的工作人員多為兼職，兼管學(xué)生檔案管理工作?，F(xiàn)今檔案管理越來越專業(yè)化、現(xiàn)代化、信息化，這種兼職管理的模式無論是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、時(shí)間、精力的投入已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的需要。二是檔案保管條件難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。自高校學(xué)生檔案形成之日起算高校保管學(xué)生檔案的時(shí)間本?？粕?、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生長達(dá)10年，另外還可以在畢業(yè)后再托管2年。這期間檔案的保管也是學(xué)生檔案管理的一個(gè)重要方面。無論是學(xué)工處還是院系，檔案保管的條件往往比不上專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，無法配備專門的檔案庫房和基本的檔案防護(hù)設(shè)施，將檔案存放在普通的辦公室，容易造成檔案丟失或檔案損壞。三是檔案管理專業(yè)化程度低。主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案的收集歸檔和利用服務(wù)的不規(guī)范。檔案整理沒有嚴(yán)格按照檔案的整理規(guī)范進(jìn)行整理，還停留在簡單的收集上，沒有編制頁號和檔號。只能提供簡單的檔案查詢、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)，學(xué)生檔案信息化程度不高，無法為學(xué)校提供學(xué)生管理決策服務(wù)。學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，那么學(xué)生檔案管理工作理所當(dāng)然的成為檔案機(jī)構(gòu)的中心工作，具有非專門檔案管理部門不具備的優(yōu)勢，更加能夠體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性，在檔案人員配備、保管條件、檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化管理等方面更勝一籌。
三、高校學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)
高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確把學(xué)生檔案列入了高校檔案管理的范圍。因此，高校學(xué)生檔案的主管部門無疑是高校檔案機(jī)構(gòu)。根據(jù)高校學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律，通過對高校學(xué)生檔案集中與分散管理模式優(yōu)劣的比較分析，高校學(xué)生檔案歸口檔案部門，實(shí)行集中統(tǒng)一的管理模式是最優(yōu)的。那么集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)可以從以下幾個(gè)方面展開：
（一）明確學(xué)生檔案管理的主管部門是高校檔案機(jī)構(gòu)，由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理全校的學(xué)生檔案工作。由高校檔案機(jī)構(gòu)對各學(xué)生檔案材料形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要求他們按照檔案整理的規(guī)范做好檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并對收集歸檔后的學(xué)生檔案進(jìn)行提供利用服務(wù)以及做好檔案的轉(zhuǎn)遞、保管等工作。要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理體制，必然要將學(xué)生檔案管理的職能同原有的部門相剝離，這將面臨著高校部門職責(zé)權(quán)限再分配的阻力。改革必然要有陣痛，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從檔案職能科學(xué)配置的高度來看高校學(xué)生檔案管理體制的變革，將對相同或相近的檔案管理事項(xiàng)的管理職能整合到一起，實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。
（二）合理的人員配備和經(jīng)費(fèi)保障。集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制必須要有合理的人員配備，應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校規(guī)模，配備一定數(shù)量的專職學(xué)生檔案管理人員，以保證工作的正常開展。同時(shí)還應(yīng)該有專項(xiàng)學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，保障學(xué)生檔案基礎(chǔ)設(shè)施和防護(hù)設(shè)施的配備到位，支持學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。
（三）建立健全學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。學(xué)生檔案管理劃歸檔案部門管理之后，檔案管理部門要按照學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律重新制定學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。明確各部門和人員的學(xué)生檔案管理職責(zé)，包括明確檔案館、各歸檔部門職責(zé)，明確檔案館專職檔案管理人員、各歸檔部門兼職檔案管理人員職責(zé)。明確學(xué)生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。包括學(xué)生檔案歸檔范圍、程序、要求；檔案整理的規(guī)范；檔案查閱利用、轉(zhuǎn)遞、投遞等方面的規(guī)定。
（四）建立行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制。學(xué)生檔案來源分散，涉及到很多的部門，如何保證檔案材料的真實(shí)性、完整性，必然要建立一個(gè)行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制，對各學(xué)生檔案歸檔部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。這一機(jī)制一方面要求各歸檔部門按照學(xué)生檔案歸檔范圍進(jìn)行檔案材料的收集，保證收集的完整性，避免各部門間相互扯皮，同時(shí)要求各歸檔部門嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定的“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”的要求對學(xué)生檔案材料按照學(xué)生檔案整理要求整理后移交歸檔。要建立這一機(jī)制，首先要明確各歸檔部門的責(zé)任人，在各歸檔部門確立一名分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位的學(xué)生檔案工作。其次要確定各歸檔部門的職責(zé)，包括分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員的職責(zé)。再其次實(shí)行各歸檔部門檔案工作考核制度。把各歸檔部門檔案工作納入學(xué)校績效考核的指標(biāo)，工作業(yè)績與獎(jiǎng)懲掛鉤。最后檔案部門要積極主動(dòng)與各個(gè)檔案歸檔部門聯(lián)系，對各個(gè)檔案部門工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)，對檔案材料收集的真實(shí)性、完整性以及檔案整理的規(guī)范性嚴(yán)格把關(guān)。