時(shí)間：2023-06-05 16:08:46
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)保檔案；規(guī)范化；檔案分類
一、三明市醫(yī)保檔案的現(xiàn)狀與特點(diǎn)
自2012年以來，三明醫(yī)保事業(yè)在不斷探索中前行，通過“三醫(yī)聯(lián)動(dòng)”，醫(yī)保事業(yè)迎來了新格局。截至目前，三明市醫(yī)?；厩闆r如下：全市共有參保人數(shù)263.52萬人，其中城鎮(zhèn)職工42.27萬人，城鄉(xiāng)居民221.25萬人，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業(yè)務(wù)檔案330卷。全市檔案從業(yè)人員均為兼職人員，共有11名，其中中級職稱3名，初級職稱1名。
（一）醫(yī)保檔案涉及人員范圍廣。醫(yī)保檔案自每個(gè)人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個(gè)人而言，醫(yī)療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)、靈活就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)。醫(yī)療保險(xiǎn)基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報(bào)銷、異地就醫(yī)、異地安置、特殊用藥備案等。醫(yī)療保險(xiǎn)稽核類有現(xiàn)場稽核、有對手工報(bào)銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核等等。因此，醫(yī)療保障部門的檔案在其他社會(huì)保險(xiǎn)類檔案中是與人民群眾聯(lián)系最多、利用最廣，與人民生命健康關(guān)系最密切的檔案類型。
（二）醫(yī)保檔案的組成類型多。組成醫(yī)保檔案的有醫(yī)保中心形成的文書檔案及相關(guān)的合同協(xié)議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復(fù)印件，與單位簽訂的合同等相關(guān)材料；住院患者報(bào)銷的各種發(fā)票、住院清單、疾病證明書等相關(guān)憑證；醫(yī)院、藥店、診所等定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報(bào)告等相關(guān)附件；生育保險(xiǎn)參保人員的信息登記及待遇申請表等相關(guān)資料；駐醫(yī)院服務(wù)站辦理業(yè)務(wù)時(shí)收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫(yī)申請表等；醫(yī)療保險(xiǎn)稽核科到定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發(fā)生所在地和就醫(yī)地進(jìn)行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報(bào)銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核的反饋單等。
（三）醫(yī)保政策的不斷深入。醫(yī)保政策的制定是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展與參保人員的需要而不斷發(fā)展變化的，因此，不同時(shí)期的醫(yī)保檔案有著不同的特點(diǎn)和側(cè)重點(diǎn)。具體表現(xiàn)為：每年住院報(bào)銷目錄與比例的調(diào)整與變化，參保單位及靈活就業(yè)人員的繳費(fèi)基數(shù)基本上是每年一調(diào)，以及個(gè)人賬戶劃撥比例的調(diào)整，城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險(xiǎn)每年的繳費(fèi)也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報(bào)送等進(jìn)行不斷更新，還有辦理業(yè)務(wù)所提供的材料也在不斷發(fā)生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫(yī)療保障部門時(shí)常調(diào)整提供材料的種類），這些政策上的調(diào)整，導(dǎo)致醫(yī)保檔案材料在不同時(shí)期有不同的側(cè)重點(diǎn)。
二、三明市醫(yī)保檔案存在的問題
（一）對醫(yī)保檔案規(guī)范化管理工作重視程度不夠。醫(yī)療保障部門的檔案承載著與醫(yī)保相關(guān)的一切信息，與參保單位、參保人、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)保中心關(guān)系密切，也是地方政府制訂醫(yī)保政策依托的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與材料的主要來源。從醫(yī)保檔案業(yè)務(wù)人員的配備、檔案室建設(shè)的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案與三明醫(yī)改差距較大。
（二）信息化建設(shè)水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質(zhì)檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進(jìn)行錄入和自動(dòng)生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設(shè)備未及時(shí)更新，室內(nèi)只是簡單配備了檔案柜、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、滅火設(shè)備、溫度計(jì)。從檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求來看，檔案室還應(yīng)配有相應(yīng)的密集架、防磁柜、溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等。
（三）檔案從業(yè)人員素質(zhì)不高。沒有檔案專業(yè)的人從事醫(yī)保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時(shí)以其他工作為主，檔案工作為輔。
三、三明市醫(yī)保檔案管理規(guī)范化路徑
針對三明市醫(yī)保檔案內(nèi)容多、變化快、利用多等特點(diǎn)，為保持三明市醫(yī)保檔案的統(tǒng)一性與可持續(xù)性，必須制定統(tǒng)一規(guī)范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案設(shè)備的維護(hù)和使用制度、業(yè)務(wù)檔案管理流程制度、業(yè)務(wù)檔案立卷工作流程制度等。各項(xiàng)制度既要體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)特點(diǎn)，又要保持醫(yī)保業(yè)務(wù)開展的方便，且做到最大化服務(wù)參保人員。
（一）建立統(tǒng)一的醫(yī)保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據(jù)《福建省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》《福建省醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫(yī)療保險(xiǎn)管理中心業(yè)務(wù)材料歸檔工作流程操作規(guī)程》，規(guī)定由業(yè)務(wù)科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進(jìn)行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進(jìn)行編寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗(yàn)收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。
（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫(yī)保檔案提供利用水平，也為了更方便服務(wù)參保單位和人民群眾的查閱，醫(yī)療保障部門要加強(qiáng)檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進(jìn)行登記，特別是服務(wù)效果好的、利用率高的檔案要及時(shí)讓借閱者對其進(jìn)行評價(jià)，確保醫(yī)保檔案有借有還，防止醫(yī)保檔案的遺失及損壞。
（三）加強(qiáng)醫(yī)保檔案的電子信息化建設(shè)。醫(yī)療保障部門需不斷提升醫(yī)保檔案的信息化管理水平，以信息技術(shù)對醫(yī)保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進(jìn)行改造升級。電子檔案與紙質(zhì)文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲(chǔ)空間大、物理?xiàng)l件要求低的特點(diǎn)，在調(diào)閱和檢索等方面有很強(qiáng)的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺(tái)搭建“城鄉(xiāng)居民醫(yī)保繳費(fèi)”平臺(tái)，利用“閩政通”網(wǎng)上辦事大廳平臺(tái)，方便參保人員在線辦理業(yè)務(wù)。
（四）提升檔案從業(yè)人員素質(zhì)。應(yīng)加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的檔案管理知識培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理崗位責(zé)任意識和道德修養(yǎng)培養(yǎng)，促使其認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)學(xué)、法律和信息化技術(shù)等相關(guān)知識。讓醫(yī)療保障部門的工作人員充分認(rèn)識到醫(yī)保檔案工作的保密性、重要性，確保醫(yī)保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性，認(rèn)真將檔案管理工作做好，使醫(yī)保檔案工作有序進(jìn)行。醫(yī)療保障部門要形成醫(yī)保檔案工作和崗位責(zé)任管理相結(jié)合的考評機(jī)制，提高醫(yī)保檔案管理效率。
（五）加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)。建立醫(yī)保檔案專用庫房，嚴(yán)格檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設(shè)備，并將各項(xiàng)指標(biāo)落實(shí)到位。
四、三明市醫(yī)保檔案分類的探討
三明市醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案分類是在國家、省有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)三明市醫(yī)保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫(yī)保檔案分為七大類：一是社會(huì)保險(xiǎn)管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫(yī)療保險(xiǎn)單位登記材料期限為永久、基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保關(guān)系轉(zhuǎn)入申請材料及附件期限為100年、基本醫(yī)療保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)出材料期限為100年、職工醫(yī)療保險(xiǎn)個(gè)人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫(yī)保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫(yī)療保險(xiǎn)變動(dòng)月報(bào)材料期限為100年、居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補(bǔ)繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯(lián)網(wǎng)申報(bào)材料期限為50年、基金購買健康保障服務(wù)協(xié)議、合同協(xié)議審批單期限為10年。二是醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)征繳類，如退休人員補(bǔ)足25年醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類，如門診特殊病種確認(rèn)表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險(xiǎn)待遇類，如生育保險(xiǎn)待遇登記表及相關(guān)附件材料，保管期限為10年。五是醫(yī)療保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類，保管期限為30年，其中定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、零售藥店信息更改申報(bào)材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)功能新開通審批材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)退出或暫停醫(yī)保定點(diǎn)申請材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)開通全省聯(lián)網(wǎng)定點(diǎn)的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更結(jié)算、沖銷費(fèi)用的申請、報(bào)告材料期限為30年。六是醫(yī)療保險(xiǎn)耗材類，保管期限為30年，其中公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)第四批醫(yī)用耗材采購現(xiàn)場議價(jià)、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產(chǎn)品信息調(diào)整材料期限為30年、藥品（耗材）聯(lián)合限價(jià)采購品規(guī)調(diào)整登記表期限為30年。七是醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、居民醫(yī)療保險(xiǎn)年報(bào)表期限為永久、城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、居民醫(yī)療保險(xiǎn)季報(bào)、月報(bào)表期限為10年。
【參考文獻(xiàn)】
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1 科研院所設(shè)備檔案分類方法現(xiàn)狀
科研院所隨著自身科研實(shí)力的不斷增強(qiáng)，對高水平設(shè)備的需求也隨之增大，因此會(huì)不斷地購置科技含量更高、質(zhì)量更高的科研設(shè)備以滿足這一需求。根據(jù)各科研院所研究方向和科研實(shí)力的不同，這些科研院所擁有的設(shè)備數(shù)量也有著很大差異，少則上百，多則數(shù)千。然而在如何管理這些隨設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)量龐大的設(shè)備檔案的問題上，科研院所內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員往往沒有足夠重視，盡管大體上遵循了國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際上并未根據(jù)自身設(shè)備數(shù)量及類型等特點(diǎn)對其設(shè)備檔案建立科學(xué)高效的管理方法。
在中國科學(xué)院昆明動(dòng)物研究所（以下簡稱“動(dòng)物所”）整理檔案的過程中，設(shè)備檔案在歸檔整理結(jié)束后，由資產(chǎn)管理處的兼職檔案人員填寫資產(chǎn)入庫單及卷內(nèi)備考表。在完成這兩項(xiàng)工作后，工作人員則會(huì)把設(shè)備檔案送入檔案室上架，上架過程中設(shè)備檔案的分類和排序是按照“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號”分類法進(jìn)行的，然后再根據(jù)《中國科學(xué)院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》中的相關(guān)要求對其進(jìn)行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測試儀器為02類，計(jì)量儀器為03類等。
在實(shí)際工作中，工作人員向相關(guān)部門提交審批購置設(shè)備的申請之后，相關(guān)負(fù)責(zé)部門往往同一天一次批準(zhǔn)幾臺(tái)設(shè)備的購置申請，而這些同一天通過審批的設(shè)備的排序就僅僅依據(jù)工作人員的主觀判斷，而沒有充分考慮這些設(shè)備各方面的特性對其進(jìn)行更科學(xué)合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動(dòng)物所向國家財(cái)政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經(jīng)元信號記錄分析系統(tǒng)等多臺(tái)設(shè)備的購置申請，并于2013年7月25日收到了財(cái)政部辦公廳下發(fā)的通過審批的復(fù)函。申請通過之后，動(dòng)物所完成了設(shè)備購置，但在后期整理設(shè)備檔案的工作中，動(dòng)物所則將這兩臺(tái)設(shè)備隨機(jī)編號為60號及61號，即動(dòng)物所購置的第60臺(tái)及61臺(tái)設(shè)備，并按照此編號順序?qū)杀緳n案進(jìn)行排序。而事實(shí)上，這兩臺(tái)設(shè)備歸屬于動(dòng)物所不同的兩個(gè)實(shí)驗(yàn)室存放平臺(tái)，但是在其設(shè)備檔案的分類上，并未根據(jù)設(shè)備的這一特點(diǎn)進(jìn)行分類。
2 科研院所設(shè)備檔案分類方法產(chǎn)生的問題及原因分析
設(shè)備檔案不同于一般的文書檔案，一方面，設(shè)備檔案的保存期限一般都遵循與設(shè)備共存的原則，不需要考慮文書檔案的永久、長期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設(shè)備用途的專業(yè)性、科技性十分明顯，就導(dǎo)致了設(shè)備檔案大多數(shù)都存在于醫(yī)療單位、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)及科研院所這些研發(fā)機(jī)構(gòu)中，而由于科研院所是進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗(yàn)、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購進(jìn)和使用的設(shè)備數(shù)量就多，形成的設(shè)備檔案的內(nèi)容也較多，既有購進(jìn)時(shí)的隨機(jī)材料，也有在使用過程中形成的材料。但是，不同于生產(chǎn)機(jī)構(gòu)的大規(guī)模的批量生產(chǎn)設(shè)備，科研院所內(nèi)同類別同型號的設(shè)備并不多，所以按“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號”進(jìn)行分類，既可以避免大量相同材料的重復(fù)歸檔，也便于科學(xué)管理和查找利用。但是，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)名稱類似但功能完全不同的情況時(shí)，一些并不具備較高的專業(yè)科研素質(zhì)的管理人員在后期的查找和利用時(shí)，就會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)查找到的檔案是相似的錯(cuò)誤的。
正是由于科研院所中同類別同型號的設(shè)備數(shù)量不多，大部分設(shè)備會(huì)根據(jù)其不同的功能存放在不同類型的使用平臺(tái)上，這就形成了用功能對設(shè)備進(jìn)行分類的方法。這種按功能進(jìn)行存放的分類方法能夠使不具備較高專業(yè)科研素質(zhì)的工作人員夠迅速區(qū)分各種名稱復(fù)雜的設(shè)備，并且改善了僅通過設(shè)備名稱來進(jìn)行設(shè)備檔案的查找和利用的做法。在動(dòng)物所，設(shè)備的存放地點(diǎn)和使用地點(diǎn)僅僅在資產(chǎn)入庫單上有所記錄，并未在設(shè)備檔案分類中起到應(yīng)有的作用。所以，造成以上問題的主要原因，就是在“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號”這種分類法中沒有將設(shè)備的存放地點(diǎn)與實(shí)際管理操作中的分類結(jié)合起來。同時(shí)，由于這種分類法主要依據(jù)設(shè)備開始購置的時(shí)間來進(jìn)行，那么編目也僅僅只是依據(jù)設(shè)備開始購置的時(shí)間先后來排序。這就導(dǎo)致了不同科研平臺(tái)存放的設(shè)備與其應(yīng)該對應(yīng)的檔案序號并不對應(yīng)，不能準(zhǔn)確地反應(yīng)出各個(gè)存放地點(diǎn)分別存放了多少臺(tái)相應(yīng)類型的設(shè)備，也不能在相關(guān)負(fù)責(zé)部門審批設(shè)備購置申請時(shí)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。
3 科研院所設(shè)備檔案分類方法的措施建議
科研院所的設(shè)備大多數(shù)都屬于不同實(shí)驗(yàn)室或科研平臺(tái)的專用設(shè)備，這樣就可以將“存放地點(diǎn)―型號”分類法與“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號”這兩種分類法進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕Y(jié)合，通過區(qū)分設(shè)備使用地點(diǎn)或存放地點(diǎn)的不同，來完善各個(gè)科研院所選擇更加適合自己的設(shè)備檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。
【關(guān)鍵詞】信息技術(shù) 地勘單位 檔案管理
隨著我國逐漸進(jìn)入到社會(huì)化大生產(chǎn)時(shí)代，檔案管理的信息量越來越大，并且檔案價(jià)值越來越高，所需要管理的檔案內(nèi)容日趨復(fù)雜，從而對地勘單位的檔案管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，信息技術(shù)的應(yīng)運(yùn)而生不僅能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，還能夠從根本上減少檔案出現(xiàn)遺失等問題，促進(jìn)檔案管理能夠充分的發(fā)揮出智能化以及科技化等優(yōu)勢。
1 信息技術(shù)在地勘單位檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點(diǎn)
信息技術(shù)對于地勘單位檔案管理的作用十分巨大，其能夠有效的改變傳統(tǒng)檔案管理的工作方式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享和同步處理，提高地勘單位的檔案管理工作的效率和水平。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身具有快速傳遞以及簡單操作等優(yōu)點(diǎn)，電子視圖具有其無法超越的優(yōu)勢逐漸的代替了人工制作。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的普遍應(yīng)用，地勘單位的檔案管理工作逐漸的實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，不僅能夠保障檔案之間保存的有機(jī)結(jié)合，還能夠保障相互之間的獨(dú)立性，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位檔案系統(tǒng)的管理和運(yùn)用，充分的體現(xiàn)出信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的優(yōu)勢。地勘單位在進(jìn)行檔案分類的時(shí)候也往往會(huì)分成傳統(tǒng)的文書、科技以及人事檔案等方式，從而能夠?qū)Ω鱾€(gè)管理模塊和流程逐漸的取代，計(jì)算機(jī)能夠結(jié)合不同類型進(jìn)行分類，保障檔案管理工作能夠適應(yīng)地勘單位的發(fā)展和管理狀況，保障其能夠科學(xué)、合理的開展檔案管理工作。地勘單位的檔案管理人員必須要對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過系統(tǒng)文檔的一體化管理最終實(shí)現(xiàn)信息的共享機(jī)制，從根本上提高檔案信息的利用率。
2 信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)
2.1 信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化
信息技術(shù)對于檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理具有較大的差異性，信息技術(shù)更多的將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容，從而通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及相關(guān)軟件等對其進(jìn)行科學(xué)、合理的保存，實(shí)現(xiàn)檔案管理儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)化以及虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理往往以實(shí)物為準(zhǔn)，從而會(huì)受到空間和時(shí)間等諸多方面的影響，檔案儲(chǔ)存內(nèi)容往往十分依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)的集成能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)對檔案管理載體的全程控制，最終能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理和交換之間的功能，避免其會(huì)受到時(shí)間和空間的影響。信息新時(shí)代的快速發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)我國地勘單位檔案管理的信息化，在檔案管理載體方面實(shí)現(xiàn)了一次革命化發(fā)展。
2.2 信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化
我國傳統(tǒng)的檔案管理模式主要就是對文書檔案、基建檔案以及人事檔案等進(jìn)行分類，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性的變化，逐漸的演變?yōu)楦鶕?jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要包括了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以結(jié)合人為指令自動(dòng)、隨時(shí)的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。地勘單位必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況對其進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，最終才能夠保障其實(shí)現(xiàn)針對性以及規(guī)范性的分類管理。
3 信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
3.1 充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性
隨著信息時(shí)代的來臨，地勘單位檔案管理過程中必須要積極的引用先進(jìn)的信息技術(shù)，隨著檔案管理難度日益爆米花以及復(fù)雜化，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的地位，檔案文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐漸的被弱化，但是其被利用的范圍逐漸的擴(kuò)大。必須要通過先進(jìn)的信息技術(shù)才能夠進(jìn)一步解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)，高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)的重要性。
3.2 對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃
檔案管理的信息化能夠不斷的豐富檔案管理工作的內(nèi)容，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)檔案管理的信息量。信息化檔案管理本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)性以及復(fù)雜性的工程，必須要做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須要做好相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作。比如對地勘單位檔案的館藏進(jìn)行科學(xué)、合理的分類以及摸底排查，能夠真正的熟悉掌握檔案資料。必須要結(jié)合原有的n案資料的實(shí)際情況選擇合理的信息技術(shù)手段，尤其要善于應(yīng)用信息技術(shù)設(shè)備，比如掃描儀以及攝影機(jī)等設(shè)備。檔案信息化過程主要就是一個(gè)數(shù)字化的過程，為了能夠?qū)崿F(xiàn)地勘單位檔案的數(shù)字化，其本身就是一項(xiàng)比較漫長的階段，必須要保障原有檔案的真實(shí)性以及原始性，對地勘單位比較重要的檔案資料首先進(jìn)行數(shù)字化，對于特殊性的檔案資料應(yīng)該區(qū)別對待。
3.3 加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用
檔案管理數(shù)字化主要就是信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的具體體現(xiàn)，地勘單位本身的檔案十分眾多，全面的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理十分的重要，但是必須要堅(jiān)持有效性以及高效性的基本原則，不斷的加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。地勘單位檔案管理的數(shù)字化能夠從根本上提高檔案本身的價(jià)值和高利用率，能夠更好的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化必須要針對好相應(yīng)的參數(shù)做出優(yōu)化設(shè)置，在進(jìn)行掃描的時(shí)候，其本身的掃描參數(shù)設(shè)定會(huì)直接影響到圖像的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
3.4 做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置
掃描系統(tǒng)在進(jìn)行掃描參數(shù)選擇和確定的時(shí)候會(huì)直接影響到影像的質(zhì)量，分辨率會(huì)直接影響到掃描文件的清晰度和還原效果，但是，隨著掃描分辨率的提高，掃描文件不僅十分清晰，其掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間還會(huì)進(jìn)一步的增加。必須要結(jié)合實(shí)際情況選擇分辨率，其往往需要考慮到文件的可閱讀性以及輸出打印質(zhì)量等。
隨著信息時(shí)代的來臨，地勘單位逐漸的引用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理作為其重要的工作內(nèi)容，必須要積極的應(yīng)用信息技術(shù)，不僅能夠保障檔案資料的安全和準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案資料的利用效率，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位的發(fā)展，從根本上促進(jìn)我國社會(huì)的可持續(xù)性發(fā)展。
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一、正視林業(yè)科技檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題
當(dāng)前，林業(yè)科技檔案管理存在五個(gè)方面突出問題。一是設(shè)施落后。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多單位只是簡簡單單地把檔案信息要素錄入計(jì)算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。二是科技人員存檔意識淡薄。部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄,上交檔案的積極性不高，不能夠主動(dòng)配合檔案管理人員工作，致使檔案管理難以順利開展。三是管理者專業(yè)技能低。隨著人事制度改革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、競爭上崗等因素的影響，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識培訓(xùn)，對科技檔案管理工作程序不了解，導(dǎo)致管理人員對檔案工作重要性認(rèn)識不足，影響了林業(yè)科技檔案管理質(zhì)量。四是規(guī)范化程度不高。有的林業(yè)部門對林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識不足，對科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。五是管理體系不完善。盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。
二、切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案管理基本規(guī)范
林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，其基本規(guī)范體現(xiàn)在四個(gè)方面。一是歸檔范圍。按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段組織收集資料歸檔。二是歸檔形式。林業(yè)科技檔案的歸檔形式主要有文字文件、圖紙文件、圖形文件、圖像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件、光盤、磁盤、磁帶、聲像資料、審定證書、品種審定文書、轉(zhuǎn)基因安全評價(jià)證書、獲獎(jiǎng)證書、專利、規(guī)程等16種。三是分類方法。對林業(yè)科技檔案的分類分六步走，即：工程項(xiàng)目分類法、產(chǎn)品設(shè)備型號分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、時(shí)間分類法、地域分類法。這六種分類方法雖然各有不同，但遵循的原則是一致的，就是便于查詢利用。四是日常管理。按照《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案管理?xiàng)l例》，建立健全檔案人員崗位責(zé)任制、檔案復(fù)制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度、文書材料歸檔制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度，以嚴(yán)格的制度管人管事。
三、強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對策措施
關(guān)鍵詞：檔案管理基礎(chǔ)工作；檔案管理；作用；建議
伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，我國現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進(jìn)，檔案基礎(chǔ)管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎(chǔ)工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進(jìn)我國現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要作用
1.1 使檔案管理工作變得標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
n案的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)基本的要求，檔案管理基礎(chǔ)工作通過將檔案進(jìn)行分類整理從而可以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作還可以使檔案的管理實(shí)現(xiàn)分部門分事項(xiàng)的針對性的管理，提高檔案管理的精準(zhǔn)性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒有充分認(rèn)識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財(cái)力，從而導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準(zhǔn)確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導(dǎo)致在檔案的基礎(chǔ)工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案管理基礎(chǔ)工作沒有做好會(huì)影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。
1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作可以保障檔案檢索的準(zhǔn)確性
檔案管理的基礎(chǔ)工作不僅要求檔案基礎(chǔ)工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準(zhǔn)確性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，提供關(guān)鍵詞或者相關(guān)的內(nèi)容概括，對于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進(jìn)行重新編寫，方便用關(guān)鍵詞或者內(nèi)容概括進(jìn)行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案檢索技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，檔案管理基礎(chǔ)工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)提升檔案管理的水平。
1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作保障檔案管理的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會(huì)有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎(chǔ)工作沒有做好，就會(huì)限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會(huì)經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會(huì)低，因此在檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對使用率較低的內(nèi)容進(jìn)行分類整理保存，同時(shí)注意不能因?yàn)闄n案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。
2 檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀
2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高
現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會(huì)比較弱，因此就會(huì)很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理對員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結(jié)構(gòu)比較傳統(tǒng)落后，對計(jì)算機(jī)知識的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。
2.2 檔案管理不夠規(guī)范
檔案管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實(shí)際的檔案管理基礎(chǔ)工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識，導(dǎo)致很是多員工在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可能會(huì)出現(xiàn)缺少目錄號或者檔號的命名不規(guī)范等一些列的問題，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)查找。另外，還有的情況是檔案的標(biāo)題命名非常不合理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容和檔案標(biāo)題形成巨大反差，使單位很難精準(zhǔn)的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識的缺乏也會(huì)導(dǎo)致員工在對檔案進(jìn)行整理分類時(shí)，出現(xiàn)分類不準(zhǔn)的情況，使檔案資源變得非?；靵y，無法更好的為人們提供服務(wù)。
2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)普及度較低
現(xiàn)階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計(jì)算機(jī)管理，還是以人工度檔案進(jìn)行整理歸檔，而人的精準(zhǔn)率很顯然不能和現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)相比，這樣就不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術(shù)的普及率較低，導(dǎo)致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內(nèi)容的漏洞導(dǎo)致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
2.4 檔案保管不當(dāng)造成缺失
現(xiàn)在很多的檔案還沒有完全實(shí)現(xiàn)實(shí)體向電子檔案的轉(zhuǎn)化，很多的實(shí)體檔案由于單位對檔案管理的不重視導(dǎo)致出現(xiàn)保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無法找回。
3 有效展開檔案管理基礎(chǔ)工作的幾點(diǎn)建議
3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)
檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設(shè)，使檔案管理人員認(rèn)真履行自己應(yīng)該履行的責(zé)任，做好自己的工作。另外要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識的建設(shè)，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識，通過提升工作人員檔案專業(yè)知識確保檔案工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)知識，因此需要加強(qiáng)對員工計(jì)算機(jī)知識的培訓(xùn)，通過一些現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作。
3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作
在檔案管理工作中需要嚴(yán)格要求檔案工作的每一個(gè)流程，從開始到結(jié)束，檔案工作是從公文開始進(jìn)行的，因此就需要在起草公文的時(shí)候就進(jìn)行嚴(yán)格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個(gè)流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個(gè)傳閱過程都有詳細(xì)的記錄，隨時(shí)可以查閱到文件的去向，方便文件的及時(shí)收回，單位領(lǐng)導(dǎo)需要清楚地知道文件的信息報(bào)告和處理結(jié)果。檔案管理工作應(yīng)該對文件處理的每一個(gè)具體的流程都進(jìn)行管理，每一份文件的記錄都應(yīng)該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。
3.3 推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)
要想更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作，就需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)來提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，尤其是在進(jìn)行檔案管理的檢索時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)可以有效的提高工作效率，通過關(guān)鍵詞，目錄等進(jìn)行檢索方便快捷。另外，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高了檔案信息的準(zhǔn)確率。通過現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當(dāng)然在檔案管理信息化的同時(shí)一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，還有可能會(huì)受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以在對電子檔案保存時(shí)一定要注意電子檔案的安全性儲(chǔ)存，提升對電子檔案的維護(hù)水平。
3.4 加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度
檔案管理基礎(chǔ)工作的有效展開需要加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個(gè)員工的具體職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)檔案管理的監(jiān)督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進(jìn)行定時(shí)或者不定時(shí)的抽查，確保每個(gè)員工都認(rèn)真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎(chǔ)工作的具體操作步驟，嚴(yán)格要求員工按照具體的檔案操作流程來進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯(cuò)。
3.5 提升員工的檔案意識和服務(wù)意識
首先對檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務(wù)意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務(wù)精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保證檔案管理工作的有效展開。
3.6 將之前的案卷進(jìn)行重新整理
現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進(jìn)行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務(wù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進(jìn)行整理的時(shí)候應(yīng)該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時(shí)對于那些沒有卷內(nèi)目錄，沒有頁碼，缺少案卷標(biāo)題或者案卷標(biāo)題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進(jìn)行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。
4 結(jié)語
綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個(gè)重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎(chǔ)工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準(zhǔn)確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務(wù)，提升檔案管理水平的同時(shí)推進(jìn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。
⒖嘉南
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關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別；醫(yī)院檔案
隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會(huì)企業(yè)廣泛推廣和使用，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點(diǎn)的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，找出二者之間存在的差異性。
1 電子文件檔案化管理的概述
電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上被廣泛開發(fā)應(yīng)用出來的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來看，它是利用電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)手段對檔案進(jìn)行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動(dòng)化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動(dòng)化和社會(huì)化的管理模式。這種模式適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。
醫(yī)院檔案部門經(jīng)過用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)保存，存儲(chǔ)成符合要求的電子檔案。然后再由相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行分類和整理存儲(chǔ)到磁盤中，在必要的情況下要對其進(jìn)行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進(jìn)行確認(rèn)，然后為檔案部門提供方便的信息內(nèi)容查詢途徑。
2 電子文件檔案化管理的特點(diǎn)
電子文件檔案是在社會(huì)生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)和分類。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，又與其相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報(bào)表、文件以及電子圖書等。
電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因?yàn)殡娮訖n案一定要經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲(chǔ)到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤、磁盤等。當(dāng)醫(yī)療工作者想對其進(jìn)行利用時(shí)，就可以利用電腦等設(shè)備對它進(jìn)行調(diào)出然后查閱出相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個(gè)特點(diǎn)：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，醫(yī)護(hù)人員不用借助其他設(shè)備進(jìn)行查閱。而對電子檔案進(jìn)行查閱時(shí)，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機(jī)等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳送交接時(shí)，需要通過人工進(jìn)行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時(shí)，會(huì)受到時(shí)間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時(shí)間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應(yīng)的保存場地，但是電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)需要防磁性能條件比較強(qiáng)[2]。
3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處
3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時(shí)需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行整合、編碼和分類，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，它有相應(yīng)的載體，在工作人員進(jìn)行編輯的過程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行技術(shù)編碼，操作起來比較節(jié)省時(shí)間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內(nèi)容進(jìn)行修改，這樣就會(huì)使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行身份和信息驗(yàn)證，減少在傳輸過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，以此來確保檔案文件的真實(shí)準(zhǔn)確性[3]。
3.2在歸檔時(shí)間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時(shí)間上比較單一，需要系統(tǒng)的時(shí)間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對其進(jìn)行隨時(shí)歸檔，還可以對計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)置歸檔日期，在某一時(shí)期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)自動(dòng)整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時(shí)歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。
3.3在文件分類、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進(jìn)行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動(dòng)強(qiáng)度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進(jìn)行分類和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護(hù)人員對檔案信息的檢索和查詢，進(jìn)而減少檔案工作人員的勞動(dòng)時(shí)間。
3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關(guān)的檔案存儲(chǔ)室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲(chǔ)室進(jìn)行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲(chǔ)到檔案管理中心的相關(guān)設(shè)備中或刻入到光盤中由相關(guān)工作人員進(jìn)行保管和整理，占用空間小保存時(shí)間久[4]。
3.5在查詢使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢使用時(shí)，需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)入檔案室進(jìn)行翻閱查找，查閱的過程比較復(fù)雜。電子文件檔案在查詢和使用時(shí)，它只需要檔案工作人員注冊相關(guān)登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進(jìn)行登陸就可以對檔案文件進(jìn)行查閱和使用。
4 結(jié)論
綜上所述，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對其進(jìn)行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務(wù)于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務(wù)于醫(yī)院工作的需要中。
參考文獻(xiàn)：
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[2]劉金蘭.對電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理"雙軌制"的認(rèn)識[J].山西檔案，2012，S1：9-10.
部分監(jiān)測站雖然有檔案管理體系，但是據(jù)目前而言，檔案管理人員專業(yè)技能比較低，他們沒有經(jīng)歷過專業(yè)知識的培訓(xùn)，其缺乏完整的檔案管理知識體系，并且對于檔案管理的實(shí)際操作技能也存在一定的不足，在檔案進(jìn)行整理、分類、擺放等工作中都有待提高，其工作內(nèi)容的不完整難以促進(jìn)檔案管理體系制度的健全。在此基礎(chǔ)上還存在檔案管理工作人員調(diào)動(dòng)比較頻繁的問題，對于員工知識體系以及專業(yè)技能的培養(yǎng)需要較長時(shí)間，同時(shí)員工適應(yīng)工作環(huán)境、工作內(nèi)容也需要很長一段時(shí)間，但是檔案管理的工作人員調(diào)動(dòng)比較頻繁，這就延長了新員工培訓(xùn)、適應(yīng)工作的時(shí)間，對于檔案管理工作的合理應(yīng)用存在一定的滯后性，使一些新接任工作的人員缺少檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及方法，從而不能有效地對檔案進(jìn)行管理，這是當(dāng)前檔案管理工作面臨著非常嚴(yán)重的問題。
二、環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)技術(shù)的檔案管理措施
（一）有效完成歸檔和建檔
首先，要提高檔案管理人員對監(jiān)測技術(shù)檔案重要性的認(rèn)識，同時(shí)要加強(qiáng)他們的檔案意識。檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的文件，要對自己的工作性質(zhì)以及職責(zé)有個(gè)重新的認(rèn)識，并且對本單位的檔案管理工作進(jìn)行有效地監(jiān)督，只有這樣才能自覺的完成歸檔工作。其次，要建立科學(xué)、合理的環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理體系。檔案工作的基礎(chǔ)就是歸檔，要使檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，同時(shí)必須要對歸檔范圍有個(gè)全面的認(rèn)識，建立比較完善的環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)技術(shù)檔案體系。最后，要制定嚴(yán)格的監(jiān)督考核制度。為了使存檔以及歸檔人員有個(gè)良好的工作習(xí)慣就必須要求工作人員做好定期的通報(bào)工作，通報(bào)的內(nèi)容要包括歸檔內(nèi)容的完整程度以及歸檔時(shí)間。工作人員要對不同的檔案進(jìn)行分類，分類完成之后才可以進(jìn)行建檔，因此必須要嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督考核制度，從而促進(jìn)檔案管理工作的開展。
（二）加強(qiáng)檔案庫以及檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
首先，要加快建設(shè)檔案信息系統(tǒng)。目前大多數(shù)部門在進(jìn)行歸檔的時(shí)候，都是提交的紙質(zhì)文件，并且在整理檔案的時(shí)候，并不錄入資料的具體內(nèi)容，這就導(dǎo)致案卷磨損情況加劇，并且檢索以及查找的速度會(huì)受到影響。目前計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中被廣泛的應(yīng)用，其不僅能夠提高檔案檢索以及查找的速度，還能對不同內(nèi)容的檔案進(jìn)行分析和匯總，同時(shí)能夠提高監(jiān)測檔案的應(yīng)用價(jià)值。其次，要逐漸的完善檔案庫房的硬件設(shè)備。在檔案管理工作中，會(huì)形成很多文件資料，要想對文件資料進(jìn)行分類，就需要完善的硬件對其進(jìn)行支持，例如：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及檔案柜等。相關(guān)部門必須要加強(qiáng)監(jiān)測力量，并且要重視檔案庫房的建設(shè)，從而使檔案管理設(shè)備和監(jiān)測設(shè)備共同發(fā)展。最后，要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在對檔案管理進(jìn)行人員配置的時(shí)候，必須要選擇素質(zhì)高、思想好、業(yè)務(wù)精的工作者。同時(shí)要在人員正式上崗之前做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，讓其了解資料分類以及整體歸檔的方法，從而保證資料收集、整體的質(zhì)量。
三、結(jié)語
一、檔案管理工作過程中亟待解決的問題
（一）檔案管理的思想不重視。如今，檔案管理工作雖然已經(jīng)有了一定的進(jìn)步和發(fā)展，但是，就目前的發(fā)展形式來看，仍然存在一些問題亟待解決，首先，尤為重要的就是對檔案管理的思想重視。思想重視是能夠提高對檔案管理關(guān)注的一個(gè)重要部分，近年來，很多的機(jī)構(gòu)或者組織對于檔案管理工作的重要性和實(shí)際應(yīng)用都沒有切實(shí)的關(guān)注和了解，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)也只是單純認(rèn)為檔案管理工作是將檔案文件進(jìn)行簡單的裝訂，而且，很多地方的檔案管理人員沒有對所管理的檔案類型進(jìn)行一個(gè)最系統(tǒng)的分析，檔案文件的存放沒有任何的規(guī)律性和實(shí)際性。即使將文件進(jìn)行裝訂也沒有實(shí)際的保管意義。
（二）檔案管理業(yè)務(wù)人員對業(yè)務(wù)的認(rèn)知差。業(yè)務(wù)認(rèn)知能力應(yīng)該是檔案管理工作者的必備能力，但是，由于對檔案管理工作的不重視和不了解，很多的機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作者并不是專業(yè)的，有些甚至不了解檔案管理的具體工作步驟。舉例來說，如果是紙質(zhì)文件，已經(jīng)定期進(jìn)行年限的查找，如果有時(shí)間間隔太長的進(jìn)行重點(diǎn)保管，還要按照分類方式進(jìn)行具體的分類，這樣不僅僅存放保管比較方便，如果有重要文件需要查閱，也增加了查閱的效率，一舉兩得。因?yàn)橄嚓P(guān)機(jī)構(gòu)對檔案管理工作人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)。這樣就會(huì)對檔案管理工作造成一定的影響。如果檔案管理工作中交接出現(xiàn)了問題容易造成數(shù)據(jù)和文件的輸入誤差。
（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善，要加強(qiáng)檔案管理?；A(chǔ)設(shè)施不完善，會(huì)對檔案的保管造成一定的影響，比如說紙質(zhì)的檔案，如果基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案保存的地方太簡陋，會(huì)對檔案的存儲(chǔ)有一定的威脅，有些單位因受辦公條件的限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理。如果是電子版的檔案進(jìn)行管理，如果基礎(chǔ)設(shè)施不完善，會(huì)容易造成計(jì)算機(jī)病毒出現(xiàn)，這樣容易造成檔案管理存在問題，一般一個(gè)相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案管理都是形成一個(gè)固定的系統(tǒng)，如果該系統(tǒng)內(nèi)部存在了問題，就容易對整體的檔案管理系統(tǒng)造成了相關(guān)的影響，所以，應(yīng)該加強(qiáng)檔案的管理工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的完善。
（四）制度不全面，檔案管理的不規(guī)范化。首先要進(jìn)行制度的全面總結(jié)，有的機(jī)構(gòu)的檔案管理雖然有檔案管理制度，但是并沒有按照管理制度進(jìn)行系統(tǒng)的管理，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出?；蛘呤菣n案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案管理混亂無序，導(dǎo)致其它干部或閑雜人員可以進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，非常容易造成檔案的丟失或者排序混亂。而且，如果重要的檔案經(jīng)常進(jìn)行外借，容易造成重要檔案被認(rèn)為進(jìn)行涂改，破壞，重要數(shù)據(jù)的遺失等，所以，要建立健全的檔案管理工作制度，保證檔案管理的安全性。
二、加強(qiáng)檔案管理工作的措施和方法
（一）提高認(rèn)知，加強(qiáng)黨和人民的思想培訓(xùn)。首先，要加強(qiáng)黨和人民的思想培訓(xùn)，提高對檔案管理的認(rèn)知，如果檔案管理工作的重要性不了解的情況下，就很難進(jìn)行檔案工作的管理，甚至是制定了相關(guān)的制度，也很難進(jìn)行非常系統(tǒng)的檔案管理工作。所以要在廣大干部群眾中組織開展形式多樣檔案法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，可以有效的提高全社會(huì)的檔案管理法律認(rèn)知，對于機(jī)構(gòu)的老板或者領(lǐng)導(dǎo)，要做到以身作則，詳細(xì)的了解檔案管理工作的相關(guān)步驟和重視性，然后對檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，詳細(xì)的步驟進(jìn)行詳細(xì)的部署和安排，當(dāng)然也要進(jìn)行檔案管理工作的鼓勵(lì)和支持，對管理工作者進(jìn)行慰問和鼓勵(lì)。
（二）健全制度，使得檔案管理規(guī)范化系統(tǒng)化。對于檔案管理工作來說，起到一個(gè)規(guī)范作用的就是檔案管理工作的制度，所以，首先要進(jìn)行檔案管理制度的健全，使得方案管理工作規(guī)范化，系統(tǒng)化。首先，進(jìn)行檔案的分類，嚴(yán)格按照時(shí)間日期，檔案的種類，檔案的保存年限等進(jìn)行分類，如果是可以借閱的檔案，要建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，避免檔案的丟失和改動(dòng)。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督和管理。加強(qiáng)檔案管理工作要加強(qiáng)監(jiān)督和審核管理，如果在檔案管理工作中，遵循制度進(jìn)行工作過程中要進(jìn)行同步的監(jiān)督和審核，同步檢查出現(xiàn)的問題，如果有問題可以在監(jiān)督審核過程中進(jìn)行分析進(jìn)而及時(shí)的解決。
【關(guān)鍵詞】食品藥品；檢驗(yàn)檢測；檔案管理
一、食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作的作用
食品藥品檢驗(yàn)檢測工作是實(shí)現(xiàn)國家食品藥品質(zhì)量監(jiān)督保障功能的基本組成部分，也是我國食品藥品監(jiān)督保障體系的重要技術(shù)組成環(huán)節(jié)。食品藥品檢驗(yàn)檢測部門是直接負(fù)責(zé)相關(guān)食品藥品質(zhì)量抽樣檢驗(yàn)檢測工作的重要技術(shù)部門。其工作的標(biāo)準(zhǔn)具有非常高的技術(shù)要求和科學(xué)性與真實(shí)性要求。食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理也是保證食品藥品檢驗(yàn)檢測結(jié)果真實(shí)性、合理性、實(shí)驗(yàn)積累、檢查證實(shí)的重要數(shù)據(jù)依據(jù)。通過不斷的積累和整理，食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案保存了大量的實(shí)際檢測檢驗(yàn)工作的真實(shí)信息數(shù)據(jù)，對工作的發(fā)展和創(chuàng)新有著十分重大的實(shí)際意義，能夠保證食品藥品檢驗(yàn)檢測監(jiān)督管理工作的質(zhì)量以及效率的提升。
二、食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作缺乏足夠的重視。食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作的順利開展需要專業(yè)的人才和科學(xué)化的管理理念以及足夠的重視來提供支持。就目前的食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理的實(shí)際情況來講，很多食品藥品檢驗(yàn)檢測部門的檔案管理明顯沒有得到足夠的重視，在意識上也沒有注意到食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理的重要作用，認(rèn)為其僅僅是進(jìn)行一些資料信息的整理和統(tǒng)計(jì)以及存放，嚴(yán)重影響了食品藥品檢驗(yàn)檢測工作水平的提升和未來的發(fā)展。（二）食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理中對內(nèi)容的分類和性質(zhì)界定不夠明確。新時(shí)代的發(fā)展要求所有的工作內(nèi)容都要做到細(xì)致和精確，并做到一起以事實(shí)為基礎(chǔ)依據(jù)。這也就對食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案信息管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案范圍要從紙質(zhì)的檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，包括所有的圖表、數(shù)據(jù)、圖片、影像都要進(jìn)行統(tǒng)一的電子轉(zhuǎn)化。并且針對其分類也要做到清晰明確的規(guī)劃和調(diào)整。但就目前的食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理來說，其分類還在沿用傳統(tǒng)的類別進(jìn)行劃分，缺少一定的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，為檔案信息的準(zhǔn)確調(diào)閱和檢索造成了極大的阻礙。（三）對食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案的管理信息化應(yīng)用存在不足。雖然目前食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了對信息化設(shè)備的使用，但其先進(jìn)程度和利用水平還存在很大的欠缺。一方面，信息設(shè)備的更新跟不上科學(xué)技術(shù)的發(fā)展程度，硬件和軟件方面都存在著很大的漏洞，效率也較為低下；另一方面，食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平和設(shè)備操作水平也存在著很大的不足，缺乏專業(yè)化的操作人才，嚴(yán)重阻礙了食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作的信息化建設(shè)。
三、提高檔案管理工作效率的措施
（一）提高食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要想提高食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，首先要以傳統(tǒng)管理制度為基礎(chǔ)進(jìn)行現(xiàn)代化管理理念的結(jié)合，并完善制度內(nèi)容，使其形成全新的管理制度，再通過不斷的實(shí)踐實(shí)現(xiàn)對制度的科學(xué)化完善和合理優(yōu)化。還要嚴(yán)格按照相關(guān)《檔案法》來進(jìn)行食品藥品檢驗(yàn)檢測部門內(nèi)部的檔案管理，使食品藥品檢驗(yàn)檢測監(jiān)督管理工作有序可依，有跡可循。此外，也要根據(jù)食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理制度進(jìn)行崗位職責(zé)的明確劃分，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作順利開展。同時(shí)也要增加對食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理的建設(shè)力度和經(jīng)濟(jì)支持，不斷建立和完善檔案管理工作的軟件與硬件設(shè)施，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。以管理制度為基礎(chǔ)建立一套完整的工作流程，嚴(yán)格按照流程開展工作，確保食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）增強(qiáng)對食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案資源的科學(xué)管理，提高利用率。食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案的一大重要作用是為食品藥品檢驗(yàn)檢測工作的質(zhì)量和技術(shù)研究提供重要的科學(xué)和實(shí)踐依據(jù)。所以食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理的內(nèi)容不能僅僅停留在傳統(tǒng)管理方式上，而是要實(shí)現(xiàn)對食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案內(nèi)容的科學(xué)化管理，要做到分類明確、時(shí)間準(zhǔn)確、順序合理、資料完整、檢索信息精確簡練并具有極高的準(zhǔn)確性、內(nèi)容真實(shí)有效等標(biāo)準(zhǔn)。這也就要求食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作人員必須要具備極高的專業(yè)水平和專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)、崗位職責(zé)意識。并以此來有效規(guī)范食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理行為。除此之外，還要切實(shí)加強(qiáng)對食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案資源的充分利用，檔案的作用是對歷史和有價(jià)值信息的記錄和承載，其所包含的信息和數(shù)據(jù)要為現(xiàn)實(shí)工作提供必要的支持和幫助，信息提供和為人們提供服務(wù)才是檔案的真正核心價(jià)值。所以針對檔案的檢索和調(diào)閱必須要制定一套合理的管理流程，以保證檔案價(jià)值的體現(xiàn)。（三）切實(shí)加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理的信息化技術(shù)水平。信息時(shí)代的來臨促使人們工作方式科學(xué)化，也提高了工作的效率和質(zhì)量。食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作也要充分利用信息化技術(shù)進(jìn)行工作效率的提升。首先，要以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)不斷進(jìn)行檔案管理體系的創(chuàng)新和檔案保存的完善。對于食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理部門來講，科學(xué)穩(wěn)定的信息化檔案管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化的前提。其次，要不斷加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，借助信息化設(shè)備進(jìn)行檔案信息的梳理，讓檔案信息更加完整和真實(shí)，以此建立相關(guān)檔案信息的數(shù)據(jù)庫，以數(shù)據(jù)為核心，確保信息的準(zhǔn)確性，并對檔案信息及時(shí)進(jìn)行更新管理，將其按照內(nèi)容和類別進(jìn)行明確的分類、歸檔存儲(chǔ)、加工。此外，要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的分享和充分利用，實(shí)現(xiàn)區(qū)域性食品藥品檢驗(yàn)檢測信息系統(tǒng)的建立，進(jìn)而提高食品藥品檢驗(yàn)檢測工作的效率和質(zhì)量。
四、結(jié)束語
食品藥品的質(zhì)量和安全是影響人們身體健康和生命安全的重要關(guān)鍵性因素。食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案的管理質(zhì)量是實(shí)現(xiàn)對食品藥品質(zhì)量安全保證的重要科學(xué)依據(jù)。其檢驗(yàn)檢測檔案的完整性、科學(xué)性、真實(shí)性是實(shí)現(xiàn)食品藥品檢驗(yàn)檢測工作不斷發(fā)展和提升的基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)支持，也是實(shí)現(xiàn)食品藥品質(zhì)量安全有效提升的重要基礎(chǔ)。所以相關(guān)管理部門必須要高度重視食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作，從標(biāo)準(zhǔn)的制度化、管理的規(guī)范化方面著手，積極進(jìn)行檔案內(nèi)容的明確分類和科學(xué)化整理，確保檔案信息的真實(shí)性與完整性，并充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和信息化技術(shù)設(shè)備提高食品藥品檢驗(yàn)檢測檔案管理工作的效率及質(zhì)量，以促進(jìn)食品藥品行業(yè)的健康發(fā)展和不斷進(jìn)步。
【參考文獻(xiàn)】
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