時(shí)間：2023-08-06 10:52:37
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關(guān)鍵詞：電子文檔；管理；利用
電子文檔與傳統(tǒng)文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新問題和挑戰(zhàn)。如何對(duì)電子文檔進(jìn)行科學(xué)有效的管理，更好地為企業(yè)的經(jīng)營決策提供服務(wù)，是擺在檔案管理工作者目前的一個(gè)嶄新的課題。
一、電子文檔的優(yōu)勢(shì)
首先是共享性的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風(fēng)險(xiǎn)。而電子文檔在虛擬的計(jì)算機(jī)環(huán)境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質(zhì)文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)被多個(gè)需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優(yōu)勢(shì)。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結(jié)合自身所需，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質(zhì)文檔是不能對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行改變的，而電子文檔對(duì)內(nèi)容及格式的改動(dòng)是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對(duì)文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護(hù)紙質(zhì)文檔的原件。將文檔數(shù)字化在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的環(huán)境下以數(shù)字化信息的形式的提供給文檔利用者，因?yàn)閿?shù)字化文檔的重復(fù)利用是無損耗性的，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像，使文檔的原件不會(huì)受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護(hù)了文檔原件。在日常環(huán)境下，電子文檔的原件保護(hù)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質(zhì)文檔上的信息會(huì)隨著利用次數(shù)的的增加，導(dǎo)致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質(zhì)文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的復(fù)制、打印不會(huì)對(duì)電子文檔的文件內(nèi)容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會(huì)對(duì)電子文檔的壽命產(chǎn)生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會(huì)受到影響。
二、電子文檔管理存在的問題
（一）電子文檔與傳統(tǒng)文檔的保存有很大不同。傳統(tǒng)文檔只要避開天災(zāi)人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實(shí)現(xiàn)長期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設(shè)備，如果沒有設(shè)備，就無法讀取，同時(shí)，電子文檔易被更改、易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長期保存。
（二）計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代對(duì)電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新?lián)Q代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用，給電子文檔的長期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)平臺(tái)中，如要使用DOS操作系統(tǒng)下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺(tái)，或在上述平臺(tái)中仿真DOS環(huán)境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計(jì)算機(jī)平臺(tái)中也存在著不同程度的兼容問題。
（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)辦公管理的單位，使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多是本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統(tǒng)，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。二者的設(shè)計(jì)單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉(zhuǎn)為規(guī)定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。
三、加強(qiáng)電子文檔管理的措施
（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到電子文檔與傳統(tǒng)文檔同樣重要，更要認(rèn)識(shí)到由于電子文檔自身的特點(diǎn)和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)，其保管期限不僅取決于其內(nèi)容，還取決于載體壽命、計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和電子文檔與計(jì)算機(jī)軟硬件的一致性。要統(tǒng)一電子文檔的軟硬件設(shè)施，對(duì)電子文檔的形成、收集、歸檔進(jìn)行全過程管理，并使管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。應(yīng)規(guī)定電子文檔歸檔的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。確保電子文檔的真實(shí)性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時(shí)的原始狀況一致）、完整性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和表明屬性的數(shù)據(jù)，包括格式、編排結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識(shí)別、存儲(chǔ)系統(tǒng)可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護(hù)，保證電子文檔的內(nèi)容和載體安全。
（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規(guī)定電子文檔管理的有關(guān)要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為TXT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對(duì)于通過其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉(zhuǎn)換條件的要盡量轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則將相關(guān)軟件一并收集。此外，要注明有關(guān)參數(shù)，如用CAD或繪圖等設(shè)備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文檔，收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統(tǒng)和工具軟件版本升級(jí)的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。
一、對(duì)檔案管理工作人員思想建設(shè)方面的要求
目前，我國檔案管理工作水平雖然步入了全新的階段，即由原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦碾娮有畔⒒瘷n案，但是在檔案管理工作中仍存在者效率低、質(zhì)量差等問題，究其根本是由于檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不足造成的。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的不重視可以體現(xiàn)在對(duì)檔案文件和材料的收集不完整、對(duì)檔案的保存不完善以及對(duì)檔案的分類不合理等幾個(gè)方面。第一，提升重視程度。檔案管理工作是一項(xiàng)具有多元化、步驟性強(qiáng)的工作，可以粗略劃分為檔案的采集、分類、保存、調(diào)動(dòng)等幾個(gè)板塊的內(nèi)容。隨著現(xiàn)代化檔案管理工作的推進(jìn)，許多檔案管理人員對(duì)于檔案的采集過分依賴于信息技術(shù)來進(jìn)行，而不再仔細(xì)地核對(duì)或?qū)彶?，從而?dǎo)致部分檔案缺失、遺漏或錯(cuò)誤采集等。這主要是由于這些檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不重視造成的，從而體現(xiàn)為工作態(tài)度馬虎、管理意識(shí)低下等現(xiàn)象。第二，加強(qiáng)程序性。檔案管理工作所牽涉的范圍較廣、工作時(shí)間具有不確定性，只有將每個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處，才能保證檔案管理工作不出紕漏和差錯(cuò)。然而，要保證檔案管理工作的有序開展，僅僅提高檔案管理工作人員對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，有關(guān)部門還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的程序性建設(shè)，為檔案管理工作提供可靠的保障。在實(shí)際檔案管理的過程中，應(yīng)根據(jù)各類檔案管理工作的性質(zhì)和流程制定相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)不同類型的檔案采取不同的收集方式和管理措施，以提高檔案的保存和利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源優(yōu)化。
二、對(duì)檔案管理工作人員綜合能力方面的要求
在新時(shí)期下，檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化和信息化，因此，在對(duì)檔案管理工作人員的綜合能力要求方面也逐漸傾向于向更高、更全面的方向發(fā)展，具體可以體現(xiàn)在對(duì)檔案管理人員學(xué)習(xí)能力、專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用能力以及綜合思維分析能力等幾個(gè)方面。第一，學(xué)習(xí)能力的要求。就現(xiàn)階段而言，檔案管理工作已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，從檔案材料的收集、登記、歸檔和調(diào)動(dòng)等方面均可以通過信息技術(shù)來完成，這也就要求檔案管理者不斷適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展，并不斷與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)和技術(shù)。檔案管理人員只有擁有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展，從而在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，以保證檔案管理工作的順利開展并促進(jìn)其健康發(fā)展。第二，專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用能力的要求。現(xiàn)代化背景下對(duì)于檔案的管理工作需要將收集、整合、管理與信息化技術(shù)相互連接起來，因此，檔案管理工作人員需要具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，并不斷培養(yǎng)和提升其自身的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用能力，以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。第三，綜合思維分析能力的要求。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程在檔案管理工作中的不斷深入，檔案管理人員不能只對(duì)現(xiàn)有的檔案材料進(jìn)行采集和管理，還需要具有較為全面的思維及分析能力，對(duì)細(xì)微的信息進(jìn)行及時(shí)的處理。同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)從大方面著手，對(duì)有內(nèi)在聯(lián)系的檔案資料進(jìn)行對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)其隱藏的微觀數(shù)據(jù)。此外，對(duì)于較為復(fù)雜的檔案材料要及時(shí)歸檔和處理，發(fā)現(xiàn)其內(nèi)部存在的聯(lián)系與規(guī)律，以為今后的調(diào)檔和使用提供便捷。
三、對(duì)檔案管理工作人員心理素質(zhì)方面的要求
通過上文的闡述可以清楚的了解到，檔案管理工作的程序性很強(qiáng)，且在實(shí)際工作中步驟繁雜、管理人員的能力不易體現(xiàn)，是一種較為枯燥乏味但需要認(rèn)真對(duì)待的工作。因此，從事這一項(xiàng)管理工作的人員，除了具備良好的綜合素質(zhì)和較高的思想政治覺悟之外，還應(yīng)擁有良好的心理素質(zhì)。只有擁有良好的心理素質(zhì)，才能在飛速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)中從事相對(duì)于枯燥單一的檔案管理工作，并將這份工作處理得井井有條。
四、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理；信息化；對(duì)策
隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在我們的生活中和工作中，在醫(yī)院的檔案管理工作也逐漸的開始應(yīng)用信息技術(shù)。信息技術(shù)管理的優(yōu)勢(shì)是十分明顯的，其能夠讓醫(yī)院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫(yī)院管理體制的一次重大變革。
一、醫(yī)院信息化檔案管理的重要性
一方面，醫(yī)院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價(jià)值的信息資料，通過對(duì)信息資料的深入分析，又能夠找到醫(yī)院在服務(wù)能力、醫(yī)療能力等方面的問題，這樣醫(yī)院才能制定針對(duì)性的措施進(jìn)行學(xué)習(xí)和改善。而現(xiàn)代城市的發(fā)展促使醫(yī)院的規(guī)模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，既浪費(fèi)紙張資源和空間資源，也容易因?yàn)闄n案保存不當(dāng)產(chǎn)生很多嚴(yán)重的后果。而信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫(yī)院檔案信息的全面性和真實(shí)性。這樣檔案信息才具有更高的利用價(jià)值，也能夠促進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷提高。
另一方面，醫(yī)院檔案管理的信息化能夠增強(qiáng)醫(yī)院與病人之間的聯(lián)系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務(wù)。一般來說，信息化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫(yī)院就診，醫(yī)生也能快速找到病人的病歷，節(jié)省診療的時(shí)間；而醫(yī)生專家之間也能夠進(jìn)行更加暢通的學(xué)術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)借鑒成功的診療經(jīng)驗(yàn)。這對(duì)于提高醫(yī)生總體的醫(yī)學(xué)水平也具有重要的意義。
二、信息化檔案管理的特點(diǎn)
與傳統(tǒng)的人工檔案管理方式相比，信息技術(shù)支撐下的醫(yī)院檔案管理有一些新的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。首先，信息化時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的時(shí)效性。信息技術(shù)下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費(fèi)的時(shí)間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫(yī)院的檔案管理經(jīng)常涉及到病人的過往病史、個(gè)人信息等等，應(yīng)該在需要的時(shí)候以最快的速度調(diào)度出來供病情參考，才能為挽救病人節(jié)約更多寶貴的時(shí)間。
其次，信息化檔案管理更加重視對(duì)檔案的綜合運(yùn)用。由于紙質(zhì)檔案搬運(yùn)起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發(fā)揮檔案資料對(duì)于醫(yī)院建設(shè)的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡(jiǎn)單快捷，工作人員只需要進(jìn)行一些計(jì)算機(jī)操作，就能迅速的調(diào)取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供更多可靠的參考，并促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的全面提高。
三、醫(yī)院信息化管理建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)
醫(yī)院檔案管理工作的信息化離不開先進(jìn)技術(shù)的支持，為此，醫(yī)院必須不斷引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件技術(shù)，從硬件技術(shù)上為檔案管理的信息化創(chuàng)造良好的環(huán)境。這就要求醫(yī)院相關(guān)部門密切關(guān)注該領(lǐng)域的最新技術(shù)，花費(fèi)更多的資金和精力去引入先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，并按照一定的規(guī)律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫(yī)生和病人隨時(shí)查詢。同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)該以提高綜合服務(wù)水平為導(dǎo)向，建設(shè)檔案管理電子系統(tǒng)的信息平臺(tái)。因?yàn)榇罅糠睆?fù)的檔案編寫工作都是由醫(yī)院內(nèi)部工作人員進(jìn)行的，而醫(yī)生和病人只要能夠通過信息平臺(tái)查詢到想要的資料即可。因此，醫(yī)院必須建設(shè)完善的檔案信息平臺(tái)，滿足實(shí)際的使用需要。
（二）加強(qiáng)人才建設(shè)
當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理的信息化必然意味著對(duì)專業(yè)人才的需求。只有擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并熟練掌握電子信息系統(tǒng)操作方法，同時(shí)還具備一定醫(yī)學(xué)知識(shí)的工作人員才能勝任這一工作。醫(yī)院引入的大量現(xiàn)金設(shè)備和軟件系統(tǒng)都需要專門的人員進(jìn)行管理和操作，檔案管理及其信息平臺(tái)的建設(shè)才能正常進(jìn)行。這就要求醫(yī)院建立起一支現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍，包括建立起健全的人才引進(jìn)制度和管理制度，以優(yōu)厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)和思想素質(zhì)。這樣檔案管理工作人員才能跟上時(shí)代的變化，及時(shí)掌握新技術(shù)，并且以認(rèn)真踏實(shí)的工作態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。
（三）加強(qiáng)制度管理
為了保證醫(yī)院檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化進(jìn)程，醫(yī)院還應(yīng)該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強(qiáng)法律法規(guī)的相關(guān)宣傳，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統(tǒng)的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當(dāng)?shù)睦?。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責(zé)所在，同時(shí)也了解信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的規(guī)則。另一方面，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的監(jiān)督，對(duì)收集資料、保存資料的過程進(jìn)行檢查，以保證資料數(shù)據(jù)的正確性和真實(shí)性。檔案管理信息化過程中的各項(xiàng)操作都應(yīng)該符合規(guī)范，避免違規(guī)行為。
四、結(jié)束語
綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要趨勢(shì)。因此面對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)引起高度的重視，采取科學(xué)有效的建設(shè)策略，讓醫(yī)院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。
參考文獻(xiàn)：
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1.1構(gòu)建人才信息數(shù)據(jù)庫
在整個(gè)人資管理工作當(dāng)中，人事檔案管理是一項(xiàng)非?；A(chǔ)的工作，因?yàn)樗梢詾槿速Y管理提供必要的信息數(shù)據(jù)，構(gòu)建出一個(gè)完整的人才數(shù)據(jù)庫，這樣企業(yè)在進(jìn)行人資管理的過程當(dāng)中，能夠通過閱讀人才數(shù)據(jù)信息，來對(duì)其員工進(jìn)行分類，同時(shí)作出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會(huì)記錄每一個(gè)企業(yè)員工的優(yōu)點(diǎn)和工作情況，在對(duì)這些檔案進(jìn)行閱讀的過程當(dāng)中，人資管理人員可以對(duì)人才有更加明確的了解。一旦企業(yè)需要進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整和戰(zhàn)略部署，需要調(diào)用人才支持，可以根據(jù)這些報(bào)告來進(jìn)行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對(duì)員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠幫助企業(yè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)目標(biāo)和發(fā)展目標(biāo)還能夠幫助員工，完成自己的個(gè)人目標(biāo)。工作的合理性不斷增強(qiáng)，也能夠幫助企業(yè)留住更多的人才。
1.2優(yōu)化人資管理工作
人資管理工作當(dāng)中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，更重要的是它能夠促進(jìn)企業(yè)中不同部門之間的信息共享?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作并不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的存儲(chǔ)，許多企業(yè)在人資管理系統(tǒng)當(dāng)中，都單獨(dú)開辟了人事檔案管理區(qū)域。人資管理系統(tǒng)當(dāng)中的人事檔案管理，讓各個(gè)部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個(gè)部門和各個(gè)組織之間更加自由和快速地進(jìn)行人員的調(diào)配。
例如，某公司的產(chǎn)品部要舉辦新品會(huì)，而在這一過程當(dāng)中，產(chǎn)品部門需要合適的人才來進(jìn)行新品會(huì)的策劃。因此，產(chǎn)品部門可以在系統(tǒng)上進(jìn)行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進(jìn)行策劃人員的調(diào)配?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進(jìn)了企業(yè)的統(tǒng)籌發(fā)展。
1.3協(xié)助企業(yè)高層決策
一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，離不開企業(yè)高層的良好決策，而企業(yè)高層在決策的過程當(dāng)中，必須考慮到企業(yè)本身的發(fā)展情況，而企業(yè)的人才發(fā)展情況也是企業(yè)高層在決策過程當(dāng)中所必須考慮到的關(guān)鍵性部分。例如，企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中，必然需要思考企業(yè)需要什么樣的人才，企業(yè)未來的發(fā)展過程中又需要多少人才？而這些內(nèi)容都需要通過人事檔案管理工作來進(jìn)行配合。除此之外，企業(yè)在進(jìn)行戰(zhàn)略決策的過程當(dāng)中，必須要對(duì)企業(yè)的人才情況進(jìn)行一定的考量。例如，某企業(yè)決定進(jìn)行項(xiàng)目合作之時(shí)，必然要對(duì)項(xiàng)目的數(shù)量進(jìn)行一定的限制，否則超出企業(yè)的承受能力，則會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目合作失敗。此時(shí)，企業(yè)就需要借助人事檔案管理工作來對(duì)企業(yè)的人才進(jìn)行評(píng)估，以便于衡量出企業(yè)在一段時(shí)間內(nèi)的項(xiàng)目合作數(shù)量限度。而對(duì)于人資管理工作而言，正是因?yàn)橛辛巳耸聶n案管理工作，才能夠良好地預(yù)測(cè)出企業(yè)所需要的人才，同時(shí)對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的人才，進(jìn)行一定的評(píng)估。一旦發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)現(xiàn)有的人才出現(xiàn)問題，還可以進(jìn)一步進(jìn)行解決，避免企業(yè)出現(xiàn)人才損失。
2人事檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)
隨著時(shí)代的發(fā)展以及《中華人民共和國檔案法》的正式實(shí)施，新時(shí)期的人事檔案管理工作，也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。雖然科技發(fā)展的新時(shí)期，人事檔案管理的工作方式日趨信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是人事檔案管理工作也面臨著一些困難。這就需要人事檔案管理工作作出一定的改革，把握新時(shí)期工作的關(guān)鍵點(diǎn)，才能不斷為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更多的作用。
2.1勇于進(jìn)行制度創(chuàng)新
對(duì)于企業(yè)而言，各個(gè)部門的工作在新時(shí)期，都必須勇于進(jìn)行制度和方式上的創(chuàng)新，這樣才能做到與時(shí)俱進(jìn)，提高管理水平。對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理工作而言，在進(jìn)行的過程當(dāng)中，必須敢于利用信息科學(xué)技術(shù)，來對(duì)目前的工作進(jìn)行整理和分析。實(shí)際上許多企業(yè)的人事檔案管理工作并沒有專項(xiàng)的制度和準(zhǔn)則，這就很容易導(dǎo)致相關(guān)的工作人員在工作的過程當(dāng)中毫無章法。在新時(shí)期，企業(yè)不斷謀求制度上的合規(guī)性，因此，人事檔案管理工作也應(yīng)該進(jìn)行制度上的創(chuàng)新和完善。不僅要對(duì)人事檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行制度上的要求，還要對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行一定的要求。例如，工作人員的素質(zhì)、工作人員工作的方式和方法以及工作的流程，都要具體進(jìn)行制度上的規(guī)定。當(dāng)然，雖然需要制定相應(yīng)的制度，但是不能讓制度限制了員工的創(chuàng)造力。只有這樣才能做到人事檔案管理工作真正意義上的制度創(chuàng)新，保證人事檔案管理工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)的人事檔案信息進(jìn)行深度的開發(fā)和挖掘，為企業(yè)提供現(xiàn)代化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。
2.2加強(qiáng)與信息技術(shù)的結(jié)合
時(shí)代的發(fā)展，讓信息科學(xué)技術(shù)發(fā)揮著重要的作用，對(duì)于人事檔案管理工作而言，加強(qiáng)與信息技術(shù)的結(jié)合，能夠提升其工作效率，還能提高其工作質(zhì)量。各大企業(yè)幾乎都已經(jīng)開始應(yīng)用人資管理系統(tǒng)，而人資管理系統(tǒng)當(dāng)中，也一定有人事檔案管理模塊。但實(shí)際上人事檔案管理模塊，在目前的人資管理系統(tǒng)當(dāng)中仍然局限在信息的單純集合，并沒有完全實(shí)現(xiàn)智能化的分析與管理。這就導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)只是將線下的人事數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成線上的數(shù)據(jù)庫。實(shí)際上真正的人事檔案管理系統(tǒng)，不應(yīng)該僅僅是信息的集合，還應(yīng)該智能化地對(duì)企業(yè)的人才數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。這種分析報(bào)告應(yīng)該包括企業(yè)人才的穩(wěn)定情況，以及企業(yè)人才的成長情況。而企業(yè)的管理者在管理的過程當(dāng)中，通過對(duì)這些數(shù)據(jù)報(bào)告的調(diào)取，可以全面地對(duì)企業(yè)人才情況進(jìn)行掌握。這樣就可以對(duì)其員工進(jìn)行專項(xiàng)化的培訓(xùn)，全面提升企業(yè)員工的綜合素質(zhì)，為企業(yè)提供更多的優(yōu)秀人才。除此之外，人事檔案管理工作系統(tǒng)還應(yīng)更加智能化，進(jìn)而幫助企業(yè)對(duì)企業(yè)的人才需求進(jìn)行智能化分析，同時(shí)為相關(guān)的工作人員提供一定的工作建議，這樣才能不斷提升人事檔案管理的智能化程度。
2.3提升相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)
無論是哪一個(gè)部門的工作都需要工作人員優(yōu)秀的綜合素養(yǎng)進(jìn)行支持。許多企業(yè)的人事檔案管理工作，被認(rèn)為是一項(xiàng)可有可無的工作，因此，從事這項(xiàng)工作的員工不受重視，而且其綜合素質(zhì)也十分堪憂。但是正如前文所述，人事檔案管理在人資管理當(dāng)中起著非常基礎(chǔ)性的作用，而且它對(duì)于企業(yè)的決策，以及人資管理的發(fā)展，都有著重要的意義，因此，重視人事檔案管理工作員工的素質(zhì)也是非常重要的。這就需要企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理工作人員招聘的過程當(dāng)中，積極對(duì)相關(guān)工作人員的素質(zhì)進(jìn)行考核，嚴(yán)格遴選。除此之外，還應(yīng)該對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。對(duì)于人事檔案管理工作人員而言，不僅需要具備檔案管理的工作技能，還應(yīng)該具有人資管理的工作技能，因此，該項(xiàng)工作的難度并不低。
關(guān)鍵詞新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化對(duì)策
目前中國處在新時(shí)代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍運(yùn)用于社會(huì)的生產(chǎn)和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系。現(xiàn)代化信息技術(shù)給檔案管理工作帶來發(fā)展新機(jī)遇同時(shí)，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，這是值得我們研究的重大目標(biāo)。
1在新形勢(shì)下檔案規(guī)范化管理遇到的問題
在新形勢(shì)下，為檔案管理工作注入了新活力，促使我國檔案管理工作取得了一定的成績。但是不容忽視的是，我們同時(shí)也遇到了一系列的挑戰(zhàn)性問題，導(dǎo)致檔案管理工作存在著很多的隱患，并不能適應(yīng)我國檔案事業(yè)改革發(fā)展的要求。
1.1不重視檔案管理工作
在新形勢(shì)下，檔案管理工作的內(nèi)容比較多，具有一定的復(fù)雜性，對(duì)檔案管理者有了更嚴(yán)格的要求。加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案管理工作更加規(guī)范化具有重大的意義。但是據(jù)了解，有部分檔案單位管理者，還沒有意識(shí)到規(guī)范化管理的重要性，不僅還沒有編制完整的制度，規(guī)范和約束檔案管理工作，并且檔案管理方法存在一定的落后性，鑒于此情況下，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，并不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。以此同時(shí)，大部分企業(yè)比較重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，而忽略檔案管理工作，使得在檔案管理方面，投入力度嚴(yán)重缺乏，致使資源配置工作具有局限性，職工的責(zé)任心不強(qiáng)，并缺少健康進(jìn)取思想，檔案管理工作達(dá)不到新形勢(shì)創(chuàng)新的要求，經(jīng)常沿用以前的方式，檔桿管理工作難以規(guī)范化的發(fā)展。
1.2檔案管理體系不健全
隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)飛快的發(fā)展，促進(jìn)了國內(nèi)多數(shù)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理制度逐步的健全。然而關(guān)于企業(yè)檔案管理工作，依然缺乏健全的檔案管理制度，致使檔案管理者操作缺乏規(guī)范性，并且檔案管理工作在落實(shí)的時(shí)候不規(guī)范；相關(guān)資料顯示，目前有部分企業(yè)尚未針對(duì)已有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，不符合在新形勢(shì)下檔案管理和運(yùn)用的要求，還是在使用過去的檔案管理體系，這樣導(dǎo)致檔案管理工作，發(fā)生激烈的矛盾，檔案管理工作效率降低，檔案管理工作很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
1.3管理方法落后、信息化程度較低
目前我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)都得到飛速的發(fā)展，這些高科技廣泛運(yùn)用于人們的工作和生活中，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展中起到重要的作用。通過將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，符合新形勢(shì)對(duì)檔桿管理工作的要求。但是現(xiàn)階段技術(shù)和管理有效地結(jié)合，仍然存在缺陷，還沒有創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，在檔案管理方面，信息化程度比較低，一般采用的檔案管理方法，就是紙制以及手工登記方法，導(dǎo)致檔案缺乏完整性和準(zhǔn)確性，不利于檔案的利用，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還沒有構(gòu)成檔案和現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合的關(guān)系。具體的來說，目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平明顯地上升，但是在檔案管理企業(yè)，由于受到了人為或外因素的影響，大多數(shù)企業(yè)還沒有將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，難以使信息化技術(shù)起到突出的作用，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，信息化以及規(guī)范化程度待提高，致使檔案管理工作產(chǎn)生低效化以及低質(zhì)量現(xiàn)象，不利于企業(yè)良好的發(fā)展。
1.4檔案管理員素質(zhì)參差不齊
在新形勢(shì)下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化，所以對(duì)檔案管理員，有了更嚴(yán)格的要求。不僅要檔案管理員具備專業(yè)化知識(shí)，還要求掌握現(xiàn)代化技術(shù)。但是現(xiàn)階段檔案管理員的素質(zhì)參差不齊，有部分專業(yè)化程度較低，特別是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和先進(jìn)管理軟件的應(yīng)用，有一些檔案管理員還沒有掌握，只是歸納和整理相關(guān)檔案資料，缺乏自主地采集檔案資料的認(rèn)識(shí)，并且檔案管理人員缺少培訓(xùn)，知識(shí)和技能難更新，導(dǎo)致有部分檔案管理者無法突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，從而不能很好地適應(yīng)信息化和規(guī)范化檔案管理工作的需求。
2在新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的策略
2.1重視檔案管理工作的規(guī)范化
對(duì)于檔案單位的領(lǐng)導(dǎo)者而言，他們應(yīng)及時(shí)更新理念，充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領(lǐng)導(dǎo)者要明白檔案規(guī)范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設(shè)備以及財(cái)力等資源，從而為企業(yè)更好更快的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，幫助企業(yè)獲得更大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。具體的來說，作為檔案單位領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，在檔案管理工作過程中，對(duì)那些運(yùn)作時(shí)間長，經(jīng)常要維修、并且較落后的計(jì)算機(jī)，有必要進(jìn)行淘汰掉，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計(jì)算機(jī)，同時(shí)要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內(nèi)部，還可以設(shè)立維修部門，招收具備專業(yè)化計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的人員，定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備展開檢修和保養(yǎng)，對(duì)軟件實(shí)時(shí)更新、對(duì)病毒進(jìn)行查殺，以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。
2.2健全檔案管理體系
從客觀的視野來分析，在新形勢(shì)下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經(jīng)常產(chǎn)生諸多的問題，少不了相關(guān)規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構(gòu)建完善的檔案管理體系，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補(bǔ)制度存在的一些不足之處，本質(zhì)上改善檔案管理工作的質(zhì)量。首先是細(xì)節(jié)方面的制度，有必要堅(jiān)持貫徹落實(shí)。我國人口數(shù)量大，所以檔案的數(shù)量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應(yīng)當(dāng)健全細(xì)節(jié)管理工作，包含了編號(hào)處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉(zhuǎn)移處理工作等。在進(jìn)行每一項(xiàng)工作的時(shí)候，都需求進(jìn)行具體的記錄，而且將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到負(fù)責(zé)人，讓檔案管理員清晰自己的職責(zé)，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經(jīng)獲得了廣大人們?nèi)罕姷年P(guān)注，不論是哪一個(gè)方面發(fā)生了問題，必然會(huì)構(gòu)成一定的影響。只有對(duì)檔案管理制度進(jìn)行階段性更新和改革，對(duì)制度內(nèi)容結(jié)構(gòu)加大優(yōu)化和彌補(bǔ)力度，才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開展，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依的目的，最后創(chuàng)造出很高的社會(huì)價(jià)值。
2.3優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)
在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時(shí)間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運(yùn)用到檔案管理工作中，使得計(jì)算機(jī)操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進(jìn)的科技，即便獲得較大的機(jī)遇，同樣會(huì)面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢(shì)下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合企業(yè)實(shí)際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時(shí)，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時(shí)，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查，對(duì)電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創(chuàng)建一個(gè)電子檔案，例如針對(duì)全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計(jì)算機(jī)里面，進(jìn)而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關(guān)檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時(shí)間實(shí)施歸檔好，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節(jié)約人力的時(shí)間的投入，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
2.4培養(yǎng)檔案管理者的素質(zhì)
在新形勢(shì)下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。由于檔案管理工作的內(nèi)容比較多，信息量比較大，管理具有復(fù)雜性和難度，對(duì)檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質(zhì)。但是據(jù)了解，目前企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達(dá)到相關(guān)崗位的要求，特別是不擅長運(yùn)用信息化技術(shù)。所以說，有必要培養(yǎng)檔案管理者的整體素質(zhì)，企業(yè)可以了解市場(chǎng)環(huán)境，結(jié)合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓(xùn)計(jì)劃，并且針對(duì)性加強(qiáng)培訓(xùn)教育，幫助他們豐富檔案管理知識(shí)，提高他們運(yùn)用信息化技術(shù)的水平，并且規(guī)范檔案管理員的行為，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項(xiàng)檔案管理工作更加規(guī)范化進(jìn)行。
3總結(jié)
在新形勢(shì)下，企業(yè)的檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識(shí)到檔案管理工作的作用，結(jié)合企業(yè)的實(shí)情，構(gòu)建完善的檔案管理體系，通過先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。
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1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點(diǎn)。[3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實(shí)績考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
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一、現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
1.對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案涵蓋內(nèi)容較多，通過檔案管理水平就可以了解學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r。但實(shí)際上很多中職學(xué)校并不能認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并認(rèn)為學(xué)校與政府機(jī)關(guān)不同，檔案管理不必過于重視，只要檔案不被損壞即可。這些都與其沒有認(rèn)識(shí)檔案管理重要性有很大關(guān)系，這樣就導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)不足、管理不科學(xué)的情況。
2.相關(guān)工作人員專業(yè)水平差。由于對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，使得很多中職學(xué)校并沒有專門的檔案管理人員，即便有，這些工作人員的專業(yè)水平也很差，難以獨(dú)立承擔(dān)檔案管理工作。很多檔案管理者所學(xué)專業(yè)也不是檔案管理，接受崗前培訓(xùn)的更是少之又少，他們不僅專業(yè)水平差，更不了解基本檔案知識(shí)，無法完成檔案分類、歸檔與整理等工作，這樣就使檔案管理缺乏規(guī)范性。
3.管理方式落后。由于傳統(tǒng)管理思想影響較深，很多中職學(xué)校依然在采用原有管理方式，導(dǎo)致檔案管理工作與新時(shí)期要求不符。部分學(xué)校還存在手工填寫檔案的形式，即便歸檔后也要由管理人員進(jìn)行再次加工，這樣不僅增加了相關(guān)工作人員的工作量，還降低了檔案真實(shí)性，致使檔案利用價(jià)值大大下降。
4.檔案收集不完整。檔案收集不完整、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)也是中職學(xué)校檔案管理中常見問題，究其原因主要與管理人員流動(dòng)性大有關(guān)。管理人員的更換很容易使管理工作脫節(jié)，檔案信息也容易丟失。再加上部分工作人員不重視檔案管理，對(duì)于檔案資料的收集與整理也不用心，經(jīng)常出現(xiàn)重要資料被當(dāng)做無用資料被處理的情況，這樣就很容易使檔案資料出現(xiàn)不完整現(xiàn)象。
二、新時(shí)期中職學(xué)校方案管理工作的優(yōu)化對(duì)策
1.對(duì)檔案管理工作有新的認(rèn)識(shí)。要做好新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作，最關(guān)鍵的就是要求相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作有新的認(rèn)識(shí)，不斷用新理念與新行為強(qiáng)化自己。如相關(guān)工作人員應(yīng)通過學(xué)習(xí)了解檔案管理的重要性，并用新思想、新理念開創(chuàng)新路徑，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況建立可行規(guī)章制度。中職學(xué)校管理者也要經(jīng)常在會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，要求相關(guān)人員細(xì)心工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，采取有效措施加以解決，只有這樣才能是做好新時(shí)期檔案管理工作，促進(jìn)中職教育改革。
2.不斷提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。工作人員素質(zhì)高低將直接影響到管理水平。首先，增加檔案管理人員數(shù)量，提升對(duì)從業(yè)人員質(zhì)量的要求，所有從業(yè)者都要具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，最好為檔案管理專業(yè)畢業(yè)。其次，重視檔案管理軟件培訓(xùn)工作，要求所有人員通過考核才能上崗工作，確保其專業(yè)技能熟練。最后，做好考核工作，看其在工作中是否遵守規(guī)章制度，是否做到檔案保密等。
3.規(guī)范檔案管理建設(shè)。為使檔案管理建設(shè)更顯規(guī)范化，首先，應(yīng)重視現(xiàn)代化的融入，認(rèn)識(shí)中職學(xué)校檔案管理的重要性，將其看做是學(xué)校寶貴資源。其次，所有工作都要做到與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建完善、科學(xué)的管理機(jī)制，保證檔案管理能夠與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求相一致。最后，應(yīng)用現(xiàn)代檔案管理軟件等辦公設(shè)備，無論是檔案歸檔還是查詢都要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，只有這樣才能提高檔案管理水平。
關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 信息化建設(shè) 檔案管理質(zhì)量
學(xué)校的檔案是學(xué)校成長的歷史記錄，同時(shí)也是對(duì)于全校師生工作及學(xué)習(xí)情況的記載。檔案管理在教學(xué)管理中占有十分重要的意義。同時(shí)，學(xué)校檔案管理具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性和時(shí)代性，因此學(xué)校檔案管理與信息化建設(shè)是密不可分的，其信息化建設(shè)必須順應(yīng)時(shí)展的要求。但當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)工作中存在很多問題，加強(qiáng)對(duì)其的管理是學(xué)校建設(shè)的必然要求。
一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的問題
（一）檔案管理人員素質(zhì)偏低
從目前來看，學(xué)校檔案管理部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中最缺乏的是檔案、信息處理的復(fù)合型人才，人才的缺乏阻礙了學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)，同時(shí)也阻礙了先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。在檔案管理部門，檔案管理人員的素質(zhì)比較低下，既真正檔案管理，又懂得檔案管理信息化建設(shè)的人才少之又少。另外，還有的管理人員并非檔案管理的專業(yè)人員，他們對(duì)檔案管理沒有發(fā)揮作用。這種現(xiàn)狀無疑對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)產(chǎn)生了很大的制約作用。在這種情況下，即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分發(fā)揮作用，更淡不上檔案信息電子化了。因此學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)成為制約先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的重要因素。
（二）學(xué)校軟硬件設(shè)施不足，基礎(chǔ)設(shè)施較差
現(xiàn)在很多學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，這主要是由于學(xué)校檔案管理這一體系沒有得到我國教育政府的高度重視，他們所投入的經(jīng)費(fèi)不夠完善相應(yīng)的設(shè)施，目前在我國還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄的檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式各行其是，這種檔案信息管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的規(guī)范性、服務(wù)性、開發(fā)性較差，根本無法滿足資源共享的要求，很多檔案管理部門使用的計(jì)算機(jī)軟件不一樣，規(guī)格各異，缺乏通用性，況且，目前也沒有一個(gè)能夠統(tǒng)一文件檢索和可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件，這種兩者之間的不協(xié)調(diào)影響了電腦完成學(xué)校檔案管理的工作，制約了學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展。
（三）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠
在學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)上，相對(duì)來說領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠。在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的今天，很多檔案管理人員沒有充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理的信息化建設(shè)的重要性。因此在檔案管理中他們沒有將信息化建設(shè)作為重點(diǎn)來抓，學(xué)校的教學(xué)管理部門即使認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題，但卻忽略了檔案管理信息化是始終貫穿于整個(gè)檔案管理工作的，他們還處于盲目的階段，沒有建立起完善的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)，也沒有制定總體管理規(guī)劃，形成了思想落后的管理模式。同時(shí)有很多工作還停留在繁瑣、復(fù)雜、混亂的境況中，不能充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)，也沒有形成一套科學(xué)化的管理機(jī)制，很多檔案管理人員信息化建設(shè)的觀念滯后，他們還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，依照原來的教學(xué)管理理論和方法，用陳舊的管理理念對(duì)檔案進(jìn)行信息的管理，同時(shí)也因?yàn)樗麄內(nèi)狈?jīng)驗(yàn)的交流、總結(jié)和協(xié)作，使管理人員對(duì)于更新信息化建設(shè)的理念更加無從談起。
二、如何做好檔案信息化建設(shè)工作
（一）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
當(dāng)今國際競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，經(jīng)濟(jì)全球化也日益明顯。隨著信息化的發(fā)展，使得我們已經(jīng)處在一個(gè)信息空前豐富的時(shí)代，這個(gè)時(shí)代要求每一位學(xué)校檔案管理人員必須懂得檔案管理的思想，在管理過程中必須掌握科學(xué)的管理方法，具有管理經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新能力，熟練掌握各種基本網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理信息系統(tǒng)，成為技術(shù)型、復(fù)合型、創(chuàng)新型的高素質(zhì)檔案管理人員。同時(shí)檔案管理人員除了不斷提高自己的專業(yè)水平之外，還要運(yùn)用信息技術(shù)，樹立終生的信息化建設(shè)意識(shí)。使檔案管理人員能夠掌握先進(jìn)的硬軟件設(shè)施，不斷更新的軟、硬件系統(tǒng)，提高自己綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，并使其更好地為檔案管理服務(wù)，提高檔案管理效果，優(yōu)化檔案管理方式，從而反作用于檔案管理管理的信息化建設(shè)。同時(shí)在檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)樹立檔案工作系統(tǒng)意識(shí)、檔案工作信息意識(shí)、檔案工作法律意識(shí)、改革意識(shí)、開放意識(shí)、科技意識(shí)識(shí)等一系列全新的觀念，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)工作的觀念創(chuàng)新。
（二）加大對(duì)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)方面的投入
加大對(duì)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)方面的投入要從實(shí)際情況出發(fā)，就要以發(fā)展的眼光看檔案管理系統(tǒng)。加大對(duì)其的投入，首先要從資金上，因?yàn)樵谌粘５南到y(tǒng)維護(hù)中，由于系統(tǒng)的特點(diǎn)，許多問題常常是廣大檔案管理人員無法解決的，需要軟件開發(fā)公司的技術(shù)員來解決，這樣造成的維護(hù)費(fèi)會(huì)比較高。另外，檔案管理系統(tǒng)對(duì)于服務(wù)器硬件要求也是比較高的，所以檔案管理信息化需要比較大的資金投入，檔案管理人員要力爭(zhēng)國家的財(cái)政每年都要有固定的經(jīng)費(fèi)投放到檔案信息化建設(shè)中，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。作為上級(jí)檔案主管部門，要與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，在政策上給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。其次，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的后期個(gè)性化修改，使之方便管理，提高管理效率。
（三）完善學(xué)校的檔案管理信息體系
檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，就是在通過對(duì)影響檔案管理的各因素出發(fā)，加強(qiáng)管理，不斷的改進(jìn)方法，保證人才培養(yǎng)質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，在學(xué)校檔案信息化建設(shè)的任務(wù)中，必須積極完善科技檔案信息體系，要改變傳統(tǒng)的信息化管理模式，創(chuàng)新管理模式，順應(yīng)學(xué)校檔案的時(shí)代性和現(xiàn)實(shí)性，對(duì)學(xué)校檔案信息化工作進(jìn)行全面的管理，這已經(jīng)成為學(xué)校檔案信息化發(fā)展的客觀要求。
總之，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)可持續(xù)發(fā)展的工程，加強(qiáng)信息化建設(shè)，首先要認(rèn)識(shí)到該過程中存在的問題，針對(duì)這些問題從各個(gè)方面出發(fā)，采取有效的方法多管齊下，提高學(xué)校檔案信息化建設(shè)的有效性和可行性，確保工作的順利進(jìn)行。
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關(guān)鍵詞：石油單位；人事檔案；管理；創(chuàng)新；探究
隨著國民經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，石油企業(yè)得到較快的發(fā)展。石油單位的管理知識(shí)不斷更新，管理手段逐步國際化，使得我國石油單位對(duì)管理人才提出了更高的要求。本文即將分析石油單位人事管理方面存在的弊端，進(jìn)一步提出創(chuàng)新研究策略，促進(jìn)石油企業(yè)管理水平的極大提升。
一、石油單位人事檔案管理存在的弊端
1.認(rèn)識(shí)存在偏差
人事檔案管理屬于石油單位人力資源管理的重要組成部分，有些企業(yè)對(duì)其重視力度不夠。由于受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，部分石油單位認(rèn)為人事檔案管理需要投入大量的時(shí)間和精力，而沒有任何收益。這樣，人事檔案管理工作進(jìn)入靜止的狀態(tài)。與此同時(shí)，有些石油單位缺乏專業(yè)性的人事檔案管理者，存在人事部門人員身兼多職的現(xiàn)象。對(duì)于人事檔案管理，一般用來保存或者查閱，檔案通常處于無人管理或者無任問津的狀況。以上這些現(xiàn)象說明，石油單位對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視。
2.管理體制不夠健全
通過調(diào)查分析，大部分的石油單位在人事檔案管理制度方面，幾乎處于一成不變的狀態(tài)。例如：當(dāng)錄用了新的員工，將其檔案轉(zhuǎn)進(jìn)來并進(jìn)行儲(chǔ)存，平常需要時(shí)就調(diào)出來閱覽，一旦員工辭職之后，就會(huì)將其檔案轉(zhuǎn)出，員工對(duì)于檔案沒有任何的管理權(quán)。這樣強(qiáng)化的制度，導(dǎo)致在員工離職時(shí)，有些企業(yè)為了留住員工而強(qiáng)制性扣留其檔案，使得員工與企業(yè)之間難以和諧，非常不利于企業(yè)的發(fā)展。
3.職工能力參差不齊
由于職工缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)及技術(shù)操作能力，容易導(dǎo)致檔案不及時(shí)歸檔的現(xiàn)象產(chǎn)生，對(duì)同一個(gè)問題的檔案信息反饋慢，缺乏連續(xù)性，檔案信息不具有連續(xù)性與時(shí)效性，也就缺失了檔案本身的價(jià)值。同時(shí)，因?yàn)槿狈ο冗M(jìn)的理論指導(dǎo)或者法律法規(guī)約束，我國當(dāng)前的石油單位人事檔案管理理論仍然存在滯后性，難以達(dá)到國際水準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案管理工作變成無源之水，引發(fā)了諸多問題。例如：石油企業(yè)變更產(chǎn)權(quán)后，檔案的流向問題、石油單位人事檔案的法律地位問題等。
二、石油單位人事檔案管理創(chuàng)新研究策略
1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
石油單位想要提高人事檔案管理工作的效率，首先加快石油單位人事檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，深刻意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心及事業(yè)心。其次，樹立人事檔案管理在石油單位發(fā)展中的地位，并且宣傳人事檔案管理工作的必要性。最后，在人事檔案管理中做好規(guī)范性，確保人事檔案信息的全面性，更好的為石油單位的發(fā)展服務(wù)。
2.創(chuàng)建完善的管理機(jī)制
在石油單位的人事檔案管理中，針對(duì)滯后且制約企業(yè)管理的機(jī)制務(wù)必?cái)P棄及改革。通過不斷更新和健全石油單位的人事檔案管理模式。有利于石油單位人事檔案管理的創(chuàng)新研究。在人事檔案管理中，要強(qiáng)調(diào)科學(xué)化、數(shù)字化，不僅要在調(diào)閱檔案時(shí)做到精準(zhǔn)性，迅速的定位，而且要在調(diào)離檔案過程中，做到嚴(yán)謹(jǐn)性及合理科學(xué)性。所以說，構(gòu)建科學(xué)完善的人事檔案管理制度，具有重大的作用。完善的管理制度有利于提升人事檔案管理工作的效率，最大化體現(xiàn)檔案的價(jià)值，提高石油企業(yè)管理的水平。除此之外，石油單位可以構(gòu)建一個(gè)有效運(yùn)行的信息管理體系，便于每個(gè)部門可以快速使用檔案信息，也方便檔案相關(guān)工作人員進(jìn)行管理，在整個(gè)石油企業(yè)運(yùn)行系統(tǒng)中切實(shí)達(dá)到無障礙資源共享目標(biāo)。再者，比較完善的管理制度在建立并投入使用中，就應(yīng)要求石油單位每位員工各司其職，明確崗位責(zé)任，保證每個(gè)部門之間緊密配合協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)更加安全高效運(yùn)行。
3.培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力
石油單位人事檔案信息量龐大，這就要求檔案管理工作者具備良好的綜合能力。因此，石油企業(yè)要注重人事檔案管理者的培訓(xùn)工作，定期因地制宜來創(chuàng)建科學(xué)合理性的培訓(xùn)活動(dòng)，以此來有效培養(yǎng)企業(yè)人事檔案管理者的綜合素質(zhì)。同時(shí)石油單位還要加大人事檔案管理部門的建設(shè)投入資金，加強(qiáng)硬件與軟件建設(shè)，保證人事檔案管理工作多項(xiàng)設(shè)備有效分配，為人事檔案管理工作效率的提高打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。作為檔案管理人員，則要積極學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)理論知識(shí)，提升自身的職業(yè)綜合素養(yǎng)，提高檔案管理工作的效率。當(dāng)然，單憑學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要想成為一個(gè)合格的檔案管理工作者，還應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作技能。這就要求石油單位組織檔案管理者，參與計(jì)算機(jī)培訓(xùn)考試，加強(qiáng)職工的科學(xué)技術(shù)教育，進(jìn)而使得職工能夠充分運(yùn)用先進(jìn)的信息系統(tǒng)，來進(jìn)行人事檔案管理工作。這就要求企業(yè)強(qiáng)化人事檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在人們的生產(chǎn)生活中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用給人們帶來了方便，石油企業(yè)應(yīng)將信息網(wǎng)絡(luò)化作為人事檔案管理的發(fā)展方向。例如，目前諸多石油單位在人事檔案管理中，都配置了電腦及數(shù)字化設(shè)備，通過對(duì)其充分的利用，有效的提升了石油企業(yè)的管理水平。有些企業(yè)運(yùn)用科學(xué)網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，來不斷補(bǔ)充和健全文字式檔案具有的漏洞。通過這樣不但便于檔案的日常管理、查閱以及完善，同時(shí)企業(yè)還構(gòu)建人才資料儲(chǔ)存庫，這樣人事檔案信息資源得到有效優(yōu)化，檔案的利用率不斷提高。
三、總結(jié)
時(shí)代的進(jìn)步及社會(huì)的飛快發(fā)展，對(duì)于人事檔案管理工作要求越來越高。只有將人事檔案管理工作做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷改革創(chuàng)新，才能適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的要求，才能更好的為石油企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)服務(wù)。但是，目前我國石油單位人事檔案管理工作中還存在缺陷，企業(yè)還要加大人事檔案管理的革新力度，使其更好的為社會(huì)和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)！
參考文獻(xiàn)
[1]楊明.有關(guān)新時(shí)期電力企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考[J].現(xiàn)代國企研究，2016，（20）：10.