時(shí)間：2023-08-18 17:38:53
導(dǎo)語(yǔ)：在電子檔案的概念的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、檔案法定定義應(yīng)對(duì)電子檔案有明確表述
電子檔案存在的現(xiàn)實(shí)是檔案法規(guī)必須面對(duì)的事實(shí)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)中所稱的檔案應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案給以明確的表述?！稒n案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。在檔案法定定義中，對(duì)檔案的形式列舉了“文字、圖表、聲像”三種形式，雖然也提到了“……等不同形式”，好像也可以將電子檔案包括在其中，但這似乎僅僅是出于立法技術(shù)的考慮，以便使法律具有必要的靈活性和穩(wěn)定性，它并不表明不需要對(duì)電子檔案給以明確的表述。因?yàn)殡娮訖n案的大量產(chǎn)生已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，取代紙質(zhì)檔案只是時(shí)間的問(wèn)題。但是，電子檔案是一種完全不同于以往任何載體形式的檔案。“從遠(yuǎn)古的泥板、石刻、羊皮紙、甲骨、竹簡(jiǎn)，到近代的紙質(zhì)記錄，人類世世代代使用的都是人工可以識(shí)讀的記錄符號(hào)”，“人可以在各種書(shū)寫(xiě)載體上直接寫(xiě)入信息，也可以讀出這些信息”，而電子檔案的信息是非人工可以識(shí)讀的，“電子文件第一次使用了人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)――數(shù)字式代碼，將輸入計(jì)算機(jī)的任何種類信息都轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼，即只用若干個(gè)0和1來(lái)表示?！薄爸挥型ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識(shí)讀它?！雹匐娮訖n案實(shí)質(zhì)上是一種以0和1的數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)在磁盤(pán)和光盤(pán)等載體上的檔案。它既不是文字形式，也不是圖表和聲像形式，而又可以將文字、圖表、聲像等形式全部包括在其內(nèi)。電子檔案應(yīng)該是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的組成部分，而且將成為主要組成部分。如果還將電子檔案劃入“……等不同形式”中，不在檔案法定定義中給電子檔案以明確的表述，那么將會(huì)使電子檔案工作處于無(wú)法可依的被動(dòng)地位，不利于國(guó)家對(duì)電子檔案的管理和積累。
二、“直接形成的……歷史記錄”這一表述檔案概念的術(shù)語(yǔ)還適不適合電子檔案?
《檔案法》在表述檔案定義時(shí)，使用了“直接形成的……歷史記錄”這一指明檔案最基本屬性的術(shù)語(yǔ)。雖然這里并沒(méi)有用“原始記錄”和“原件”等概念，但誰(shuí)都清楚“直接形成的……歷史記錄”指的就是檔案是“原始記錄”，是“原件”而非復(fù)制件。如在吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》中把檔案定義為：“檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其各種形式的原始記錄”，簡(jiǎn)述為：“檔案是原始的歷史記錄”，并認(rèn)為：“原始記錄性乃是檔案的首要的根本的屑性”，“所以檔案注重原本、原稿和孤本，很多檔案往往只有一份?！雹陉愓?、和寶榮教授主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》把檔案定義為：“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、音像及其各種方式和載體的歷史記錄”，簡(jiǎn)述為“檔案是原始的歷史記錄”，他們也認(rèn)為：“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③盡管學(xué)術(shù)著作的檔案概念不能與《檔案法》中的檔案概念混為一談，但是檔案是原始記錄、是原件的意思應(yīng)該是相通的。而且，陳兆、和寶榮教授的檔案定義與檔案法定定義是基本相同的，并在簡(jiǎn)述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，電子檔案的出現(xiàn)卻沖擊了這種觀點(diǎn)。電子檔案是不是“直接形成的”，不好回答，但有沒(méi)有“原件”的問(wèn)題，似乎已經(jīng)有了清晰的答案。不管是物理歸檔還是邏輯歸檔，電子檔案都很難再保持“原件”形式。先說(shuō)物理歸檔，只要脫機(jī)保存，得到的必然是復(fù)制件，而不是計(jì)算機(jī)上原來(lái)形成的原件。邏輯歸檔雖然仍保留在原形成的計(jì)算機(jī)上，但因其可能被隨時(shí)修改刪除，而不得不進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，這數(shù)據(jù)備份就是復(fù)制。而且即便是不進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，隨著時(shí)間的推移，計(jì)算機(jī)老化或更新?lián)Q代，仍需要進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，而所有的數(shù)據(jù)遷移，實(shí)質(zhì)上都是復(fù)制，結(jié)果得到的還是復(fù)制件，仍不是“原件”。電子檔案的這一特性，使保持其“原始記錄性”成為懸而未決的難題。它不僅使《檔案法》中的檔案定義難以包容，而且也給其如何表述出了難題。
三、電子檔案給檔案的開(kāi)放與公布出了難題
按照《檔案法》的規(guī)定，檔案的開(kāi)放與公布是兩個(gè)不同的概念?！皺n案開(kāi)放是指由將原來(lái)處于封閉狀態(tài)的檔案依法向社會(huì)公開(kāi)，供社會(huì)各方面利用，將過(guò)去控制在一定范圍內(nèi)使用的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楣┥鐣?huì)利用”。“檔案的公布是指由國(guó)家授權(quán)的檔案館或機(jī)關(guān)，依法將可以向社會(huì)開(kāi)放利用的檔案的全部或部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容，通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書(shū)、聲像、電子出版物發(fā)表、電臺(tái)和電視臺(tái)播放、公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播以及公開(kāi)出售、展覽、公開(kāi)陳列等形式，首次向社會(huì)公開(kāi)，使社會(huì)知曉的行為。”④兩者的區(qū)別就在于首次向社會(huì)公開(kāi)。對(duì)檔案的開(kāi)放與公布的規(guī)定，很顯然是針對(duì)檔案館保管的紙質(zhì)檔案而制定的。然而，隨著電子檔案的進(jìn)館和館藏檔案的數(shù)字化，情況則發(fā)生了變化，使檔案的開(kāi)放與公布出現(xiàn)了矛盾，電子檔案的開(kāi)放與公布變得不再好區(qū)分而合二為一了。電子檔案信息主要是靠網(wǎng)絡(luò)傳播的。對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，如果他不是非要到保存電子檔案的所在地去利用檔案，他利用電子檔案的惟一途徑就是計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)。而如果人們不是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用的話，那么電子檔案的優(yōu)越性就顯不出來(lái)了。然而，這就帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，它的開(kāi)放與公布是同時(shí)發(fā)生的。因?yàn)椤吨腥A人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施辦法》)第二十三條規(guī)定，檔案公布可以“通過(guò)公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播”，這時(shí)，開(kāi)放即公布，兩者沒(méi)有了區(qū)別。但是，由國(guó)有檔案公布而引起的糾紛是要檔案館來(lái)承擔(dān)的。在保管紙質(zhì)檔案為主的情況下，檔案館可以采取消極辦法，不管能不能引起糾紛的檔案一律不公布。但是對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)就會(huì)出現(xiàn)矛盾和問(wèn)題：一是利用者不會(huì)再出現(xiàn)任意公布或擅自公布尚未公布的開(kāi)放檔案的現(xiàn)象，但是卻將原來(lái)利用者任意公布或擅自公布尚未公布的開(kāi)放檔案可能造成侵害國(guó)家利益和公民合法利益的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給了檔案館；二是檔案館要避免上述風(fēng)險(xiǎn)，即使采取身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制和聲明開(kāi)放的檔案是未公布的檔案等措施也無(wú)濟(jì)于事。因?yàn)閷?duì)利用者來(lái)說(shuō)他利用的是檔案法規(guī)規(guī)定的檔案公布途徑傳播的檔案信息，是已公布的檔案信息。檔案館惟一有效的做法是不開(kāi)放這些有可能引起糾紛的應(yīng)開(kāi)放的檔案，但這樣做又有違反檔案開(kāi)放法規(guī)之嫌；三是檔案法規(guī)關(guān)于檔案開(kāi)放與公布條款的規(guī)定，使電子檔案的開(kāi)放與公布處在兩難的矛盾境地，如果默許電子檔案開(kāi)放與公布是同時(shí)進(jìn)行的做法，又會(huì)使檔案法規(guī)關(guān)于開(kāi)放和公布的規(guī)定陷入尷尬的境地。
四、電子檔案同等效力的問(wèn)題
《實(shí)施辦法》第二十一條規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館提供社會(huì)利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微晶代替原件。檔案縮微晶和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力”。這條規(guī)定的出發(fā)點(diǎn)主要是為了保護(hù)檔案原件的完整與安全，并對(duì)提供社會(huì)利用檔案應(yīng)以縮微品和其他復(fù)制件等代替原件及檔案復(fù)制件的法律效力做出的規(guī)定。然而，電子檔案的產(chǎn)生，卻帶來(lái)了問(wèn)題，其一，正如上文所述，電子檔案已難有“原件”的概念，而且不論是物理歸檔還是邏輯歸檔，最后都要脫機(jī)進(jìn)館，也就是說(shuō)檔案館所保存的電子檔案不可能有電子檔案的“原件”，而都是復(fù)制件。即使按照《電子簽名法》的規(guī)定被視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的原件形式要求的電子檔案，本身也是復(fù)制件，只不過(guò)是賦予了與原件同等的效力，從理論上說(shuō)并不是原件。沒(méi)有了“原件”，“檔案……其他復(fù)制形式”，“具有與檔案原件同等的效力”的規(guī)定對(duì)電子檔案就沒(méi)有了意義；其二，接收進(jìn)館的電子檔案和館藏檔案的數(shù)字化檔案，實(shí)質(zhì)上它們都是檔案的復(fù)制件。而對(duì)這樣的檔案復(fù)制件，現(xiàn)有檔案法規(guī)規(guī)定很難使其具有與原件“同等效力”。不論是從檔案室脫機(jī)得到的上述電子檔案，還是在檔案館計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上得到的上述電子檔案，它們都是檔案復(fù)制件。對(duì)這些檔案復(fù)制件，如果要在其上加載檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記，按照《電子簽名法》的要求，必須對(duì)其進(jìn)行加密處理，加密與解密都是一個(gè)比較復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題。而對(duì)檔案收藏單位來(lái)說(shuō)，要在電子檔案上加載檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記，不僅在技術(shù)操作上有比《電子簽名法》的規(guī)定復(fù)雜得多的問(wèn)題，還有《電子簽名法》規(guī)定范圍之外的電子檔案“同等的效力”的問(wèn)題，還有如何保證電子檔案就是與原件相同和證明其沒(méi)有被修改等等問(wèn)題。如果不能針對(duì)電子檔案的特性，在檔案法規(guī)中做出相應(yīng)的規(guī)定，就很難發(fā)揮電子檔案“與檔案原件同等的效力”。注釋：
①馮惠玲：認(rèn)識(shí)電子文件《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之一，檔案學(xué)通訊，1998(1)
②吳寶康主編，檔案學(xué)概論，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1988．1：32-41
③陳兆、和寶榮主編，檔案管理學(xué)基礎(chǔ)(修訂本)，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1996．5：10-16
一、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
（一）電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理基本情況
電子政務(wù)檔案的出現(xiàn)是伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，國(guó)際上往往認(rèn)為從上個(gè)世紀(jì)60年代起，計(jì)算機(jī)就對(duì)電子檔案產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。60年代初期召開(kāi)的倫敦國(guó)際檔案會(huì)議上，就提出了自動(dòng)處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國(guó)際檔案會(huì)議上，也相繼對(duì)電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進(jìn)行了熱議，提出了在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案應(yīng)用的新概念，之后經(jīng)過(guò)了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案和電子文件等幾個(gè)發(fā)展歷程，近些年逐漸規(guī)范地使用了電子文件和電子檔案的準(zhǔn)確概念。二十一世紀(jì)初，國(guó)家質(zhì)檢部門(mén)頒布實(shí)施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對(duì)電子文檔進(jìn)行了明確的定義，把在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件統(tǒng)稱為電子文檔。
上述概念和定義一個(gè)共同的特點(diǎn)就是，認(rèn)為電子政務(wù)檔案是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統(tǒng)的文檔材料，電子政務(wù)系統(tǒng)檔案一般有這樣幾個(gè)特征：
一是電子政務(wù)檔案具有獨(dú)立性。由于電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，所以相對(duì)來(lái)說(shuō)沒(méi)有固定的存儲(chǔ)位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲(chǔ)環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內(nèi)容和信息形態(tài)的固定。
二是充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案材料主要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行，所以對(duì)其軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)依賴性比較強(qiáng)，無(wú)論是電子檔案的制發(fā)、存儲(chǔ)、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成，所以一旦不依靠電腦設(shè)備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成，由于計(jì)算機(jī)中互聯(lián)網(wǎng)登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復(fù)制相對(duì)就非常容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來(lái)了一定的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，如果原材料沒(méi)有備份，在傳遞的過(guò)程中，如果計(jì)算機(jī)硬盤(pán)系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
（二）電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問(wèn)題
如前所述，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案經(jīng)常面臨著一些薄弱環(huán)節(jié)，一旦處理不當(dāng)，就會(huì)給檔案管理帶來(lái)安全隱患。主要問(wèn)題表現(xiàn)在：
一是原有電子政務(wù)檔案遭到破壞。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案資料在計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實(shí)、全面、完整地反映出來(lái)，具有很強(qiáng)的技術(shù)要求。
二是電子政務(wù)檔案安全隱患嚴(yán)重?，F(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強(qiáng)的開(kāi)放、共享和自由特性，誰(shuí)都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務(wù)檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、、瀏覽，就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。
二、解決電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題的措施
針對(duì)上述問(wèn)題，為了有效地防范電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理更加安全、科學(xué)、規(guī)范、高效，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，可以通過(guò)以下措施解決：
一是規(guī)范電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)。隨著電子政務(wù)檔案出現(xiàn)的越來(lái)越多，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分考慮到這種現(xiàn)實(shí)情況，加強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理體系建設(shè)，健全完善統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確電子政務(wù)檔案管理流程和主要工作任務(wù)，明細(xì)歸檔的電子政務(wù)檔案材料的類別和技術(shù)難點(diǎn)，確保電子政務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段。在電子政務(wù)檔案接收、鑒定、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險(xiǎn)，并且提前做好備份，防止出現(xiàn)電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段缺失的問(wèn)題。
三是健全電子政務(wù)檔案管理相關(guān)法規(guī)。強(qiáng)化法律法規(guī)建設(shè)，在現(xiàn)行檔案法中修改完善電子政務(wù)檔案管理的有關(guān)內(nèi)容條款，解決電子政務(wù)檔案管理法治環(huán)境的保障問(wèn)題，做到有法可依、有法必依，增強(qiáng)電子政務(wù)檔案管理的法律效力。
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
電子檔案信息安全的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)性、完整性、機(jī)密性和可用性。圍繞電子檔案的安全目標(biāo)，對(duì)電子檔案有一個(gè)規(guī)范的、統(tǒng)一的、客觀的安全評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。真實(shí)性是指：確保來(lái)源于真實(shí)可靠的電子檔案在經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等過(guò)程后依然和初始檔案文件一致，沒(méi)有被破壞、擅自改動(dòng)或偽造。完整性是指：確保電子檔案所包括的內(nèi)容、數(shù)據(jù)、相關(guān)的軟硬件說(shuō)明、事件活動(dòng)的相關(guān)信息等資料沒(méi)有缺損，保持原態(tài)的完整。機(jī)密性是指：確保電子檔案信息只允許合法的具有訪問(wèn)權(quán)限的用戶訪問(wèn)，非授權(quán)用戶無(wú)法訪問(wèn)，保護(hù)檔案的機(jī)密性?？捎眯允侵福捍_保電子檔案信息應(yīng)該滿足隨時(shí)調(diào)取、查閱、使用，檔案的保存不會(huì)因?yàn)楣芾?、技術(shù)、時(shí)間等因素而導(dǎo)致不能訪問(wèn)。要使電子檔案滿足真實(shí)性、完整性、機(jī)密性及長(zhǎng)期可用性目標(biāo)，就必須在構(gòu)建電子檔案信息安全體系時(shí)，從這些目標(biāo)中找到一個(gè)合適的平衡點(diǎn)。
1.實(shí)體安全保護(hù)（物理安全），是指存儲(chǔ)檔案信息的庫(kù)房、計(jì)算機(jī)設(shè)備等電子檔案信息載體的安全，系統(tǒng)服務(wù)及時(shí)、系統(tǒng)設(shè)備硬件和相關(guān)設(shè)施運(yùn)行正常，對(duì)于各種災(zāi)害、故障要采用充分的預(yù)防措施，保證系統(tǒng)的實(shí)體硬件不受自然和人為的破壞。實(shí)體安全主要包括：環(huán)境安全、設(shè)備安全、載體安全。具體為存儲(chǔ)檔案信息的庫(kù)房、計(jì)算機(jī)機(jī)房等檔案儲(chǔ)載體的安全保管、防盜、防毀、防霉；防震、防火災(zāi)、防水災(zāi)、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源掩護(hù)等。
2.網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，是針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點(diǎn)面臨的威脅和網(wǎng)絡(luò)的脆弱性，而采取的防護(hù)措施。由于電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)傳輸越來(lái)越多，越來(lái)越普及，電子檔案信息的優(yōu)越性就表現(xiàn)在它能實(shí)時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)暢通地提供給在線異地用戶使用，而網(wǎng)絡(luò)作為一種信息流通渠道，它的防衛(wèi)能力和抗攻擊能力較弱。因此，網(wǎng)絡(luò)的安全成為保障用戶真實(shí)有效地利用電子檔案信息的關(guān)鍵所在，網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)也因此而產(chǎn)生。網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)價(jià)涉及實(shí)體安全、軟件安全、操作系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全等方面內(nèi)容；對(duì)計(jì)算機(jī)病毒戒備、防黑客入侵，防止針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的攻擊與犯法行動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)等方面設(shè)施；對(duì)把持訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的用戶，防止非法鏈接或被誘騙等訪問(wèn)把持措施；具有有審計(jì)與監(jiān)控功能，實(shí)行身份確認(rèn)，對(duì)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備或?qū)崟r(shí)入侵檢測(cè)設(shè)備時(shí)，確保只有合法身份的用戶才允許建立鏈接。網(wǎng)絡(luò)安全是綜合了多方面因素的復(fù)合型需求。網(wǎng)絡(luò)安全是所有安全需求中最為復(fù)雜和最難控制的環(huán)節(jié)，網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)也是電子檔案信息安全保護(hù)的重要內(nèi)容。
3.軟件安全保護(hù)，是指電子檔案信息能在相應(yīng)的軟件中安全運(yùn)行流轉(zhuǎn)，禁止非法用戶的訪問(wèn)，保證合法用戶的使用。保障電子檔案信息免遭破壞、更改或非法拷貝等保護(hù)措施。軟件安全保護(hù)包括：軟件自身安全，及與電子檔案信息相關(guān)的軟件及其說(shuō)明的完整性。軟件存儲(chǔ)安全，電子檔案信息不被截取、修正或盜用。運(yùn)行安全，合法用戶使用軟件時(shí)保證軟件的正常運(yùn)行。通信安全，軟件的安全傳輸、加密傳輸、網(wǎng)絡(luò)安全完整下載。使用安全，是指避免合法用戶不能正常登錄、訪問(wèn)、使用軟件。
4.信息安全保護(hù)，是指保證在系統(tǒng)中傳輸、存貯的電子檔案信息不被截取、修正或盜用，保護(hù)檔案信息的安全在網(wǎng)絡(luò)能夠正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，我們要保證在系統(tǒng)中傳輸、存貯的電子檔案信息是安全的，不被截取、修正或盜用。檔案的屬性是原始記載記錄，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)固使得電子檔案信息的這一特征難以保證，而且電子檔案信息有密級(jí)限制，不能公開(kāi)在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，所以必須通過(guò)加密，來(lái)保證電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)其安全。網(wǎng)絡(luò)上的傳輸使得電子檔案信息的完整性無(wú)法保證，所以保持完整性應(yīng)采用有效的措施來(lái)進(jìn)行，這對(duì)于電子檔案信息來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。一個(gè)單位或組織最核心的信息通常以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式應(yīng)用和保存，確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全對(duì)于電子檔案信息來(lái)說(shuō)其作用十分重要。電子檔案信息的特點(diǎn)和安全要求，告訴我們建立一個(gè)完整系統(tǒng)的安全保障體系，必須對(duì)電子檔案信息從產(chǎn)生到永久保存的整個(gè)生命周期進(jìn)行系統(tǒng)的保護(hù)。建立一個(gè)涵蓋電子檔案信息全部保存利用的目標(biāo)體系、技術(shù)體系、程序體系至關(guān)重要。電子檔案信息的安全成敗在于最薄弱的環(huán)節(jié)。電子檔案信息安全保障目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須使構(gòu)成電子檔案信息安全防范體系嚴(yán)密，沒(méi)有防患于未然那么整個(gè)安全就失敗了。電子檔案信息的安全保障是一個(gè)全面的體系，涉及電子檔案信息的流程，保存的管理和災(zāi)難的恢復(fù)。
電子檔案災(zāi)難恢復(fù)策略
災(zāi)難恢復(fù)研究的不是災(zāi)難本身，而是預(yù)防災(zāi)難和應(yīng)對(duì)災(zāi)難的方法。災(zāi)難恢復(fù)依賴于訓(xùn)練有素的人和軟件工程的開(kāi)發(fā)，更依賴于完善合理的恢復(fù)規(guī)劃。進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)信息的災(zāi)難恢復(fù)，首先要理搞清有關(guān)災(zāi)難恢復(fù)的基本概念，正確理解這些概念有助于更好地開(kāi)展災(zāi)難恢復(fù)工作。關(guān)于災(zāi)難恢復(fù)的基本概念有災(zāi)難、災(zāi)難恢復(fù)、災(zāi)難備份。災(zāi)難：《重要信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)劃指南》中對(duì)“由于人為或自然的原因，造成信息系統(tǒng)運(yùn)行嚴(yán)重故障或癱瘓，使信息系統(tǒng)支持的業(yè)務(wù)功能停頓或服務(wù)水平不可接受、達(dá)到特定的時(shí)間的突發(fā)性事件，通常導(dǎo)致信息系統(tǒng)需要切換到備用場(chǎng)地運(yùn)行”定義為災(zāi)難。
災(zāi)難恢復(fù)：《重要信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)劃指南》中對(duì)“將信息系統(tǒng)從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運(yùn)行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)，而設(shè)計(jì)的活動(dòng)和流程”定義為災(zāi)難恢復(fù)。災(zāi)難恢復(fù)策略在整個(gè)備份制度中占有相當(dāng)重要的地位。因?yàn)樗P(guān)系到系統(tǒng)在經(jīng)歷災(zāi)難后能否迅速恢復(fù)。數(shù)據(jù)恢復(fù)通常分為：（1）系統(tǒng)恢復(fù)（全盤(pán)恢復(fù)），多為應(yīng)用在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器發(fā)生意外的災(zāi)難導(dǎo)致數(shù)據(jù)全部丟失、系統(tǒng)崩潰、計(jì)劃的系統(tǒng)升級(jí)、系統(tǒng)重組等狀況。（2）文件恢復(fù)，個(gè)別文件的恢復(fù)比全盤(pán)系統(tǒng)恢復(fù)常見(jiàn)得多。利用網(wǎng)絡(luò)備份系統(tǒng)的恢復(fù)功能，很容易恢復(fù)受損文件，瀏覽備份數(shù)據(jù)庫(kù)或目錄，找到該文件，就可將其恢復(fù)。（3）重定向恢復(fù)，重定向恢復(fù)是將備份的文件恢復(fù)到另外一個(gè)系統(tǒng)上或不同的位置，而不是進(jìn)行備份操作時(shí)所在的位置。重定向恢復(fù)可以是個(gè)別文件恢復(fù)，也可以是整個(gè)系統(tǒng)恢復(fù)。
隨著當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用于自動(dòng)化工程設(shè)計(jì)，電子檔案逐漸成為檔案管理的主要形式，是檔案管理中的一種新型模式。由此引起的對(duì)電子文件和電子檔案的管理,是檔案管理工作者需要面對(duì)的新問(wèn)題。電子檔案能縮小檔案保存空間,快速傳遞交流信息,實(shí)現(xiàn)信息共享，與時(shí)代接軌，帶來(lái)了極大的方便,同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了一系列的新情況新問(wèn)題。
一、電子文件對(duì)檔案管理學(xué)研究的影響
1.電子文件對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
從本質(zhì)的角度上講，所有的檔案均具備原始記錄性的特征，這種特征主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面上，即檔案內(nèi)容和檔案形式。正是因?yàn)闄n案這一本質(zhì)特征的存在，使其與圖書(shū)、資料有所區(qū)別，也使檔案具備了法律憑證的作用。就電子文件而言，其與傳統(tǒng)檔案最為顯著的差別在于形成方式的不同，計(jì)算機(jī)是電子文件形成的重要載體，由于在計(jì)算機(jī)上能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行隨意修改或復(fù)制，從而使得檔案原始記錄性這一特征不復(fù)存在。電子文件的原始記錄性及其憑證作用是否具備法律作用，成為目前檔案領(lǐng)域研究的重要課題，而且也成為電子文件是否能夠轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵之所在，其對(duì)檔案管理學(xué)的研究具有深遠(yuǎn)的影響。
2.電子文件對(duì)檔案來(lái)源的影響
檔案的來(lái)源一直都是檔案管理學(xué)研究的重點(diǎn)課題，而在電子文件出現(xiàn)后，使得這一課題的研究方向發(fā)生了轉(zhuǎn)變。究其根本原因是電子文件的形成具有其自身的特點(diǎn)，它不再對(duì)應(yīng)機(jī)關(guān)、組織和機(jī)構(gòu)，而是可以按照實(shí)際需要對(duì)文件信息進(jìn)行修改和重新組合，故此檔案來(lái)源的確定，也不能僅僅局限在某一個(gè)特定的條件上，而是要闡明檔案的原始聯(lián)系，并了解檔案在全壽命周期內(nèi)的信息組合變化，逐步對(duì)檔案的來(lái)源原則進(jìn)行豐富和完善?？梢?jiàn)，電子文件的出現(xiàn)，改變了檔案來(lái)源的研究方向，其對(duì)檔案的來(lái)源產(chǎn)生了一定程度的影響。
3.電子文件對(duì)檔案現(xiàn)代化研究的影響
在信息時(shí)代到來(lái)的今天，檔案現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要相關(guān)的技術(shù)作為支撐。可以說(shuō)電子文件是時(shí)展的產(chǎn)物，它的出現(xiàn)進(jìn)一步推動(dòng)了檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，同時(shí)，也在一定程度上拓寬了檔案的研究?jī)?nèi)容。為此，除了要對(duì)原有的檔案內(nèi)容加強(qiáng)研究之外，還應(yīng)當(dāng)不斷加大對(duì)各種支撐技術(shù)的研究力度，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及微縮技術(shù)等等，尤其是要加強(qiáng)對(duì)信息安全和通信技術(shù)的研究以及各種新技術(shù)在檔案中的應(yīng)用研究，這對(duì)于檔案的現(xiàn)代化發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。
4.電子文件對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的影響
對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)與利用是檔案管理工作中較為重要的環(huán)節(jié)。隨著電子文件的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案保護(hù)理論及其相關(guān)技術(shù)已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際工作需要。為此，要在不斷加大對(duì)傳統(tǒng)檔案載體保護(hù)技術(shù)研究力度的同時(shí)，深入研究電子文件檔案的保護(hù)技術(shù)，如新型檔案載體、保存環(huán)境、檔案原始性及完整性的保護(hù)措施等等。由此可見(jiàn)，電子文件的出現(xiàn)，不僅使檔案保護(hù)技術(shù)的研究領(lǐng)域進(jìn)一步拓寬，而且也增大了研究難度，這給相關(guān)研究人員提出了新的挑戰(zhàn)。
二、電子文件生命周期理論對(duì)我國(guó)電子文件管理過(guò)程的啟示
電子文件生命周期管理理論對(duì)我國(guó)電子文件管理過(guò)程的指導(dǎo)體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制。即對(duì)電子文件進(jìn)行全程管理，對(duì)電子文件生命周期中每個(gè)階段的管理，包括從電子文件的形成到其銷毀或永久保存這個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。要達(dá)到有效管理電子文件的目的，就要建立電子文件管理信息系統(tǒng)的準(zhǔn)則，而建立相關(guān)準(zhǔn)則，必須關(guān)注文件從孕育形成到銷毀或永久保存的每一個(gè)階段。其中，在文件的孕育階段，選擇適當(dāng)?shù)拈喿x軟件是影響電子文件生命周期的關(guān)鍵因素，因?yàn)閺能浖こ痰慕嵌葋?lái)看，閱讀軟件的生命周期影響電子文件的品質(zhì)。在文件的概念設(shè)計(jì)階段，按照“前端控制”思想的精髓把電子文件各個(gè)階段的管理放在概念階段予以考慮。例如，在概念階段要及時(shí)采集必要的“背景信息”和“元數(shù)據(jù)”，以證實(shí)文件形成過(guò)程的真實(shí)可靠性；事先確定歸檔范圍，判定保存價(jià)值，確定采集時(shí)間和采集方式，以保證歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性；事先設(shè)定某些方面的技術(shù)指標(biāo)，如記錄載體、記錄格式等，以保證電子文件的長(zhǎng)期可利用性?？傊?，對(duì)電子文件管理要從信息系統(tǒng)源頭做起，在概念階段即考慮作為檔案保管、利用的要求，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，如果待系統(tǒng)應(yīng)用后再作改動(dòng)往往既費(fèi)錢(qián)又復(fù)雜，而且有時(shí)不可能實(shí)現(xiàn)。在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，檔案部門(mén)人員應(yīng)協(xié)助軟件開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)電子文件管理的各個(gè)過(guò)程提出合理的設(shè)計(jì)要求，使電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求無(wú)縫連接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。
三、電子檔案管理的對(duì)策
1.歸檔的電子文檔進(jìn)行規(guī)范整理
首先，有選擇地保留具有利用價(jià)值的電子文檔，對(duì)于事務(wù)性的電子文檔，使用完畢即可刪除;對(duì)需要保留的電子文檔采用電子鑒定法，通過(guò)制訂電子文檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)發(fā)電子文檔鑒定軟件等方法，對(duì)電子文檔進(jìn)行批量鑒定，以此提高工作效率，并保持鑒定標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。其次，對(duì)電子文檔的分類整理可借用國(guó)家歸檔文件的整理。第三，對(duì)同一組織機(jī)構(gòu)、同一保管期限、同一級(jí)別的電子文檔按文件編號(hào)的大小進(jìn)行排列。
2.采取嚴(yán)格的保密措施
首先，采用電子通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中“雙密鑰碼”的方法進(jìn)行加密。其次，做好文檔的開(kāi)放與控制上網(wǎng)的界定工作。凡是屬于公開(kāi)的文檔都可上網(wǎng)，對(duì)在保密期限的文檔，可根據(jù)其時(shí)效陸續(xù)解密上網(wǎng)。三是保障文檔的憑證作用。電子文檔的憑證作用在于其原始性，要維護(hù)電子文檔的原始性就要加強(qiáng)對(duì)電子文檔的安全審理，保證電子文檔不被修改和刪除，其一，要重點(diǎn)解決對(duì)電子文檔非法的訪問(wèn)、拷貝和打印等問(wèn)題，通過(guò)設(shè)置入口密碼、口令、注冊(cè)登錄等措施控制非法用戶的訪問(wèn)，并通過(guò)特殊的服務(wù)措施控制用戶對(duì)文件的拷貝、下載打印等行為。其二，電子文檔制發(fā)單位在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，以防止電子文檔被修改或刪除。其三，做好防火墻的防護(hù)工作。只有符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息才被允許通過(guò)，不符合的就要拒之墻外，以保護(hù)網(wǎng)上電子文檔的原始性和真實(shí)性。其四，做好光盤(pán)、軟盤(pán)、磁盤(pán)等電子文檔的保護(hù)和安全工作，購(gòu)置專門(mén)裝具，創(chuàng)造良好的管理環(huán)境。
3.加強(qiáng)電子文件管理的信息化建設(shè)
檔案管理部門(mén)應(yīng)加快電子文件管理的信息化建設(shè)，積極探索和實(shí)踐檔案管理新模式。首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分了解并掌握電子文件檔案管
理軟件的特點(diǎn)及其使用方法，并對(duì)軟件的各種功能進(jìn)行深入研究，如前端控制功能、全程管理功能等等。同時(shí)，還應(yīng)針對(duì)用戶認(rèn)證、電子簽名等方面進(jìn)行應(yīng)用研究，在保證檔案管理軟件安全、穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)上，探索最符合本單位特點(diǎn)的工作模式。其次，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為電子文件形成、傳輸、歸檔、整理提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。再次，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，落實(shí)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的可行性方案，采取電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的管理模式，提高檔案管理工作效率。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；電子文件；檔案；管理；
中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01
隨著以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為依托的電子檔案生成和電子信息管理電子平臺(tái)的設(shè)計(jì)實(shí)施和推廣，檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身發(fā)展規(guī)律上發(fā)生相應(yīng)的變化。當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)正在逐步演化成為各類組織機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)也正逐漸成為各類單位信息運(yùn)作的支撐平臺(tái)。對(duì)這些部門(mén)的檔案管理活動(dòng)而言，運(yùn)行平臺(tái)的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問(wèn)題，這些問(wèn)題需要我們?nèi)ド钊胨伎迹剿鞣闲畔⒒攸c(diǎn)的新的理念和新的方法。
一、電子文件的特點(diǎn)及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的區(qū)別
所謂電子文件，是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件不同，這些不同也正是由檔案界最先感受到和最先引起關(guān)注的。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有其獨(dú)有的特點(diǎn)：
（一）電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備的輔助才能顯示并閱讀利用；
（二）電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，信息的產(chǎn)生不再具有唯一性的特點(diǎn)，因此修改也十分方便；
（三）電子文件的利用可實(shí)現(xiàn)同時(shí)遠(yuǎn)程共享，而不再受時(shí)間和距離的限制；
（四）電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)所的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、酸堿度及防磁性等條件的要求很高。
由于電子檔案顯示出的不同特性，就使我們的傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理工作在流程和具體操作上面臨巨大的變化。
二、電子文件對(duì)檔案工作的影響
（一）電子文件對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出一份文稿真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，這種產(chǎn)生的 “唯一性”才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都可在計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備上進(jìn)行。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，它是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界研討的一系列新課題。
（二）對(duì)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，長(zhǎng)期的管理實(shí)踐使傳統(tǒng)的檔案工作形成了一套完整的工作規(guī)范。特別是檔案的業(yè)務(wù)管理工作，整個(gè)流程各個(gè)環(huán)節(jié)完備、保管制度嚴(yán)密、提供利用嚴(yán)格。而在文件形成過(guò)程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁介質(zhì)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、業(yè)務(wù)技術(shù)人員所共享。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，隨時(shí)進(jìn)行存貯。如果歸檔電子文件，必須在移交電子文件打印稿的基礎(chǔ)上，以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式進(jìn)行移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)，也就是檔案信息讀取系統(tǒng)。
1、對(duì)分類工作的影響。由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類將不可避免地被概念分類整理所取代。因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的必需，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多元的整序，不再需要通常對(duì)紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。2、對(duì)立卷工作的影響。2000年國(guó)家新的文件整理方法出臺(tái)后，在檔案整理過(guò)程中第一次引入了計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行管理，由于計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大貯存功能和查找記憶功能，直接應(yīng)對(duì)每一份文件，就能輕而易舉地快速實(shí)現(xiàn)精確檢索。這樣以來(lái)，通過(guò)立卷實(shí)現(xiàn)檢索的傳統(tǒng)手工方法徹底失去了意義。在電子文件的歸檔過(guò)程中，模擬意義上的立卷同樣沒(méi)有任何意義，而以文件形成單位“件”為基本管理單位的保存和檢索成為電子文件管理的最好選擇。3、對(duì)價(jià)值鑒定工作的影響。由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，因此對(duì)電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)的分析，將成為電子文件保存價(jià)值高低的重要內(nèi)容。
三、在新形勢(shì)下做好檔案工作的對(duì)策
（一）檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。當(dāng)代社會(huì)新思想、新技術(shù)的產(chǎn)生和利用十分廣泛，檔案人員也要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。因此，培養(yǎng)滿足信息時(shí)代需求的擁有各方面知識(shí)的復(fù)合型人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
（二）保護(hù)好歸檔電子文件的真實(shí)性。在實(shí)行電子業(yè)務(wù)管理的過(guò)程中，電子文件將成為文件產(chǎn)生的主流，對(duì)新型電子文件的歸檔勢(shì)在必行。通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)效用。
（三）建立文檔一體化管理模式。在電子業(yè)務(wù)建設(shè)的成熟階段，由單位統(tǒng)一建立起規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、密切相關(guān)聯(lián)結(jié)、互為保證、相對(duì)獨(dú)立的電子政務(wù)管理運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文檔的統(tǒng)一有效管理。對(duì)電子文件的管理從文件的形成、文件的捕獲、歸檔、鑒定、管理、保管、利用等所有環(huán)節(jié)都進(jìn)行前端控制，實(shí)現(xiàn)電子文件產(chǎn)生和電子檔案歸檔同步，鑒定同步，管理同步，利用同步。
浙江省象山縣第三人民醫(yī)院 315711
[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)的各項(xiàng)管理之中，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展起到不可替代的關(guān)鍵性作用，同時(shí)，檔案管理情況也側(cè)面反映了醫(yī)院的整體建設(shè)和風(fēng)貌，信息環(huán)境下，醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理已是大勢(shì)所趨。鑒于此，本文對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的概念和意義做了詳細(xì)闡釋，并深入探討了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑，以期為醫(yī)院檔案管理提供更有效的理論指導(dǎo)。
[
關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；構(gòu)建策略
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋
檔案現(xiàn)代化管理指的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化工具進(jìn)行檔案信息管理，檔案現(xiàn)代化管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)而發(fā)展起來(lái)的。
檔案現(xiàn)代化管理可以通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過(guò)搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節(jié)省了操作時(shí)間，并有效提高檢索準(zhǔn)確率；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化存儲(chǔ)，檔案管理員和使用者查閱無(wú)需直接接觸檔案原件，利用互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無(wú)限延長(zhǎng)了檔案壽命；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了資源共享，進(jìn)一步提升了檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用率。
信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)信息的需求量和時(shí)效性要求越來(lái)越高，同時(shí)，隨著各單位工作開(kāi)展，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案庫(kù)容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)是各大企事業(yè)單位的唯一選擇。
二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建策略
（一）電子策略運(yùn)用
1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，多種多樣的檔案管理軟件被開(kāi)發(fā)出來(lái)，這些軟件各有特點(diǎn)，在選擇時(shí)，單位要優(yōu)先考慮經(jīng)過(guò)國(guó)家鑒定的正規(guī)化軟件，然后再根據(jù)自身需要，在原有軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件系統(tǒng)既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案的材料搜集、報(bào)送、接受、管理、修訂等的全程數(shù)字化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。
2.利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理要循序漸進(jìn)地推進(jìn)，首先在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再實(shí)現(xiàn)全文信息的數(shù)據(jù)化。單位中所有部門(mén)均要求利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料管理，并通過(guò)一體化工作平臺(tái)匯總至檔案管理部門(mén)，檔案管理部負(fù)責(zé)管理和保存單位所有檔案資料，并為各個(gè)部分提供檔案查詢借閱服務(wù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助，檔案管理工作效率大大提升。
3.電子檔案管理。隨著社會(huì)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，無(wú)紙化辦公早已由概念逐漸實(shí)踐應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案的誕生，也引領(lǐng)檔案管理工作進(jìn)入了新時(shí)代。檔案的自動(dòng)化和一體化管理，要求檔案管理部門(mén)重新設(shè)置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續(xù)檔案管理工作中的鏈接應(yīng)用及長(zhǎng)久保存問(wèn)題。
（二）管理環(huán)境構(gòu)建
1.更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化。科學(xué)理念意識(shí)對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。面對(duì)新的技術(shù)、新的管理模式，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，走出封閉概念誤區(qū)，不斷學(xué)習(xí)，提升自身檔案管理專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理人工操作向智能操作的轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢(shì)，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門(mén)以外的員工也應(yīng)該提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，特別是信息部門(mén)、人力資源部門(mén)，必須要具備一定的檔案管理意識(shí)和技能。
2.加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化檔案管理正在各大企事業(yè)單位中深入開(kāi)展，在推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理時(shí)，先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件工具是最基礎(chǔ)的物質(zhì)條件。首先，要依據(jù)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫(kù)房等；其次，要配置現(xiàn)代化檔案管理工作所必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、硬盤(pán)、光盤(pán)、打印機(jī)、交換機(jī)等硬件工具，這些硬件工具是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和自動(dòng)化管理的重要保障；第三，在存儲(chǔ)保護(hù)檔案時(shí)，要注意配置空調(diào)、消防器、除塵器、監(jiān)控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，教予其掌握檔案管理的各項(xiàng)應(yīng)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科學(xué)統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。執(zhí)行檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環(huán)節(jié)都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現(xiàn)材料丟失、漏記、誤記現(xiàn)象。同時(shí)，檔案材料的內(nèi)容、分類以及編號(hào)等項(xiàng)目也都要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置密碼，安全存放。現(xiàn)代化檔案管理的方式、手段與傳統(tǒng)檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門(mén)必須重新制定適用于現(xiàn)代化檔案管理運(yùn)行機(jī)制的全新管理制度和使用規(guī)則。
2.加強(qiáng)安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用?，F(xiàn)代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案也容易出現(xiàn)人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲(chǔ)存?zhèn)鬏斨械男畔⑹Э氐劝踩珕?wèn)題，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護(hù)工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的丟失或污染，檔案內(nèi)容真實(shí)性難以確保。檔案管理部門(mén)和技術(shù)部門(mén)應(yīng)重視檔案管理安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。如，防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等。
三、結(jié)論
目前，社會(huì)各行業(yè)的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何高效管理，做好服務(wù)是新形勢(shì)下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，開(kāi)拓多種渠道，開(kāi)發(fā)多種技術(shù)，有效借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域和相關(guān)信息，放開(kāi)眼光，創(chuàng)新發(fā)展，不斷加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)
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[2]曾永輝.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2013(11).
電子檔案信息的安全管理是一個(gè)過(guò)程，而不是一個(gè)產(chǎn)品，我們不能期望通過(guò)一個(gè)安全產(chǎn)品就能把所有的安全問(wèn)題都解決。對(duì)各檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，解決電子檔案信息安全的首要問(wèn)題就是要識(shí)別自身信息系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，包括這些風(fēng)險(xiǎn)可能帶來(lái)的安全威脅與影響的程度，然后進(jìn)行最充分的分析與評(píng)價(jià)。只有采用科學(xué)有效的模型和方法進(jìn)行全面的安全評(píng)價(jià)，才能真正掌握內(nèi)部信息系統(tǒng)的整體安全狀況，分析各種存在的威脅，以便針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)的威脅采取有效的安全措施，提高整體安全水平，逐步建成堅(jiān)固的電子檔案信息安全管理體系。
一、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的組成
電子檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既有硬件，又有軟件，既有外部影響，又有內(nèi)部因素，而且許多方面是相互制約的。因此，必須有一個(gè)規(guī)范的、統(tǒng)一的、客觀的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國(guó)內(nèi)外的電子檔案信息安全評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家對(duì)電子檔案信息和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全性的基本要求，結(jié)合電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗(yàn)，綜合考慮影響電子檔案信息安全的各種因素，建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。
二、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系權(quán)重確定方法
用若干個(gè)指標(biāo)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)時(shí)，其對(duì)評(píng)價(jià)對(duì)象的作用，從評(píng)價(jià)目的來(lái)看，并不是同等重要的。指標(biāo)越重要，權(quán)的數(shù)值就越大；反之，數(shù)值小則可以說(shuō)明其重要程度相對(duì)較低。合理地確定和適當(dāng)?shù)卣{(diào)整指標(biāo)權(quán)重，體現(xiàn)了系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)中各因素之間的輕重有度、主次有別，更能增加評(píng)價(jià)因素的可比性。在安全評(píng)價(jià)中，具體確定權(quán)重的方法很多，如德?tīng)柗品?、主成分分析法、層次分析法、環(huán)比法等。其中，層次分析法比較適用于電子檔案信息安全的評(píng)價(jià)。層次分析法的核心是對(duì)決策對(duì)象進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇，并對(duì)它們進(jìn)行優(yōu)劣排序，從而為決策者提供定量形式的決策依據(jù)。它充分利用人的分析、判斷和綜合能力，適用于結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜、決策準(zhǔn)則較多且不易量化的決策問(wèn)題。它將定性分析和定量分析相結(jié)合，具有高度的簡(jiǎn)明性、有效性、可靠性和廣泛的適用性。而電子檔案信息安全指標(biāo)體系因素多、主觀性強(qiáng)且決策結(jié)果難以直接準(zhǔn)確計(jì)量，因而可以用層次分析法來(lái)確定指標(biāo)體系的權(quán)重。層次分析法的基本步驟是：1、將復(fù)雜問(wèn)題概念化，找出研究對(duì)象所涉及的主要因素；2、分析各因素的關(guān)聯(lián)、隸屬關(guān)系，構(gòu)建有序的階梯層次結(jié)構(gòu)模型；3、對(duì)同一層次的各因素根據(jù)上一層次中某一準(zhǔn)則的相對(duì)重要性進(jìn)行兩兩比較，建立判斷矩陣；4、由判斷矩陣計(jì)算被比較因素對(duì)上一層準(zhǔn)則的相對(duì)權(quán)重，并進(jìn)行一致性檢驗(yàn)；5、計(jì)算各層次相對(duì)于系統(tǒng)總目標(biāo)的合成權(quán)重，進(jìn)行層次總排序。
三、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系綜合評(píng)價(jià)方法
（一）電子文件的概念及種類
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>
電子文件具有兩個(gè)基本特征：一是電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理的，其信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式記錄和表示的，所以也稱“數(shù)字文件”；二是電子文件具有文件的各種屬性，具有特定的用途和效力。
電子文件按著不同的分類方法可分成不同的類型。
1.按電子文件信息存在形式分類，可分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等。
2.按文件功能分類，可分為主文件、輔文件、和工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖，行使職能的文件；支持性文件是指生成和運(yùn)行主文件的軟件；輔、工具性文件是指在制作、查找主文件過(guò)程中起輔助、工具作用的文件。
3.按文件生成方式分類，可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。
（二）電子文件的保護(hù)
電子文件的保護(hù)包括電子文件載體保護(hù)和電子文件信息保護(hù)兩個(gè)方面。
1.電子文件載體的保護(hù)
電子文件是由磁性載體和光盤(pán)承載的。保護(hù)電子文件載體要求做到以下幾點(diǎn)：一是庫(kù)房溫濕度應(yīng)控制在17°到20°之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%到45%之間，以避免磁性載體粘合層脫落，光盤(pán)變形以及記錄信息丟失等；二是防止灰塵、光線和有害氣體，以避免盤(pán)基在老化、變質(zhì)、損壞、磁粉脫落以及產(chǎn)生色斑等；三是、防止外來(lái)磁場(chǎng)破壞記錄信息，影響讀出效果；四是防止機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)，避免載體劃傷、彎折和紀(jì)律信息的損壞。
2.電子文件的保護(hù)
電子文件的保護(hù)一般采取以下幾項(xiàng)技術(shù)措施：
（1）保障計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全。（2）信息加密技術(shù)。（3）簽署技術(shù)。（4）身份驗(yàn)證技術(shù)。（5）消息認(rèn)證技術(shù)。（6）防火墻技術(shù)。（7）仿寫(xiě)技術(shù)。（8）信息備份技術(shù)。（9）防治計(jì)算機(jī)病毒。
二、電子檔案的保護(hù)
電子檔案是具有保護(hù)價(jià)值的，已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)電子檔案的保護(hù)應(yīng)依據(jù)其特性進(jìn)行保存與維護(hù)，從以下幾個(gè)方面來(lái)保證電子檔案的安全可靠，使電子檔案能夠長(zhǎng)期處于可理解，可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。
（一）保證電子檔案的可用性
1.電子檔案載體的保存環(huán)境要求
一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。
2.電子檔案載體的檢測(cè)與維護(hù)
為確保電子檔案信息的可靠性和完整性，應(yīng)每年對(duì)電子檔案檢測(cè)一次。主要檢測(cè)載體表面是否損壞、變形，有無(wú)霉斑，并在相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備控制下，對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀取校驗(yàn)，以確定是否需要從新或更新。存貯在磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留。
3.建立電子檔案維護(hù)管理的信息文檔
對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格的控制與管理，以免因操作失誤而造成難以彌補(bǔ)的損失，為此必須建立電子檔案維護(hù)管理信息文檔，并由工作人員就電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄。
（二）保證電子檔案的可存取性
由于歸檔后的電子檔案，大都是在不同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，其內(nèi)容個(gè)事的編排也不盡一致。這種的技術(shù)和形式上的差異，必然會(huì)帶來(lái)在電子檔案需要進(jìn)行恢復(fù)與還原時(shí)，所采用的技術(shù)方法上的不同。因此，為了對(duì)電子檔案在利用中得以準(zhǔn)確、完整并以人們理解的方式進(jìn)行顯示，就必須將所有與之有關(guān)的技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義及所用的軟硬件平臺(tái)等加以保存，以保證電子檔案的可存取性。
（三）保證電子檔案的可理解性
為使電子檔案的可理解性，就需要保存與其內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：相關(guān)的其他文件系列名稱、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系；對(duì)電子檔案內(nèi)容中所引用的其他未被存貯的參考資料出處；在自然語(yǔ)言中不常用的詞語(yǔ)解釋；必要的與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息注釋等。
（四）電子檔案保存在電子文件階段的要求
電子文件的生命周期包括設(shè)計(jì)、形成和使用三個(gè)階段。為了使具有檔案價(jià)值的電子文件真實(shí)可靠，且適合保存，有關(guān)保存和歸檔要求應(yīng)在電子文件的設(shè)計(jì)階段作出，隨后的一切相應(yīng)措施也應(yīng)在電子文件的形成和使用階段采取。
1.設(shè)計(jì)階段。電子文件的設(shè)計(jì)階段，必須根據(jù)電子文件歸檔后形成電子檔案的保存要求提出計(jì)劃。計(jì)算應(yīng)明確保存電子文件所依靠的技術(shù)，規(guī)定歸檔的需求及保管期限。以便所設(shè)計(jì)的電子文件與系統(tǒng)能被有效地保存。
2.形成階段。為嚴(yán)格履行電子文件歸檔功能，在形成階段應(yīng)對(duì)電子文件形成進(jìn)行監(jiān)督，已落實(shí)設(shè)計(jì)階段提出的要求。若檔案部門(mén)未參與設(shè)計(jì)階段，則必須在形成階段對(duì)保管問(wèn)題加以解決。若在形成階段，遇到設(shè)計(jì)階段沒(méi)有預(yù)計(jì)到的保管問(wèn)題時(shí)，檔案人員應(yīng)及時(shí)采取措施，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)或變更。