時(shí)間：2023-09-07 17:40:02
導(dǎo)語(yǔ)：在財(cái)會(huì)檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；財(cái)務(wù)檔案；管理
會(huì)計(jì)電算化，是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，即采用電子計(jì)算機(jī)和專門財(cái)務(wù)軟件代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后，提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，減輕了財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，有效提升了工作效率和財(cái)務(wù)分析能力[1]。
一、電算化下財(cái)務(wù)檔案管理的新特點(diǎn)
1、載體本身性質(zhì)帶來的新特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電子財(cái)務(wù)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才具有可讀性。電子檔案易被修改，其保存受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等多種因素的影響。
2、操作流程和系統(tǒng)維護(hù)要求引起的歸檔范圍的新特點(diǎn)。檔案保存的要求就是要保證可讀性，電子財(cái)務(wù)檔案只有在特定的軟硬件系統(tǒng)中才能打開，因此軟件系統(tǒng)要作為財(cái)務(wù)檔案的必要組成部分進(jìn)行歸檔，以保證電子財(cái)務(wù)檔案的完整性。
3、電子檔案帶來的財(cái)務(wù)檔案利用的新特點(diǎn)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，由于文件多，報(bào)表繁多，在實(shí)際處理中分類很細(xì)化，查找起來也不方便。而電算化財(cái)務(wù)檔案就不同，它可以把歷年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行集中處理，并以圖表的形式表示出來。
4、計(jì)算機(jī)的作業(yè)程序和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，以保持會(huì)計(jì)檔案要求范圍的新功能，所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是由計(jì)算機(jī)完成，計(jì)算機(jī)是一個(gè)特殊的作業(yè)程序文件，計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及各種代碼既是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的前提，也是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的條件，而且要確保會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行以及故障維護(hù)查詢數(shù)據(jù)[2]。因此，這些計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)雖然不占活動(dòng)，又沒有具體的數(shù)據(jù)和表，但沒有他們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)過程無法運(yùn)行，它必須作為一個(gè)特殊的會(huì)計(jì)電算化檔案保存。
5、從事工作人員的素質(zhì)和系統(tǒng)的質(zhì)量安全操作性是會(huì)計(jì)電算化必須具備的條件，會(huì)計(jì)電算化要求除了管理人員不僅有專門的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)核算工作的熟悉，還必須掌握計(jì)算機(jī)操作和保養(yǎng)知識(shí)，系統(tǒng)的安全性，改善由于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)本身的原因，對(duì)工作中的安全操作與使用作出新的要求。
二、電算化財(cái)務(wù)檔案管理目前存在的主要問題
1、對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識(shí)存在偏差，導(dǎo)致檔案管理工作有缺陷。從實(shí)際的工作來看，很多企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員對(duì)于電算化財(cái)務(wù)檔案認(rèn)識(shí)不清，很多存有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的介質(zhì)、光盤都沒有及時(shí)歸位。
2、打印設(shè)備比較落后導(dǎo)致檔案保存時(shí)限達(dá)不到要求。由于激光打印機(jī)的成本比較高，不少單位仍然使用針式打印機(jī)，很多針式打印機(jī)打印出來的紙質(zhì)檔案經(jīng)過一段時(shí)間就會(huì)褪色，無法識(shí)別。這個(gè)時(shí)候如果沒有對(duì)電算化檔案進(jìn)行保管的話，對(duì)給企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來不小的麻煩。
不難看出電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作也存在一些問題和面臨一定的挑戰(zhàn)。首先，依賴性特別強(qiáng)。因?yàn)楸仨毥柚欢ǖ挠?jì)算機(jī)硬件設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件環(huán)境才能查看和利用。其次，安全性要求高。由于電子檔案容易被人為修改，而且不留痕跡，所以，管理中始終面臨著安全問題的挑戰(zhàn)。再次，管理難度大。傳統(tǒng)檔案只是對(duì)紙質(zhì)檔案的分類保管，但電子財(cái)務(wù)檔案既要保存紙質(zhì)檔案，還要用“雙套”制備份電子文件，這無疑增加了管理的難度。第四，對(duì)管理人員素質(zhì)要求特別高。在電算化條件下，一個(gè)合格的財(cái)務(wù)檔案管理人員，必須是一個(gè)懂檔案學(xué)、會(huì)計(jì)基本規(guī)則、計(jì)算機(jī)等知識(shí)為一體的復(fù)合型人才[3]。
三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)檔案管理
電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和查詢依據(jù)。所以，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境的需要，也是為單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障的需要。因此，要深入細(xì)致地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，更好地為企業(yè)管理和發(fā)展服務(wù)。
（一）不斷強(qiáng)化與企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)的軟硬件建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)所在。在硬件設(shè)施方面，根據(jù)實(shí)際需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施，實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，并選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。在財(cái)務(wù)軟件方面，在電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密軟件技術(shù)對(duì)電子原件進(jìn)行保護(hù)。其中，數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護(hù)；數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改；數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開。此外，為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí)，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互使用，必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、兼容性。
（二）全方位做好與電算化會(huì)計(jì)檔案相關(guān)的信息資料收集工作
所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的周期內(nèi)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最小的損失恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)[4]。除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)、銷售公司相關(guān)信息。
（三）認(rèn)真細(xì)致地做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采取“雙備份”法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上應(yīng)注明形成檔案的時(shí)間、操作員姓名和存儲(chǔ)內(nèi)容，貼上保護(hù)字樣，裝入包裝盒內(nèi)，注意防潮、防塵、防火，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)應(yīng)安全潔凈遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況，引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。同時(shí)，一旦電子信息遭到計(jì)算機(jī)病毒的侵蝕，容易造成資料的丟失或打不開，因此，要不斷升級(jí)和更新病毒庫(kù)，提高殺毒軟件的清除病毒能力。
（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理是集檔案、財(cái)務(wù)、信息技術(shù)為一體的綜合管理服務(wù)工作，管理的主體是“人”，管理人員素質(zhì)的高低直接影響著財(cái)務(wù)檔案管理的水平和對(duì)企業(yè)的服務(wù)能力。因此，建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財(cái)務(wù)檔案管理的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍知識(shí)面單一的情況，滿足信息化建設(shè)工作的需要。為適應(yīng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則，著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)及應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，提高大家學(xué)信息化、用信息化的積極性。
結(jié)論
總之，電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，需要單位內(nèi)各部門相互協(xié)調(diào)共同完成。相信做好以上幾方面工作，電算化財(cái)務(wù)檔案的管理應(yīng)該會(huì)更為便利。
參考文獻(xiàn)：
[1] 馬香蘭. 論電算化財(cái)務(wù)檔案管理[J]. 中國(guó)外資，2013，08：85.
[2] 張偉. 淺談會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性[J]. 黑龍江史志，2013，15：108.
［關(guān)鍵詞］電算化；財(cái)務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)
1會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本人根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些特點(diǎn)：（1）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。（3）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。（4）會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
2如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作
會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。（1）會(huì)計(jì)憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（2）會(huì)計(jì)賬簿。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表、收入支出表、支出明細(xì)表及各種附表、報(bào)表附注和決算說明等。（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
3財(cái)務(wù)管理信息化的必要性
（1）財(cái)務(wù)管理的難度增加。財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到全方位的管理之中,并達(dá)到節(jié)約成本的目的。財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下,財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。（2）信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后,可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,電子財(cái)務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣,既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多,以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財(cái)務(wù)檔案信息化后,還可以通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；財(cái)務(wù)管理
1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
與文書檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：
（一）形成范圍廣泛。凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。一方面會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無處不有，形成普遍；另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門類的檔案數(shù)量更多一些。
（二）檔案類別穩(wěn)定。社會(huì)上會(huì)計(jì)工作的種類繁多，如有工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、稅收會(huì)計(jì)、總預(yù)算會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等，但是會(huì)計(jì)核算的方法、工作程序以及所形成的會(huì)計(jì)核算材料的成分是一致的，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。
（三）外在形式多樣。會(huì)計(jì)專業(yè)的性質(zhì)決定了會(huì)計(jì)檔案形式的多樣化。會(huì)計(jì)的賬簿，有訂本式賬、活頁(yè)式賬、卡片式賬之分。會(huì)計(jì)憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長(zhǎng)短參差不齊。會(huì)計(jì)檔案的這個(gè)外形多樣的特點(diǎn)，要求在會(huì)計(jì)檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實(shí)際出發(fā)，防止“一刀切”。
2 會(huì)計(jì)檔案管理中會(huì)存在的問題
（一）會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。
（二）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。
（三）會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
3 解決會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題和措施
（一）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。
（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財(cái)務(wù)部門將本單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。
（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。財(cái)會(huì)部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。
（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門和財(cái)會(huì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。
總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 張麗霞. 會(huì)計(jì)檔案管理問題的初探[J]. 會(huì)計(jì)之友（B）. 2005（05）
[2] 樊瑞. 淺議加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理[J]. 對(duì)外經(jīng)貿(mào)財(cái)會(huì). 2005（10）
[3] 李美華. 走進(jìn)桃江會(huì)計(jì)檔案管理[J]. 檔案時(shí)空（業(yè)務(wù)版）. 2005（12）
[4] 趙清，周生玉. 上市公司會(huì)計(jì)檔案管理[J]. 中國(guó)檔案. 2006（08）
一、會(huì)計(jì)檔案的定義和內(nèi)容
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；
（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬??；
（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；
（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；
二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題
（一）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范
有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。
（二）會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范
有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過多，無處存放。
三、會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的解決措施
（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制
由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位，單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
（二）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷
裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。
（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管
已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理
各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。
（五）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量
會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
（六）完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)
實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
（七）加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度
結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
參考文獻(xiàn)：
[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》.
[2]《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》.
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 問題 對(duì)策
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而,會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問,需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高,可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠, 缺乏充分的認(rèn)識(shí), 意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
3.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。
4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會(huì)計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄?會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定： “各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一?！稒n案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！币虼?，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
3.建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。
4.要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)會(huì)部門，積極搞好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無價(jià)值的大膽銷毀，對(duì)于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明。
5.同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中,常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn),通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決,但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以,在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí),需要同步升級(jí)舊的資料文件。磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方,并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。
總之，在新的歷史條件下會(huì)計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
一、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理
會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。
1.會(huì)計(jì)憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表等。原始憑證粘貼時(shí)張與張之間要均勻、整齊，對(duì)于超過帳皮大中型原始憑證等應(yīng)折疊擺放；銀行存款對(duì)賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會(huì)計(jì)憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁(yè)、不壓字、不串頁(yè)、不倒置，便于翻閱。
2.會(huì)計(jì)賬簿。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁(yè)，按科目順序整理成冊(cè)，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁(yè)；計(jì)算機(jī)生成的總帳、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁(yè)，填齊封面和扉頁(yè)的各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁(yè)非裝訂線一側(cè)上角編頁(yè)號(hào)，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)可用號(hào)碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫。
3.會(huì)計(jì)報(bào)表。分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表、及各種附表、報(bào)表附注和決算說明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫頁(yè)碼，其方法與賬簿相同。
4.其他會(huì)計(jì)核算資料。屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
二、會(huì)計(jì)檔案形成與保管
1.上述會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容。這些的會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫如會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起?？傎~、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算等保管期限為永久。
4.保管到期的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。
三、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題
1.會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。
2.會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。
3.會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全 。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
四、解決會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的措施
1.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財(cái)務(wù)部門將本單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。
3.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。財(cái)會(huì)部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案部門保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
4.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門和財(cái)會(huì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。
5.加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量 會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)檔案 科學(xué)管理 新方法
中圖分類號(hào)：B01 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）40-0086-01
一、財(cái)務(wù)檔案概念
財(cái)務(wù)檔案是一種在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的會(huì)計(jì)記錄，各種會(huì)計(jì)記錄都是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的生動(dòng)記錄和客觀寫照。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度如何，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。會(huì)計(jì)檔案在保證一個(gè)單位的正常工作秩序、生產(chǎn)秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價(jià)值。
二、財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義
財(cái)務(wù)檔案是一種在財(cái)務(wù)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的會(huì)計(jì)記錄，各種財(cái)務(wù)記錄都是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的生動(dòng)記錄和客觀寫照。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視程度如何，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。主要體現(xiàn)在：第一，為企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)團(tuán)體等基層單位加強(qiáng)內(nèi)部的微觀管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供豐富的原始數(shù)據(jù)；第二，它為國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)計(jì)劃和決策，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)進(jìn)行宏觀管理和監(jiān)督提供真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息；第三，它為保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)；第四，為研究財(cái)政、經(jīng)濟(jì)歷史和發(fā)展提供可靠的史料?？傊?，財(cái)務(wù)檔案工作的好壞，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的正常進(jìn)行，經(jīng)濟(jì)秩序的確立，各項(xiàng)財(cái)政政策、預(yù)算的貫徹實(shí)施都有著直接的影響，財(cái)務(wù)檔案在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有極其重要的作用。
三、財(cái)務(wù)檔案主要工作內(nèi)容
1、財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)
財(cái)務(wù)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了化具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，首先，財(cái)務(wù)檔案具有來源廣泛性，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成財(cái)務(wù)檔案。其次，財(cái)務(wù)檔案具有內(nèi)容的專業(yè)性，再次，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了財(cái)務(wù)檔案形成過程的嚴(yán)密性。
2、作用
財(cái)務(wù)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用，首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在財(cái)務(wù)檔案中，其次，企業(yè)單位對(duì)外融、投資都需要協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也都來源于財(cái)務(wù)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，財(cái)務(wù)檔案是國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)重要組成部分，為國(guó)家各部門分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供了重要的依據(jù)。
3、價(jià)值
是制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)源；是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證；是研究經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)源；是開展歷史研究的記憶庫(kù)；是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。
4、管理職責(zé)
按規(guī)定和要求定期收集與征集需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)檔案；對(duì)會(huì)計(jì)文檔的數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進(jìn)行必要的審查核對(duì)，并整理組卷，編制會(huì)計(jì)文檔目錄，委派專人保管，嚴(yán)防丟失和損壞；對(duì)所藏會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，裝具齊備，備有目錄或索引，存放有序，嚴(yán)格實(shí)行庫(kù)房管理制度，不隨意堆放，防止會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體散失和內(nèi)容泄密；利用會(huì)計(jì)檔案手續(xù)要嚴(yán)格，查閱時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案利用工作制度；對(duì)已滿一定保管期限的會(huì)計(jì)檔案，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置；對(duì)單位合并撤消解散破產(chǎn)分立調(diào)動(dòng)離職等事項(xiàng)發(fā)生時(shí)檔案管理人員有責(zé)任將檔案移交或轉(zhuǎn)交有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門。
5、職業(yè)道德
忠于職守，愛崗敬業(yè)；遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)參照以上的要求把在工作當(dāng)中碰到的實(shí)例寫進(jìn)去是怎樣去實(shí)際操作的，總結(jié)實(shí)踐工作中遇到的問題和今后改進(jìn)的方法、財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)及作用。
四、財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理有效方法
1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)
各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作，提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2、制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。
3、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。
結(jié)語(yǔ)
在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案管理
一、背景簡(jiǎn)述
機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和，使得企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)越來越多地被計(jì)算機(jī)所取代，會(huì)計(jì)電算化成為會(huì)計(jì)工作的方向，成為促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和化的一種重要手段。為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會(huì)計(jì)檔案管理成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。
二、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)
要了解電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)，首先要明白會(huì)計(jì)電算化是什么。國(guó)內(nèi)外對(duì)會(huì)計(jì)電算化定義可一般表述為：以計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過程。通過對(duì)電算化會(huì)計(jì)的明確定義，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范，總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)：
（1）會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。
（2）載體本身性質(zhì)帶來的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的。
（3）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)來完成的。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。
（4）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)；而對(duì)系統(tǒng)安全性，則更因?yàn)榕c計(jì)算機(jī)本身的原因而提高，同時(shí)也對(duì)個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。
三、會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問題及成因分析
結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，作者歸納實(shí)際電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問題：
（1）會(huì)計(jì)檔案載體：電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
（2）會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題：電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和損壞現(xiàn)象在所難免。
（4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
有果必有因，筆者根據(jù)自己的實(shí)際電算化操作與規(guī)范要求，對(duì)以上發(fā)生的原因作出以下可能的判斷；
（1）對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)、預(yù)測(cè)、決策等功能，從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。
（2）尚未引起有關(guān)部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其的狀況，嚴(yán)重妨礙了文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
（3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。
四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
（1）完善硬件設(shè)施建設(shè)
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
（2）完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
a、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
b、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件，制作檔案管理文件卡片。
c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
e、建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
（3）提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開發(fā)更合理、高效的軟件。
（4）提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。
五、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理展望
電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來會(huì)計(jì)規(guī)范化、化的方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。
：
1.張前，《電算化環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)檔案的及管理要求》，《財(cái)會(huì)》，2001年第10期
2.李新惠，《電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問題》，《檔案管理》，2002年5月
3.郭利萍，《電算化會(huì)計(jì)檔案制度的建立》，《檔案管理》，2002年5月
4.部莉君、趙偉，（會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)的相關(guān)影響），《現(xiàn)代審計(jì)與會(huì)計(jì)》，2001年第12期
5.支華，《會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理工作》，《財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)》， 2002年9月
6.馬玉昆，《淺談會(huì)計(jì)檔案的管理》，《技術(shù)》，2002年第l期
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案；管理
檔案，是檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事的黨政管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)施和財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)等工作的記錄，是醫(yī)院各項(xiàng)工作的固化信息。在醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中，醫(yī)院檔案工作是必不可少的環(huán)節(jié)。相對(duì)于醫(yī)院的行政管理，醫(yī)療服務(wù)，教學(xué)科研等工作，檔案工作雖然是為醫(yī)院提供必要的資料，創(chuàng)造必要的條件，處于服務(wù)地位，但在一定情況下，醫(yī)院檔案工作也起決定性的作用。因此，在改革開放的新形勢(shì)下，探索和建立醫(yī)院檔案管理的新理念、新模式和新方法，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，自覺地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研工作，是我們檔案工作者目前急需解決的新問題。
一、強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的意識(shí)
醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理中的重要資料，是監(jiān)督和檢查全院工作，進(jìn)行科學(xué)管理的可靠依據(jù)。檔案其實(shí)就是一部醫(yī)院發(fā)展史，它反映了醫(yī)院行政管理、醫(yī)療衛(wèi)生、教學(xué)科研、文化建設(shè)等各方面的工作，為醫(yī)院管理提供了重要的信息服務(wù)。長(zhǎng)期以來，一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并沒有對(duì)此有足夠的認(rèn)識(shí)，檔案部門淪為三流科室，甚至是被遺忘的角落，這極大的挫傷了檔案工作者的工作積極性、主動(dòng)性，檔案工作流于形式。我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健為一體的現(xiàn)代化三級(jí)甲等綜合型甲等中醫(yī)院，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在重視醫(yī)療質(zhì)量提高、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，醫(yī)院人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)發(fā)展的同時(shí)，也對(duì)檔案管理工作給予了足夠的關(guān)注。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，正是在這種思想指導(dǎo)下，醫(yī)院不斷強(qiáng)化對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，檔案工作在硬件及軟件等方面都得到了醫(yī)院的大力支持，檔案管理工作做到井井有條，檔案做到及時(shí)歸檔，分類清晰。所以，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對(duì)檔案工作的開展起著決定性的作用。
二、用發(fā)展的觀點(diǎn)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理
在我國(guó)，普遍對(duì)檔案工作存在著這樣的一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)，那就是檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因而，在社會(huì)上普遍強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，忽視了對(duì)檔案工作的管理。在實(shí)際工作中一些醫(yī)院認(rèn)為檔案管理可有可無，意識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。同時(shí)，在這種思想的支配下，檔案部門自身也養(yǎng)成了安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取的思想觀念和作風(fēng)。這就嚴(yán)重束縛了檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案作用的發(fā)揮，不能為很好的服務(wù)于醫(yī)院的建設(shè)和健康事業(yè)發(fā)展。因此用發(fā)展的觀點(diǎn)，樹立起開拓進(jìn)取的理念。檔案事業(yè)要發(fā)展就必須對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革，如今，人們對(duì)于知識(shí)和信息的需求大量增加，給檔案工作的發(fā)展，尤其是我們醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，提供了極好的契機(jī)。廣大的檔案工作者要充分利用醫(yī)院檔案信息資源價(jià)值含量高的優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，自覺地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研工作，使醫(yī)院管理者能夠廣泛地利用檔案提供的信息資源，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。
三、提高檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)
檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)直接影響單位的檔案管理水平。專業(yè)理論、業(yè)務(wù)能力、文化程度等方面參差不齊，是目前我國(guó)從事檔案工作的人員在整體隊(duì)伍上的一個(gè)突出特點(diǎn)。在醫(yī)院表現(xiàn)尤其突出，由于傳統(tǒng)他值得長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)，醫(yī)療行業(yè)的從事檔案工作的人員多是醫(yī)學(xué)專業(yè)出身，檔案專業(yè)出身人員很少，高層次的檔案專業(yè)人才幾乎沒有，專業(yè)理論低下，業(yè)務(wù)能力不足，知識(shí)面狹窄，外語(yǔ)水平不高，這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)是新形勢(shì)下發(fā)展檔案事業(yè)亟待解決的重要問題，也是迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)的迫切需要。因此，一方面，現(xiàn)有的從事檔案管理的工作人員要刻苦學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)、努力拓寬知識(shí)面，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，逐漸形成全方位、立體化的檔案管理，另一方面，醫(yī)院的人才培養(yǎng)計(jì)劃中要納入檔案管理，從檔案的分類整理到裝訂成冊(cè)，通過系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)、進(jìn)修等方式，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，逐步建立人才梯隊(duì)，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)和管理水平。使之適應(yīng)新形勢(shì)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。
四、建立健全檔案工作制度
隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理手段的也在不斷更新，因此必須建立起一整套與之相適應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系。醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)和實(shí)際情況實(shí)際情況，建立健全檔案工作制度。同時(shí)，要建立健全病案管理人員的工作制度和崗位責(zé)任制，使病案管理工作人員做到目標(biāo)明確、責(zé)任清楚、獎(jiǎng)罰分明。指出醫(yī)院從事行政管理，教學(xué)科研、醫(yī)療服務(wù)等活動(dòng)而產(chǎn)生的各種公文、電報(bào)、圖表、會(huì)議記錄、印模、照片、錄像帶等各種載體等均應(yīng)屬歸檔范圍。這就需要醫(yī)院建立起健全有效的檔案收集制度。抓好檔案歸檔材料的收集、整理，醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的文字，影像資料要及時(shí)歸檔，確保檔案材料的及時(shí)編冊(cè)。