時(shí)間：2023-09-15 17:14:29
導(dǎo)語：在關(guān)于檔案管理的知識(shí)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：無紙化辦公，檔案管理，方法
進(jìn)入20世紀(jì)以后，隨著以電子計(jì)算機(jī)為核心的數(shù)字化辦公技術(shù)的普及和運(yùn)用，電子文檔及部分音像制品進(jìn)入了檔案領(lǐng)域，盡管沒有能夠動(dòng)搖傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位。但是，我們可以看到，數(shù)字化檔案已經(jīng)越來越多地代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，辦公逐步實(shí)現(xiàn)了無紙化。美國未來學(xué)家托夫勒在《在第三次浪潮》里預(yù)言：“后工業(yè)社會(huì)將必然進(jìn)入無紙化辦公的時(shí)代”。這是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的一次革命，帶來了人們觀念、制度、乃至生活和工作方式上的巨大變化，無紙化辦公已然成為現(xiàn)代化辦公的一種標(biāo)志。現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作的管理體制及其收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作模式，已經(jīng)很難適應(yīng)新技術(shù)下檔案管理工作的新要求。本文結(jié)合齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院無紙化辦公與檔案管理工作實(shí)際情況探討如何在無紙化辦公條件下開展檔案管理工作。
一、實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理的好處
（一）無紙化辦公與檔案管理實(shí)現(xiàn)無縫連接，能夠減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率。
（二）檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便，使得檔案資料實(shí)現(xiàn)高密度永久保存。
（三）檔案資料的目錄和索引生成快捷，在查詢和利用方面也是傳統(tǒng)檔案管理所不能比擬的。。
（四）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料更加安全的加密保護(hù)。
（五）可以實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計(jì)和分析。
二、齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析及實(shí)現(xiàn)無紙化條件下檔案管理的途徑
（一）檔案管理現(xiàn)狀分析
今天數(shù)字技術(shù)的高度發(fā)展，電腦日趨普及，互聯(lián)網(wǎng)全面開通，人們?cè)谥饾u習(xí)慣電腦上辦公，政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)單位都已逐步建立起自己的電子政務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)和門戶網(wǎng)站，數(shù)字化電子文件在現(xiàn)代化辦公中大量出現(xiàn)，辦公越來越多的實(shí)現(xiàn)了無紙化，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上非常便捷地查詢和閱讀所需要的文件檔案。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開創(chuàng)了電子文件生成和閱讀的多元化以及文檔合一的全新管理方式，為適應(yīng)這一發(fā)展方向，齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院在2008年下發(fā)了《關(guān)于實(shí)行無紙化辦公的通知》，文件要求根據(jù)學(xué)院辦公特點(diǎn)，推進(jìn)辦公現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化水平，提高工作效率，節(jié)約辦公成本，決定從2008年3月1日起所有部門的各類文件材料，通過辦公平臺(tái)，實(shí)行無紙化辦公，根據(jù)工作實(shí)際情況盡量采用電子存檔、網(wǎng)上傳送、網(wǎng)上交換等形式，一般不得再印制紙質(zhì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)。在此種情況之下，勢必會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響，各部門產(chǎn)生的檔案的形式會(huì)變的更加復(fù)雜。在工作程序、工作方法、管理制度上都是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，隨然現(xiàn)在顯現(xiàn)的還不是很明顯，但隨著辦公現(xiàn)代化程度逐漸深入，由此產(chǎn)生的矛盾和工作瓶頸會(huì)逐步加劇。。
傳統(tǒng)的檔案管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代化辦公方式，做到檔案收集、檔案管理、檔案利用等方面能夠適應(yīng)新形式，那么只是探索一套新的檔案管理模式，如管理制度、工作程序、工作方法、利用手段等，為齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院教育教學(xué)工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。。
（二）實(shí)現(xiàn)途徑
1.必須擁有一支適應(yīng)時(shí)展的檔案管理人才隊(duì)伍。我們傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)載體為主的檔案管理工作，按照檔案管理相關(guān)工作制度和工作方法開展工作，通過多年的工作已經(jīng)建立了一套完善的檔案管理制度，積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。而在現(xiàn)代化辦公條件和方法下，檔案管理工作也已逐步向著現(xiàn)代化和數(shù)字化方向發(fā)展，面對(duì)檔案管理工作中產(chǎn)生的新問題，那么能夠擁有一支適應(yīng)時(shí)展的檔案管理隊(duì)伍是更好地完成檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，當(dāng)前檔案管理工作需要培養(yǎng)一批年輕化、專業(yè)化隊(duì)伍。一是要做好專門人才的引進(jìn)、吸納；二是對(duì)原有檔案管理人員進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握新知識(shí)，盡快適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作；三是合理的組織形式。
2.修訂完善檔案管理制度是保證檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)?，F(xiàn)在齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院檔案管理各項(xiàng)制度共十四個(gè)，主要包括《檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱管理制度》、《檔案室工作制度》等，這些工作制度都是建立在紙質(zhì)載體為主的形式之下，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。需要我們根據(jù)檔案管理工作現(xiàn)狀，充分進(jìn)行調(diào)研和分析，建立和完善一套適合檔案管理工作現(xiàn)狀制度體系，保證在學(xué)院推進(jìn)無紙化辦公條件下檔案管理工作順利開展。主要面向電子文檔、聲像、圖片等數(shù)字信息，要從形成、收集、鑒定、管理、利用等環(huán)節(jié)入手，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和已成熟的經(jīng)驗(yàn)，自上而下逐步展開。規(guī)范制度不能自搞一套，要建立科學(xué)化、規(guī)范化和兼容性強(qiáng)的工作制度來指導(dǎo)檔案管理工作實(shí)際。
3.檔案載體的變化給檔案工作方法和程序帶來了新問題。自從紙張的誕生檔案載體就從原始的石頭、行簡、青銅等逐步轉(zhuǎn)向?yàn)榧堎|(zhì)載體，并形成了現(xiàn)在的關(guān)于紙質(zhì)檔案的一套完整的管理體制與工作程序。過去我們一直著重檔案的實(shí)體性，因其作為歷史的見證，它具有原始性、唯一性,可以說“原件”就是傳統(tǒng)檔案的靈魂。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公以高工作效率、低成本逐步推廣開來，以至于在日常工作中大量的產(chǎn)生電子文檔等以磁盤和光盤等介質(zhì)保存的文件，這些以虛擬形式存在的文件，在編輯、修改、傳遞、復(fù)制等方面相當(dāng)方便和快捷。
四、具體工作方法
一、以人為本，注重人才引進(jìn)和培養(yǎng)。并將電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用納入文字處理人員崗位職責(zé)之中。按照電子文件處理的要求保證歸檔電子文件的真實(shí)性。
二、檔案管理應(yīng)是實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理。紙質(zhì)檔案具有直觀性和法律效力的原始憑據(jù)。而電子檔案具有不確定性，但其形成、傳遞和數(shù)據(jù)共享相對(duì)于紙質(zhì)檔案更加便捷，能夠大大提高我們的工作效率。作為現(xiàn)代化辦公發(fā)展的方向，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，同時(shí)要更好的開發(fā)電子檔案的價(jià)值。
三、電子檔案的形成應(yīng)有一套規(guī)范的制度和程序。在電子檔案形成時(shí)就應(yīng)確定其是否在歸檔范圍，在歸檔時(shí)將電子檔案制成光盤或其它數(shù)字承載形式，上交檔案室進(jìn)行歸檔，上交時(shí)要上交二份，一份進(jìn)行永久保存，一份備查利用。
四、檔案室在接收時(shí)要認(rèn)真檢查。檢查電子檔案的完整性、有效性和原始性，保證接收電子檔案是否有信息破損或是被非正常改動(dòng)。
五、電子檔案保管應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。配備電子檔案保管設(shè)施和設(shè)備，達(dá)到防寫處理，豎立存放，避免擠壓，遠(yuǎn)離磁場和強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離，環(huán)境溫度和相對(duì)濕度達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的安全與完整。
參考文獻(xiàn)：
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一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對(duì)象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對(duì)森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲(chǔ)可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲(chǔ)，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上會(huì)出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時(shí)間的長久，就會(huì)發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對(duì)檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對(duì)能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。
當(dāng)今社會(huì)已邁入到數(shù)字時(shí)代，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案的信息化管理已成為檔案管理的必然發(fā)展方向，檔案的信息管理就是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。20世紀(jì)后期以來，全球開始從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)最顯著的特征是，知識(shí)對(duì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)率占有主導(dǎo)地位，知識(shí)經(jīng)濟(jì)呼喚知識(shí)管理，現(xiàn)代知識(shí)管理正是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的背景下應(yīng)運(yùn)而生的一種全新的管理理論與管理方法，它主要應(yīng)用于企業(yè)管理中，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)管理也被引入到檔案界，英國檔案與文件管理專家邁克爾?庫克在2001年11月17日至18日于中國人民大學(xué)檔案學(xué)院主辦的“21世紀(jì)的社會(huì)記憶――中國首屆檔案學(xué)博士論壇”時(shí)指出：我們可以宣布自己已步入知識(shí)管理領(lǐng)域，知識(shí)管理也是整個(gè)檔案界未來的重要發(fā)展方向?？梢哉f檔案管理在經(jīng)歷了檔案實(shí)體管理、檔案信息管理、檔案信息資源管理后必然步入到知識(shí)管理的階段。那么到底什么叫知識(shí)管理？有人認(rèn)為，知識(shí)就是信息，知識(shí)管理就是信息管理，這是典型的對(duì)知識(shí)管理的狹隘理解，筆者認(rèn)為要明確知識(shí)管理的概念，首先要區(qū)分一下幾組不同的概念。
二、區(qū)分知識(shí)與信息
首先，知識(shí)并不等于信息。信息只是知識(shí)的一部分。根據(jù)1996年經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織（OECD）的《以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》報(bào)告，知識(shí)包括四大類：1，“知道是什么”的事實(shí)知識(shí)（know-what）；2，“知道為什么”的原理知識(shí)（know-why）；3，“知道怎樣做”的技能知識(shí)（know-how）；4，“知道是誰的”人際知識(shí)（know-who）。由此可見，知識(shí)的概念比信息的概念要廣泛的多。信息僅限于“知道是什么”、“知道為什么”，即是記錄于一定物質(zhì)上的知識(shí)，我們稱之為“顯性知識(shí)”。而“知道怎樣做”、“知道是誰”，是存儲(chǔ)于人們大腦的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅、體會(huì)、感悟等尚未公開的秘密知識(shí)，或者只可意會(huì)而難以表達(dá)的知識(shí)，我們稱之為“隱性知識(shí)”。這些隱性知識(shí)不屬于信息的范疇。
其次，知識(shí)是有用的信息，信息分為正確信息和虛假信息，有用信息和無用信息，而知識(shí)都是正確的、有用的信息。
三、區(qū)分檔案管理和知識(shí)管理
首先，從管理層面來看，檔案管理主要是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法；而知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。
從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對(duì)文件、檔案實(shí)體（載體）的管理；而知識(shí)管理更重視對(duì)文件、檔案內(nèi)容（信息、知識(shí)）的管理。
從管理范圍來看，檔案管理的對(duì)象限于文件、檔案；而知識(shí)管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識(shí)，還要管理圖書情報(bào)之類的外源顯性知識(shí)以及員工大腦中的隱性知識(shí)。
從管理側(cè)重點(diǎn)來看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價(jià)值、長遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值；知識(shí)管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類型知識(shí)的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。
從管理特點(diǎn)來看，檔案管理更強(qiáng)調(diào)對(duì)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識(shí)管理則鼓勵(lì)一種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P(guān)注自身的良好定義的政策和可審計(jì)的程序，而知識(shí)管理致力于以一個(gè)不受約束的、寬組織的創(chuàng)造力和知識(shí)交易的方式忽視組織傳統(tǒng)。”
四、區(qū)分知識(shí)管理與信息管理
信息管理只是知識(shí)管理的基礎(chǔ)和重要組成部分，知識(shí)管理不僅僅是信息管理的發(fā)展和延伸，更是對(duì)信息管理的變革和超越。
1.信息管理僅僅注重對(duì)顯性知識(shí)的管理，而知識(shí)管理更注重對(duì)隱性知識(shí)的管理。知識(shí)連線有限責(zé)任公司的首席執(zhí)行官榮.楊（Ron Yang）說：顯性知識(shí)可以說是冰山的尖端，隱性知識(shí)則是隱藏在冰山底部的大部分。隱性知識(shí)是智力資本，是給大樹提供營養(yǎng)的樹根，顯性知識(shí)不過是樹的果實(shí)。而且隱性知識(shí)往往具有獨(dú)占性，開發(fā)利用價(jià)值比較高，管理難度更大。
2.信息管理僅僅側(cè)重于對(duì)現(xiàn)有信息的收集、整理，而知識(shí)管理更側(cè)重于對(duì)新知識(shí)的生產(chǎn)、創(chuàng)造。
3.信息管理僅僅重視對(duì)信息本身和信息技術(shù)的管理，而知識(shí)管理更重視信息、知識(shí)活動(dòng)的過程和人員的管理。
4.信息管理僅僅關(guān)注在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，以適當(dāng)?shù)姆绞?、向適當(dāng)?shù)娜藛T提供適當(dāng)?shù)男畔ⅲ瑢⑿畔⒑唵蔚匾暈槊赓M(fèi)資源，未能對(duì)知識(shí)進(jìn)行資本化運(yùn)作以實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值；而知識(shí)管理將知識(shí)視為最重要的戰(zhàn)略資源，追求知識(shí)的增值。
可見，知識(shí)管理不是信息管理的簡單延伸和發(fā)展，而是對(duì)信息管理的一種變革和超越。
五、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對(duì)的主要是對(duì)文檔這種顯在知識(shí)的管理。
2、從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析，知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對(duì)象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析。檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無疑也針對(duì)這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。
知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競爭力。檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對(duì)組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來說，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
六、知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能。作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理；強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)利用；實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)；實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。
2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。
關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；制度改革
中圖分類號(hào): D630文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791(2011)03(a)-0000-00
1要加大宣傳工作的力度
要結(jié)合普法教育、結(jié)合人才資源開發(fā)工作、結(jié)合本地區(qū)、本單位人事檔案管理的實(shí)際，充分利用報(bào)刊、廣播電視和網(wǎng)絡(luò)等多種輿論工具，廣泛宣傳人事檔案管理在人才資源開發(fā)中的重要地位和作用。通過宣傳教育，使大家都認(rèn)識(shí)到，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，無論是企業(yè)的競爭，還是一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的競爭，最終就是人才的競爭。一個(gè)不重視人事檔案管理的部門和單位，一個(gè)對(duì)人事檔案所蘊(yùn)藏的豐富的人才信息資源沒有充分認(rèn)識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)，就不可能更多地發(fā)現(xiàn)人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競爭中立于不敗之地。要使干部職工自覺增強(qiáng)檔案意識(shí)，牢固樹立價(jià)值觀念、信息觀念、法制觀念和服務(wù)觀念，真正把人事檔案管理工作列入議事日程，擺上重要位置，切實(shí)抓好。
2要加大體制創(chuàng)新的力度
人事檔案應(yīng)逐步從“單位檔案”向“社會(huì)檔案”轉(zhuǎn)變。實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理。長期以來，由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的長期禁錮，“人是國家的、地區(qū)的、部門的、單位的”的傳統(tǒng)觀念根深蒂固，從上學(xué)直至畢業(yè)分配，個(gè)人選擇的余地相當(dāng)小，人事檔案也隨之成為地區(qū)所有、單位所有，人事檔案變成“單位檔案”。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，人的屬性己經(jīng)發(fā)生了根本性變化:人是屬于全社會(huì)而不僅僅屬于某個(gè)地區(qū)、部門或者單位。只是在某個(gè)時(shí)段區(qū)間里，人與單位訂有勞動(dòng)合同，存在勞動(dòng)關(guān)系，而一旦勞動(dòng)關(guān)系解除，人自然而然又回歸社會(huì)。人的屬性己經(jīng)從“單位人”轉(zhuǎn)變成為“社會(huì)人”，人才‘流動(dòng)已經(jīng)成為個(gè)人與社會(huì)發(fā)展的必然。所以，人事檔案管理也應(yīng)順應(yīng)這一變革，實(shí)行社會(huì)化管理，變“單位檔案”為“社會(huì)檔案”。只有這樣，才能與人的社會(huì)化屬性相一致，也只有這樣，才能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律。我們可以看到，人事檔案制度的人本化必然以承諾個(gè)人的自由與流動(dòng)、發(fā)展的權(quán)利為前提，只有實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系的分離，實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會(huì)化管理，才能實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)組合。至于社會(huì)化管理的具體模式，可以借鑒美國、加拿大等國的經(jīng)驗(yàn)，先建立地區(qū)性的人事檔案管理中心，由政府賦予專門的職能，集中管理一個(gè)地區(qū)的人事檔案，在條件相對(duì)成熟后，再建立全國性的管理機(jī)構(gòu)。這樣，既可解決目前人事檔案多頭管理的問題，也可以擺脫“死檔”、“棄檔”現(xiàn)象大量存在的困境。
3要加大政策創(chuàng)新的力度
社會(huì)化是人事檔案管理的方向，但它的實(shí)施涉及改革的深層次矛盾和高層次決策問題，而且需要其他社會(huì)改革配套進(jìn)行，不可能一墩而就，因此，在大力推進(jìn)人事檔案管理社會(huì)化進(jìn)程的同時(shí)，必須抓緊進(jìn)行政策創(chuàng)新。就當(dāng)前來說，當(dāng)務(wù)之急就是各地方黨委組織和政府人事等有關(guān)部門要負(fù)責(zé)牽頭相關(guān)組織對(duì)各級(jí)各單位是否具有人事檔案管理權(quán)限進(jìn)行資格認(rèn)定，并實(shí)行年審制度，符合條件的發(fā)給資格證書，年審不合格的，限期整改合格，否則取消其檔案管理資格。其次是要規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，盡量減少陳舊、不合時(shí)宜的信息。第三是要貫徹公開、公平、公正原則，揭開多年來籠罩在人事檔案頭上的神秘面紗，尊重和維護(hù)公民個(gè)人的知情權(quán)，將人事檔案作為社會(huì)信息源之一，有條件地向社會(huì)開放，特別向本人開放，讓公民有依法維護(hù)個(gè)人檔案的權(quán)利，對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的行為，要有責(zé)任追究制度。只有令人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，也才能使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏。第四是要把人事檔案管理納入行政執(zhí)法責(zé)任制考核的內(nèi)容，加大考核力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、處理問題，確保各項(xiàng)政策法規(guī)的落實(shí)。對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的行為，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。
4要加大個(gè)性化管理的力度
真實(shí)性是人事檔案的本質(zhì)要求。人事檔案的真實(shí)性有兩個(gè)層面。第一個(gè)層面是人事檔案的客觀性、完整性、合法性，這是真實(shí)性的基礎(chǔ)層面，維護(hù)人事檔案的真實(shí)有效，來滿足對(duì)人事檔案主體的管理和一般了解；第二個(gè)層面是人事檔案的個(gè)性，是人事檔案的縱深面，體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，來滿足對(duì)人事檔案主體的篩選和使用。真實(shí)性的第一個(gè)層面是前提和基礎(chǔ)，而第二個(gè)層面則是對(duì)前者的補(bǔ)充和深化。人事檔案失去第一層面的真實(shí)，人事檔案就失去了存在的基礎(chǔ)，失去基礎(chǔ)則個(gè)性和權(quán)威都無從談起；而人事檔案失去真實(shí)的個(gè)性，則意味著失去了重要的內(nèi)容特質(zhì)和價(jià)值要素。兩個(gè)層面相互依存，有機(jī)結(jié)合，共同作用于人事檔案主體，彰顯人事檔案鮮活的生命力。但在現(xiàn)實(shí)生活中，人們對(duì)人事檔案真實(shí)性的認(rèn)識(shí)大多停留在第一個(gè)層面上。不可否認(rèn)，第一層面確系首要的，也是必須的，但對(duì)真實(shí)性的理解如果僅僅停留在第一個(gè)層面上，也顯而易見是不妥的，人事檔案的個(gè)性化同樣不容忽視。缺乏個(gè)性的人事檔案盡管客觀真實(shí)，但因它缺乏實(shí)用的信息，其價(jià)值、作用便大打折扣。真實(shí)的人事檔案需要由個(gè)性的內(nèi)容來支持，個(gè)性鮮明的人事檔案才是完整意義上的真實(shí)。人事檔案個(gè)性化管理正是要求人事檔案形成部門和形成者需要兼?zhèn)湔哂^念、責(zé)任觀念和創(chuàng)新觀念，在客觀公正、實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，，去體現(xiàn)出不同人事檔案主體的特點(diǎn)和個(gè)性，檔案內(nèi)容要與主體多元化、社會(huì)職能多樣化相適應(yīng)，根據(jù)不同類型人員，可采用不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容，尤其是需要增加反映個(gè)人綜合能力、專業(yè)素質(zhì)、科研水平等實(shí)際材料；處于社會(huì)轉(zhuǎn)型期，人事檔案內(nèi)容更應(yīng)與建立市場經(jīng)濟(jì)條件下的個(gè)人信用體系相聯(lián)系，增添諸如個(gè)人身份證明、履約情況、銀行信用記錄、涉案情況等信用記錄材料。更通俗而言，也就是對(duì)不同類型的人才提供不同的檔案服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是一種新型的檔案信息形態(tài)，是信息時(shí)代檔案管理領(lǐng)域的一場革命，它能夠把分散于不同地區(qū)、不同單位、不同載體的人事檔案資源，以數(shù)字化的形式貯存起來，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)接起來，是提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源社會(huì)共享的最有效途徑。
結(jié)語
人事檔案管理制度作為一項(xiàng)公共政策，在社會(huì)轉(zhuǎn)型的大背景下，面對(duì)傳統(tǒng)人事檔案政策老化失效這一現(xiàn)實(shí)情況，必須做出積極回應(yīng):探索良性的政策替代方案，選擇科學(xué)的最佳路徑，本著“以人為本”和“以民為本”的基本理念進(jìn)行合理而有效的改革與創(chuàng)新?？梢韵胍?，人事檔案管理制度只有走更科學(xué)、更富實(shí)效的創(chuàng)新改革之路，才能最大限度地發(fā)揮人力資源的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使我國人口資源的潛在優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的人才優(yōu)勢，促進(jìn)人力資源的有效、優(yōu)化配置。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：房屋拆遷 產(chǎn)權(quán)檔案管理 關(guān)系
一、產(chǎn)權(quán)管理部門在房屋拆遷之前要積極配合有關(guān)單位的工作
在拆遷工作進(jìn)行的前期，產(chǎn)權(quán)的相關(guān)管理部門要積極的配合有關(guān)單位的工作，并主動(dòng)的介入到管理工作中去，協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好拆遷范圍內(nèi)的房屋調(diào)查工作。
第一，對(duì)房地產(chǎn)的權(quán)屬檔案進(jìn)行查閱。城市房屋拆遷范圍內(nèi)的房屋一般處于城市的繁華地帶，其產(chǎn)權(quán)形式具有多樣性的特點(diǎn)，再加上產(chǎn)權(quán)關(guān)系的復(fù)雜性，只有通過查閱房地產(chǎn)權(quán)屬檔案才能夠了解其真實(shí)的內(nèi)容。對(duì)此，產(chǎn)權(quán)管理部門應(yīng)該與拆遷單位以及評(píng)估機(jī)構(gòu)等進(jìn)行協(xié)調(diào)，對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行查閱，明確房屋的合法權(quán)屬、建筑面積、設(shè)計(jì)用途朝向等，這樣，就能夠?qū)⒁疬w房屋的狀況有一個(gè)全面的了解，有利于拆遷工作的有效開展。
第二，做好現(xiàn)場的勘測調(diào)查工作。雖然房地產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)檔案能夠?qū)Ψ课莸幕厩闆r有一個(gè)準(zhǔn)確的反映，但是仍會(huì)有一部分的房屋因?yàn)槭芨鞣N因素的影響而沒能夠確權(quán)登記，在這些沒有確權(quán)登記的房屋中，甚至還有一部分房屋是違章建筑以及臨時(shí)建筑的簡易房屋。此外，經(jīng)過確權(quán)登記的房屋中，有一部分在登記發(fā)證以后又重新的翻修和擴(kuò)建，這些房屋在修建后也沒能夠及時(shí)的申請(qǐng)變更登記，這就導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案中所登記的內(nèi)容與實(shí)際情況不符。要想解決以上所提到的問題，還應(yīng)該要求產(chǎn)權(quán)管理部門與評(píng)估人員以及拆遷當(dāng)事人在現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地勘測來獲得較為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，從而確定符合實(shí)際情況的拆遷補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)。
二、強(qiáng)化強(qiáng)拆范圍內(nèi)房屋的產(chǎn)權(quán)限制管理工作
一旦房屋被列入拆遷范圍內(nèi)，當(dāng)拆遷公告時(shí)，其土地的使用權(quán)就已經(jīng)被收回了或者由其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行拍賣、轉(zhuǎn)讓，這就使得拆遷范圍內(nèi)房屋在產(chǎn)權(quán)處置上受到了一定的限制。對(duì)此，相關(guān)的管理人員應(yīng)該熟知《城市房屋拆遷管理?xiàng)l例》、《城市房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓管理規(guī)定》、《城市房屋抵押管理辦法》等，并在進(jìn)行管理工作的過程中，能夠靈活的運(yùn)用，從而有效的提高其工作效率。
如，在《城市房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓管理規(guī)定》的第六條第三款中就有規(guī)定“依法收回土地使用權(quán)的房地產(chǎn)不得轉(zhuǎn)讓”，以及在《城市房屋抵押管理辦法》的第八條第四款中規(guī)定的“依法納入拆遷范圍的房地產(chǎn)不得抵押”等。
三、做好對(duì)已拆遷房屋的消籍以及新房屋登記的工作
第一，對(duì)于拆除房屋的滅籍工作。在房屋拆遷結(jié)束以后，被拆遷的房屋就不存在了，所以要對(duì)這一房屋原有的產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行滅籍處理。在開展這一工作的過程中，相關(guān)人員應(yīng)該按照《城市房屋權(quán)屬登記管理辦法》中第二十四條規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行處理，其內(nèi)容主要為：“因房屋滅失、土地使用權(quán)屆滿、他項(xiàng)權(quán)利終止等，權(quán)利人應(yīng)當(dāng)自事實(shí)發(fā)生之日起30日內(nèi)申請(qǐng)注銷登記?！钡窃诓疬w的過程中，許多當(dāng)事人最為關(guān)心的是拆遷補(bǔ)償?shù)膯栴}，其在取得拆遷補(bǔ)償安置之前是不會(huì)主動(dòng)到產(chǎn)權(quán)登記部門辦理注銷等級(jí)的。針對(duì)這一現(xiàn)象，產(chǎn)權(quán)登記部門的相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)《城市房屋權(quán)屬登記管理辦法》中第二十五條規(guī)定內(nèi)容的要求，將注銷被拆遷房屋權(quán)屬證書的書面說明送到產(chǎn)權(quán)人的手中，并收回原房屋權(quán)屬證書。此外，還要對(duì)登記簿冊(cè)上的一些資料進(jìn)行修正或更改，使得產(chǎn)權(quán)資料所體現(xiàn)出的內(nèi)容與實(shí)際情況相符。
第二，對(duì)于新建房屋的登記工作。房屋拆遷過程中的補(bǔ)償安置是非常重要的，其中一部分的補(bǔ)償安置可以采取原地補(bǔ)償?shù)姆绞竭M(jìn)行，所以，新建成的房屋產(chǎn)權(quán)關(guān)系相對(duì)來說就會(huì)復(fù)雜一些。而為了有效的減少產(chǎn)權(quán)糾紛的發(fā)生，保障拆遷雙方當(dāng)事人的切身利益，產(chǎn)權(quán)管理部門還應(yīng)該及時(shí)的通知房屋產(chǎn)權(quán)人辦理相關(guān)的產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)。
四、完善房屋拆遷范圍內(nèi)的產(chǎn)權(quán)檔案收集與管理工作
第一，產(chǎn)權(quán)檔案的收集工作。在《城市房屋權(quán)屬登記管理辦法》中的第八條規(guī)定中就明確提出了拆遷過程中工所產(chǎn)生的房屋所有權(quán)證、房屋拆遷的批準(zhǔn)文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書等都是對(duì)被拆遷房屋進(jìn)行滅籍的依據(jù)，同時(shí)也都屬于房屋權(quán)屬檔案歸檔的范圍之內(nèi)。但是，由于現(xiàn)階段拆遷管理工作中的一些體制還不夠完善，產(chǎn)權(quán)管理部門和拆遷管理部門之間缺乏溝通和交流，從而阻礙了產(chǎn)權(quán)檔案收集工作的開展。對(duì)此，產(chǎn)權(quán)管理部門應(yīng)該與拆遷管理部門取得聯(lián)系，并在產(chǎn)權(quán)檔案收集工作方面達(dá)成協(xié)議，提高產(chǎn)權(quán)檔案收集工作的效率。此外，拆遷改造后新建房屋在辦理登記手續(xù)的時(shí)候，產(chǎn)權(quán)部門還應(yīng)該要求產(chǎn)權(quán)人提供拆遷許可等相關(guān)的證明材料。
【關(guān)鍵詞】知識(shí)服務(wù)；檔案管理模式；理論探索
在最近幾年里，隨著我國現(xiàn)代化的不斷創(chuàng)新，使我國知識(shí)產(chǎn)業(yè)不斷的發(fā)展，而且不同行業(yè)都在日益完善，以往的檔案管理形式已經(jīng)不能符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的方向，不能適應(yīng)知識(shí)發(fā)展的形式。而對(duì)于檔案管理體系的提出，是在不同企業(yè)發(fā)展需要的基礎(chǔ)上，是通過相應(yīng)的理論依據(jù)而提出來的。
一、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的提出背景
（一）時(shí)展潮流提出的要求
隨著我國社會(huì)的飛速發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)已經(jīng)朝著市場化的道路前進(jìn)，而企業(yè)屬于我國市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部門，不同部門的發(fā)展都會(huì)對(duì)市場發(fā)展帶來影響。檔案管理在企業(yè)管理中扮演重要的角色，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展有著重要意義。自從我國邁入21世紀(jì)的道路上，知識(shí)產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展促使對(duì)社會(huì)的依賴性逐漸加深，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)生愈來愈對(duì)信息的生產(chǎn)、分配等方面來促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展，而且知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)所達(dá)到目標(biāo)的基礎(chǔ)上建立的，它是為了使用知識(shí)的改變而體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值，所謂的核心內(nèi)容就是促進(jìn)社會(huì)不斷的發(fā)展。在這種形勢的發(fā)展下，相關(guān)企業(yè)以往檔案管理形式早已經(jīng)不滿足社會(huì)發(fā)展的方向，這樣就要求相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷的創(chuàng)新，要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行開發(fā)，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展。
（二）市場競爭壓力帶來的要求
我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮富強(qiáng)，使我國信息化技術(shù)也得以提升，企業(yè)的發(fā)展緊跟社會(huì)的腳步。從當(dāng)前的發(fā)展形勢上看，相關(guān)企業(yè)是在市場制度下不斷發(fā)展的。因此，企業(yè)之間所產(chǎn)生的競爭力就會(huì)隨著時(shí)間而逐漸加深，為了符合這樣的發(fā)展形勢，也為了可以開拓出更好的空間，就需要對(duì)相關(guān)企業(yè)的內(nèi)部情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟?。然而檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，隨著經(jīng)濟(jì)和市場不斷作用下，已經(jīng)做出了適當(dāng)?shù)母母铮瑥亩纬闪诵滦偷墓芾眢w系，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，為我國經(jīng)濟(jì)市場的不斷發(fā)展起到推動(dòng)作用。
二、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的內(nèi)涵
想要對(duì)企業(yè)的檔案管理的模式進(jìn)行不斷的改進(jìn)，就一定要對(duì)檔案管理的內(nèi)涵進(jìn)行深入的了解，基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理實(shí)質(zhì)上就是通過對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行有有效的編碼，并在此基礎(chǔ)上建立系統(tǒng)的檔案管理的模式，將用戶的需要作為檔案建立的依據(jù)，做到以客戶的需要為根本出發(fā)點(diǎn)，保證客戶的利益不受到損害，將客戶的信息當(dāng)做是檔案管理的重要的內(nèi)容，將客戶的這些檔案看做是企業(yè)發(fā)展的知識(shí)資產(chǎn)。進(jìn)而使得企業(yè)的檔案的管理人員證自身對(duì)于檔案管理工作的重視?；谥R(shí)服務(wù)的檔案管理的模式的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式在很大的程度上得到了完善，刺進(jìn)了企業(yè)的檔案管理模式的變革，形成對(duì)檔案的信息的評(píng)價(jià)的管理模式的創(chuàng)新，這種管理模式就是將客戶的基本信息進(jìn)行重新的編排，然后就還要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的服務(wù)系統(tǒng)的完善，加大企業(yè)對(duì)于檔案管理的人力資源的投入，不斷地對(duì)檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而促使我國企業(yè)的檔案管理的工作在不同層面上有所提高。
三、知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)
（一）知識(shí)編碼
知識(shí)編碼就是指利用精確的表現(xiàn)形式來實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的展示與共享，最終達(dá)到使得雙方都受益的交流與溝通的目的。這種理論依據(jù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)知識(shí)的不斷的創(chuàng)新與改革，使得知識(shí)的發(fā)展逐漸的顯性化，還有就是促使了知識(shí)的結(jié)構(gòu)的有序化的形成?？梢哉f，知識(shí)編碼實(shí)際上就是為檔案管理建立了一個(gè)知識(shí)的平臺(tái)，將各種與客戶有關(guān)的信息進(jìn)行有效的收集與整理，這樣就會(huì)方便了檔案管理人員的工作，他們可以直接進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，為企業(yè)的管理者的決策提供有力、有序的指引，為企業(yè)的策劃部門的方案的設(shè)計(jì)提供有效的數(shù)據(jù)。
（二）人性化服務(wù)
相關(guān)企業(yè)采取人性化的服務(wù)形式是在檔案管理工作的基礎(chǔ)上實(shí)施的，其根本因素就是服務(wù)客戶為主要核心內(nèi)容，從而為客戶制定不同的服務(wù)內(nèi)容，使用戶能夠體驗(yàn)到親切的感受，然后用戶就會(huì)在自己的腦海里形成評(píng)價(jià)，最終可以使企業(yè)能夠得到最大化的經(jīng)濟(jì)利益，使企業(yè)能夠在市場競爭中站穩(wěn)腳步。除此之外，就企業(yè)發(fā)展來看，采取人性化的服務(wù)形式是除了人才之間的競爭情況是屬于重要的組成部分。因此，倘若企業(yè)希望可以在市場競爭中站穩(wěn)，那么就應(yīng)當(dāng)將人性化服務(wù)的品質(zhì)加以提高。
四、知識(shí)服務(wù)型檔案管理工作順利開展的建議
（一）對(duì)檔案管理的理念與模式進(jìn)行創(chuàng)新
相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)打破傳統(tǒng)的管理密實(shí)，是促進(jìn)企業(yè)和同行之間的有效手段，使管理人員能夠?qū)⒂脩糇鳛橹饕?wù)對(duì)象，并且對(duì)檔案做好相應(yīng)的整理工作，促進(jìn)管理工作能夠起到靈活的效果，從而提升管理人員的工作水平。除此之外，相關(guān)企業(yè)在摸索道路的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)發(fā)展觀，采取合理的方式來對(duì)檔案工作進(jìn)行制定，只有這樣做才能夠?yàn)橐院蟮陌l(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（二）實(shí)現(xiàn)知識(shí)型檔案管理工作技術(shù)和方法的不斷創(chuàng)新
倘若想要實(shí)現(xiàn)檔案管理效率，那么相關(guān)企業(yè)就應(yīng)當(dāng)對(duì)管理工作不斷的研究、創(chuàng)新。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在具體工作中，應(yīng)當(dāng)利用合理的手段來加強(qiáng)檔案管理工作，將篩選能力加以提高，確保用戶能夠順利的找到想要的檔案。相關(guān)部門利用信息化技術(shù)不斷改善電子文件的管理。
五、結(jié)語
通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷繁榮，檔案資產(chǎn)在企業(yè)發(fā)展中占有重要的地位。因此，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作，不斷的創(chuàng)新。通過知識(shí)服務(wù)下管理體系的出現(xiàn)，能夠很好的推動(dòng)檔案管理工作的不斷發(fā)展，為企業(yè)帶來益處，確保管理工作的整體品質(zhì)。
參考文獻(xiàn)
1 高校檔案管理的概述
檔案是歷史進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，檔案保存的形式多種多樣，記載方式也形式各異。高校檔案管理是高校教育工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，承載著優(yōu)良的校史文化，對(duì)高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，高校檔案管理的主要內(nèi)容包括收集、整理、研究、編輯、保管和服等內(nèi)容，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下高校檔案管理工作側(cè)重收集、研究、利用三個(gè)方面，緊跟時(shí)展變化。高校檔案管理主要是對(duì)校園歷史事件、人物、文化、思想進(jìn)行檔案管理，其中的資源信息為高校發(fā)展實(shí)踐工作提供指導(dǎo)，與高校發(fā)展建設(shè)密不可分，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，兩者相互影響，相互促進(jìn)。
2 高校檔案管理存在的問題
2.1 依然延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理方式
高校依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，管理工作的局限性越來越大，管理方式仍然以紙質(zhì)記載為主，無法適應(yīng)信息時(shí)代下科學(xué)的管理技術(shù)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要大量的相關(guān)人員參與收集、整體、編輯、研究的管理工作中，造成了嚴(yán)重的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，而且占用教育工作者的大量時(shí)間，高校教育系統(tǒng)十分龐大，檔案資料信息來源范圍大，傳統(tǒng)的管理方式以及無法適應(yīng)這一龐大的教育系統(tǒng)。在檔案后期的利用階段，使用人員往往都是到檔案室進(jìn)行借閱，檔案資料繁多，用戶會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間去尋找，無法及時(shí)地滿足學(xué)生和教育工作者的需求，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且極易打消他們學(xué)習(xí)的積極性。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)為主，在保存這些檔案時(shí)占據(jù)檔案室大量空間，運(yùn)送、排序、陳列等過程十分繁瑣，造成了嚴(yán)重資源負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的有效進(jìn)行，紙質(zhì)檔案十分不利于保存，無法抗拒外界的影響因素，遇到如水患、火災(zāi)、偷盜時(shí)極易造成檔案的損失。
2.2 管理意識(shí)薄弱，開發(fā)利用工作落后
高校檔案作為高校教育工作的重要組成部分，關(guān)系學(xué)校教學(xué)、科研、黨政的建設(shè)工作，這就要求檔案管理人員高度重視檔案管理工作。在高校檔案管理工作中，普遍存在管理人員意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，工作人員對(duì)資料信息系統(tǒng)歸納意識(shí)薄弱，極易造成檔案材料缺失、信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)失準(zhǔn)。與此同時(shí)，高校上層領(lǐng)導(dǎo)忽略檔案管理的重要性，致使檔案管理工作人員人數(shù)較少，管理工作人員懈怠，檔案管理創(chuàng)新性不強(qiáng)，無法跟隨時(shí)展變化，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校的發(fā)展。高校檔案管理開發(fā)利用較其他教育基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相比也十分落后，甚至有的高校檔案管理工作一直處在“休眠”狀態(tài)，很少對(duì)外開放，對(duì)檔案重要性的教育工作不足，無法提高高校老師、學(xué)生、其他人員的認(rèn)識(shí)，根本沒有發(fā)揮檔案參考價(jià)值和育人價(jià)值，檔案開放利用十分落后。
2.3 管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和穩(wěn)定性
高校檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)、系統(tǒng)、專業(yè)的工作，需要大量檔案管理專業(yè)人才。但是，目前高校對(duì)檔案管理工作重視不足，無法將檔案管理工作提到工作章程上來，致使大多數(shù)高校檔案管理工作缺乏專業(yè)管理人才，而且現(xiàn)有的管理工作人員文化素養(yǎng)、道德思想、專業(yè)水平存在問題，無法將檔案進(jìn)行合理地分類，忽略校史資源信息的多樣性，導(dǎo)致檔案缺乏完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，因此檔案管理工作無法有效進(jìn)行。高校檔案管理人員嚴(yán)重缺乏穩(wěn)定性，人員流動(dòng)性大，高校往往都是臨時(shí)選用管理人員，檔案管理人員構(gòu)成比較復(fù)雜，而且在其他教育基礎(chǔ)業(yè)務(wù)增加時(shí)，會(huì)抽調(diào)檔案管理人員，部分高校甚至存在只由輔導(dǎo)員兼任，輔導(dǎo)員管理學(xué)生學(xué)習(xí)、生活工作繁重，無法顧及檔案管理工作，而且相應(yīng)的檔案管理專業(yè)技能不足，嚴(yán)重影響高校檔案管理工作的開展。
2.4 檔案管理軟硬件條件不足
近幾年，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)雖然被應(yīng)用到各項(xiàng)教學(xué)管理工作中，但是高校檔案管理卻嚴(yán)重缺乏專業(yè)設(shè)備，嚴(yán)重阻礙知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下高校檔案管理工作的信息化發(fā)展。高校檔案管理所應(yīng)用到的信息技術(shù)無法跟隨現(xiàn)代高新技術(shù)的更新發(fā)展，依然存在很大落差，檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件落后與硬件設(shè)備，這些硬件設(shè)備雖然應(yīng)用到檔案管理工作中，但是大部分檔案管理工作者缺乏使用技能，極易造成檔案資源信息的浪費(fèi)。
3 強(qiáng)化高校檔案管理的策略
3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，有效利用知識(shí)管理
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求高校檔案管理工作必須探索新型的管理模式，高校立足于檔案管理工作的實(shí)際情況，展望時(shí)展變化的形式，分析新時(shí)代下檔案管理工作將要面對(duì)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并與社會(huì)發(fā)展相接軌，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，強(qiáng)化檔案管理工作，以促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)的有效發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理將重點(diǎn)單一放在對(duì)“物”的管理上，而忽略對(duì)“人”的管理重要性，轉(zhuǎn)變這種管理模式，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性和敬業(yè)精神。與此同時(shí)，高校檔案管理工作要緊隨信息時(shí)代的發(fā)展趨勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，但不要忽略紙質(zhì)檔案的重要性，紙質(zhì)檔案的一些優(yōu)點(diǎn)是無法替代的，對(duì)于校史上的一些實(shí)物和真人真事要有效利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享和利用，不僅促進(jìn)校園教育事業(yè)發(fā)展，而且強(qiáng)化了校園的外部影響力。
3.2 構(gòu)建專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，我國全面進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，高校檔案管理人員應(yīng)不斷提高管理的專業(yè)水平、文化修養(yǎng)、信息服務(wù)能力和現(xiàn)代化管理水平等，有效利用信息知識(shí)管理，將信息技術(shù)在高校檔案管理工作中，以提高高校檔案管理人員和教職人員的工作效率，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。高校定期開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，以提高工作人員的道德修養(yǎng)為首要任務(wù)，在進(jìn)行管理工作人員的管理與服務(wù)能力的培養(yǎng)，確保檔案管理人員“以德為本”開展檔案管理工作，高校在對(duì)檔案管理人員前期選用階段，對(duì)即將任職檔案管理工作人員嚴(yán)格把關(guān)，缺乏相關(guān)人員持證上崗，高校切勿隨意選調(diào)檔案管理人員，強(qiáng)化專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。
3.3 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)
高校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要高度重視檔案管理工作，增強(qiáng)適應(yīng)時(shí)展的意識(shí)。高?？梢越⑾鄼n案管理獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)于工作效率和工作質(zhì)量較高的管理者，給予精神、物質(zhì)方面的獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)所有檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，以提高檔案管理的意識(shí)，有效地將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量[6]。此外，高校檔案管理人員應(yīng)該注重創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的開放，使教學(xué)檔案更加真實(shí)、可靠，這能夠?yàn)閯?chuàng)新提供源泉與基礎(chǔ)，作為檔案管理者來說，應(yīng)該注重對(duì)當(dāng)前教學(xué)科研工作的關(guān)注，挖掘有價(jià)值的資料內(nèi)容，對(duì)具有重要保存價(jià)值的檔案進(jìn)行科學(xué)、合理管理，從而有助于知識(shí)時(shí)代下高校檔案管理工作的發(fā)展。與此同時(shí)，高校需要構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，加快知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下檔案現(xiàn)代化進(jìn)程，科學(xué)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，使用電子文件存儲(chǔ)檔案資源信息，建立檔案網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫，以促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下高校檔案管理工作效率和質(zhì)量。
總而言之，高校檔案管理具有重要意義。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理遇到新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校教育工作者要提高對(duì)檔案管理工作的重視，結(jié)合學(xué)校檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，探索促進(jìn)檔案管理工作的有效策略，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷提高管理工作人員的技能和修養(yǎng)，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，確保知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理工作有效進(jìn)行，為高校自身的教育事業(yè)良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的重要性仍然認(rèn)識(shí)不足,“重藏輕用”現(xiàn)象比較普遍。
1.人事檔案管理制度相對(duì)落后
隨著人事制度不斷改革發(fā)展，人才流動(dòng)，單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。前幾年，筆者學(xué)院引進(jìn)了數(shù)位高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有兩名同志因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動(dòng)、派遣手續(xù)。他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到學(xué)院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位的人事審核、工資審批工作帶來不便。
2.人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后
人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。如學(xué)院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，但多年來檔案室一直是庫房，比較狹小。由于單位人事管理人員不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
二、 高校人事檔案管理的設(shè)想
隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，給高校帶來了管理多元化的特點(diǎn)，這也對(duì)人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的高校人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了高校人事管理(含檔案)的整體管理水平。
1.加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度
實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、教學(xué)部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以只有加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開放式管理模式，才能更有效地利用人才資源。
（1）建立專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案。建立專業(yè)技術(shù)人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。專業(yè)技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個(gè)人基本情況，學(xué)歷、學(xué)位證明，繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書，專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)等工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格呈報(bào)表、申請(qǐng)表、考核表和審批表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。③專業(yè)技術(shù)成果材料:著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文(分級(jí))，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，優(yōu)質(zhì)課件、研究立項(xiàng)等。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為高校管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
（2）實(shí)行人事，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放式管理。人事是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下誕生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制改革的深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。
3.提高檔案管理人員的素質(zhì)
在新形勢下，要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)“創(chuàng)造、復(fù)合、協(xié)作”等多類型人才。
4.強(qiáng)化人事檔案管理現(xiàn)代化手段
增加資金投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保高校在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：電子標(biāo)簽；RFID；實(shí)體檔案；管理系統(tǒng)；Lab VIEW
中圖分類號(hào)：TP393.02 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-1302（2013）10-0023-03
0 引 言
雖然檔案管理中已經(jīng)有計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等設(shè)備的投入，但檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息化時(shí)展的需要。傳統(tǒng)管理手段和技術(shù)存在種種弊端：檔案存放次序易被打亂，查詢耗時(shí)長，盤點(diǎn)操作不科學(xué)，失效檔案管理滯后，文件共享時(shí)效性差[1]。
針對(duì)當(dāng)前傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理的缺陷和現(xiàn)有的技術(shù)條件，在熟練掌握RFID技術(shù)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)一種基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)化、智能化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的存放、查閱、盤點(diǎn)和失效檔案管理等，能夠有效縮短管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高作業(yè)效率。
1 RFID系統(tǒng)的組成原理
1.1 RFID系統(tǒng)的組成
最基本的RFID系統(tǒng)由RFID標(biāo)簽、天線和閱讀器組成[2]，大部分的RFID系統(tǒng)還要有數(shù)據(jù)傳輸和處理系統(tǒng)，用于對(duì)讀寫器發(fā)出命令以及對(duì)讀寫器讀取的信息進(jìn)行處理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的控制管理。圖1所示是RFID系統(tǒng)的組成原理圖。
圖1 RFID系統(tǒng)的組成原理圖
1.2 RFID系統(tǒng)的工作原理
在最常見的被動(dòng)射頻系統(tǒng)中，當(dāng)附有電子標(biāo)簽的物體接近閱讀器的有效查詢范圍時(shí)，電子標(biāo)簽會(huì)將標(biāo)簽中的數(shù)據(jù)信息發(fā)送給讀寫器，讀寫器經(jīng)過內(nèi)部處理器后可將標(biāo)簽內(nèi)儲(chǔ)存的信息讀取出來，從而射頻識(shí)別系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了非接觸物體的識(shí)別[3]。在主動(dòng)射頻系統(tǒng)中，標(biāo)簽中裝有電池并可在有效范圍內(nèi)被識(shí)別。
2 總體系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)
智能檔案管理系統(tǒng)主要由RFID電子標(biāo)簽、館員終端設(shè)備、智能安全檢測門等設(shè)備構(gòu)成?？傮w結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介并粘貼在檔案袋上，在其芯片中存儲(chǔ)該檔案的基本信息和借用、歸還記錄；利用RFID讀寫設(shè)備與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理。同時(shí)，出入口處的智能安全檢測門有自動(dòng)防盜和檔案出入庫確認(rèn)功能。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)如圖3所示。
2.1 檔案電子標(biāo)簽的選擇
電子標(biāo)簽的選擇應(yīng)該避免在基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中牽涉到過多的射頻識(shí)別電子標(biāo)簽的驗(yàn)證數(shù)據(jù)所需要的細(xì)節(jié)，以保證檔案管理系統(tǒng)能夠以最簡單的方式通過閱讀器讀寫射頻識(shí)別電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)?？紤]成本的原因，本系統(tǒng)選用NXP公司ICODE SLI-SY標(biāo)簽，該標(biāo)簽價(jià)格低廉，其工作頻率也不受政府約束，為檔案文件專用 。
2.2 館員終端設(shè)備設(shè)計(jì)
館員終端設(shè)備主要包括中距離讀寫器和館員工作站。中距離讀寫器具有快速防沖突解析和讀寫能力，讀寫距離可達(dá)35 cm以上。館員工作站以管理電腦、管理軟件為基礎(chǔ)，具有對(duì)進(jìn)、出檔案信息的識(shí)別和數(shù)據(jù)處理的系統(tǒng)設(shè)備，自動(dòng)識(shí)別貼有標(biāo)簽的檔案是否合法出入，為館員提供流通檔案操作平臺(tái)。
2.3 智能安全檢測門設(shè)計(jì)
RFID智能安全檢測門是一套R(shí)FID智能門禁系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)n案出入門口自動(dòng)識(shí)別，并具有聲光報(bào)警功能；同時(shí)，自動(dòng)開啟和關(guān)閉通道，并能自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和顯示人員進(jìn)出次數(shù)，將出入口的控制變?yōu)橹鲃?dòng)監(jiān)控， 從而加強(qiáng)對(duì)檔案安全的管理，達(dá)到了防盜和監(jiān)控的目的。
3 管理系統(tǒng)的軟件設(shè)計(jì)
經(jīng)過充分的調(diào)研和詳細(xì)的分析，智能檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案入庫、檔案出庫、檔案盤點(diǎn)、檔案修改、實(shí)體利用等模塊 [4]，圖4所示是一個(gè)人事檔案實(shí)體管理系統(tǒng)的組成圖。
圖4中的幾個(gè)部分除了其各自的主要分工不同以外，具體的操作人員及操作對(duì)象也不同，現(xiàn)將各個(gè)部分的具體功能進(jìn)行說明。
3.1 檔案入庫模塊設(shè)計(jì)
讀卡器接收到RFID標(biāo)簽卡的卡號(hào)數(shù)據(jù)之后，自動(dòng)對(duì)比人事檔案表格中的卡號(hào)數(shù)據(jù)。如果卡號(hào)不存在人事檔案表格中，就自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到檔案入庫的選項(xiàng)卡中，然后通過在輸入框輸入數(shù)據(jù)、點(diǎn)擊 “添加”將需要的檔案數(shù)據(jù)添加進(jìn)入人事檔案表格。
3.2 檔案修改模塊設(shè)計(jì)
與添加不同的地方是，修改是其自動(dòng)搜索到人事檔案表格中的序號(hào)是已經(jīng)存在于表格中的，其也是自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到修改所在的選項(xiàng)卡中，由人手工輸入修改完成后，點(diǎn)擊“修改”，就將修改的數(shù)據(jù)整理為數(shù)組輸入到人事檔案表格中，并且提示修改成功，然后自動(dòng)清除輸入框數(shù)據(jù)。
3.3 檔案刪除模塊設(shè)計(jì)
刪除就是通過找出總覽表中的索引，然后刪除掉這一行，最后寫入人事檔案表格，并且刪除掉輸入框的數(shù)據(jù)，來達(dá)到刪除該份檔案數(shù)據(jù)的方法。
3.4 檔案表格總覽模塊設(shè)計(jì)
在初始化的過程中，程序會(huì)對(duì)人事檔案表格信息進(jìn)行第一次的讀寫，對(duì)本VI同目錄的路徑下的一個(gè)“人事檔案表格.xls”文件進(jìn)行讀取電子表格，然后生成了檔案表格的總覽。
3.5 檔案批量查詢模塊設(shè)計(jì)
在使用程序的時(shí)候，點(diǎn)擊“查詢”，會(huì)出現(xiàn)所要輸入的參數(shù)，包括姓名、部門、職務(wù)、性別、民族、學(xué)歷、入職起止年份和位置，都可以進(jìn)行搜索查詢。其原理就是在人事檔案表格里面讀到了查詢部分的每一位的字符數(shù)據(jù)，然后對(duì)比那個(gè)查詢部分的輸入數(shù)據(jù)看看有沒有。如果有的話，不管哪一個(gè)部分存在的，就會(huì)把存在的那一行的數(shù)據(jù)停留記錄下來，最后顯示在查詢結(jié)果的界面。
4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中的關(guān)鍵技術(shù)
4.1 基于Lab VIEW技術(shù)的上位機(jī)界面
開發(fā)智能管理系統(tǒng)的語言很多，比如VB、JAVA、android和Lab VIEW等，其中Lab VIEW不僅簡單易學(xué)，而且具有更高的效率[5]。
系統(tǒng)上位機(jī)的主界面是圖形用戶界面，也是VI的前面板。該界面上有交互式的輸入和輸出兩類對(duì)象。系統(tǒng)主界面主要分為3個(gè)區(qū)域：選項(xiàng)卡區(qū)域、顯示區(qū)域和功能按鍵。圖5所示是系統(tǒng)的主界面圖。
圖5 系統(tǒng)主界面
選項(xiàng)卡區(qū)域主要包括了主界面上方的選項(xiàng)卡，主要實(shí)現(xiàn)的是各個(gè)功能之間的切換使用，如檔案查詢、修改與刪除、檔案入庫、檔案批量查詢、檔案總覽等等。
顯示區(qū)域主要包括主界面中間部分的大片區(qū)域框圖，用來觀看基礎(chǔ)信息，包括序號(hào)、工號(hào)、姓名、性別、職務(wù)、所在部門、學(xué)歷、民族、檔案分?jǐn)?shù)、籍貫、存放位置等基礎(chǔ)信息的顯示和記錄。
功能按鍵主要包括主要界面的右邊部分的一些功能按鈕，主要用來實(shí)現(xiàn)對(duì)不同功能的使用，包括修改、離職、添加和查詢等等。
4.2 串口通信的實(shí)現(xiàn)
首先要初始化端口號(hào)，從init.ini中讀取端口，然后還要初始波特率、數(shù)據(jù)位、校驗(yàn)位和停止位。在設(shè)置發(fā)送和接收的波特率時(shí)，對(duì)于通信這一塊，則首先要配置串口，如圖6所示的第二步，可通過Lab VIEW中的 VISA Serial函數(shù)進(jìn)行配置。接下來是通過VISA清空I/O的緩沖區(qū)，再由VISA讀取串口信息，進(jìn)行一定時(shí)間的延時(shí)等待后寫入信息到上位機(jī)。而對(duì)于下位機(jī)，則要在上位機(jī)向系統(tǒng)發(fā)送更改波特率的命令。雙方同時(shí)默認(rèn)的數(shù)據(jù)格式為：波特率 9 600 b/s， 1位起始位、8位數(shù)據(jù)位、1位停止位，無奇偶校驗(yàn)位。最后如果初始成功了，就可以正常通信；初始不成功，就會(huì)提示無此串口或該串口被其他軟件占用。
圖6 串口讀寫框圖
如果改變了串口號(hào)，就會(huì)進(jìn)入open，將會(huì)再一次對(duì)一個(gè)新的串口進(jìn)行打開，就好重復(fù)化，函數(shù)是一模一樣的。如果端口、校驗(yàn)位、數(shù)據(jù)位、停止位的值改變，即沒有關(guān)閉的情況下直接換了參數(shù)，就會(huì)進(jìn)入這個(gè)部分。退出就是關(guān)閉串口，也會(huì)關(guān)閉VISA。
4.3 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫是智能管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)， 數(shù)據(jù)庫在智能管理系統(tǒng)的支持下完成信息的搜集、整理、存儲(chǔ)、檢索、更新、加工、統(tǒng)計(jì)和等功能[6]。 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的主要任務(wù)是根據(jù)用戶的信息需求、處理需求以及運(yùn)行環(huán)境的特性，設(shè)計(jì)出合理的數(shù)據(jù)模式，確定數(shù)據(jù)庫類型，確定數(shù)據(jù)庫的安全保密措施和共享機(jī)制。
4.3.1 數(shù)據(jù)庫的連接
LabSQL與數(shù)據(jù)庫之間是通過ODBC連接的。使用LabSQL 之前，需要在 Windows 操作系統(tǒng)中的ODBC數(shù)據(jù)源中創(chuàng)建一個(gè)DSN（data source name，名）。LabSQL與數(shù)據(jù)庫之間的連接就是建立在DSN基礎(chǔ)之上的。否則，LabSQL 將無法正常訪問數(shù)據(jù)庫。其連接流程如圖7所示。
圖7 LabSQL與數(shù)據(jù)庫連接框圖
4.3.2 數(shù)據(jù)庫的操作
使用LabSQL進(jìn)行數(shù)據(jù)庫操作[7]的流程如圖8所示。
圖8 數(shù)據(jù)庫操作流程
利用第三方軟件LabSQL對(duì)數(shù)據(jù)庫訪問時(shí)，其操作步驟可簡單概括為：與ADO建立連接；打開數(shù)據(jù)源；執(zhí)行數(shù)據(jù)寫入、查詢、刪除、修改等操作；關(guān)閉與數(shù)據(jù)庫的連接。
5 結(jié) 語
通過對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)了基于 RFID 智能檔案管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)投入到廣東石油化工學(xué)院人事處檔案管理工作中，較好實(shí)現(xiàn)了檔案管理智能化，提高了檔案管理的工作效率和管理水平，為檔案管理工作注入新的活力。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]魏鳳梅. 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)[J].中國檔案，2013（4）：66-67.
[2]暴建民.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與應(yīng)用導(dǎo)論[M].北京：人民郵電出版社，2011.
[3].物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及應(yīng)用[M].北京：國防工業(yè)出版社，2011.
[4]楊玉梅，黎仁國.基于RFID物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理研究于設(shè)計(jì)[J].檔案學(xué)研究，2012（4）：62-64.
[5]夏紅梅，胡柏青，潘華.基于LabVIEW開發(fā)環(huán)境的圖書館管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J]. 科學(xué)技術(shù)與工程，2007（3）：402-405.