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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；干部人事檔案管理；現(xiàn)狀分析
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2015年8月28日
一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀
山東省機(jī)關(guān)事業(yè)單位目前仍沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權(quán)限，由主管的組織或人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，多數(shù)單位是由負(fù)責(zé)人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業(yè)的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質(zhì)檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，尚未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象嚴(yán)重。在檔案審核和干部基本信息認(rèn)定方面，很多地方和單位仍沿用舊時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，未能及時(shí)更新檔案管理人員的知識(shí)技能，導(dǎo)致某些干部的基本情況和個(gè)人經(jīng)歷等信息不準(zhǔn)確，甚至不真實(shí)。
2014年底，省委組織部下發(fā)了《全省干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》，全面部署了針對(duì)山東省公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理人員、國有企事業(yè)單位人員的檔案專項(xiàng)審核工作，重點(diǎn)審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，對(duì)干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。
二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題
（一）有關(guān)方面對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不充分。檔案管理工作常常被認(rèn)為僅僅是紙質(zhì)材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務(wù)。導(dǎo)致檔案工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，用哪本查哪本，調(diào)哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對(duì)檔案不夠重視。有些干部認(rèn)為自己沒有晉升空間，檔案對(duì)自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會(huì)入檔，因此填寫時(shí)態(tài)度較隨意，經(jīng)常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個(gè)人的工資獎(jiǎng)金、福利待遇、勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等密切相關(guān)，更關(guān)系到干部的晉升、調(diào)動(dòng)、退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。
（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實(shí)則對(duì)從業(yè)人員素質(zhì)要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責(zé)任心，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗(yàn)背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時(shí)工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設(shè)備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴(yán)重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對(duì)干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。
（三）檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性有待提高
1、檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致。干部人事檔案中最重要的內(nèi)容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時(shí)間）、黨齡（入黨時(shí)間），學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個(gè)人填寫的檔案材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認(rèn)定工作增加了不必要的麻煩。
2、檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。隨著近些年干部人事檔案造假現(xiàn)象屢屢曝光，干部檔案的真實(shí)性問題成為關(guān)注焦點(diǎn)。有些干部早年因?yàn)槿雸F(tuán)、參軍或招工年齡不夠?qū)⒛挲g改大，工作后又將年齡改??；有些干部為了達(dá)到爭取提拔機(jī)會(huì)、延長任期等目的借助職務(wù)之便將年齡改小、學(xué)歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調(diào)動(dòng)，從企業(yè)到事業(yè)單位再到機(jī)關(guān)，一步步解決編制問題。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因?yàn)檫`規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀(jì)處理，甚至只是政治前途暫時(shí)受阻；二是因?yàn)槿狈m錯(cuò)機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動(dòng)調(diào)查程序、由誰調(diào)查、怎樣調(diào)查，整個(gè)過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程。
3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實(shí)際情況有出入。檔案材料內(nèi)容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實(shí)完善檔案內(nèi)容，才能客觀地全面反映干部的真實(shí)情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學(xué)取得的學(xué)歷學(xué)位材料，職務(wù)職稱調(diào)整、調(diào)動(dòng)形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)影響檔案材料的完整性。例如，學(xué)歷材料一般要有入學(xué)、上學(xué)、畢業(yè)三個(gè)環(huán)節(jié)的系列材料才算完備，有的干部檔案中學(xué)歷材料只有畢業(yè)生登記表或者畢業(yè)證書復(fù)印件，材料不完備導(dǎo)致學(xué)歷認(rèn)定工作較為困難。
4、檔案轉(zhuǎn)遞及材料收集過程中審核、把關(guān)不嚴(yán)格。干部人事檔案管理中會(huì)出現(xiàn)材料不完備、不真實(shí)的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴(yán)把關(guān)。一方面雖然管檔單位都會(huì)制定人事檔案管理制度，但是實(shí)際操作中往往執(zhí)行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出干部檔案時(shí)，不出具介紹信，不辦理查借閱手續(xù)，不按要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞單，不及時(shí)回復(fù)回執(zhí)單等，形成檔案管理漏洞，導(dǎo)致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；另一方面由于檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通、經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準(zhǔn)確、不真實(shí)的情況時(shí)，或沒有能力判斷甄別，或當(dāng)時(shí)發(fā)現(xiàn)卻沒有及時(shí)處理，導(dǎo)致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續(xù)的檔案管理工作帶來一系列麻煩。
（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務(wù)也處于被動(dòng)、滯后的服務(wù)狀態(tài)。有些單位甚至沒有專業(yè)化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術(shù)人才、建立先進(jìn)的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發(fā)了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務(wù)員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數(shù)據(jù)更新維護(hù)不及時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)各個(gè)庫的信息互相矛盾的現(xiàn)象。因此，當(dāng)前干部人事檔案信息開發(fā)利用最大的難點(diǎn)在于能否開發(fā)一款可以整合信息、實(shí)現(xiàn)資源共享，方便更新維護(hù)、可操作性強(qiáng)的信息管理系統(tǒng)軟件。
三、解決干部人事檔案管理問題的對(duì)策建議
（一）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性
1、成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位以局為單位，設(shè)立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護(hù)、信息錄入等工作。在人員選擇標(biāo)準(zhǔn)上，必須滿足政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、工作作風(fēng)踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請(qǐng)專家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案和計(jì)算機(jī)方面的上崗培訓(xùn)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。
2、嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時(shí)收集、歸檔。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員入口管理中，對(duì)新增的人事檔案及散材料要進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補(bǔ)充的檔案材料及時(shí)通知到單位或個(gè)人，限期補(bǔ)充完整，否則不予歸檔。對(duì)于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時(shí)應(yīng)強(qiáng)調(diào)入檔材料的重要性、與個(gè)人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時(shí)歸入個(gè)人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時(shí)，應(yīng)做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息。
3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢。檔案管理部門在與干部個(gè)人溝通時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補(bǔ)充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認(rèn)為檔案不重要，缺材料也沒關(guān)系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時(shí)補(bǔ)充收集檔案材料。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理部門與紀(jì)檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)本單位內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調(diào)，確保人事檔案及檔案材料轉(zhuǎn)遞順暢、收集齊全、歸檔及時(shí)。
（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)
1、做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備，即做好紙質(zhì)檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎(chǔ)。目前，山東省對(duì)干部人事檔案管理的要求是對(duì)檔案進(jìn)行二級(jí)分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級(jí)分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
2、著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應(yīng)該按照機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部管理的實(shí)際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護(hù)。
3、加強(qiáng)人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價(jià)值。檔案管理部門應(yīng)制定規(guī)范的工作流程，及時(shí)做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對(duì)于上級(jí)部門要求報(bào)送的信息和數(shù)據(jù)，加快統(tǒng)計(jì)上報(bào)時(shí)效性。
4、嚴(yán)格安全保密制度，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守人事檔案管理的相關(guān)政策，對(duì)檔案資料的保密級(jí)別進(jìn)行細(xì)分界定，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能對(duì)不同保密級(jí)別的信息進(jìn)行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護(hù)工作，確保檔案資料的安全和完整。
主要參考文獻(xiàn)：
[1]林曉云.淺析人事檔案的管理與利用[J].北京檔案，2010.8.
1 存在問題
近年來，為了適應(yīng)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，保證農(nóng)村建檔工作的順利實(shí)施，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門對(duì)“村檔鄉(xiāng)管”進(jìn)行了積極有益的探索和嘗試。隨著“村檔鄉(xiāng)管”工作的逐步深入，一些問題逐漸顯現(xiàn)出來。
1.1 村級(jí)干部檔案意識(shí)淡薄。部分村級(jí)干部檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，無法將檔案材料收集充分，結(jié)果部分檔案殘缺不全。有的村級(jí)干部對(duì)應(yīng)存檔的材料未按照要求及時(shí)存檔，甚至為牟取私利占為己有。部分村級(jí)干部更換頻繁，在任期間無暇顧及檔案管理工作，加上新任村級(jí)干部未能及時(shí)與往任干部溝通，久而久之檔案管理工作便被拋諸腦后。
1.2 村級(jí)檔案管理水平低。村級(jí)檔案管理工作通常由村會(huì)計(jì)或干部負(fù)責(zé)管理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，致使檔案管理工作水平低下；部分行政村工作條件較差，沒有設(shè)立專門的檔案室，有的雖然有檔案室，但是缺乏專門的檔案管理柜等用品，檔案隨處堆放，極易發(fā)生火災(zāi)、霉變或被蟲蛀鼠咬等，釀成不可挽回的損失。
1.3 檔案管理發(fā)展不平衡。不同地區(qū)的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在較大差異，檔案管理工作也有較大差距。例如，一些經(jīng)濟(jì)稍好的行政村，對(duì)農(nóng)村檔案管理工作比較重視，能夠按照要求進(jìn)行管理。而對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)條件較差的行政村，根本沒有經(jīng)費(fèi)支撐檔案管理工作，缺乏必要的檔案管理設(shè)備，一些檔案管理人員也只是臨時(shí)負(fù)責(zé)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作質(zhì)量。
2 相應(yīng)對(duì)策
2.1 因地制宜，從實(shí)際出發(fā)?！按鍣n鄉(xiāng)管”是落實(shí)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的重要工作，為保證“村檔鄉(xiāng)管”工作的順利實(shí)施，要求檔案管理部門因地制宜，制訂有效的檔案管理方案，深入農(nóng)民群眾當(dāng)中，積極聽取意見，為“村檔鄉(xiāng)管”工作有效落實(shí)創(chuàng)造良好條件。檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)自身工作特點(diǎn)適當(dāng)擴(kuò)大檔案收集范圍，例如，收集有關(guān)村里重大決策材料信息，以及民與民、民與村形成的協(xié)議合同等材料，并要求有多個(gè)備份由村、鄉(xiāng)鎮(zhèn)共同保存，有效避免因檔案材料丟失造成的損失，便于今后檔案的管理和查找。
2.2 注重宣傳，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為保證“村檔鄉(xiāng)管”工作的順利實(shí)施，應(yīng)加大《檔案法》宣傳力度，并要求鄉(xiāng)村相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真學(xué)習(xí)，以此提高鄉(xiāng)村各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。為此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揮管理職能，將村、鄉(xiāng)檔案立卷和管理納入議事日程。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此增加檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。培訓(xùn)時(shí)注重結(jié)合農(nóng)閑、農(nóng)忙時(shí)段，開展長期、短期的培訓(xùn)工作，并注重培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)由淺入深、由粗到細(xì)、以點(diǎn)帶面，使其形成系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，逐漸提高其檔案管理能力。
2.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，投入管理經(jīng)費(fèi)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)起到積極的帶頭作用，成立“村檔鄉(xiāng)管”領(lǐng)導(dǎo)小組專門負(fù)責(zé)該工作的具體落實(shí)。首先，定期召開“村檔鄉(xiāng)管”領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，討論檔案管理過程中遇到的問題、難題，結(jié)合不同行政村發(fā)展特點(diǎn)尋找有效的解決措施。其次，增加對(duì)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)的投入，尤其應(yīng)及時(shí)購買檔案管理柜和材料夾等，并指派專門的人員負(fù)責(zé)日常的檔案管理，定期打掃檔案室并進(jìn)行消毒處理等，防止檔案發(fā)生霉變、蟲蛀等。
2.4 制定制度，加強(qiáng)跟蹤監(jiān)督。為保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級(jí)檔案管理工作的開展有章可循，避免工作過程中其他因素的干擾。首先，檔案管理部門應(yīng)在遵守《檔案法》規(guī)定的基礎(chǔ)上，綜合分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的具體情況，制定詳細(xì)的檔案管理制度，并要求各級(jí)部門認(rèn)真落實(shí)，例如，制定檔案統(tǒng)計(jì)、登記、借閱、保密制度等。其次，為充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性，應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)責(zé)任，實(shí)行崗位責(zé)任制，使其各司其職，切實(shí)抓好檔案管理工作。最后，檔案管理部門應(yīng)積極開展跟蹤監(jiān)督工作，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督力度。應(yīng)經(jīng)常和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員深入鄉(xiāng)村調(diào)研，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理工作的實(shí)施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問題，并調(diào)動(dòng)一切可能調(diào)動(dòng)的資源解決檔案管理工作中遇到的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題。
干部人事檔案管理工作中的存在問題
1．傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與新時(shí)期人事檔案的利用相矛盾的困境
傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式強(qiáng)調(diào)人事檔案高度保密和保護(hù)性，在《干部檔案工作條例》第七章第三十一條第五款中非常明確的提出“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及家屬及其直系親屬的檔案”。將檔案當(dāng)事人拒絕門外，無形中更加強(qiáng)化了干部人事檔案的政治性與神秘性。對(duì)于干部人事檔案內(nèi)容的特殊性，對(duì)其保密是無可厚非的。而另一方面，高職院校教職員工及社會(huì)公眾在對(duì)自身的福利待遇、住房公證、社保醫(yī)遼等方面的要求，需要個(gè)人檔案的內(nèi)容作為依據(jù)。那么，如何才能更好地處理高職院校干部人事檔案的保密與利用的關(guān)系，成為了對(duì)高職院校干部人事檔案管理工作中遇到的第一個(gè)困境。
2．高職院校干部人事檔案管理體制的困境
從檔案管理學(xué)的分類角度上，把干部人事檔案劃歸為專門檔案類別中，可見它區(qū)別于其它檔案的特殊性。目前，許多高職院校的干部人事檔案管理工作，有的在人事部門，有的在組織部門，還有的在綜合檔案部門，其管理的主體不清晰。按照傳統(tǒng)的管理模式來看，大部分干部人事檔案的實(shí)際利用是組織和人事部門，并且《干部檔案工作條例》中指出干部人事檔案管理在業(yè)務(wù)上受組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，這樣無形中增加了干部人事檔案材料的往來交接轉(zhuǎn)遞的重復(fù)性工作，造成管理的盲區(qū)。從檔案資料收集、整理的角度看，因?yàn)闄n案管理人員不能真實(shí)地掌握每個(gè)員工的個(gè)人情況，如:參加工作時(shí)間、職稱評(píng)審日期、學(xué)歷等重要個(gè)人信息。對(duì)于交來的檔案資料不能辨別真?zhèn)?，影響檔案材料的鑒定工作，還有可能導(dǎo)至檔案資料缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性，這樣會(huì)給高職院校組織人事部門了解員工的信息增加難度。從而使得干部人事檔案管理工作的歸屬成為了高職院校干部人事檔案管理工作中遇到的第二個(gè)困境。
3．干部人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高
多數(shù)高職院校干部人事檔案的管理人員沿襲傳統(tǒng)統(tǒng)的檔案管理工作方法，整天被大量的日常事務(wù)性工作所累，而且缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)誤差。而且，高職院校對(duì)于干部人事檔案管理工作缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，使干部人事檔案工作者缺乏應(yīng)有的工作積極性，頻繁更換人員現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而使高職院校干部人事檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。再一方面，目前的狀況下，各高校專門學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員較少，高職院校不容易招聘到檔案管理專業(yè)人員，在一定程度上影響了檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量和水平。
面對(duì)困境的選擇途徑
1．合理開發(fā)和利用干部人事檔案資源，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益
干部人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的現(xiàn)實(shí)活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的文件，那么它必將會(huì)在今后的活動(dòng)中發(fā)揮一定的作用，它是一個(gè)人的工作和生活的真實(shí)的寫照。干部人事檔就像是一個(gè)人昨天、今天、明天的橋梁和紐帶。積累著大量的人才信息，它與個(gè)人生活與切身利益密切相關(guān)。干部人事檔案直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，這也是有別于其它檔案的重要標(biāo)志。隨著社會(huì)化大繁榮的不斷發(fā)展，人才的交流互動(dòng)也更加頻繁，而更為廣闊的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展則需要人事檔案提供有力的依據(jù)。所以，今后甚至于更長時(shí)期，無論單位或個(gè)人對(duì)于干部人事檔案的利用都是必不可少的。美國著名的3M公司、聯(lián)想公司廣州分公司等一些國外和南方一些著名的公司，都將員工的檔案信息公布在互聯(lián)網(wǎng)上，供職工查閱，對(duì)人事檔案的管理采用了社會(huì)化開放式的管理模式。隨著時(shí)代的不斷前進(jìn)，需要高職院校干部人事檔案管理工作者重新思考。干部人事檔案的管理服務(wù)工作，在法律和道德允許的范圍內(nèi)，強(qiáng)化干部人事檔案工作的制度建設(shè)，拓展干部人事檔案工作的利用范圍。不僅要能滿足組織、人事等部門的需要，同時(shí)還應(yīng)滿足廣大教職員工甚至社會(huì)公眾對(duì)干部人事檔案信息合理合法利用的需求。我們應(yīng)發(fā)揮傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理模式的優(yōu)勢，克服兩者的弊病，創(chuàng)建以人為本的高職院校的干部人事檔案管理模式。
2．改革干部人事檔案工作管理模式
目前，針對(duì)高職院校的干部人事檔案管理模式存在著多樣性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，在高校檔案界，對(duì)于干部人事檔案的管理模式是放在組織、人事部門，還是放在綜合檔案管理部門管理，也存在不小的爭議，雙方各持已見。部分高職院校將干部人事檔案納入學(xué)院綜合檔案部門管理，也就是集中式管理模式，其實(shí)質(zhì)就是將所有種類檔案集中統(tǒng)一管理。無論干部人事檔案管理歸屬在哪里，高職院校應(yīng)自始自終把檔案的安全保密工作放在首要位置，按照《干部人事檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，配備專職管檔人員和相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。加強(qiáng)干部人事檔案的安全保密工作，確保檔案實(shí)體的安全、保密和完整。堅(jiān)持安全合理利用，維護(hù)檔案權(quán)威。并且應(yīng)在檔案管理部門和組織、人事部門之間建立檔案信息交流制度。只有建立這些有效的制度，并真正應(yīng)用到高職院校干部人事檔案管理實(shí)際工作中去，才能更好地解決檔案管理工作中遇到的難題。
關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來，原來的學(xué)校對(duì)干部人事檔案沒有自主管理權(quán)，長期以來不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。
（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。
（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。
（四）升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重
很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過了上級(jí)部門的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)，二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過，為了達(dá)到同一個(gè)等級(jí)或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)
干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊(duì)伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò) （下轉(zhuǎn)第51頁）（上接第43頁）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍
為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。 【參考文獻(xiàn)】
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本文闡述了干部培訓(xùn)電子檔案管理應(yīng)遵循的基本原則，提出了加強(qiáng)干部培訓(xùn)電子檔案管理的措施。要努力做好電子文件的收集和整理工作；盡力做好電子檔案保管工作；要保證電子文件信息的真實(shí)準(zhǔn)確；加強(qiáng)電子檔案的利用管理；重視電子文件管理人員的培養(yǎng)。
【關(guān)鍵詞】
干部培訓(xùn)；電子檔案；檔案管理；措施
近年來，隨著黨校辦學(xué)體制的不斷改革，干部培訓(xùn)規(guī)模越來越大，培訓(xùn)人數(shù)越來越多，干部培訓(xùn)檔案管理出現(xiàn)了許多新情況新問題，不僅為日常管理帶來許多麻煩，也為日常查詢帶來許多不便。隨著黨校辦學(xué)條件的逐步改善，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，為干部培訓(xùn)電子檔案管理創(chuàng)造了條件。許多干部培訓(xùn)日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。傳統(tǒng)的干部檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)干部培訓(xùn)工作的需要，需要采取新的管理形式進(jìn)行管理，如何做好干部培訓(xùn)電子檔案管理成為擺在我們面前的一個(gè)重要課題，本文就如何做好干部培訓(xùn)電子檔案管理談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
一、干部培訓(xùn)電子檔案管理應(yīng)遵循的基本原則
根據(jù)干部培訓(xùn)電子文件的特點(diǎn)，在干部培訓(xùn)電子檔案管理活動(dòng)中應(yīng)遵循以下原則：
1、完整性原則
隨著計(jì)算機(jī)的使用，干部培訓(xùn)電子文件的制作由各科室甚至個(gè)人獨(dú)立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。同時(shí)，干部培訓(xùn)電子文件存儲(chǔ)在不同的科室甚至個(gè)人不同的電腦中，干部培訓(xùn)電子文件不是固定在特定的位置上，有時(shí)干部培訓(xùn)文件只是以電子文本的形式出現(xiàn)，紙質(zhì)文件實(shí)體有時(shí)不再存在。這種分散化和非實(shí)體化特征，使得對(duì)干部培訓(xùn)電子文件完整性的把握不像紙質(zhì)文件那樣直觀，因此，對(duì)干部培訓(xùn)電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要采取相應(yīng)措施確保其完整安全。不僅存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上信息要完整，與其相關(guān)的程序、軟件以及紙質(zhì)文件也應(yīng)完整無缺地歸檔和接收存儲(chǔ)。
2、可讀性原則
目前各科室、每個(gè)人使用的計(jì)算機(jī)硬件和軟件不同，由此生成的干部培訓(xùn)電子文件的存儲(chǔ)格式也不同。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對(duì)舊設(shè)備有時(shí)也不具有兼容性。由于電子文件在存儲(chǔ)和識(shí)讀方面對(duì)系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會(huì)變成無法識(shí)讀的 “死文件”。因此在干部培訓(xùn)電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性。在干部培訓(xùn)電子檔案管理中，除了收集存儲(chǔ)干部培訓(xùn)電子檔案信息內(nèi)容外，還必須記錄支持的軟件、信息格式要求、對(duì)其可讀性進(jìn)行技術(shù)分析等。
3、可靠性原則
可靠性是檔案的生命。由于干部培訓(xùn)電子文件易于修改且可不留痕跡，在電子檔案管理的全過程中要嚴(yán)格制度，堵塞漏洞，不僅要把住收集關(guān)，確保歸檔紙質(zhì)文件和電子檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立采取紙質(zhì)文件打印與電子拷貝雙重備份管理，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。
二、加強(qiáng)干部培訓(xùn)電子檔案管理的措施
1、努力做好電子文件的收集和整理
在干部培訓(xùn)紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩?duì)于干部培訓(xùn)電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>
2、盡力做好電子檔案保管工作
干部培訓(xùn)電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，決定其在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性。如何保存維護(hù)電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上。所以，要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。二要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。三要保證電子檔案的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：原數(shù)據(jù)，物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系，相關(guān)的電子檔案名稱、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系，與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。四要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。
3、保證電子文件信息的真實(shí)準(zhǔn)確
干部培訓(xùn)電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，在每一個(gè)環(huán)節(jié)采取措施、杜絕信息失真的隱患，對(duì)于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性十分重要。因此維護(hù)電子文件真實(shí)性，就要從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、利用的全過程加強(qiáng)管理。一是電子文件的制作過程要責(zé)任分明。二是電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集歸類，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)。三是建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度和保管制度。四是加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管。五是采取紙質(zhì)文件打印與電子拷貝雙重備份的管理方式，確保電子文件信息的絕對(duì)安全。
【關(guān)鍵詞】水利水電；企業(yè)干部；人事檔案；管理工作；現(xiàn)狀及建議
在新形勢的影響下，我國水利水電企業(yè)的人事檔案管理逐步完善。鑒于水利水電企業(yè)是我國的基礎(chǔ)性建設(shè)，加上水利水電工程的操作流程非常復(fù)雜，所以在管理方面會(huì)存在諸多問題。在管理中，企業(yè)干部人事檔案管理工作是重中之重，只有先管理干部才能帶動(dòng)其他員工，最終達(dá)到提升企業(yè)整體的管理責(zé)任目標(biāo)。提升國家的社會(huì)效益，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
1.水利水電企業(yè)干部人事檔案管理的工作現(xiàn)狀分析
1.1企業(yè)干部人事檔案管理工作不完善
在筆者的調(diào)查中，目前，我國的水利水電企業(yè)中，管理人員對(duì)于企業(yè)干部人事檔案沒有充分的認(rèn)知，并沒有把它列為工作重點(diǎn)。管理人員針對(duì)這個(gè)問題的意識(shí)較為落后、管理理念較為陳舊、管理水平很落后。這些原因也正是企業(yè)干部人事檔案管理的缺失要點(diǎn)。在我國的水利水電企業(yè)中，企業(yè)干部人事檔案收集工作、傳遞工作以及歸納整理存檔工作都出現(xiàn)了不同程度的延時(shí)現(xiàn)象。比如：在某企業(yè)中，干部入黨申請(qǐng)書、黨證資料、年度考核表和個(gè)人學(xué)歷證書資料都存在不同程度的缺失現(xiàn)象。長此以往，當(dāng)干部出現(xiàn)轉(zhuǎn)崗、掉崗、離職等人動(dòng)情況時(shí)，檔案的交接工作就成為了難點(diǎn)。
1.2企業(yè)不重視人事檔案部門
現(xiàn)階段，我國的水利水電企業(yè)工作的重點(diǎn)是在生產(chǎn)建設(shè)方面，一直以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為重心，忽略了企業(yè)人事檔案的工作。再加上水利水電企業(yè)中，管理人事檔案的工作人員的工作狀態(tài)基本上都是默默無聞，特別是與工程建設(shè)部門相比，檔案管理部門的工作效果就顯得不那么明顯了。這也正是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理部門的重點(diǎn)原因，某個(gè)水利水電企業(yè)的負(fù)責(zé)人表示：本單位的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)認(rèn)為檔案管理部門就是“吃白飯”的部門，沒有實(shí)際作用。在這種認(rèn)知誤區(qū)的影響下，人事檔案管理部門的日常工作受到諸多限制，久而久之就積累了許多問題。比如：企業(yè)的人事檔案管理人員是大多是兼職，沒有相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識(shí)。還有，因?yàn)槠髽I(yè)的不重視，對(duì)檔案管理部門的資金投入很少，相應(yīng)的管理設(shè)備設(shè)施較差。有些企業(yè)則更為嚴(yán)重，根本就沒有設(shè)立相應(yīng)的專職人員來管理人事檔案。這些問題累積起來就會(huì)影響檔案管理工作者的心態(tài)，降低了工作積極性。
1.3沒有規(guī)范企業(yè)人事檔案
這個(gè)問題比較普遍，而且影響較為嚴(yán)重。在立卷建檔方面就存在很多以往留下的檔案問題，無論是現(xiàn)在還是之前，我國對(duì)于人事檔案管理工作的扶持就較少。檔案管理人員并不具備相關(guān)的專業(yè)管理水平，并且在進(jìn)行檔案管理工作后，企業(yè)鮮有對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)。入職前的專業(yè)素質(zhì)缺失，入職后企業(yè)又沒有及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，這就導(dǎo)致我國水利水電企業(yè)中，人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低。再加上多數(shù)都屬于兼職人員，在工作要求上，無論是企業(yè)還是個(gè)人，并沒有對(duì)管理人員有嚴(yán)格的要求。
這個(gè)問題在立卷建檔時(shí)表現(xiàn)得較為明顯，工作人員在進(jìn)行工作作業(yè)時(shí)比較粗心馬虎，領(lǐng)導(dǎo)在審核時(shí)也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，基本上就是出于“走過場”的狀態(tài)。在整理人事檔案時(shí)，也是因?yàn)樯鲜鲈颍ぷ魅藛T很可能將不屬于人事干部的檔案歸在人事檔案中。有些企業(yè)干部的檔案沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，有些企業(yè)干部的檔案雖然進(jìn)行了歸檔整理，但是資料填寫程度較低，很多項(xiàng)目填寫不完善。雖然這個(gè)問題在近幾年中有些許改善，但是普遍意義上，對(duì)于人事檔案的管理工作還是處于較為落后的狀態(tài)。
1.4歸檔整理的形式較為單一
我國現(xiàn)階段，無論是國企、合資、外資還是民營，無論是大型、中型還是小型企業(yè)，在檔案管理方面，都是以紙質(zhì)檔案為主。這種歸檔方式雖然適用范圍廣，但是不易保存，一旦出現(xiàn)了紙檔遺失的狀況，那么在人事檔案方面就會(huì)出現(xiàn)重大問題。在水利水電企業(yè)工作中，許多工作都會(huì)強(qiáng)調(diào)原始依據(jù)。也就是說紙質(zhì)檔案出入檔案袋的次數(shù)會(huì)很頻繁，這種就容易出現(xiàn)檔案破損、檔案信息流失的現(xiàn)象。特別是干部的選定、評(píng)職稱方面，多數(shù)都會(huì)要求帶上原始憑證。對(duì)于那些復(fù)雜的評(píng)定而言，有時(shí)會(huì)持續(xù)好幾年，也就是說紙質(zhì)檔案在幾年之間會(huì)反復(fù)使用。對(duì)于那些已經(jīng)裝訂好的檔案來說，需要拆定；對(duì)于那些沒有裝訂好的檔案來說，就會(huì)延遲裝訂時(shí)間。無論是哪一點(diǎn)，都不利于檔案管理工作的開展。
2.企業(yè)干部人事檔案管理工作的優(yōu)化措施
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)
在新時(shí)期的影響下，社會(huì)和企業(yè)需求對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求，對(duì)于檔案管理工作來說，想要做好并不容易。在企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)的決策基本上指明了企業(yè)的發(fā)展方向，所以首先需要將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想轉(zhuǎn)變過來，讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。對(duì)于水利水電企業(yè)來說，在企業(yè)效益上，水利水電工程是企業(yè)的核心部門，但是也需要重視人事檔案管理，特別是企業(yè)干部人事檔案管理。
在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本企業(yè)的特點(diǎn)和市場需求，制定出切實(shí)可行的管理制度。要做到這點(diǎn)，首先需要有專職管理人事檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)部門工作人員開展工作。因?yàn)闄n案會(huì)隨著時(shí)間的積累而變多，所以整理檔案也是一項(xiàng)長期性的工作。對(duì)于這種工作要有相應(yīng)的工作計(jì)劃，監(jiān)察要點(diǎn)以及如何落實(shí)額措施。對(duì)于工作人員的選取也要提高要求，盡可能選擇有一定管理基礎(chǔ)、綜合素質(zhì)較高的人員。對(duì)于已經(jīng)選定的檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定時(shí)定量的進(jìn)行人員培訓(xùn)，充實(shí)管理人員的專業(yè)管理知識(shí)，培養(yǎng)管理人員的責(zé)任意識(shí)感。將需要進(jìn)行整理歸類的檔案，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定仔細(xì)審查，慢慢地提高本企業(yè)干部人事檔案管理的水平。
2.2統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
一個(gè)企業(yè)對(duì)檔案管理需要有統(tǒng)一的規(guī)范要求，通過統(tǒng)一的規(guī)范管理促使不同類別的檔案有統(tǒng)一的形式。這樣既方便檔案的裝訂工作，也方便檔案的監(jiān)察工作，還能節(jié)省人力物力財(cái)力，可謂是一舉多得。
2.3利用新型技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理
首先，需要改變單一的檔案整理形式。在新時(shí)期的影響下，企業(yè)檔案管理同樣需要跟上時(shí)代的腳步，充分利用現(xiàn)代電子查閱機(jī)制，對(duì)人事檔案進(jìn)行掃描入機(jī)。構(gòu)建企業(yè)員工的電子數(shù)據(jù)檔案，促使水利水電企業(yè)的檔案管理工作走向數(shù)據(jù)化和信息化，最終達(dá)到提高企業(yè)檔案管理工作的目標(biāo)。
其次，為了避免檔案原價(jià)被破壞，在使用過程中可以事前與其他部門協(xié)調(diào)商議，盡量使用復(fù)印件，以此來保證企業(yè)干部人事檔案的完整。
關(guān)鍵詞：檔案管理;退休干部管理;作用
檔案管理工作是單位進(jìn)行人力管理等各方面活動(dòng)的基礎(chǔ)，而關(guān)于老干部的檔案管理工作更是其中的重點(diǎn)。尤其是一些退休老干部，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作的過程中，由于相關(guān)的人員已經(jīng)不在崗位，極容易出現(xiàn)檔案管理中的疏漏。這種情況下檔案管理人員就難以對(duì)遺漏的人員進(jìn)行檔案資料的更新和有效管理，最終就會(huì)影響對(duì)退休干部的管理和服務(wù)。下面就檔案管理在退休干部管理工作中的作用進(jìn)行分析。
一、檔案管理工作在退休干部管理中的作用
通過有效的實(shí)施檔案管理，能夠使退休干部的檔案資料的保密性得到保證。另外加強(qiáng)對(duì)退休干部的檔案管理工作，能夠保證檔案的有效性和及時(shí)更新，這樣就能確保相關(guān)的政策能夠落實(shí)到每一位退休干部。最后，加強(qiáng)檔案管理能夠使退休干部的合法權(quán)益得到保證，這樣就能使其的正常的生活得到保障。
二、強(qiáng)化退休干部檔案管理工作的措施
1.強(qiáng)化對(duì)退休干部檔案管理工作的意識(shí)
從目前單位對(duì)于退休干部的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，相關(guān)的管理部門普遍對(duì)退休干部的檔案管理工作沒有引起足夠的重視。這就需要在實(shí)際的工作中，首先提高單位在檔案管理方面的認(rèn)識(shí)，具體可以通過在單位進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，對(duì)普通干部在檔案管理的重要性方面要進(jìn)行講解，這樣就能使單位在檔案管理工作中引起高度的重視，尤其是針對(duì)一些退休干部，需要將相關(guān)的檔案管理制度進(jìn)行講述，這樣就能使退休干部感受到單位對(duì)其的關(guān)心，對(duì)促進(jìn)單位更好的發(fā)展有積極的作用。
2.提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)
就我國當(dāng)前對(duì)于退休干部的檔案管理工作來看，普遍存在管理人員綜合素質(zhì)低下的情況，專業(yè)技能幾乎都存在相當(dāng)大的差異。針對(duì)這一問題，在實(shí)際的工作中，首先需要對(duì)檔案管理部門的所有工作人員進(jìn)行清查，對(duì)于工作經(jīng)驗(yàn)較長，并且具有一定工作能力的工作人員需要加強(qiáng)培訓(xùn)，通過這種方式能夠促進(jìn)其更進(jìn)一步的提升自身的工作能力以及綜合素質(zhì)，對(duì)于存在的不能早做到“在其位謀其事”的工作人員，需要從管理部門進(jìn)行清除，這樣才能使檔案管理部門工作人員的整體素質(zhì)得到保證，對(duì)促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量以及效率的提高有積極的意義。除此之外，還需要進(jìn)行一定的激勵(lì)制度的建立，通過建立激勵(lì)制度能夠激發(fā)員工的工作積極性，對(duì)促進(jìn)其工作水平的提高也有一定的促進(jìn)作用。
3.檔案管理制度的完善
由于當(dāng)前關(guān)于退休干部的檔案管理工作沒有一個(gè)健全的管理制度，這種情況下就很難實(shí)現(xiàn)對(duì)退休干部檔案的有效管理。針對(duì)這一問題，相關(guān)部門必須充分的認(rèn)識(shí)到關(guān)于退休干部檔案管理工作的重要性，確保能夠?yàn)槠浣⒁惶淄晟频臋n案管理制度，這樣才能保證在進(jìn)行檔案管理的過程中做到有章可循，有據(jù)可依，從而就能有效的促進(jìn)退休干部檔案管理工作質(zhì)量的提升主要的制度有：在具體的實(shí)施中，首先需要對(duì)檔案的歸檔制度建立相應(yīng)的制度，對(duì)于歸檔的范圍、時(shí)間以及相關(guān)的工作要求都需要進(jìn)行明確。另外，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行保管制度的建立和健全，進(jìn)行檔案保管制度的建立，具體包含在檔案的存放、保護(hù)和相關(guān)設(shè)備的管理等。關(guān)于檔案的保密制度也是一個(gè)相當(dāng)重要的部分，在實(shí)際的工作中，需要根據(jù)不同的檔案類型，對(duì)其的調(diào)閱權(quán)限等進(jìn)行分別設(shè)定，同時(shí)還需要注意關(guān)于檔案內(nèi)容方面的加密問題。最后，在檔案的利用方面需要進(jìn)行相關(guān)制度的建立，使檔案利用的具體范圍、手續(xù)以及方式等能夠得到保證。
4.檔案管理的信息化建設(shè)
在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的社會(huì)背景下，信息技術(shù)已經(jīng)在越來越多的范圍內(nèi)得到了應(yīng)用，通過這種方式能夠有效的促進(jìn)工作方式的不斷提高。因此在退休干部的檔案管理工作中也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化，這樣就能有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因?yàn)闄n案管理工作本身就具有一定的繁雜性，如果單純的進(jìn)行人工管理，不僅會(huì)造成時(shí)間的浪費(fèi)，準(zhǔn)確率也難以得到保證。綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)的不斷發(fā)展中，相關(guān)的政策也在不斷的完善，對(duì)于退休干部檔案管理工作的有效進(jìn)行，能夠使退休干部的權(quán)益得到有效的保證，同時(shí)單位也能夠更加明確退休干部的相關(guān)信息，對(duì)促進(jìn)單位更好的發(fā)展有積極的促進(jìn)作用。
作者:陸江 單位:吉林省白山市江源區(qū)人力資源和社會(huì)保障局
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一、立卷歸檔受政策法規(guī)變化的影響大
近年來，國家、省、市組織部門都對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一法規(guī)性文件指導(dǎo)，這些文件的實(shí)施使得干部檔案的管理工作在一定時(shí)期、一定程度上基本實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。但有的法規(guī)文件要求不統(tǒng)一、變化相對(duì)快，有的條款只是暫時(shí)的并多次改變，如工資級(jí)別登記表1992年以前立卷歸檔時(shí)沒放，1992年以后要放，并只須放九類1-1號(hào)，可是20__年又發(fā)文規(guī)定新整檔案工資級(jí)別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計(jì)材料，入黨積極分子考察表，預(yù)備黨員考察表，20__年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來就有一定難度。
二、干部檔案立卷不規(guī)范
1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業(yè)程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴(yán)，對(duì)立卷歸檔的材料沒有認(rèn)真把關(guān)、鑒別，再加上部分單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，不該歸檔的材料混入了檔案內(nèi)，造成了案卷質(zhì)量低。近年來對(duì)干部檔案進(jìn)行目標(biāo)考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代本文來源：文秘站 久遠(yuǎn)，原件無法找到。責(zé)成有關(guān)部門補(bǔ)辦的材料雖經(jīng)認(rèn)真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性。
2、紙張不統(tǒng)一，表格不規(guī)范。雖然明文規(guī)文秘雜燴網(wǎng)定檔案材料要統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但材料形成過程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過裝訂線等，無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案目標(biāo)管理要求紙張必須19×26.5規(guī)格，組織部門印制的表格都達(dá)到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙，如報(bào)送的學(xué)歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問題的出現(xiàn)，又必將影響到將來的檔案立卷工作，影響案卷質(zhì)量。
3、檔案意識(shí)淡薄，部分材料散失嚴(yán)重，歸檔不及時(shí)。隨著人們檔案意識(shí)的增強(qiáng)，大多數(shù)檔案都能及時(shí)立卷歸檔，但立卷中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴(yán)重。
三、檔案管理人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高
干部檔案立卷工作是一項(xiàng)專業(yè)性、知識(shí)性較強(qiáng)的工作，需要有一定業(yè)務(wù)知識(shí)的人才能做好。但現(xiàn)實(shí)并非如此，檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，沒有足夠時(shí)間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，還有些檔案人員認(rèn)為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，導(dǎo)致了干檔人員調(diào)整頻繁，剛剛熟悉業(yè)務(wù)，又被調(diào)到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業(yè)務(wù)的過程。
以上問題已經(jīng)影響到干部檔案立卷工作和案卷質(zhì)量。為切實(shí)加強(qiáng)理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對(duì)檔案立卷管理工作中出現(xiàn)的問題，基層檔案管理部門和上級(jí)部門要高度重視。
首先，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理。要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理。文件的類別、條款等盡量少改動(dòng)。要求形成干部檔案材料單位的紙張規(guī)格要用a4紙，特別是高校的一些學(xué)籍材料。這樣會(huì)避免少拆卷，少改動(dòng)，少切紙，避免浪費(fèi)過多的人力、物力，同時(shí)也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統(tǒng)一的法規(guī)文件指導(dǎo)下，走上健康發(fā)展的道路。
[關(guān)鍵詞]檔案;電子化管理;問題
為了使干部檔案管理向電子化、信息化發(fā)展，應(yīng)從幾下方面下功夫。
一、干部檔案管理電子化必備因素
一是硬件投入方面。檔案是非常重要的信息資源，這是不容置疑的。所以存放干部檔案的場所首先要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。在檔案庫房建設(shè)方面要做到科學(xué)規(guī)劃設(shè)計(jì)，加大資金的使用和投入，依據(jù)干部檔案室標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)標(biāo)建設(shè)規(guī)范的要求，能進(jìn)行技術(shù)改造的進(jìn)行一些技術(shù)改造，沒有改造價(jià)值的應(yīng)重新選址進(jìn)行新建，使其在面積要求上、庫房結(jié)構(gòu)劃分上必須依照現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，有專用閱檔室和檔案庫房。密集架安裝規(guī)范合理，按照年實(shí)際檔案增加冊數(shù)預(yù)留合理的空置空間。還應(yīng)下大氣力、大手筆投入經(jīng)費(fèi)，有重點(diǎn)的購置檔案信息化處理設(shè)備和檔案信息化處理方面的軟件。像專業(yè)服務(wù)器、彩色掃描儀、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、磁盤存貯器、打印機(jī)、復(fù)印一體機(jī)等硬件設(shè)備是必備的。二是人員投入方面。專業(yè)檔案管理人員的配備是干部檔案電子化的關(guān)鍵因素，沒有人才做為保證，再好的設(shè)備和硬件資源也不會(huì)發(fā)揮作用，這一點(diǎn)是不庸置疑的。在進(jìn)行檔案電子化處理過程中，我們可以將現(xiàn)有人員按各人專業(yè)分成若干工作小組，進(jìn)行統(tǒng)籌安排。如會(huì)電腦操作的青年負(fù)責(zé)檔案原件的掃描處理，年紀(jì)稍長的同志負(fù)責(zé)分析歸類，有體力的同志負(fù)責(zé)運(yùn)送和登記上架，科長主任負(fù)責(zé)把總，各司其職，這樣可以在保證準(zhǔn)確無誤的前提下加強(qiáng)工作進(jìn)度。三是制度保證方面。嚴(yán)格的制度是做好干部檔案管理的重要保障。干部檔案是一種特殊財(cái)富資源，也是干部成長過程的全方位的文字記錄，對(duì)干部的選任、核查、調(diào)轉(zhuǎn)等都具有憑證性作用。因此在管理干部檔案過程中，必須有鐵的制度來約束。在需要查證干部檔案時(shí)，不允許檔案本人接觸檔案原件，應(yīng)該由單位出具介紹信或者發(fā)函由單位人事部門選擇責(zé)任心較強(qiáng)的人員履行這樣的職責(zé)，確需本人到場的應(yīng)先調(diào)取電子檔案進(jìn)行查詢。干部檔案管理室人員要切實(shí)遵守制度規(guī)定，對(duì)組織內(nèi)部的人員提出的查閱申請(qǐng)，也只能是讓其查看電子檔案，進(jìn)行網(wǎng)上閱詢。
二、建立健全干部檔案電子化監(jiān)管約束機(jī)制